Onboarding là gì? Quy trình xây dựng On-Boarding cho nhân viên mới

Onboarding là gì
Onboarding là gì

Onboarding là một quá trình không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong hoạt động kết nối nhân sự mới với môi trường làm việc. Thời đại cạnh tranh khốc liệt tìm được ứng viên tiềm năng là việc làm khó khăn. Tuy nhiên, làm sao để khiến họ sẵn sàng nỗ lực, cống hiến cho doanh nghiệp lại khó hơn rất nhiều. Vì thế Onboarding là lựa chọn không thể thay thế. Bài viết dưới đây Blog.TopCV sẽ giúp các bạn hiểu rõ Onboarding là gì cũng như quy trình thực hiện hiệu quả. 

Onboarding là gì?

Onboarding là một khái niệm đã rất phổ biến trong hoạt động đào tạo nhân sự tại các doanh nghiệp. Tuy vậy, với những công ty mới có lẽ còn khá mơ hồ, chưa nắm được cụ thể Onboarding là gì.

Onboarding là quy trình cần thiết đối với các doanh nghiệp
Onboarding là quy trình cần thiết đối với các doanh nghiệp 

Onboarding có thể hiểu một cách đơn giản đó là quá trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Thông qua chương trình này giúp nhân sự vừa được tuyển dụng có thể dễ dàng hòa nhập với môi trường mới. Đồng thời, lợi ích Onboarding còn giúp cung cấp các kỹ năng, kiến thức chuyên môn để họ có thể tiếp nhận vị trí mới một cách nhanh chóng. 

Nhân sự mới thích nghi với văn hóa doanh nghiệp nhanh chóng thì năng suất làm việc sẽ đảm bảo. Hơn nữa, họ sẽ có thêm niềm tin, động lực để đóng góp, phát huy năng lực vì sự nghiệp phát triển chung của doanh nghiệp. 

>>> Xem thêm: Nhân viên mới nên làm gì? Bí quyết nhanh hòa nhập khi đi làm

Lợi ích triển khai Onboarding cho doanh nghiệp

Có thể thấy quá trình Onboarding giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc tuyển dụng nhân sự. Đây là bước khởi đầu quyết định tới việc có thể xây dựng được đội ngũ nhân viên đoàn kết, chuyên nghiệp hay không. Vậy những lợi ích của hoạt động Onboarding là gì? 

Onboarding là lựa chọn tiết kiệm ngân sách trong quá trình hoạt động
Onboarding là lựa chọn tiết kiệm ngân sách trong quá trình hoạt động 

Tiết kiệm tối ưu chi phí, thời gian đào tạo

Quy trình Onboarding được triển khai bài bản ngay từ những ngày đầu sẽ bao gồm toàn bộ những thông tin cần thiết giúp nhân viên mới làm quen nhanh chóng. Thông qua hoạt động đào tạo này nhân sự từng vị trí có thể nắm bắt khối lượng công việc, yêu cầu, văn hóa, quy định của công ty. 

Như vậy, doanh nghiệp sẽ không mất quá nhiều thời gian trong việc tổ chức  thêm các buổi đào tạo xen kẽ hàng tháng/quý/năm. Đây cũng là cách tốt nhất để để tiết kiệm chi phí đào tạo cho doanh nghiệp. 

Rút ngắn khoảng cách giữa nhân sự mới và cũ

Hầu hết nhân sự mới được tuyển dụng tại các doanh nghiệp thường sẽ không tránh khỏi cảm giác lo lắng, bỡ ngỡ, e ngại lúc ban đầu. Rất ít trường hợp có thể chủ động thích nghi ngay từ những ngày đầu. Vì thế Onboarding chính là sợi dây kết nối giữa các nhân viên cũ-mới. 

Hoạt động Onboarding giúp nhân viên hòa nhập và kết nối nhanh hơn
Hoạt động Onboarding giúp nhân viên hòa nhập và kết nối nhanh hơn 

Bên cạnh hoạt động đào tạo kiến thức chuyên môn, Onboarding doanh nghiệp còn có các hoạt động hòa nhập sôi nổi. Nhân sự mới được làm quen, giới thiệu bản thân trong không khí vui tươi, gần gũi và hòa đồng. Vì vậy, họ sẽ nhanh chóng quen dần và thoải mái hơn với môi trường làm việc.

