5 mẫu gọi điện mời phỏng vấn hay nhất cho nhà tuyển dụng

mau-goi-dien-moi-phong-van
Mẫu gọi điện mời phỏng vấn

Cách gọi điện mời phỏng vấn là yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng không thể bỏ qua trong quá trình thu hút ứng viên. 5 mẫu gọi điện mời phỏng vấn dưới đây sẽ là “kim chỉ nam” chất lượng nhất! 

1. Cách gọi điện mời ứng viên phỏng vấn 

Quá trình tuyển dụng phải trải qua nhiều bước, trong đó có nhiệm vụ thông báo phỏng vấn tới ứng cử viên. Nhà tuyển dụng thường sẽ làm việc này sau khi sàng lọc CV kỹ càng, chọn ra những ai đủ điều kiện để rồi liên hệ hẹn đến phỏng vấn. 

Cách gọi điện mời ứng viên phỏng vấn 

Để đại diện công ty liên hệ tới cá nhân người xin việc một cách chuyên nghiệp thì cuộc gọi mời phỏng vấn cũng phải được lên nội dung cẩn thận. Cuộc gọi nên diễn ra từ tốn, tránh hấp tấp hay vội vàng để truyền đạt rõ thông tin. Những nguyên tắc sau đây sẽ đi vào miêu tả cụ thể hơn một mẫu gọi điện mời phỏng vấn chính xác. 

>>> Xem thêm: Bí quyết lọc CV ứng viên nhanh và hiệu quả nhất cho nhà tuyển dụng

Liệt kê những ý chính cần nói 

Các thông tin trong mẫu gọi điện luôn phải được chuẩn bị trước. Một khi có sẵn mọi thông tin, người gọi điện chỉ cần sử dụng chúng khéo léo, sắp xếp trình tự nhất định sao cho ngắn gọn và mạch lạc. Để hạn chế tối đa việc ứng cử viên cảm thấy khó hiểu hay nắm thiếu thông tin thì mọi nội dung nói ra cần lưu ý nhất về độ chính xác. Nhân viên có thể học theo kịch bản nói trước khi gọi điện để nói thêm trôi chảy. 

Vì mục tiêu của cuộc gọi là mời ứng cử viên đến tham gia phỏng vấn nên cần liệt kê đầy đủ những vấn đề sau: 

  • Hỏi kỹ về thông tin cơ bản của ứng viên: họ và tên, vị trí ứng tuyển, địa chỉ email… 
  • Xưng rõ chức danh của mình và nêu tên công ty. 
  • Hẹn phỏng vấn với thời gian, địa điểm cụ thể.
  • Nhắc nhở về hồ sơ xin việc, cách ăn mặc hoặc chỉ dẫn đường đi, cách gửi xe… 
mau-goi-dien-moi-phong-van
Tìm hiểu mẫu gọi điện mời phỏng vấn chính xác nhất để tuyển dụng đúng người, đúng việc

Lựa chọn giờ vàng để gọi cho ứng viên 

Thời gian là yếu tố quan trọng để cuộc gọi mời phỏng vấn diễn ra suôn sẻ. Khoảng thời gian vàng thường dao động từ 10h đến 12h sáng hoặc 16h đến 18h chiều – trùng với thời gian tan học, tan làm để người nghe rảnh bắt máy. Không nên không gọi hẹn vào buổi tối vì vừa làm phiền thời gian riêng tư, vừa khiến hình ảnh công ty trở nên kém chuyên nghiệp. 

Ngoài ra, cách gọi điện thoại mời phỏng vấn phù hợp nhất chỉ nên gói gọn thời gian gọi điện trong 1 phút. Từ thông tin đã được liệt kê sẵn, hãy trao đổi thật nhanh chóng để giúp hai bên tiết kiệm thời gian tối đa. Về yêu cầu chốt hẹn phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng nên đưa ra một số ca khác nhau để giờ giấc linh động. Nếu chưa thể thống nhất ngay được trong cuộc gọi đầu tiên thì hãy xin phép liên hệ lại sau vào khung giờ rảnh của ứng cử viên. 

Giới thiệu về bản thân và công ty

Để cuộc gọi không bị kéo dài lan man, người gọi nên tận dụng thời gian để “cài cắm” tất cả thông tin quan trọng. Trong đó, không thể thiếu đi màn giới thiệu bản thân cũng như tên công ty để bảo đảm tính xác thực. Ngay từ khi ứng viên trả lời điện thoại, hãy giới thiệu ngay về vị trí làm việc, tên công ty và giải thích mục đích của cuộc gọi. Đặc biệt, nếu địa điểm phỏng vấn nằm ở nơi khó tìm thì hãy chỉ dẫn thêm qua điện thoại, điều này rất hay xảy ra tại các văn phòng chung cư cao tầng. 

