3 bí quyết viết email mời tài trợ và mẫu email tham khảo

Câu lạc bộ, tổ chức, cá nhân bạn mong muốn được tài trợ cho sự kiện hay công việc mà bạn đang làm. Việc đầu tiên của bạn là viết một thư ngỏ mời tài trợ. Mail mời tài trợ sẽ là lời mở đầu cũng là yếu tố để quyết định việc bạn có thể mời được tài trợ hay không hoặc nhà tài trợ sẽ từ chối khéo bạn.

Những bí kíp cách viết mail và mẫu mail mời tài trợ dưới đây sẽ giúp bạn đạt được 90% thành công trong việc mời tài trợ:

I. Cách viết mail mời tài trợ:

1.Xác định mục đích viết mail để làm gì?

Khi xác định được mục đích của việc viết mail, bạn có thể điều chỉnh nội dung và đề xuất phù hợp. Hãy nhớ rằng, mục đích của việc viết mail là một hành động đầu tiên để tìm hiểu và xây dựng mối quan hệ. Bạn phải thể hiện rõ mong muốn gặp mặt và sự hấp dẫn của cơ hội bạn mang đến cho doanh nghiệp. 

Tiêu đề email: Tuyệt đối không gửi cho nhà tài trợ một email không có tiêu đề. Không hiếm các trường hợp các bạn sinh viên gửi email cho nhà tài trợ không có tiêu đề, vừa thiếu chuyên nghiệp, vừa thể hiện thái độ thiếu tôn trọng nhà tài trợ.

Văn phong email: Nếu bạn là sinh viên, đừng cố tỏ ra người lớn. Bạn không nên xưng “tôi” trong email viết cho nhà tài trợ. Lời khuyên ở đây là hãy chân thành. Tuy nhiên văn phong cần lịch sự, chuyên nghiệp, đừng dân giả quá, đừng viết tắt. Ngoài ra, viết câu nên rõ ràng, mạch lạc.

Trình bày email: Hãy trình bày sao cho dễ nhìn, dễ đọc nhất. 

mail mời tài trợ

2. Phần mở đầu

 Hãy mở đầu bằng lời chào hỏi và cám ơn đã dành thời gian: Lời cám ơn vì họ dành thời gian cho email của bạn sẽ khiến họ có sự thiện cảm hơn.

– Giới thiệu bạn là ai: Người ta không thể tin tưởng nếu không biết bạn là ai cả, làm chức vụ gì.

– Giới thiệu tổ chức của bạn là tổ chức nào, đến từ đâu. Nếu bạn đến từ các tổ chức uy tín, có thương hiệu. Thì chính những tổ chức này sẽ tạo sự tin tưởng cho họ. Biết đâu họ lại là cựu thành viên của tổ chức ấy. Nếu vậy, bạn đã có được sự thiện cảm rất cao.

3. Giới thiệu về chương trình và quyền lợi nếu tham gia tài trợ

– Giới thiệu về chương trình và trình bày ngắn gọn về chương trình. Hãy tập trung cung cấp thông tin hấp dẫn, trung thực, tạo sự tin tưởng về hiệu quả và hấp dẫn của chương trình

– Hẹn gặp mặt. Đừng bỏ lững email mà không có mục đích gì, nó sẽ không đi đến đâu cả, bạn sẽ chẳng biết hiệu quả thế nào. Hãy hẹn thời gian gọi lại để xác nhận là họ đã nhận được email. Đồng thời, hãy xác nhận được thời gian và địa điểm để meeting.

– Đừng quên lời cảm ơn và lời chúc cuối mỗi mail mời tài trợ. Chúc một ngày làm việc hiệu quả hay bất cứ thứ gì là một cách thể hiện sự chu đáo của bạn.

Chú ý nên đính kèm proposal, thư giới thiệu, hay những tài liệu bạn đã chuẩn bị, lưu ý về dung lượng của file đính kèm để tránh bị chặn.

II. Mẫu Mail mời tài trợ

Mẫu 1:

Dear Anh/ Chị ….. (kèm theo tên, hoặc tổ chức)

Em là …….., em hiện đang phụ trách công tác Đối ngoại của chương trình ………….. Bên em đang triển khai chương trình…………. Chương trình được thực hiện bởi ….. TNV đến từ … tổ chức, CLB hoạt động xã hội tại … và Tổ chức …………………… là đơn vị tổ chức chính, chương trình đã đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của…………….. 

Em gửi hồ sơ kèm theo để bên mình nghiên cứu và hỗ trợ tài trợ cho chương trình của bọn em.

Mọi thông tin chi tiết, Anh/ chị vui lòng liên hệ theo:

+ Họ/Tên đầy đủ.

+ Số điện thoại 

+ Địa chỉ

Em cảm ơn Anh/ Chị nhiều ạ!

Em chào Anh/ Chị và chúc anh chị một ngày tốt lành.

Mẫu 2

Câu lạc bộ gửi mail mời tài trợ.

Thân gửi anh/chị… 

Em là ….. đến từ …….. 

Được biết …… mình đang có nhu cầu truyền thông, quáng bá hình ảnh mạnh mẽ đến đối tượng là các bạn sinh viên….Và Trong email này em xin trân trọng gửi tới ………… lời mời hợp tác tại chương trình …………. do CLB ……….. tổ chức.

Anh/chị …… thân mến, CLB ………….. là một tổ chức sinh viên trực thuộc…………… Được thành lập từ ….., cho đến nay…

Trong đó, nổi bật chính là cuộc thi ………… Và để tiếp nối sự thành công của cuộc thi ……………. cũng như đánh dấu sự hợp tác cùng ………… 

Đối tượng mà chương trình hướng tới là những cá nhân từ 18-30 tuổi tới từ trong và ngoài nước, có chuyên môn trong một lĩnh vực…..

Đối với…….., em tin rằng đây sẽ là cơ hội đặc biệt để thể hiện sự quan tâm và đầu tư cho ………..qua đó quảng bá hình ảnh của trung tâm đến với cộng đồng học sinh, sinh viên thông qua các đơn vị truyền thông.

Chúng em rất mong muốn anh có thể dành chút thời gian sắp xếp một buổi gặp mặt để có thể thảo luận kĩ hơn về chương trình Idea Ignition 2019 này ạ.

Và dưới đây, em xin gửi anh Hồ sơ hợp tác của chương trình ở phía cuối email để bên anh có thể hiểu được rõ hơn về những giá trị mà chương trình này mang lại ạ. Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm và hợp tác đến từ phía……….

Sự đóng góp, ủng hộ của …………chắc chắn sẽ là nguồn khích lệ và hỗ trợ to lớn dành cho chương trình.

Để có thể chuẩn bị tốt nhất cho chương trình, em rất mong nhận được hồi âm từ anh trước…..h ngày……..

Thay mặt BTC chương trình, em xin chân thành cảm ơn và chúc anh một ngày tốt lành.

Thân mến

Trên đây là một số tip gợi ý cho bạn và tổ chức để có được những bản mail mời tài trợ đầy đủ nội dung cần thiết và đúng chuẩn nhất. Để một sự kiện của bạn có thể đủ kinh phí và thành công, công đoạn mời tài trợ chắc chắn rất quan trọng. Vì vậy hãy thể hiện điểm mạnh, lợi ích mang lại từ sự kiện của bạn đến đối tác tối đa nhất. Chúc bạn và tổ chức sẽ luôn thành công trong những sự kiện của mình.