Tạo ra quy trình đào tạo đồng bộ

Onboarding được ví như bước gạch nối giữa tuyển dụng và đào tạo. Triển khai tốt Onboarding sẽ kết nối được hai quy trình này tạo được sự liên kết đồng bộ, nhất quán ngay từ đầu. Nhân sự sẽ dễ dàng nắm bắt việc làm và có những đánh giá cao về tính chuyên nghiệp của đơn vị đã ứng tuyển. Đây là khâu quan trọng giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, giảm tối đa tình trạng nghỉ việc.

>>> Xem thêm: Nhân viên mới nên làm gì trong ngày đầu tiên tới công ty?

Quy trình xây dựng Onboarding chuyên nghiệp

Hiểu được Onboarding là gì nhưng để triển khai được một quy trình hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Căn cứ vào quy mô cũng như cách vận hành của từng doanh nghiệp mà mỗi đơn vị sẽ có quy trình triển khai Onboarding khác nhau. Tuy nhiên, dù triển khai dưới hình thức nào thì hoạt động Onboarding vẫn đảm bảo diễn ra theo đúng quy trình như sau:

Onboarding cần được triển khai theo đúng quy trình
Onboarding cần được triển khai theo đúng quy trình

Giai đoạn 1: Pre-Onboarding 

Pre-Onboarding diễn ra Ngay khi ứng viên đồng ý với đề nghị làm việc tại vị trí ứng tuyển và thực hiện các thủ tục ban đầu. Lúc này, doanh nghiệp cần lên dự kiến thực hiện chương trình đào tạo hội nhập. 

Đây là thời điểm khá nhạy cảm đối với các lãnh đạo doanh nghiệp. Thực tế có thể ứng viên đã chấp thuận với yêu cầu làm việc. Tuy nhiên, không chắc chắn là họ sẽ đi làm ngay hoặc gắn bó lâu dài. Bất kỳ thông tin nào được truyền tải tới người lao động cần phải đảm bảo độ chính xác cao. Chỉ một vấn đề nhỏ cũng có thể khiến họ nghi ngờ và suy nghĩ tới quyết định nghỉ việc. 

Ở bước Pre-Onboarding, lãnh đạo doanh nghiệp (phần lớn là bộ phận nhân sự) sẽ trực tiếp triển khai, đào tạo Onboarding. Người lãnh đạo cần có sự hỗ trợ nhân sự mới hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết để vào làm việc. Hãy dành cho các nhân viên mới có thêm thời gian để họ hoàn thành quy trình nghỉ việc ở công ty cũ. 

>>> Xem thêm: Chuyện “ma cũ bắt nạt ma mới”: Nhân viên mới phải làm gì để nhanh hòa nhập?

Giai đoạn 2: Orientation

Orientation là giai đoạn thứ 2 trong quy trình đào tạo Onboarding. Ở giai đoạn này sẽ diễn ra hoạt động chào đón nhân viên mới diễn ra vào buổi đầu tiên đào tạo. Để chuẩn bị chào đón một cách tốt nhất, doanh nghiệp nên dành thời gian setup vị trí làm việc, những giấy tờ cần thiết để họ có thể dễ dàng hơn trong khi hòa nhập. 

Đầu tiên, lãnh đạo doanh nghiệp cần cung cấp một cách khái quát thông tin về công ty. Qua đó, nhấn mạnh được những điểm nổi bật để nhân sự mới có thể hiểu được một cách cụ thể trước khi bắt đầu làm việc. 

Giới thiệu chi tiết các chính sách và quy định của công ty cho nhân viên mới
Giới thiệu chi tiết các chính sách và quy định của công ty cho nhân viên mới 

Tiếp theo, thông báo những quy định cụ thể về cách chấm công, bảo hiểm, chính sách trả lương, quy định về thời gian nghỉ, hướng dẫn nhân viên tới các khu vực nhà ăn, nhà xe, phòng y tế, điểm đỗ xe,… để họ nắm được cách thức làm việc, sinh hoạt tại doanh nghiệp. 