Nói thẳng vào trọng tâm 

Mẫu gọi điện mời phỏng vấn chỉ đem lại hiệu quả cao khi người gọi nói thẳng vào trọng tâm công việc. Mục tiêu chính của cuộc gọi là thông báo về kết quả trúng tuyển cho ứng viên, sau đó mới sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn và xác nhận thời gian, địa điểm. Nếu có thể, hãy cho ứng viên biết về thời gian phỏng vấn dự kiến để họ cân nhắc sắp xếp thời gian chuẩn nhất. Đừng nên lan man ngoài lề, chẳng hạn như: giới thiệu về tính chất công việc, giới thiệu về bản thân… 

Giọng nói thể hiện sự thân thiện nhưng chuyên nghiệp  

Chú ý về giọng nói và ngữ điệu sẽ giúp người thực hiện mẫu gọi điện mời phỏng vấn diễn đạt tốt hơn. Bên cạnh thái độ ân cần, thân thiện, lịch sự thì còn phải trả lời ứng viên sao cho chuyên nghiệp, thể hiện rõ sự trân trọng từ công ty. Giọng nói có thể không cần quá truyền cảm hay nhấn nhá “màu mè”, miễn là dễ nghe và không bị ngọng là đã đủ để người nghe cảm thấy thoải mái. Tuy nhiên, thoải mái nói chuyện không có nghĩa là trở nên suồng sã. Nếu gặp sự cố gì thì cũng nên giữ mình, tránh thể hiện thái độ tiêu cực. 

Làm nổi bật sức hấp dẫn của buổi phỏng vấn 

Không phải ứng viên nào khi được mời phỏng vấn cũng sẵn sàng nhận lời ngay. Đôi khi, cảm xúc họ có thể bị chi phối bởi chính cuộc gọi thông báo trúng tuyển nên hãy “tung chiêu” tinh tế bằng cách tăng sức hấp dẫn của buổi phỏng vấn. Khi ngỏ lời hẹn, nên đề cập nhanh đến một vài yếu tố, như: thu nhập tốt, khả năng thăng tiến nhanh, cơ hội phát triển rộng mở…để chắc chắn kéo ứng viên lại. 

Hơn nữa, nếu phía ứng viên có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến công việc hoặc về công ty thì cũng đừng ngần ngại giải thích. Đây là cách hay giúp họ cảm thấy an tâm hơn về nhà tuyển dụng cũng như công việc sắp tới. 

Xem thêm: Thời buổi hiếm ứng viên, nhà tuyển dụng nên biết 6 bước này để mời phỏng vấn luôn thành công!

2. Lưu ý cách gọi điện thoại mời phỏng vấn 

Trông có vẻ nhàn hạ nhưng thực chất để gọi điện thoại mời phỏng vấn “bách phát bách trúng” thì không phải ai cũng có kỹ năng chuẩn. 

mau-goi-dien-moi-phong-van
Những lưu ý quan trọng để sử dụng hiệu quả mẫu gọi điện mời phỏng vấn  

Từ những lưu ý đáng để tham khảo phía trên, cùng xem tiếp một số lỗi sai phổ biến để hoàn thành công việc tốt nhất: 

  • Không có sự chuẩn bị: Không chuẩn bị trước những điều cần thông báo sẽ khiến ứng cử viên đánh giá công ty thiếu chuyên nghiệp. Lỗi sai này có thể dẫn tới việc ứng viên từ chối phỏng vấn hoặc tệ hơn là bị họ review tiêu cực trên mạng xã hội. 
  • Tốc độ nói không phù hợp: Thời gian gọi diễn ra nhanh chóng là tốt nhưng phải đi kèm với thông tin đầy đủ cùng tốc độ nói vừa phải. Nói quá nhanh hay quá chậm đều sẽ khiến ứng viên mất tập trung, từ đó nắm bắt sai lệch thông tin. 
  • Nói lan man không có trọng tâm: Nếu sợ quên hay nói thiếu thì người gọi nên gạch đầu dòng tất cả nội dung quan trọng ra giấy để khi nói bắt vào trọng tâm hơn. Cũng có thể nghiên cứu qua kịch bản mẫu gọi điện mời phỏng vấn để luôn bình tĩnh xử lý mọi tình huống. 
  • Nói quá lâu: Chỉ nên kéo dài cuộc gọi đến 5 phút là tối đa, ngoại trừ tình huống phải trả lời thêm câu hỏi từ ứng viên. Đây là cuộc gọi với mục đích hẹn phỏng vấn, tránh nói chuyện dông dài mà chỉ cần đợi ứng viên xác nhận lại lịch hẹn thôi là đủ. 

