Mục đích và ngữ cảnh giao tiếp khác nhau cần có những cách kết thúc email tương ứng chứ không đơn thuần dừng lại bằng hai từ “cảm ơn” hay “thân ái”.
Bên cạnh các ứng dụng nhắn tin, email là công cụ giao tiếp cơ bản mà dân công sở buộc phải sử dụng thành thạo và sử dụng hàng ngày. Những trao đổi hoặc tài liệu liên quan tới công việc, yêu cầu tính chất xác thực thường được gửi thông qua email. Vì lẽ đó, email đóng một vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu.
Tuy nhiên, thực tình mà nói, không phải ai làm trong môi trường công sở, thậm chí là nhiều năm kinh nghiệm, cũng có thể gửi một chiếc email hoàn chỉnh, bố cục đầu đuôi rõ ràng cũng như sử dụng ngôn ngữ phù hợp.
Chiếc email có thể phần nào phản ánh được năng lực của dân công sở. Cho nên, bên cạnh những cách kết thúc email bằng “Cảm ơn” thường thấy, dân văn phòng có thể “lận lưng” thêm cho mình 29 cách kết thúc email dưới đây để có thể sử dụng trong đa dạng ngữ cảnh:
1. Thanks (Cảm ơn)
Từ “Thanks” có thể gây khó chịu nếu đứng cuối bức thư giao việc, bởi nó thể hiện sự biết ơn một cách giả tạo. Đổi lại, chúng ta có thể thêm dấu chấm than sau từ này để bày tỏ sự chân thật.
2. Thanks again (Cảm ơn lần nữa)
Cách kết bằng từ “Thanks again” còn tỏ ra đáng ghét hơn cả “Thanks” trong email của sếp gửi cho nhân viên.
3. Thanks! (Cảm ơn!)
Dùng “Thanks” thể hiện sự cảm ơn, nó thực sự có ý nghĩa khi chúng ta thực sự muốn cảm ơn ai đó về một điều thực tế mà họ đã làm. Còn “Thanks!” được dùng để bày tỏ sự biết ơn sâu sắc, hạnh phúc và chân thành.
4. Thanks so much (Cảm ơn rất nhiều)
Nếu muốn thể hiện lòng biết ơn thực sự, thì dùng cụm từ “Thanks so much” là không sai. Tuy nhiên, chúng có thể dùng nguyên từ “Thanks” cũng thể hiện được ý nghĩa đó.
5. Best (Mọi điều tốt đẹp)
“Best” là cách kết email an toàn nhất, vô hại và có thể dùng được vào mọi lúc. Vì vậy, khi băn khoăn không biết dùng từ nào cho phải, hãy dùng “Best”.
6. All best (Mọi điều tốt nhất)
Nhìn chung, kết thúc thư dài được cho là lịch sự hơn. Vì vậy, khi dùng “All best” được xem là có đôi chút trang trọng hơn “Best”. Tuy nhiên, cũng có người cho rằng “All best” hơi sến sẩm. Nhưng đây vẫn là sự lựa chọn tương đối an toàn.
7. Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)
Đây là cách kết thúc thư trang trọng hơn “best” và “all best”, thích hợp dùng cho lần giao dịch đầu tiên. Mặc dù có người thấy “khó thở” khi nhìn thấy hai từ này nhưng đây là lựa chọn khá ít rủi ro.
8. Sincerely (Chân thành)
Chúng ta chỉ nên dùng từ “Sincerely” trong thư xin việc mà thôi vì nó rất trang trọng. Ngoài ra, nên dùng kèm với phần mở đầu là “Dear” thì vô cùng thích hợp.
9. Looking forward (Mong gặp)
“Looking forward” dùng trong trường hợp chúng ta sẽ gặp lại người đó trong tương lai gần.
10. Speak with you soon (Sẽ nói chuyện với bạn sớm)
Chỉ khi nào thực sự muốn như vậy thì hãy dùng “Speak with you soon”, còn nếu không thì đừng dùng câu này vì không phải lựa chọn hay.
11. Talk soon (Nói chuyện sớm nhé)
“Talk soon” suồng sã và thân mật hơn “Speak with you soon”. Nếu thực sự muốn nói chuyện thì ổn, còn không thực sự có ý định đấy thì sẽ thể hiện chúng ta là người không thành thật.
12. More soon (sẽ sớm có thêm thông tin)
“More soon” thể hiện sự cam kết, một lời hứa thực sự. Hãy dùng cẩn thận cụm từ này!
