Gửi thư mời phỏng vấn lịch sự không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với ứng viên mà còn làm tăng sự chuyên nghiệp. Trong bài viết này, Blog.TopCV.vn sẽ chia sẻ đến các nhà tuyển dụng 5 mẫu thư hẹn phỏng vấn gửi qua mail chuẩn nhất.

1. Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là loại thư mà các công ty sử dụng để hẹn lịch cho các ứng viên tham dự buổi phỏng vấn. Bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp có trách nhiệm gửi một thư mời cho các ứng viên của qua địa chỉ email. Thông qua thư này, các ứng viên sẽ được biết chính xác địa điểm, ngày, giờ diễn ra buổi phỏng vấn xin việc.

>> Xem thêm: Thời buổi hiếm ứng viên, nhà tuyển dụng nên biết 6 bước này để mời phỏng vấn luôn thành công!

2. Mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn bằng email gồm những phần nào?

Để làm nổi bật hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, bộ phận tuyển dụng cần gửi những thư mời phỏng vấn đầy đủ thông tin với văn phong lịch sự mà vẫn thân thiện. Về cơ bản, bạn cần trình bày rõ những nội dung sau trong email mời phỏng vấn:

• Tiêu đề email: Tiêu đề chỉ cần là 1 câu ngắn gọn đề cập đến nội dung thư và tên công ty. Bạn có thể ghi theo cấu trúc “Thư mời phỏng vấn_Tên công ty”, hoặc “Tên công ty_Thư mời phỏng vấn”.
• Nội dung thư: Hãy trình bày thật ngắn gọn những nội dung như lời cảm ơn vì ứng viên đã quan tâm đến công ty, giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp, mục đích gửi thư là để mời ứng viên đến phỏng vấn, thời gian và địa điểm phỏng vấn, thông tin liên hệ.
• Phần kết thư: Bạn hãy gửi lời cảm ơn đến ứng viên và bày tỏ sự mong muốn được chào đón ứng viên đến với buổi phỏng vấn.

Tất cả các nội dung trên đây đều cần được trình bày ngắn gọn, không nên dài dòng, tóm gọn được thông tin là đủ.

>> Xem thêm: Bí quyết lọc CV ứng viên nhanh và hiệu quả nhất cho nhà tuyển dụng

3. Lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn

3.1. Nêu cụ thể thời gian và địa điểm phỏng vấn

Phần nội dung thư cần trình bày rõ thời gian, địa điểm phỏng vấn. Bạn cần ghi cụ thể ngày, tháng, năm, giờ phỏng vấn. Đối với địa điểm phỏng vấn, nếu công ty nằm ở vị trí khó tìm thì bạn cũng nên có một hướng dẫn ngắn gọn để ứng viên tìm đến công ty dễ dàng hơn.

3.2. Ngôn ngữ trong thư thân thiện, chuyên nghiệp

Thông qua thư hẹn phỏng vấn, ứng viên có thể thấy được sự chuyên nghiệp của công ty. Bởi vậy, hãy sử dụng ngôn ngữ thật chuyên nghiệp, lịch sự trong từng câu chữ. Bên cạnh đó, thư mời cần thể hiện được sự thân thiện, thoải mái, dễ gần để ứng viên không cảm thấy quá áp lực trước buổi phỏng vấn.

3.3. Chỉ dẫn cụ thể

Không ít ứng viên cảm thấy khó khăn khi tìm đường đến địa điểm phỏng vấn. Nhất là những doanh nghiệp đặt trụ sở tại các trung tâm thương mại hoặc tòa nhà lớn thì việc gửi xe, tìm đường đi lên văn phòng khá mất thời gian. Để giúp ứng viên tiết kiệm thời gian, bạn có thể đưa ra chỉ dẫn cụ thể trong email.

3.4. Gọi điện xác nhận lại sau khi gửi thư

Để chắc chắn ứng viên đã nhận được thư, sau khi gửi email, bạn hãy gọi điện cho ứng viên để yêu cầu xác nhận. Lý do vì trong một số tình huống ứng viên có thể quên check mail hoặc thư mời bị chuyển vào hòm thư spam. Ngoài ra, cũng có nhiều ứng viên quyết định không đi phỏng vấn nhưng không trả lời thư mời phỏng vấn. Bởi vậy, gọi điện trước sẽ giúp cả 2 bên tiết kiệm thời gian.

