Với xu hướng “work from home” của các doanh nghiệp và nhu cầu tìm việc làm từ xa đang ngày càng gia tăng trong xã hội, không chỉ các chủ doanh nghiệp mà ngay từng cá nhân người lao động cũng phải đau đầu tìm phương án để quản lý quỹ thời gian làm việc, đồng thời tối ưu hoá năng suất công việc trong ngày khi mà thiếu đi sự thôi thúc và giám sát trực tiếp của quản lý. Trước bối cảnh đó, phương pháp Pomodoro – hay còn được gọi là phương pháp “quả cà chua” – trở thành một cách giải quyết hợp lý cho bài toán trên.

Làm việc từ xa – tưởng dễ mà lại rất khó

Câu chuyện làm việc từ xa thường rất dễ dẫn đến hai trường hợp: một là nhân viên mất động lực làm việc, trở nên chây ì, nhởn nhơ do không bị ai đốc thúc, hai là nhân viên chỉ nhốt mình trong phòng làm việc từ sáng đến đêm mà quên cả nghỉ ngơi. Trường hợp đầu tiên, tất nhiên rồi, sẽ ảnh hưởng ngay lập tức đến tiến độ công việc. Còn trường hợp thứ hai, ban đầu thì có vẻ năng suất làm việc ngày hôm đó sẽ tăng, nhưng thực tế, điều này sẽ gây ra những tác hại không nhỏ đến sức khoẻ và tinh thần của người lao động, từ đó cũng không thể duy trì một hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Remote – Làm việc từ xa: Xu hướng làm việc tất yếu trong tương lai

Một số người “tham công tiếc việc”, họ có thể thức trắng đêm để hoàn thành deadline trước thời hạn, hay dồn sức làm việc liên tục 12 tiếng đồng hồ một ngày, nhưng sau đó lại vô cùng uể oải, cần ngủ bù vào ngày hôm sau để hồi phục lại sự tỉnh táo và minh mẫn. Vậy rõ ràng là thói quen này cũng chẳng đảm bảo được về tiến độ và hiệu quả công việc, thậm chí nó còn có thể khiến những việc còn dang dở cứ thế dồn đống lại khi mà người đó đã kiệt sức và cần thời gian để cân bằng lại. Hiện tượng này được gọi là tình trạng “phấn khích ảo”, nghĩa là người ta có thể lao vào làm việc một cách hăng say, nhưng chỉ với một khoảng thời gian ngắn nhất định mà thôi.

Pomodoro – “Quả cà chua” giúp nhân viên cân bằng giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi

Để giải quyết vấn đề mất cân bằng giữa công việc và thời gian thư giãn cần thiết trong một ngày làm việc, phương pháp Pomodoro đã ra đời. Đây là phương pháp được phát minh bởi Francesco Cirillo – một doanh nhân người Ý.

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục. Phương pháp này được đặt tên là “Pomodoro” – trong tiếng Ý có nghĩa là “quả cà chua”, lấy cảm hứng từ việc Francesco Cirillo dùng một chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này.

Đơn giản và dễ học, năm 2013, Pomodoro được bình chọn là phương pháp tăng năng suất tốt nhất bởi độc giả của tạp chí Lifehacker, bao gồm các lập trình viên, nhà văn, luật sư, nhà quản lý, sinh viên và giáo viên.

Phương pháp “quả cà chua” phù hợp với ai?

Phương pháp Pomodoro được cho là phù hợp nhất với những người làm việc trong lĩnh vực sáng tạo, ví dụ như thiết kế, dựng phim, lập trình game, biên tập viên, copywriter, biên kịch, nhà văn,…

Tuy nhiên, nói thế không có nghĩa là những người làm trong những lĩnh vực khác thì không thể áp dụng phương pháp này. Thực chất, đây là phương pháp giúp cân bằng và quản lý thời gian, giúp bạn có thể làm việc lâu dài với năng suất cao mà vẫn đảm bảo việc thư giãn và giữ sức khoẻ. Vì vậy, dù bạn làm ở bất kì ngành nghề nào, nếu bạn cảm thấy hiệu suất làm việc hiện tại chưa cao, hay công việc đang quá tải và khiến bạn căng thẳng, hoặc chỉ đơn giản là cần một công cụ giúp bạn quản lý và sử dụng hiệu quả thời gian trong ngày, thì bạn đều có thể tìm hiểu và thử áp dụng phương pháp “quả cà chua” này nhé!

Nguyên lý hoạt động của Pomodoro là gì?

Phương pháp này đòi hỏi bạn phải làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc rồi. Sau 4 phiên Pomodoro, bạn có thể nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút, rồi lại tiếp tục quay trở lại làm việc.

Cụ thể, có 6 giai đoạn cho kỹ thuật này:

1. Lựa chọn công việc cần hoàn thành.

2. Đặt hẹn giờ pomodoro (truyền thống là 25 phút).

3. Làm việc tập trung cho đến khi chuông hẹn giờ reo. Nếu có điều gì khiến bạn phân tâm, hãy viết lại nhưng cần quay lại việc chính ngay lập tức.

4. Sau mỗi lần chuông reo, hãy đánh dấu vào một mảnh giấy.

5. Nếu bạn có ít hơn 4 dấu, hãy nghỉ từ 3-5 phút.

6. Sau khi đủ 4 lần đánh dấu Pomodoro, hãy nghỉ dài hơn từ 20-30 phút. Sau đó, quay lại bước 1.

Kỹ thuật Pomodoro giúp bạn làm việc với thời gian bằng cách “dỗ dành” bộ não tập trung cao độ trong một khoảng thời gian nhất định. Với việc chia khối lượng công việc của bạn ra thành những phần 25 phút, việc thực hiện sẽ bớt khó khăn và quá tải hơn. Nghỉ ngơi thường xuyên cũng khiến bạn không bị kiệt sức.