Cuối cùng có thể tổ chức một cuộc họp nhỏ đối với các nhân viên mới được tuyển dụng để đánh giá và trao đổi, giải đáp các thắc mắc. Từ đó, đảm bảo họ có được sự thoải mái nhất khi làm việc tại đây. 

>>> Xem thêm: Một nguyên tắc nơi công sở cho nhân viên mới để thuận lợi trong công việc nhưng không phải ai cũng biết

Giai đoạn 3: Đào tạo dựa theo vai trò (Role-Specific Training)

Role-Specific Training là bước đào tạo theo vai trò. Mỗi nhân sự mới khi được tuyển dụng vào đơn vị làm việc sẽ đảm nhận một vị trí khác nhau. Theo đó, yêu cầu công việc là không giống nhau. Vì thế, mọi người cần được hỗ trợ đào tạo riêng để nắm được cụ thể công việc mà họ sẽ phải làm tại vị trí đó. 

Hướng dẫn chi tiết giúp nhân sự nắm bắt cụ thể công việc
Hướng dẫn chi tiết giúp nhân sự nắm bắt cụ thể công việc

Bên cạnh việc chuẩn bị tài liệu, lãnh đạo doanh nghiệp nên bố trí người đại diện của đơn vị phòng mà nhân sự sẽ làm việc trực tiếp hướng dẫn cách làm việc. Đào tạo kỹ càng ngay từ những ngày đầu nhân sự mới sẽ dễ dàng quen việc và có thể phát huy tối đa năng lực của mình. 

Trong buổi đào tạo này không nên giao nhiệm vụ ngay mà nên dành những bài test nhỏ để nhân viên quen dần với áp lực công việc. Tránh trường hợp khiến họ nản chí, bỏ cuộc sớm. 

Giai đoạn 4: Ongoing Support 

Ongoing Support là bước cuối cùng trong quy trình hội nhập hỗ trợ nhân sự mới trước khi chuyển sang nhân viên chính thức. Người trực tiếp đào tạo sẽ có những đánh giá cụ thể về khả năng thích ứng, tố chất có phù hợp với công việc hay không. Cùng với đó là sự ghi nhận những nỗ lực mà nhân viên đã thể hiện, đưa ra nhận xét để họ cải thiện và phát huy hơn nữa trong thời gian làm việc sau đó. 

>>> Xem thêm: 4 bước nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên mới

Lưu ý khi triển khai Onboarding cho doanh nghiệp 

Thông qua việc tìm hiểu Onboarding là gì chúng ta có thể nắm được Onboarding không phải hiệu quả trong thời gian ngắn mà đây là cả một quá trình. Không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc giới thiệu các nhân viên, để Onboarding đạt hiệu quả tốt nhất các doanh nghiệp cần lưu ý:

Đa dạng hình thức chào đón nhân viên mới 

Thay vì việc dẫn người mới tới chào hỏi, làm quen với những người cũ. Các bạn có thể làm khác đi bằng cách tạo cho họ những bất ngờ, không khí vui vẻ, thân thiện, cởi mở. Đây chính là cách tốt nhất để mọi người có thể dễ dàng tương tác với nhau nhiều hơn. 

Tạo không khí gần gũi trong lần đầu gặp gỡ nhân viên mới
Tạo không khí gần gũi trong lần đầu gặp gỡ nhân viên mới 

Để tăng thêm sự đoàn kết của cả team buổi đầu gặp mặt có thể đi ăn cùng nhau. Trong không gian trẻ trung, thoải mái ngoài văn phòng mọi người sẽ dễ bắt chuyện và làm quen với nhau nhanh hơn. Đây cũng là cách để cả phòng có thể kết nối, trở thành bạn bè và những đồng nghiệp tốt của nhau. Đoàn kết chính là nguồn sức mạnh lớn nhất quyết định tới chất lượng công việc, doanh thu của doanh nghiệp. 

