Workflow là gì? Vai trò của workflow và cách xây dựng workflow chuẩn

workflow là gì

Workflow – dòng chảy công việc là một khái niệm còn khá xa lạ với nhiều team leader hay manager. Trên thực tế, workflow là công cụ được sử dụng rộng rãi và mang lại hiệu quả ấn tượng trong quản trị công việc. Hãy cùng Blog TopCV tìm hiểu workflow là gì, vai trò của workflow và cách thiết lập một workflow chuẩn trong công việc cho team nhé!

Workflow là gì?

Workflow được dịch sang tiếng Việt là luồng công việc hay dòng chảy công việc, là một sơ đồ biểu diễn thứ tự của từng đầu mục công việc dưới dạng một quy trình gồm nhiều bước nhỏ, giúp nhà quản trị, team leader, manager,… theo dõi và kiểm soát được các task trong công việc một cách có trình tự, khoa học và hợp lý, tránh tình trạng các task lộn xộn, hay tình trạng chồng chéo giữa các task, làm giảm hiệu suất công việc và có thể gây rối loạn nhịp làm việc trong team. 

workflow là gì
Workflow là gì?

>>> Tham khảo: Kỹ năng quản lý nhóm – nếu thiếu thì khó thành công!

Vai trò của Workflow trong quản trị dự án

Workflow mang lại rất nhiều lợi ích trong công việc, từ các đầu mục của cá nhân cho tới các dự án làm việc nhóm, giúp quản trị công việc trong project một cách hiệu quả

Giúp trực quan hóa công việc

Việc liệt kê các đầu mục công việc theo thứ tự từ trên xuống dưới một cách đơn thuần khiến bạn khó hình dung ra bức tranh toàn cảnh của cả dự án hay công việc đang quản lý. Đặc biệt với những dự án gồm nhiều bộ phận cùng tham gia hay đòi hỏi sự phối hợp của nhiều đội nhóm khác nhau. 

Việc xây dựng workflow sẽ giúp leader dễ dàng theo dõi, kiểm soát tiến trình của nhiều team cùng lúc, đồng thời quan sát được toàn bộ dự án một cách hiệu quả. Khi một “mắt xích” trong dự án gặp sự cố hay dự án có thay đổi, leader cũng sẽ nhanh chóng nắm bắt, xử lý kịp thời, thay vì mất thời gian rà soát, kiểm tra, sắp xếp lại team.

>>> Tham khảo: Bật mí những kinh nghiệm làm quản lý nhân sự hay nhất

Tối ưu hóa công việc, loại bỏ hoạt động dư thừa

Khi thiết kế quy trình công việc một cách hợp lý, bạn sẽ loại bỏ được những hoạt động dư thừa, bị lặp lại, chồng chéo lên nhau một cách dễ dàng. Khi sắp xếp công việc khoa học, bạn sẽ giảm được thời gian lãng phí giữa các task, từ đó tăng hiệu suất công việc. Workflow đặc biệt quan trọng trong những công việc có quy trình nhiều bước. Việc sắp xếp công việc theo dòng chảy sẽ giúp công việc diễn ra thuận lợi và trôi chảy hơn rất nhiều

>>> Tham khảo: Kỹ năng quản lý thời gian: 7 tips siêu dễ giúp bạn sử dụng quỹ thời gian hiệu quả đến 200%

Quy trình làm việc tự động hóa 

Khi có workflow rõ ràng, các thành viên trong team sẽ luôn nắm được công việc mình cần hoàn thành một cách chính xác, các team trong dự án sẽ tự biết cách phối hợp với nhau theo quy trình trong workflow, leader chỉ cần điều phối và quản lý dựa trên tiến độ công việc theo workflow mà thôi. Điều này giúp công việc trôi chảy và thuận lợi, các task đều được xử lý nhịp nhàng, hạn chế xung đột, chồng chéo giữa các team. 

>>> Tham khảo: Chia sẻ 5 cách quản lý nhân viên hiệu quả trong thời gian ngắn

workflow là gì
Quy trình làm việc tự động hóa 

Khi nào cần sử dụng Workflow trong công việc?

