Hiện nay, vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu được tuyển dụng rất nhiều, cơ hội dành cho cả ứng viên nam và nữ. Vậy, tuyển dụng nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có khó không? Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Đừng bỏ qua bài viết sau đây của Blog.TopCV.vn để biết thêm chi tiết nhé! 

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (tên tiếng Anh: Docs – Cus) là việc làm văn phòng phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Có thể coi nhân viên chứng từ là người tiếp cận thường xuyên với hàng loạt giấy tờ chứng thực. Qua đó sắp xếp, phân loại và xử lý mọi thể loại văn bản liên quan nhất đến việc xuất, nhập khẩu hàng hóa. Công việc này đòi hỏi tính chính xác cao nên thường ưu tiên nhân viên có kỹ năng phù hợp, đặc biệt là phải cẩn thận, tỉ mỉ. 

Thông thường, công việc chính của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm: 

• Thực hiện thanh toán quốc tế để làm hợp đồng xuất khẩu theo hình thức: L/C, T/T, D/A,…
• Lưu trữ, phân loại và sắp xếp các chứng từ một cách khoa học, có hệ thống tổ chức 
• Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến giao, nhận hàng hóa, vấn đề vận tải, kho bãi…
• Chịu trách nhiệm liên hệ với đại lý nước ngoài để thỏa thuận giá cả vận tải
• Đối thoại với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng theo nhiều trường hợp cụ thể.
• Soạn thảo hợp đồng, hóa đơn, giấy tờ PO, Packing list, DO…
• Chuẩn bị bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa để làm chứng từ: lấy mẫu kiểm định từ cơ quan chức năng, làm ℅…
• Cập nhật thông tin mới về điều lệ, điều luật liên quan đến ngành xuất nhập khẩu
• Triển khai làm House Bill, Telex Release theo yêu cầu cấp trên 

Xem thêm: Mô tả công việc trong ngành xuất nhập khẩu

Bảng mô tả công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Sale Export Staff – Công việc bán hàng xuất khẩu 

Vị trí Sale Export Staff đóng vai trò quan trọng ở mảng xuất nhập khẩu. Ứng viên cho công việc này cần có kỹ năng tốt về ngoại ngữ, giao tiếp, thuyết phục,…và hiểu biết nghiệp vụ kinh tế, ngoại thương, pháp luật hải quan… 

Công việc chính khi làm nhân viên Sale Export là: 

• Tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng ở quốc tế
• Tiến hành mở thanh toán quốc tế
• Nộp thuế và làm chứng từ thông qua hải quan
• Theo dõi tiến độ giao, nhận hàng
• Ghi nhận phản hồi từ khách hàng quốc tế
• Liên hệ nhóm Forwarder để nắm chắc thông tin về giá cước vận tải
• Tiến hành tạo hợp đồng ngay sau khi chốt đơn hàng 

Purchasing Staff – Công việc mua hàng nhập khẩu 

Công việc của nhân viên Purchasing chủ yếu là nhập liệu hàng hóa với giá tốt nhất. Tuy nhiên luôn phải để ý chất lượng sản phẩm uy tín để đưa vào sản xuất. Đa phần nhân viên Purchasing có nhiệm vụ như sau: 

• Thực hiện giao dịch với nhà cung cấp quốc tế
• Sau khi chốt đơn hàng thì nhanh chóng ký hợp đồng mua bán
• Đại diện công ty thực hiện thanh toán quốc tế
• Tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp mới để phù hợp hơn với nhu cầu thị trường
• Tìm ra nguồn cung cấp nguyên liệu hợp lý với chi phí vừa phải mà vẫn đảm bảo chất lượng
• Giám sát quá trình thông quan, vận tải hàng hóa
• Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu, sau đó bàn giao lại cho công ty

Documents Staff – Công việc chứng từ xuất nhập khẩu 

Người lao động có thể ứng tuyển vào vị trí này tại các công ty xuất nhập khẩu hoặc dịch vụ khai báo Hải quan. Nhiệm vụ chứng từ liên quan nhiều đến xử lý văn bản, bao gồm: 

• Làm hóa đơn vận tải, giấy thông báo hàng về, hệ thống invoice, packing list…
• Soạn thảo bộ chứng từ xuất nhập khẩu
• Soạn thảo bộ chứng từ vận chuyển
• Tiến hành thực hiện các thủ tục giao, nhận hàng hóa
• Đàm phán các điều khoản hợp đồng với đối tác, khách hàng

Sales Logistics Staff – Công việc kinh doanh cước vận tải 

Sales Logistics Staff là những nhân viên thuộc bộ phận Logistics hoặc trong đơn vị hậu cần của doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm về các dịch vụ, quản lý giá cước vận chuyển, hỗ trợ điều phối,…Ngoài ra, còn thực hiện: 

• Thông qua việc quảng bá, quảng cáo để tìm kiếm khách hàng
• Chăm sóc khách hàng thường xuyên, mang đến dịch vụ ưu đãi hấp dẫn
• Đảm bảo mọi lô hàng đều xuất, nhập khẩu an toàn
• Nhận xác nhận đơn từ khách hàng, từ các nhà môi giới
• Quản lý các tập tin vận chuyển trên hệ thống điện tử

Customer Support Staff – Công việc hỗ trợ và chứng từ giao nhận  

Công việc cơ bản của nhân viên hỗ trợ và chứng từ giao nhận bao gồm: 