Xem thêm: Cẩm nang cách đăng tin tuyển dụng hiệu quả chiêu mộ triệu ứng viên

3. Giới thiệu 5 mẫu gọi điện mời phỏng vấn 

Làm thế nào để gọi điện hẹn phỏng vấn theo từng bước chuyên nghiệp? 5 trường hợp trong mẫu gọi điện mời phỏng vấn dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các tình huống đời thực: 

  • Chào bạn, đây có phải là số điện thoại của ABC (tên ứng viên) không ạ?
  • Mình là XYZ (tên bản thân) gọi đến từ Phòng Nhân sự công ty 123. Mình xin phép thông báo là bạn đã trúng tuyển vòng hồ sơ và hiện giờ sẽ tiến hành hẹn lịch phỏng vấn trực tiếp. 
  • Bạn có đang tiện nghe điện thoại vào lúc này không ạ?

Trường hợp 1: Ứng viên hoàn toàn đồng ý với lịch hẹn nhà tuyển dụng đưa ra 

  • Cảm ơn bạn, vậy mình hẹn bạn đến địa điểm…để tham gia phỏng vấn vào lúc…
  • Không biết là bạn đã biết đường tới địa chỉ này chưa ạ? Khi đến thì bạn vui lòng gửi xe ở…, sau đó giới thiệu với lễ tân là mình đến để phỏng vấn vị trí…nhé! 

Trường hợp 2: Ứng viên yêu cầu đổi lịch phỏng vấn

  • Bên mình hiện có 2 khung giờ phỏng vấn: sáng từ…chiều từ…Bạn có thể lựa chọn theo lịch rảnh cá nhân. 
  • (Sau khi ứng viên chọn lịch) Cảm ơn bạn, vậy mình sẽ chốt lịch phỏng vấn của bạn là vào lúc…tại địa chỉ…nhé. 

Trường hợp 3: Ứng viên có việc bận vào ngày phỏng vấn

  • Cảm ơn bạn, hơi tiếc vì bạn chưa sắp xếp được thời gian lần này, bên mình sẽ họp lại để xem còn tổ chức phỏng vấn vào một buổi nào khác không nhé.  
  • Bạn vui lòng cho mình xác nhận lại số điện thoại và email để có gì hai bên liên hệ lại. 

Trường hợp 4: Ứng viên từ chối phỏng vấn 

  • Dù hơi tiếc một chút nhưng cảm ơn bạn đã quan tâm tới tin tuyển dụng của bên mình, hy vọng hai bên sẽ còn cơ hội hợp tác trong tương lai ạ. 
  • Bạn có gì thắc mắc thêm không ạ? Vậy mình xin phép kết thúc cuộc gọi nhé, cảm ơn bạn nhiều. 

Trường hợp 5: Ứng viên tỏ thái độ hời hợt, có phần đùa cợt với công việc  

  • Cảm ơn bạn đã quan tâm tới tin tuyển dụng của công ty, nếu không có nhu cầu hẹn tới phỏng vấn nữa thì mình xin phép dừng cuộc gọi tại đây nhé! 

Nói tóm lại, một khi vận dụng được những mẫu gọi điện mời phỏng vấn phía trên thì chắc chắn quá trình tuyển dụng của công ty sẽ thành công. Mẫu gọi điện mời phỏng vấn không chỉ giúp công việc trở nên dễ dàng mà còn tạo dựng sự chuyên nghiệp cho công ty. Tranh thủ đăng tin tuyển dụng việc làm trên TopCV.vn hoặc tham khảo Blog.TopCV.vn để học thêm nhiều bí kíp tuyển dụng tuyệt vời khác nhé! 

Có thể bạn quan tâm
Đối phó thế nào với những câu hỏi phỏng vấn “kỳ cục”?
Đối phó thế nào với những câu hỏi phỏng vấn "kỳ cục"?

Trong quy trình tuyển dụng, phỏng vấn là giai đoạn vô cùng quan trọng và nghiêm túc. Bên cạnh những Read more

7 lỗi cơ bản của ứng viên khiến nhà tuyển dụng ngán ngẩm: Năng lực tốt tới đâu cũng rớt mà thôi!
7 lỗi cơ bản của ứng viên khiến nhà tuyển dụng ngán ngẩm: Năng lực tốt tới đâu cũng rớt mà thôi!

Không ít bạn trẻ đã nhận ra mình mắc phải 1 trong 7 lỗi cơ bản khi đi xin việc Read more

Cách trả lời câu hỏi mà Á hậu Hoàng Thùy chỉ biết chết lặng “câm nín”: “Điểm yếu nhất của bạn là gì?”

Có một câu hỏi kinh điển nhưng đôi khi khiến các ứng viên cảm thấy sợ hãi: "Điểm yếu nhất Read more

Bí quyết tìm việc và phỏng vấn hiệu quả cho ứng viên mùa COVID-19

Giai đoạn sau Tết Nguyên đán tới tháng 5 là mùa tuyển dụng cao điểm, tuy nhiên, đại dịch Covid-19 Read more