Bạn có thể sử dụng workflow cho hầu hết các công việc của mình, bởi lẽ workflow là một công cụ tuyệt vời giúp tối ưu hóa thời gian, hiệu suất một cách dễ dàng. Đặc biệt nên sử dụng workflow cho những dự án phức tạp, nhiều quy trình, nhiều team phối hợp và cần kỹ năng làm việc nhóm tốt. Ngay cả những công việc đời thường như nấu ăn, làm bánh, dọn dẹp, nếu áp dụng workflow một cách hợp lý cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức hơn rất nhiều. 

Làm sao để xây dựng Workflow hiệu quả nhất?

Để xây dựng một workflow làm việc hiệu quả, trước hết cần căn cứ vào dự án hay công việc cần hoàn thành. Xác định điểm khởi đầu và kết thúc của dự án, liệt kê các đầu mục và các bộ phận liên quan, sau đó sắp xếp các đầu mục theo timeline để có hình dung ban đầu về khối lượng công việc

Dựa trên timeline chính, trong mỗi đầu mục công việc cần phân chia chi tiết các task nhỏ theo đội nhóm/thành viên dự án, xây dựng phương án dự phòng và ước tính thời gian hoàn thành cho từng task

Cuối cùng, sắp xếp các task nhỏ trên timeline của workflow một cách hợp lý, đảm bảo tính khoa học, phù hợp với công việc và thành viên của dự án. Sử dụng hình khối, màu sắc,… để tăng tính trực quan cho workflow, giúp mọi người đều có thể dễ dàng nhận biết công việc và theo dõi tiến trình của dự án

Một số công cụ giúp xây dựng Workflow chuyên nghiệp và hiệu quả

Bạn có thể tham khảo và sử dụng một số công cụ hỗ trợ xây dựng workflow nhanh chóng như sau

  • Microsoft Excel: Không chỉ dùng để tính toán mà Excel còn hỗ trợ xây dựng workflow và timeline cho dự án rất trực quan và dễ dàng
  • Microsoft Project: Ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp của Microsoft có bộ công cụ chuyên nghiệp để tạo workflow từ đơn giản tới phức tạp với nhiều frame dành cho từng loại dự án khác nhau
  • Workflow (trên hệ điều hành iOS): Ứng dụng thiết kế workflow tự động, dễ dàng đồng bộ hóa trên iPhone, iPad, từ đó team leader và các thành viên đều có thể theo dõi và cập nhật thông tin dự án một cách chủ động, nhanh chóng. 

Hy vọng rằng, thông qua việc tìm hiểu workflow là gì, vai trò của workflow và cách thiết lập một workflow chuẩn trong công việc, bạn đã có thêm kinh nghiệm quản trị dự án. Nếu bạn muốn tìm kiếm việc làm thì hãy lựa chọn TopCV để tìm việc. Truy cập TopCV ngay hôm nay để không bỏ lỡ những vị trí hấp dẫn nhất nhé!

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Có thể bạn quan tâm
Hướng dẫn trình bày sở trường trong CV ghi điểm với nhà tuyển dụng
Hướng dẫn trình bày sở trường trong CV ghi điểm với nhà tuyển dụng

Khi tìm hiểu và đánh giá ứng viên, sở trường và sở đoản là một trong những tiêu chí vô Read more

Có nên ghi mức lương mong muốn trong cv? Những lưu ý bạn cần biết
có nên ghi mức lương mong muốn trong cv

Một trong những vấn đề quan tâm của bất kỳ ai khi ứng tuyển công việc mới đó chính là Read more

Nhân viên tín dụng cần có những tố chất nào để thành công trong nghề
nhân viên tín dụng cần có những tố chất nào

Ngày nay, các hoạt động tín dụng diễn ra rất sôi nổi, bằng chứng là sự ra đời của Ngân Read more

Công việc của merchandiser là gì? Có vất vả không?
công việc của merchandiser

Các doanh nghiệp hiện nay rất quan tâm và chú trọng trong tuyển dụng vị trí merchandiser. Bộ phận này Read more