• Kiểm tra tiến độ giao, nhận hàng hóa
• Cập nhật và theo dõi tình trạng của các lô hàng trên hệ thống quản lý xuất, nhập khẩu
• Thông báo cho khách hàng về tiến trình di chuyển của hàng hóa
• Liên hệ với đại lý lines/agent quốc tế để đàm phán giá cước tốt nhất
• Xin số Dem/Det và thực hiện booking để gửi cho bộ phận Sales hoặc bộ phận Giao hàng
• Phối hợp cùng nhiều bộ phận khác để lên kế hoạch xuất, nhập hàng hóa
• Hỗ trợ đội ngũ Sales/Docs làm chứng từ cho các lô hàng, kiểm tra ETA

Operation Staff – Công việc giao nhận, thông quan hiện trường 

Vị trí Operation Staff có tính chất di chuyển nên khá vất vả. Tham khảo một số nhiệm vụ sau để hiểu hơn về công việc thông quan hiện trường: 

• Tiếp nhận kết quả chứng từ từ bộ phận Sales / Docs 
• Tiến hành nộp thuế và đi nhận hàng nhập khẩu tại các cảng biển, sân bay 
• Nhận hồ sơ chứng từ Phyto, giấy phép C/O
• Kiểm đếm hàng hóa, tiến hành phân loại thành nhiều danh mục

Yêu cầu cơ bản đối với nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu 

Kiến thức chuyên môn vững vàng

Lĩnh vực xuất nhập khẩu là một nội dung khó, đòi hỏi nhiều kiến thức liên quan, ví dụ như: quản trị, kinh tế, ngoại thương, hải quan, luật pháp…Vì vậy, ứng viên ngành nghề này phải siêng năng học hỏi và tham khảo sách vở chuyên môn để nâng cao kiến thức. Trên hết, nhân viên giỏi còn nên thông hiểu mọi tin tức mới nhất về xuất nhập khẩu toàn thế giới. 

Đừng quên đầu tư học ngoại ngữ vì việc làm xuất nhập khẩu chắc chắn liên quan đến đối tác nước ngoài. Bạn không cần chú trọng nhiều về ngoại ngữ nâng cao mà chỉ cần rèn luyện khả năng đọc hiểu và giao tiếp thôi là đủ.  

Cẩn thận, tỉ mỉ 

Vị trí nhân viên chứng từ yêu cầu tính chính xác cao và số liệu tuyệt đối nên luôn phải kiểm tra cẩn thận. Nếu nhân viên thiếu tính tỉ mỉ thì sẽ phải trả giá cho mọi sai lầm bằng hình thức tài chính. Không nên xem nhẹ thói quen quan sát vì tính chuẩn mực sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả và tiến độ công việc.

Tư duy logic

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu không thể thiếu tư duy logic bởi đây là kỹ năng quan trọng hàng đầu. Tư duy tốt tạo nên khả năng tập trung cao độ và cách xử lý vấn đề hiệu quả. Hơn nữa, người nhân viên cần nắm rõ thông tin về hàng hóa để ứng biến tốt trước mỗi tình huống xuất nhập khẩu khác nhau. 

Chịu được áp lực công việc 

Nhân viên chứng từ luôn cần tập trung cao độ để xử lý nhiều công việc. Vì vậy, họ phải có tinh thần vững và một khả năng chịu áp lực lớn. Bởi đặc thù công việc xuất nhập khẩu là tính nhanh chóng và uy tín nên nhà tuyển dụng đặc biệt đề cao sự linh hoạt. Ứng viên biết thích nghi trong nhiều điều kiện lao động thì càng trở nên nổi bật. 

Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu  

Mức lương trung bình dành cho nhân viên chứng từ là từ 6-8 triệu đồng trở lên cho một tháng làm việc. Đây được coi là một trong những vị trí việc làm ổn định. Mức lương tuy không quá cao nhưng lại tăng dần lên theo kinh nghiệm và lộ trình thăng tiến. 

Theo trang trang web đánh giá lương Vietnamsalary, thu nhập của ngành chứng từ xuất nhập khẩu tại Việt Nam dao động như sau: 

• Lương trung bình: 8,1 triệu/ tháng
• Lương thấp nhất: 4 triệu/tháng
• Lương cao nhất: 22,5 triệu/tháng

Tìm việc làm chứng từ xuất nhập khẩu tại TopCV 

Để trở thành một nhân viên ngành xuất nhập khẩu, bạn có thể nộp đơn ứng tuyển vào một số địa điểm dưới đây:

• Công ty Forwarder
• Công ty cung cấp dịch vụ vận tải 
• Bộ phận Logistics tại các doanh nghiệp
• Cơ quan Hải quan
• Các công ty chuyên về xuất nhập khẩu

Ngoài ra, nếu muốn kết nối với nhà tuyển dụng uy tín, chất lượng thì hãy ghé thăm trang web tuyển dụng hàng đầu Việt Nam – TopCV. Tại đây không chỉ có hàng trăm cơ hội việc làm xuất nhập khẩu hấp dẫn mà còn cung cấp vô số mẫu CV sáng tạo. Bạn chỉ cần chọn mẫu CV ưa thích nhất rồi điền thông tin online. Vậy có phải là một trải nghiệm cực kỳ an toàn và nhanh – gọn – lẹ không! 

Xem thêm: Mỗi nghề một mẫu CV: ngành xuất nhập khẩu

Nói tóm lại, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một trong những vị trí nghề nghiệp rất hot hiện nay. Hy vọng bài viết trên đã giới thiệu đầy đủ mọi thông tin liên quan về lĩnh vực này. Blog.TopCV.vn chúc các bạn áp dụng thành công kiến thức vừa rồi vào quá trình tuyển dụng sắp tới! 

Nguồn ảnh: Sưu tầm