5 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa

5 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa

Bên cạnh những kỹ năng nghiệp vụ, giao tiếp là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng đối với dân cơ sở. Nếu như trước đây, dân công sở có thể giao tiếp trực tiếp với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp, sếp thì thời điểm hiện tại, do ảnh hưởng của COVID-19, remote – làm việc từ xa trở thành xu hướng làm việc tất yếu, đồng nghĩa với hình thức giao tiếp để chuyển sang trực tuyến, thông qua các nền tảng và ứng dụng.

Bạn có thể cho rằng giao tiếp trực tuyến không có quá nhiều sai khác so với trực tiếp. Tuy nhiên, thực tế không phải vậy. Giao tiếp trực tuyến khi làm việc từ xa cũng có những nguyên tắc riêng. Dưới đây là 5 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa.

1. “Seen” không trả lời

5 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa

Hãy đặt mình vào vị trí là người gửi tin nhắn mà không được hồi đáp, thay vào đó là “See” hay “Đã xem” hiện dưới góc phải màn hình, bạn sẽ cảm thấy thế nào?

Bạn nên trả lời hoặc chủ động xác nhận đã tiếp nhận thông điệp hoặc tin nhắn liên quan mà đồng nghiệp, sếp hay khách hàng gửi. Nếu đang bạn tiến hành một công việc nào khác và không muốn bị làm phiền, hãy thông báo trước cho đồng nghiệp, tắt thông báo và kiểm tra lại sau khi mọi việc được hoàn thành.

>> Xem thêm: 5 kỹ năng cần có cho CV ứng tuyển việc làm từ xa – Remote working

2. Biết mình đang nói chuyện với ai khi giao tiếp online

5 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa

Hàng ngày các bạn có thể phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau từ khách hàng, rồi đòng nghiệp hoặc sếp. Do đó, trong các ứng dụng trao đổi công việc, có thể có rất nhiều nhóm chat được tạo ra. Mỗi nhóm sẽ tương ứng với các đối tượng tham gia khác nhau. Có nhóm bao gồm khách hàng và sếp, có nhóm lại chỉ có đối tác và đồng nghiệp, có hội nhóm lại chỉ dành riêng cho chị em đồng nghiệp thân thiết cùng nhau tám chuyện.

Với mỗi đối tượng này, bạn cần có một cung cách giao tiếp khác nhau. chẳng hạn những nhóm có sếp, bạn không thể bỗ bã, thích gì nói nấy, thả ga thể hiện cá tính. Hoặc những nhóm chỉ toàn chị em thân thiết, chúng ta có teher nói chuyện thoải mái hơn, không gò bó tạo cảm giác thân thiện. Tuy nhiên có một lưu ý, khi thêm một thành viên vào nhóm chat, họ hoàn toàn có thể đọc được những tin nhắn trước đó, bạn cần cân nhắc một cách kỹ lưỡng trước khi thêm ai đó vào nhóm.

3. Tránh dài dòng khi giao tiếp trực tuyến

5 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa

Việc trình bày dài dòng, kể lể lê thê là kẻ thù của các cuộc hội thoại, kể cả gián tiếp hay trực tiếp. Bạn nên đi thẳng vào vấn đề một cách trực tiếp, khúc chiết, gãy gọn và dễ hiểu. Tuy nhiên, cũng không nên ngắn gọn quá vì dễ mang tới cảm giác không tôn trọng những người xung quanh.

Nếu vấn đề phức tạp hơn và cần nhiều thời gian cũng như ngôn từ để diễn giải thì hãy tổ chức một cuộc họp trực tuyến, bạn có thể dễ dàng trình bày thông điệp và câu chuyện hơn.

>> Xem thêm: Cựu chuyên viên tuyển dụng của Google tiết lộ cách ứng viên chinh phục thành công một buổi phỏng vấn làm việc từ xa

4. “Spam” tin nhắn

Sẽ không dễ chịu khi bạn phải nhận quá nhiều tin nhắn một lúc từ đồng nghiệp. Một nghiên cứu đã chỉ ra 37% dân văn phòng cảm thấy chán nản và tụt hứng khi nhận quá nhiều tin nhắn một lúc.

Bởi vậy, đừng “spam” tin nhắn đồng nghiệp, thay vào đó, hãy trao đổi một cách từ tốn. Nếu những tin nhắn chưa được đồng nghiệp đáp lại thì đừng vội vàng nhắn tiếp. Hãy để những cuộc hội thoại diễn ra hai chiều đều đặn như cách chúng ta chơi môn bóng bàn.

5. Chú ý lỗi chính tả, ngữ pháp

5 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa

Nếu là một người làm việc chuyên nghiệp, bạn không nên để những dòng tin nhắn đầy lỗi chính tả, lỗi morat hay dùng những kiểu ngôn ngữ không hợp hoàn cảnh như teencode để gửi cho đồng nghiệp, khách hàng hay sếp.

Sau khi soạn xong tin nhắn, đặc biệt là những tin nhắn mang thông điệp quan trọng, đừng bội gửi mà vẫn cần đọc lại một lần nữa, kiểm tra hết tất cả các lỗi có thể xảy ra, những từ ngữ có thể khiến người khác hiểu nhầm, nghĩ sai hướng bạn muốn.

——————

TopCV tin rằng, làm việc remote sẽ là một xu hướng làm việc tất yếu trong tương lai khi thời kỳ công nghệ số bùng nổ, đi kèm với nhu cầu ngày càng lớn các nhân sự chất lượng của doanh nghiệp; thay vì chỉ là một giải pháp mang tính tình thế cho ứng viên khi dịch bệnh xảy ra.

Điểm danh 10 công việc có thể làm việc từ xa
XEM NGAY

Các ứng viên trong thời điểm này có thể tìm kiếm những công việc từ xa như:

  • CTV bán hàng, các sản phẩm dịch vụ online: mỹ phẩm, quần áo,…
  • Chuyên gia ngắn hạn về Tài chính, Marketing, Chiến lược, Sản phẩm
  • Lập trình viên, UI-UX Designer
  • Kế toán thuế
  • Marketing (Content, Designer, Ads)
  • Các công việc liên quan đến nhập liệu, seeding

Để dễ dàng tìm kiếm các công việc từ xa, ứng viên có thể truy cập vào chuyên trang tuyển dụng việc làm remote đầu tiên tại Việt Nam tại: https://www.topcv.vn/viec-lam-remote. Đây là nền tảng được TopCV cho ra mắt trong vòng 1 tuần, giúp các ứng viên:

  • Tìm kiếm các công việc remote nhanh chóng qua hệ thống tự động gợi ý job theo nhu cầu
  • Kết nối với 90.000 nhà tuyển dụng trên toàn quốc
  • Sở hữu các bí quyết ứng tuyển, phỏng vấn và làm việc từ xa độc quyền từ TopCV trong mục “Khám phá”