Một ngày chỉ có 24 tiếng và bạn thì quá nhiều việc phải làm. Phải làm sao để không bị “quá tải”? Cách tốt nhất là sử dụng thời gian hiệu quả. Quỹ thời gian là không đổi và ai tận dụng tốt thời gian thì sẽ dễ dàng thành công hơn. Bài viết sau đây sẽ đưa ra các tips về kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả nhất.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Bên cạnh những kỹ năng như interpersonal skills, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề…, kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm cần có nếu bạn muốn thành công. Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng lên kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch việc kiểm soát một đơn vị thời gian theo mong muốn, ý chí của một người. Quản lý thời gian còn là việc thực hiện kế hoạch kiểm soát các hoạt động cụ thể, tăng hiệu suất hoặc năng suất của công việc. Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả luôn được nhắc đến cùng nhau, tổ chức công việc hiệu quả giúp sử dụng hiệu quả thời gian và ngược lại.
Thế nào là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả?
Quản lý thời gian hiệu quả không phải là làm được nhiều việc cùng một lúc hay làm được nhiều việc nhất có thể mà là phân bổ thời gian sao cho công việc đạt chất lượng tốt nhất và thời gian dành cho nó là ngắn nhất. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả không chỉ dừng lại ở khối lượng công việc được thực hiện nhiều mà còn ở chất lượng công việc. Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hiệu quả còn là việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống, làm thế nào để bạn vừa có thời gian dành cho công việc, vừa có thời gian cho cuộc sống cá nhân.
7 tips quản lý thời gian hiệu quả
1. Liệt kê và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc
Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc cần làm đi cùng với thời hạn cần hoàn thành. Thông thường, chúng ta sẽ có rất nhiều việc “không tên”, hãy đặt tên cho những công việc đó và viết toàn bộ ra giấy. Việc này không chỉ giúp bạn không bỏ sót công việc mà còn giúp bạn hình dung ra khối lượng công việc cần hoàn thành để phân bổ thời gian hợp lý.
Bước tiếp theo, hãy sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, mức độ quan trọng, việc nào cần hoàn thành trước, việc nào cần hoàn thành sau. Bạn chỉ mất khoảng 2 phút để làm công việc liệt kê này. Bạn có thể liệt kê theo dạng sau:
| Công việc | Thời hạn |
| Làm báo cáo | thứ 2, 21/09 |
| Viết tin về sự kiện ngày 22/9 | T6, 24/09 |
| Gửi file ảnh cho designer | T6, 24/09 |
| Đi siêu thị: mua sữa, mua gạo, mua cây lau nhà… (Liệt kê trước mọi món đồ bạn cần mua để tiết kiệm thời gian mua sắm) | T7, 25/9 |
| …. |
2. Lên kế hoạch
Để kiểm soát được thời gian, lên kế hoạch là kỹ năng không thể thiếu. Bạn nên hình dung trước trong suy nghĩ bạn sẽ thực hiện công việc này như thế nào. Bạn có thể lập thời khóa biểu hoặc đơn giản là định hình trong suy nghĩ. Người xưa có câu “Một người lo bằng kho người làm”. Đúng vậy. nếu bạn khéo “lên kế hoạch thì khi bắt tay vào thực hiện, bạn sẽ làm rất nhanh chóng và hiệu quả.
Tham khảo: Nguyên tắc lập kế hoạch trong mọi công việc
3. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ cần học cách loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng như điện thoại, tiếng ồn, tác động từ môi trường làm việc. Việc loại bỏ này không hề dễ dàng vì nó thường là những yếu tố khách quan mà bạn khó kiểm soát được. Tuy nhiên, bạn có thể chủ động phòng tránh.
Ví dụ, trong thời gian làm một công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, bạn có thể cất tạm điện thoại vào ngăn kéo để tránh bản thân “táy máy” lướt mạng xã hội… Đối với tiếng ồn, bạn có thể chủ động lựa chọn một không gian yên tĩnh để làm việc như thư viện, nhà sách… nếu trong thời gian làm việc ở công ty có tiếng ồn, bạn có thể mua các thiết bị đeo tai chống ồn hoặc nghe những bản nhạc sóng não giúp nâng cao sự tập trung.
4. Đặt deadline cho chính mình
Deadline luôn là nỗi ám ảnh với nhiều người nhưng nó sẽ không còn đáng sợ nếu bạn biết cách tự đặt deadline. Hãy chủ động đặt deadline cho mình sớm hơn thời hạn cần hoàn thành ít nhất 24 giờ. Nếu bạn luôn luôn hoàn thành công việc trước thời hạn, các công việc sẽ không bị chồng chéo lên nhau. Từ đó, quỹ thời gian của bạn luôn do bạn kiểm soát và hiệu quả công việc cũng được tăng lên.
5. Tận dụng mọi khoảng trống thời gian
Bạn cảm thấy dường như cả ngày 24 tiếng, bạn rất bận rộn nhưng dường như chưa làm được gì? Nếu bạn có cảm giác đó tức là bạn đang để khoảng trống thời gian quá nhiều hay còn gọi là thời gian chết. Ví dụ về khoảng thời gian trống như thời gian đợi xe bus, thời gian trên xe, thời gian đợi một ai đó… Những lúc đó, rất nhiều người có thói quen lấy điện ra ra chơi game hoặc xem video tiêu khiển hoặc đơn giản là không làm gì cả. Đây là một bài tập tình huống kỹ năng quản lý thời gian rất phổ biến. Nếu là người có kỹ năng quản lý thời gian, thay vì dùng điện thoại để tiêu khiển, bạn có thể tranh thủ lên kế hoạch để thực hiện các đầu công việc còn đang dang dở hoặc đọc tài liệu công việc. Tóm lại, hãy cố gắng tận dụng những khoảng trống đó và biến nó trở thành thời gian hữu ích.
6. Luôn tự nhắc nhở
Để làm việc hiệu quả, không bị bỏ lỡ các đầu việc, bạn cần tự nhắc nhở bản thân. Có rất nhiều cách bạn có thể lựa chọn ví dụ như đặt nhắc nhở trên điện thoại hoặc đơn giản hơn là sử dụng những tờ giấy note nhỏ xinh và dán vào những nơi thường thấy. Việc tự nhắc nhở bản thân giúp bạn quản lý công việc hiệu quả và phân bổ thời gian theo kế hoạch.
7. Dừng lãng phí thời gian
Nếu bạn muốn thời gian được quản lý tốt, hãy dừng việc lãng phí. Thế nào là lãng phí thời gian? Là sử dụng thời gian vào việc vô bổ hoặc dành quá nhiều thời gian làm một việc mà vốn dĩ chỉ cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Ví dụ, bạn dành ra 10 tiếng để ngủ thay vì 7-8 tiếng theo khoa học. Như vậy, bạn đã lãng phí khoảng 2 tiếng đồng hồ. Trong 2 tiếng đó, bạn có thể làm nốt công việc dang dở hoặc học thêm những khóa học kỹ năng mới như tin học văn phòng, kỹ năng thuyết trình… để không ngừng hoàn thiện bản thân.
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn luôn sử dụng trong cả công việc và cuộc sống hàng ngày. Thời gian là vàng bạc, một đi sẽ không bao giờ trở lại nên hãy sử dụng một cách thông minh và hiệu quả với 7 tips đơn giản và dễ áp dụng nêu trên nhé! Bên cạnh đó, việc nắm vững và thành thạo các kỹ năng mềm còn giúp bạn tìm kiếm cơ hội việc làm mảng đào tạo kỹ năng.