>> Xem thêm: “Nằm lòng” kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho HR mới vào nghề

4. Giới thiệu 10 mẫu thư mời phỏng vấn song ngữ (Việt – Anh) qua email hay nhất

Dưới đây là 10 mẫu thư mời ứng viên phỏng vấn (song ngữ Việt – Anh) chuẩn nhất 2023 mà các nhà tuyển dụng có thể tham khảo:

Mẫu 1

Chào bạn [Tên ứng viên],

Lời đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của công ty [Tên công ty]. Thông qua hồ sơ mà bạn đã gửi về, chúng tôi nhận thấy bạn có kiến thức chuyên môn phù hợp với vị trí mà chúng tôi đang tuyển.

Chúng tôi trân trọng kính mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn của công ty chúng tôi tại:

• Thời gian: [Ngày], [Thời gian]

• Địa điểm: [Địa chỉ Công ty]

• Ngôn ngữ phỏng vấn: [Ngôn ngữ]

Để buổi phỏng vấn được diễn ra thuận lợi, bạn vui lòng phản hồi lại email này trong 24h kể từ khi nhận được. Mọi thắc mắc khác, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: [Số điện thoại] – [E-mail]

[Tên công ty] chúc bạn sẽ có một buổi phỏng vấn thành công.

Trân trọng,

[Chữ ký công ty]

Mẫu 2

Xin chào Anh/Chị [Tên ứng viên],

Chúc mừng Anh/Chị đã vượt qua vòng xét tuyển hồ sơ của công ty [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí ứng tuyển].

Công ty chúng tôi nhận thấy Anh/Chị có những kiến thức chuyên môn phù hợp để đáp ứng những công việc cho vị trí mà chúng tôi đang tuyển. Vì thế, chúng tôi xin gửi thư này để hẹn Anh/Chị một buổi phỏng vấn tại:

• Thời gian: [Ngày], [Thời gian]

• Địa điểm: [Địa chỉ Công ty]

Lưu ý (nếu có)

Khi đến phỏng vấn, Anh/Chị có thể liên hệ với [Người liên hệ – Số điện thoại] để nhận được hướng dẫn.

Anh/Chị vui lòng phản hồi email này trước [Giờ] ngày [Ngày/Tháng/Năm] để xác nhận việc đã nhận được thông tin trên.

Để giúp Anh/Chị có sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn, Anh/Chị tham khảo nội dung công việc [Link tài liệu] và tham khảo thêm các dịch vụ mà công ty cung cấp tại [Link website công ty].

Trân trọng,

[Chữ ký công ty]

Mẫu 3

Dear [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tìm hiểu về công ty [Tên công ty] và gửi CV ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí ứng tuyển]. Chúng tôi rất mong muốn được gặp mặt trực tiếp và trao đổi với bạn chi tiết hơn về công việc này, cũng như để hiểu rõ hơn về bạn.

Buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] sẽ được bắt đầu vào:

• Thời gian: [Ngày], [Thời gian]

• Địa điểm: [Địa chỉ Công ty]

Hy vọng rằng bạn sẽ có mặt đúng giờ để buổi phỏng vấn được diễn ra một cách suôn sẻ. Bạn vui lòng phản hồi lại thư này và xác nhận lại thông tin phỏng vấn để chúng tôi chuẩn bị tiếp đón bạn chu đáo nhất.

Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại] nếu như có bất cứ thắc mắc gì. Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Trân trọng,

[Chữ ký công ty]

Mẫu 4

Tiêu đề: [Tên Công ty] – Lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]

Kính gửi [Tên Ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm tới cơ hội nghề nghiệp tại [Tên công ty] và mong muốn hợp tác cùng công ty.

Phòng Nhân sự trân trọng mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí], thông tin cụ thể như sau:

• Thời gian: [Ngày], [Thời gian]

• Địa điểm: [Địa chỉ Công ty]

• Người phỏng vấn: [Tên người phỏng vấn]

Bạn vui lòng phản hồi qua email này để xác nhận việc tham dự buổi phỏng vấn. 

Để được hỗ trợ bạn vui lòng liên hệ: [Người liên hệ] – [Số điện thoại]

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về [Tên công ty] trước khi tham gia phỏng vấn thông qua các kênh sau:

• Website: [Link website]
• Fanpage Facebook: [Link Fanpage]

Trân trọng,

[Chữ ký công ty]

Mẫu 5

Tiêu đề: [Tên Công ty] – Đặt lịch phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]

Kính gửi [Tên Ứng viên],

Cảm ơn bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên Công ty]. Chúng tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của bạn. Để đánh giá tổng quát và chính xác nhất về năng lực của bạn, chúng tôi mời bạn tham dự buổi phỏng vấn offline.

