Phòng hành chính là bộ phận đảm nhận các công việc liên quan đến quy trình và thủ tục hành chính. Vị trí trưởng phòng tổ chức hành chính là mơ ước của nhiều nhân viên hành chính – nhân sự. Trong bài viết sau, Blog TopCV sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về công việc này.
Trưởng phòng tổ chức hành chính là gì?
Trưởng phòng tổ chức hành chính là người đứng đầu phòng hành chính của doanh nghiệp. Ngoài việc đảm bảo sự suôn sẻ của các quy trình thủ tục hành chính, trưởng phòng còn phải giám sát và đôn đốc các nhân viên. Trưởng phòng cũng là người phân công và chỉ đạo thực hiện các cấp dưới của phòng tổ chức hành chính. Bên cạnh đó, trưởng phòng hành chính cũng là người tham mưu cho lãnh đạo về công tác nhân sự khi cần.
Nhu cầu tuyển dụng trưởng phòng tổ chức hành chính
Việc tuyển dụng trưởng phòng của bộ phận tổ chức hành chính không hề đơn giản. Bởi khó mà tìm được một người vừa đảm bảo chuyên môn nghiệp vụ, vừa thích nghi được nhanh chóng với môi trường công việc. Vì vậy thông thường, các công ty hay cân nhắc thăng chức cho những nhân viên hành chính có năng lực hoặc nhân sự ở những bộ phận quản lý, giám sát liên quan để đề cử lên vị trí trưởng phòng. Như vậy sẽ không mất thời gian thích nghi môi trường làm việc, vừa nắm được năng lực chính xác của người đó nhờ quá trình làm việc tại công ty.
Nói như vậy không phải là các công ty không có nhu cầu tuyển dụng vị trí này. Với vị trí quản lý cấp trung, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu cao hơn hẳn đối với các ứng viên. Bạn sẽ phải đáp ứng được từ 90% trở lên các yêu cầu công việc được nêu trong JD. Ngoài ra có những kỹ năng/ kiến thức nổi bật thì sẽ triển vọng hơn. Nếu không, hãy từ từ đi lên từ vị trí nhân viên cũng là lựa chọn hợp lý.
Nhìn chung, tổ chức hành chính là bộ phận công ty nào cũng phải có. Vì thế bạn không cần lo lắng không có việc làm mà hãy dành thời gian phát triển bản thân để ứng tuyển nhé!
>>> Xem thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự 2021
Mô tả công việc trưởng phòng tổ chức hành chính
Các hoạt động tham mưu, tư vấn về quy trình thủ tục giấy tờ
- Tham mưu cho ban giám đốc công tác tổ chức, đào tạo, đánh giá, đề bạt, bố trí, sắp xếp, khen thưởng, kỷ luật người lao động.
- Đưa ra đề xuất về việc xây dựng ngân sách tài chính cần thiết cho quản lý bộ phận.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy và quy chế hoạt động của công ty; các quy trình hoàn thiện giấy tờ, sổ sách cho các phòng ban
Công việc tổ chức
- Lập kế hoạch, điều phối và quản lý tất cả các thủ tục liên quan đến hệ thống hành chính.
- Phân bổ nơi làm việc và không gian làm việc cho nhân viên hành chính.
- Tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn đội ngũ nhân viên phòng hành chính đảm bảo hiệu quả công việc.
- Quản lý lịch làm việc và giờ làm việc của nhân viên.
- Mua thiết bị và dụng cụ văn phòng mới khi cần thiết.
- Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị của công ty.
- Quản lý công văn, tài liệu, con dấu và quản lý việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện giám sát
- Giám sát hiệu quả công việc của các nhân viên trong bộ phận. Khi phát hiện một chương trình không chính xác, hãy thực hiện các điều chỉnh thích hợp.
- Đánh giá hiệu suất của nhân viên
- Giám sát các khoản chi tiêu của bộ phận hành chính và các bộ phận khác
- Chuẩn bị các mẫu giấy tờ liên quan đến việc chuẩn bị/ báo cáo ngân sách cho các sự kiện và giám sát quy trình thực hiện về mặt thủ tục.
- Giám sát việc sử dụng cơ sở vật chất và có kế hoạch bảo trì khi cần thiết.
Quản lý các công việc hành chính khác
- Quản lý các tác vụ quản trị khác
- Làm trung gian giao tiếp giữa nhân viên phòng hành chính với lãnh đạo cấp trên, truyền đạt yêu cầu của cấp trên đến nhân viên
- Thực hiện và quản lý việc khen thưởng tập thể, cá nhân theo quy định hiện hành
- Thực hiện các công việc tạm thời khác do ban giám đốc yêu cầu.
>>> Xem thêm: HR Admin là gì? 1001 câu hỏi về nghề quản trị hành chính nhân sự
Trưởng phòng tổ chức hành chính cần trau dồi những kỹ năng gì?
Trở thành trưởng phòng hành chính tương tự các vị trí quản lý khác, bạn cần đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau về kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và thậm chí cả chứng chỉ. Bạn cũng cần rèn luyện các kỹ năng mềm và phẩm chất cá nhân để phù hợp với tính chất công việc. Yêu cầu đối với người đứng đầu tổ chức hành chính bao gồm:
- Bằng cử nhân về quản lý nhân sự, kế toán, kinh doanh hoặc các lĩnh vực khác liên quan.
- Có kinh nghiệm làm việc hành chính.
- Có kinh nghiệm tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên hành chính.
- Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian
- Kỹ năng lãnh đạo và tạo ảnh hưởng tích cực cho những người xung quanh.
- Giỏi tin học văn phòng
- Am hiểu các quy trình, thủ tục hành chính trong quản lý doanh nghiệp.
- Khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Tìm việc làm trưởng phòng tổ chức hành chính
Với mức lương trung bình khoảng 15-20 triệu đồng/ tháng. Thậm chí nếu có kinh nghiệm và làm lâu năm có thể nhiều hơn gấp đôi. Vì thế trưởng phòng tổ chức hành chính là việc làm mơ ước của nhiều người. Để tìm tin tuyển trưởng phòng tổ chức hành chính hot nhất, hãy truy cập vào TopCV. TopCV luôn cập nhật việc làm nhanh nhất đến từ các doanh nghiệp và công ty uy tín. Đồng thời hỗ trợ tạo hồ sơ online với các mẫu CV, cover letter,… chuyên nghiệp và chuẩn xác phù hợp với mọi ngành nghề và trình độ.
Hy vọng thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về công việc trưởng phòng tổ chức hành chính. Từ đó có những định hướng nghề nghiệp ngay từ bây giờ!
Nguồn ảnh: Sưu tầm