Xây dựng quy trình đào tạo chuyên nghiệp, bài bản

Bên cạnh việc gặp mặt, giới thiệu ban đầu các kênh truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp như: bảng tin, Email nên thông báo về vị trí nhân sự mới. Trong đó, ghi rõ các thông tin cá nhân, hình ảnh, chức vụ để nhân viên cũ, hay những người vắng mặt hôm đó đều có thể nắm được. 

Thông báo thông tin nhân sự mới trong nội bộ doanh nghiệp
Thông báo thông tin nhân sự mới trong nội bộ doanh nghiệp 

Triển khai chương trình đào tạo hội nhập theo đúng kế hoạch doanh nghiệp đã đề ra. Qua hoạt động Onboarding ban đầu sẽ giúp nhân viên nắm được toàn bộ thông tin cơ bản về công ty, chính sách, công việc sẽ đảm nhiệm.  

Chương trình được trình bày bài bản, cụ thể, rõ ràng với các điểm nhấn quan trọng để người mới có thể nắm bắt ngay. Như vậy sẽ không quá nhiều thời gian để giới thiệu lại Hiện nay, có nhiều giải pháp công nghệ số được áp dụng trong hoạt động Onboarding. Các chương trình này giúp tiết kiệm thời gian tổ chức các buổi đào tạo tại hội trường cho nhân viên trong bối cảnh nhân sự mới thay đổi liên tục. 

>>> Xem thêm: Bí kíp sinh tồn khi là nhân viên mới

Định hướng rõ ràng

Bên cạnh hoạt động đào tạo, các lãnh đạo cũng cần phải chú trọng tới việc định hướng công việc cụ thể cho nhân sự. Họ cần được biết những cống hiến của họ sẽ được đánh giá như thế nào và được phát triển vị trí trong tương lai ra sao. 

Nếu đưa ra được những mục tiêu cụ thể, chiến lược rõ ràng các nhân viên sẽ có động lực để nỗ lực cố gắng hoàn thiện bản thân để vươn tới những vị trí mới. Đồng thời, đóng góp vì sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Trên đây là những lý giải cho vấn đề Onboarding là gì. Hy vọng các bạn đã có sự hiểu biết nhất định về những giá trị mà chương trình này mang lại cho doanh nghiệp. Nhân sự chính là yếu tố cốt lõi tạo nên thành công cho công ty. Vì vậy đào tạo Onboarding cũng chính là đầu tư cho tương lai của mỗi doanh nghiệp.

Để có cơ hội được tham gia vào các chương trình Onboarding hấp dẫn tại những doanh nghiệp uy tín đừng bỏ lỡ cơ hội tuyển dụng tại TopCV. Tại đây, thông tin tuyển dụng việc làm được cập nhật liên tục giúp người lao động có thể dễ dàng tìm kiếm việc làm một cách nhanh chóng, với độ chính xác cao. Ngoài ra, các bạn cũng có thể tham khảo các mẫu CV đẹp mắt phù hợp với từng lĩnh vực nghề nghiệp muốn gây ấn tượng trong buổi đầu phỏng vấn. Với TopCV chắc chắn các bạn sẽ có được cơ hội việc làm ưng ý!

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Có thể bạn quan tâm
Checkout là gì? Tìm hiểu về checkin – checkout trong quản trị khách sạn
checkout là gì

Checkout là khái niệm thường được dùng rất phổ biến trong ngành quản trị khách sạn hay ngành lữ hành Read more

Vốn cố định là gì? Sự khác biệt giữa vốn cố định và vốn lưu động
vốn cố định là gì

Vốn là yếu tố đặc biệt quan trọng trong kinh doanh mà các doanh nghiệp cần phải chú trọng. Nguồn Read more

Database là gì? Tìm hiểu vai trò và tầm quan trọng của database
database là gì

Công nghệ thông tin hiện đang là một trong những lĩnh vực hàng đầu với tốc độ phát triển mạnh Read more

Tuyển tập bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu
câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu

Trong các buổi tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu nhà tuyển dụng không chỉ trao đổi với các ứng Read more