Chúng tôi đề xuất một số khung giờ sau đây cho buổi phỏng vấn:

• [Ngày và giờ đề xuất 1]

• [Ngày và giờ đề xuất 2]

• [Ngày và giờ đề xuất 3]

Vui lòng cho chúng tôi biết khung giờ phù hợp nhất với bạn bằng cách trả lời e-mail này. Nếu bạn không thể tham gia vào bất kỳ khung giờ nào trên, vui lòng gợi ý một vài lựa chọn khác.

Rất mong nhận được phản hồi từ bạn sớm!

Trân trọng,

[Chữ ký công ty]

Mẫu 6

Dear [Candidate’s Name],

Warmest greetings from [Company’s Name]!

I would like to thank you for your interest in [Company’s Name] and inform you that your application for the position [Position’s Name] has been received and now on the selection process.

I would like to invite you to join the initial interview with [Company’s Name], scheduled as below:

• Time: [Time] [D/M/Y]
• Place: [Location]

Contact: [Name] – [Phone] – [Email]

Kindly respond your attendance by replying to this email.

Look forward to hearing from you!

Should you have further enquiries, please feel free to contact me!

Thank you and Best regards,

[Signature]

Mẫu 7

Subject: [Company Name] – Invitation for Interview for the [Position Name] position

Dear [Candidate’s Name],

Thank you for applying for the [Position Name] position at [Company Name]. We have carefully reviewed your application, and we are pleased to inform you that you have been selected to participate in an interview. We are eager to learn more about your experience and skills.

Interview details:

• Date: [Date]

• Time: [Time]

• Location: [Company Address]

• Interviewer: [Interviewer’s Name]

Please confirm your attendance by replying to this email. If you have any questions or need to reschedule the interview, do not hesitate to contact us.

We look forward to meeting you soon. Good luck!

Best regards,

[Signature]

Mẫu 8

Subject: [Company Name] – Interview Invitation for [Position Name] Opportunity

Dear [Candidate’s Name],

We appreciate your interest in the [Position Name] role at [Company Name] and the time you’ve taken to submit your application. After reviewing your qualifications, we are excited to invite you for an interview to further discuss your potential fit for the position.

Interview details:

• Date: [Date]
• Time: [Time]
• Location: [Company Address] (or) Virtual Platform: [Video Conferencing Platform]
• Interviewer(s): [Interviewer’s Name(s)]

Please confirm your attendance by replying to this email. If you need to reschedule or have any questions, feel free to reach out to us.

We look forward to the opportunity to speak with you and learn more about how your experience and skills can contribute to our team.

Best regards,

[Sender’s Name]

[Sender’s Title]

[Company Name]

[Email]

[Phone Number]

Mẫu 9

Subject: [Company Name] – Your Interview Invitation for the [Position Name] Role

Dear [Candidate’s Name],

Thank you for your application for the [Position Name] position at [Company Name]. We have reviewed your submitted materials and are impressed by your background and experience. We would like to invite you for an interview to further discuss your qualifications and the role.

Interview details:

• Date: [Date]
• Time: [Time]
• Location: [Company Address] (or) Virtual Platform: [Video Conferencing Platform]
• Interviewer(s): [Interviewer’s Name(s)]

Kindly confirm your attendance by replying to this email. Please get in touch with us if you need to reschedule or if you have any queries.

We are looking forward to speaking with you and exploring the possibility of you joining our team.

Sincerely,

[Company’s Signature]

Mẫu 10

Subject: [Company Name] – Interview Request for [Position Name] Opportunity

Dear [Candidate’s Name],

We hope this email finds you well. We have received and reviewed your application for the [Position Name] position at [Company Name]. Your qualifications and experience have caught our attention, and we would like to invite you to an interview to further explore your suitability for the role.

Interview details:

• Date: [Date]
• Time: [Time]
• Location: [Company Address] (or) Virtual Platform: [Video Conferencing Platform]
• Interviewer(s): [Interviewer’s Name(s)]

Please confirm your availability for the interview by replying to this email. If you require a different time or have any questions, please feel free to contact us.

We look forward to the opportunity to get to know you better and discuss how your skills and expertise can benefit our organization.

Kind regards,

[Company’s signature]

>> Xem thêm: 5 mẫu gọi điện mời phỏng vấn hay nhất cho nhà tuyển dụng

Trên đây là 10 mẫu thư mời phỏng vấn phổ biến nhất và những lưu ý khi viết email hẹn ứng viên phỏng vấn dành cho các nhà tuyển dụng. Để được hỗ trợ thêm về các công cụ dùng trong tuyển dụng, bạn hãy truy cập vào website TopCV.vn và tham khảo nhé!

Nguồn ảnh : Sưu tầm