Tuy nhiên, để đảm bảo phương pháp Pomodoro đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
• Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
• Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
• Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, mở cửa phòng ra ban công hít thở không khí hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Các ứng dụng hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp Pomodoro trong công việc

Nếu bạn không tự tin rằng bản thân mình có thể tuân thủ đúng theo quy tắc của Pomodoro, thì những ứng dụng/ website dưới đây có thể đóng vai trò “supervisor” giúp bạn tối ưu hoá thời gian làm việc của mình:

1. Tomato Timer: Truy cập vào website tomato-timer.com để có một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro. Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start. 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua và đây là thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ với công việc hiện tại của mình.

Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp phím Alt + S để thưởng cho mình 5 phút nghỉ giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới lại bắt đầu. Cứ 4 lần nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn với 10 phút bằng cách nhấn Alt + L. Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại nhà và bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.

2. Marinara Timer là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập thời gian nghỉ giải lao và làm việc. Cách sử dụng của ứng dụng này khá giống với Tomato Timer.

3. Tomighty (Win/Mac/Linux) là phần mềm đa nền tảng cho phép bạn cài đặt trên máy tính để có thể sử dụng thuận lợi hơn.

>>> Xem thêm: Những bài học work from home qua chia sẻ của Vlogger Giang ơi

4. Pomodorable (OS X) là sự kết hợp giữa một phần mềm quản lý thời gian theo phương pháp Pomodoro và một phần mềm todo list. Với Pomodorable, bạn sẽ nắm được khi nào các công việc hoàn thành, việc gì cần làm tiếp theo và cần thiết lập bao nhiêu Pomodoro để làm xong một đầu việc.

5. Simple Pomodoro (Android) là ứng dụng theo dõi thời gian không có nhiều tùy chỉnh như các công cụ khác. Tuy nhiên, nó cũng cung cấp cho bạn các thông báo hữu ích khi đến giờ nghỉ ngơi, làm việc và nắm được bao nhiêu Pomodoro bạn đã hoàn thành trong ngày. Quan trọng hơn, Simple Pomodoro cũng tương thích với Google Tasks.

6. Focus Timer (iOS) rất lý tưởng cho iPhone và iPad. Bạn có thể tùy biến khoảng thời gian theo ý thích, âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc và ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên ngôi sao để tạo động lực cố gắng cho bạn.

>>> Xem thêm: 5 kỹ năng cần có cho CV ứng tuyển việc làm từ xa – Remote working

Một điều chắc chắn là khi mới bắt đầu áp dụng phương pháp “quả cà chua”, bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn để thích ứng và ép mình vào khuôn khổ, chẳng hạn như phải mất rất nhiều phiên Pomodoro thì mới có thể làm xong một công việc, chưa tập trung hoàn toàn trong mỗi phiên, hay nghỉ ngơi quá đà so với thời gian cho phép. Bởi lẽ, Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ chính bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi bạn có cố gắng.

Tuy nhiên, nếu kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận thấy hiệu quả trong cả năng suất làm việc lẫn sức khoẻ của mình. Vì vậy, đây là một phương pháp rất đáng để thử nghiệm với những người làm việc từ xa hoặc đang trong thời gian “work from home”.

>>> Xem thêm: Remote jobs – Việc hot deal “ngon” tháng 04 (P.1)

TopCV tin rằng, làm việc từ xa sẽ là một xu hướng làm việc tất yếu trong tương lai khi thời kỳ công nghệ số bùng nổ, đi kèm với nhu cầu ngày càng lớn các nhân sự chất lượng của doanh nghiệp; thay vì chỉ là một giải pháp mang tính tình thế cho ứng viên khi dịch bệnh xảy ra.

XEM NGAY

Các ứng viên trong thời điểm này có thể tìm kiếm những công việc từ xa như:

• CTV bán hàng, các sản phẩm dịch vụ online: mỹ phẩm, quần áo,…
• Chuyên gia ngắn hạn về Tài chính, Marketing, Chiến lược, Sản phẩm
• Lập trình viên, UI-UX Designer
• Kế toán thuế
• Marketing (Content, Designer, Ads)
• Các công việc liên quan đến nhập liệu, seeding

Để dễ dàng tìm kiếm các công việc từ xa, ứng viên có thể truy cập vào chuyên trang tuyển dụng việc làm remote đầu tiên tại Việt Nam tại: https://www.topcv.vn/viec-lam-remote. Đây là nền tảng được TopCV cho ra mắt trong vòng 1 tuần, giúp các ứng viên:

• Tìm kiếm các công việc remote nhanh chóng qua hệ thống tự động gợi ý job theo nhu cầu
• Kết nối với 90.000 nhà tuyển dụng trên toàn quốc
• Sở hữu các bí quyết ứng tuyển, phỏng vấn và làm việc từ xa độc quyền từ TopCV trong mục “Khám phá”

• Tham khảo thêm các mẫu CV, cover letter để tăng 80% cơ hội trúng tuyển tại: https://www.topcv.vn/mau-cv
• Tìm việc làm chất lượng lương cao tại: Việc làm chất lượng
• Tải App TopCV để trải nghiệm tìm kiếm và ứng tuyển công việc chỉ với một chạm:
  – IOS: https://apple.co/2TSeTJA
  – Android: http://bit.ly/2FnLblz