13. xx
Nếu là email liên quan đến công việc thì sử dụng “xx” hoàn toàn không chuyên nghiệp, nhưng nếu là đối tác đã cộng tác lâu năm rồi thì có thể chấp nhận được nếu hai bên hiểu nhau và dùng để hồi đáp nếu đối phương dùng trước.
14. xoxo
Ký hiệu “xoxo” là những cái ôm, không phải những nụ hôn và chỉ dùng trong email của bạn bè gửi cho nhau. “Xx” có thể dùng tại nơi làm việc, nhưng “xoxo” chỉ nên dùng cho những người bạn thân thiết và thực sự thân thiết mà thôi.
15. Warmly
“Warmly” bớt trang trọng hơn so với “Sincerely” nhưng lại trang trọng hơn “Best”. Tuy nhiên, phụ nữ thường không dùng thích từ “warmly”.
16. Warmest
Từ “Warmest” có vẻ dành cho tuổi thiếu niên thì hợp hơn cho nên hãy thận trọng khi dùng trong email công việc.
17. Cheers
Nếu thực sự là người Anh thì việc dùng từ này cũng ổn, nếu không thì đừng nên dùng.
18. [Tên người gửi]
Cách viết tên của mình để kết thúc email được đa số người cho rằng khá “lạnh lùng” và “đột ngột”.
19. [Chỉ viết chữ cái đầu của tên]
Chỉ dùng cách viết chữ cái đầu của tên khi người nhận thư biết rõ chúng ta là ai, nếu không thì đừng để họ phải đoán xem “V” là “Vy” hay “Vũ”
20. [Không viết gì cả]
Nếu là loạt email qua lại trong thời gian ngắn để trao đổi thông tin liên tục thì không cần câu mở đầu lẫn kết.
21. Yours
“Yours” không trang trọng bằng “Sincerely” nhưng cũng có người cho rằng đây là cách trang trọng dù có người thực sự ghét sử dụng từ này.
22. Yours truly
Có người cho rằng đây là phiên bản nâng cấp của “Yours” nhưng cũng có người thấy cách kết thúc thư bằng 2 từ “Yours truly” thật giả dối.
23. Yours faithfully
Với người Mỹ, cách kết thúc “Yours faithfully” nghe giống như một lời cầu hôn hoặc lời thề tôn giáo vậy. Tuy nhiên, đây lại là cách người Anh vẫn dùng trong những bức thư mở đầu là “Dear Sir/Madam” nhưng cũng có người cho rằng khi sử dụng từ này khá vô cảm.
24. Respectfully (Tôn kính)
Từ “Respectfully” ở kết thư được xem là quá trang trọng. Nếu gửi email cho quan chức chính phủ, chúng ta có thể dùng “respectfully yours” cũng được.
25. Regards (Trân trọng)
“Regards” là cách kết thư trang trọng nhưng hơi ngắn. “Best regards” và “Thanks &Best regards” được dùng phổ biến hơn vì có vẻ như đã trang trọng thì nên viết dài một chút. Tuy nhiên, không nên viết tắt thành “Rgds”, bởi nó khiến người đọc nghĩ rằng chúng ta quá bận, không viết nổi một từ kết thư cho nghiêm chỉnh.
26. Take care (Bảo trọng)
Hai từ “Take care” thể hiện sự quan tâm về sức khỏe và sự bình an. Nếu hai bên đã thân thiết hoặc biết rõ tình trạng của nhau thì không sao, còn không thì khi dùng nó có thể gây cho người nhận cảm giác bất an như thể “anh đã biết tôi đang gặp nguy hiểm?”.
27. Looking forward to hearing from you
Nếu đang nhờ cậy người khác mà kết thư “Looking forward to hearing from you” sẽ tạo áp lực cho người đó. Đồng thời, câu kết này cũng đưa người viết vào thế bị động bởi phải chờ đợi động thái của đối phương.
28. VB
VB là từ được viết tắt của hai từ “very best”. Khi dùng hai từ này thể hiện sự giản dị và thân thiện.
29. As ever (Như mọi khi)
Đây là một trong những cách kết thúc thư yêu thích của nhiều người dành cho các địa chỉ lặp đi lặp lại nhiều lần. Rằng: “Bất kể bạn là gì, bạn vẫn là như thế và không có gì thay đổi”.
