Bạn cảm thấy “sấp mặt” trước hàng loạt deadline? Bạn có một núi công việc phải hoàn thành nhưng không biết nên bắt đầu khi nào và từ đâu? Bạn không biết nên ưu tiên hoàn thành đầu việc nào trước? Bạn hoang mang không biết nên dự trù kinh phí và sắp xếp kế hoạch từng bước triển khai công việc như thế nào? Nếu đây là những câu hỏi thường xuyên ám ảnh bạn mỗi lần ngồi vào bàn làm việc, thì 5W1H, 5W2H 5W1H2C5M chính là những phương pháp có thể cứu cánh cho bạn trong tình huống này.

Mô hình 5W1H

5W1H là viết tắt của: Who, What, Where, When, Why, How

Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định mình nên làm gì (What), tại sao cần làm điều này (Why), ai làm (Who), khi nào làm (When), làm ở đâu (Where), và làm như thế nào (How). Cụ thể hơn:

Xác định 1W (why): mục tiêu, yêu cầu công việc là gì? Tại sao tôi phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi? Nếu tôi không thực hiện điều này, hậu quả có thể xảy ra là gì?

Khi bạn bắt tay vào một công việc, điều đầu tiên bạn nên xem xét chính là Why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu, bạn sẽ biết hướng trọng tâm các đầu việc vào mục tiêu để đảm bảo hiệu quả cuối cùng.

Xác định 1W (what): nội dung công việc là gì? Để hoàn thành nó, cần triển khai những đầu việc nào? Hãy đảm bảo sắp xếp các đầu việc theo đúng trình tự, bước sau là sự phát triển của bước trước, để quá trình triển khai được diễn ra mạch lạc và suôn sẻ.

Xác định 3W (where, when, who), trong đó:

+ Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:

  • Công việc đó thực hiện tại đâu?
  • Giao hàng tại địa điểm nào?
  • Kiểm tra tại bộ phận nào?
  • Thử nghiệm những công đoạn nào? v.v…

+ When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

  • Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
  • Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

+ Who: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:

  • Ai làm việc đó
  • Ai kiểm tra
  • Ai hỗ trợ
  • Ai chịu trách nhiệm,…

Xác định 1H (how): triển khai cụ thể như thế nào?

  • Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng bước trong kế hoạch công việc)?
  • Tiêu chuẩn để triển khai là gì?
  • Nếu cần đến sự hỗ trợ của máy móc thì cách thức vận hành chúng như thế nào?

Mô hình 5W2H

Đây là mô hình mở rộng của 5W1H, tức là nó cũng bao gồm Who, What, Where, When, Why, How và bổ sung thêm 1 chữ H nữa, đại diện cho How much/ How many

How much/ How many ở đây có nghĩa là khâu dự trù kinh phí, cụ thể: Bạn Cần Bao Nhiêu Tiền (Chi Phí) Để Làm Công Việc Này

Câu hỏi này không khó nhưng lại là vấn đề nhạy cảm. Cần phải có một dự toán kĩ lưỡng và rõ ràng, như vậy khi có những sự chênh lệch xảy ra thì sẽ dễ dàng để rà soát hơn, đồng thời cũng cần tìm hiểu kĩ về chi phí trên thị trường để tránh giá quá cao so với mặt bằng chung.

MÔ HÌNH 5W1H2C5M

Cũng là một mô hình mở rộng của 5W1H, mô hình “đồ sộ” này sẽ giúp bạn lên kế hoạch chi tiết đến cả quá trình kiểm tra tiến độ và đo lường hiệu quả công việc.

2C có nghĩa là Xác Định Phương Pháp Kiểm Soát (Control) và Xác Định Phương Pháp Kiểm Tra (Check), trong đó:

Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:

– Công việc đó có đặc tính gì?

– Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:

– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

– Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

– Ai tiến hành kiểm tra?

– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

– Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.

– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.

5 chữ M để xác định nguồn lực thực hiện công việc: Man, Money, Material, Machine, Method

+ Man = nguồn nhân lực (Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?)

+ Money = Kinh phí triển khai

+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng (Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu? Tiêu chuẩn nhà cung ứng? Phương pháp và thời hạn giao hàng?)

+ Machine = máy móc/công nghệ

+ Method = phương pháp làm việc.

Hy vọng những nguyên tắc trên sẽ là công cụ đắc lực để hỗ trợ bạn lập kế hoạch công việc sao cho hiệu quả nhất. Để cập nhật những bài viết mới nhất, đừng quên truy cập https://blog.topcv.vn/ hoặc fanpage: https://www.facebook.com/topcv.vn/ để follow TopCV nhé! 5W1H


Có thể bạn quan tâm
5 thói quen khác nhau dễ nhận ra giữa người thành công và người thất bại

Mỗi chúng ta đều có rất nhiều những thói quen khác nhau bao gồm cả thói quen tốt và xấu. Read more

Tuyển tập bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên IT phổ biến nhất
câu hỏi phỏng vấn nhân viên it

Công nghệ thông tin lâu nay vẫn được ví như “mảnh đất hứa” mở ra nhiều cơ hội hấp dẫn Read more

Cơ hội việc làm của ngành y tế công cộng. Bạn có nên theo đuổi ngành nghề này không?
cơ hội việc làm của ngành y tế công cộng

Ngành y tế công cộng là một lĩnh vực liên quan đến chăm sóc sức khỏe của cộng đồng. Những Read more