Cách viết mail xin nghỉ việc đúng chuẩn thể hiện sự chuyên nghiệp

mail-xin-nghi-viec-chuan-nhat

Thôi việc là một quyết định lớn với những người làm công ăn lương. Việc viết mail xin nghỉ việc hoàn hảo để sếp và đồng nghiệp vẫn đánh giá cao bạn trước khi “dứt áo ra đi” là điều không phải nhiều người biết. Còn bạn thì sao?

1. Tại sao cần viết mail xin nghỉ việc?

Chúng ta đang sống trong một thế giới với tư duy và quan điểm ngày càng mở hơn. Nhờ đó mà mọi người, đặc biệt là giới trẻ, có những cơ hội lựa chọn việc làm phù hợp với mình dễ dàng hơn. 

Cũng chính vì thế, nhiều người nghĩ đến việc bỏ việc dễ dàng, nhưng trên thực tế lại không như vậy. Thời gian đầu khi mới đi làm, ai cũng muốn xây dựng uy tín cá nhân trong lĩnh vực mà mình theo đuổi. Vì thế, việc chia tay chỗ làm, chia tay sếp, chia tay đồng nghiệp sao cho suôn sẻ, tốt đẹp cần phải được chú trọng. Một trong số đó chính là viết mail xin nghỉ việc sao cho chuyên nghiệp, lịch sự và chuẩn nhất. 

Bên cạnh đó, mail xin nghỉ việc nhiều trường hợp còn đóng vai trò thay cho đơn xin nghỉ dạng cứng. Đây là một thủ tục bắt buộc ở một số công ty.

2. Thời điểm gửi mail xin nghỉ việc

Thông thường nhân viên sẽ được yêu cầu thông báo đề nghị thôi việc trước cho HR từ 15 đến 30 ngày. Bạn sẽ phải viết mail xin nghỉ việc và gửi cho cấp trên thông báo về ngày làm việc cuối cùng là bao giờ, gửi làm cảm ơn và các vấn đề khác liên quan (nếu có). Mail xin việc cần gửi đúng người, đúng thời điểm, ngắn gọn và đủ ý.

thoi-diem-gui-mail-xin-nghi-viec
Gửi mail xin nghỉ việc đúng thời hạn yêu cầu, nên gửi trước 15 đến 30 ngày.

3. Cách viết mail xin nghỉ việc

Mail là công cụ rất phổ biến khi đi làm hiện nay. Mail có chức năng lưu trữ rất thuận tiện, cùng với việc gửi/nhận nhanh chóng, dễ dàng. Bạn cần phải biết viết mail xin nghỉ việc đúng chuẩn như những gợi ý dưới đây của Blog.TopCV:

3.1. Tiêu đề mail xin nghỉ việc

Tiêu đề mail xin nghỉ việc là lưu ý đầu tiên bạn cần lưu ý. Tiêu đề cần phải phù hợp với nội dung bạn đề cập tới trong mail, cụ thể là vấn đề nghỉ việc. Cấu trúc thường thấy cho phần tiêu đề là: “[Họ tên] – Đơn xin nghỉ việc”. Ngoài ra bạn có thể thêm chức vụ, vị trí của mình vào nếu cần thiết nhưng bên trên là hai yếu tố bắt buộc có. 

Nếu để tiêu đề sai, không rõ ràng, người nhận sẽ cho rằng email không quan trọng và xoá đi hoặc bỏ lỡ mất. Tuyệt đối không được bỏ trống tiêu đề mail. 

3.2. Phần mở đầu

Bạn không cần phải trình bày quá dài dòng, hoa mỹ hay sáng tạo. Khi viết email nên ngắn gọn và rõ ràng trông sẽ chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. 

Phần mở đầu bạn sẽ giới thiệu ngắn gọn về bản thân bao gồm: tên; vị trí làm việc; thời gian bắt đầu làm việc; ngày làm việc chính thức cuối cùng là ngày nào. Có thể nêu ngắn gọn lý do nghỉ việc. Ví dụ như mẫu dưới đây:

Kính gửi ông/bà [tên cấp trên của bạn]

Tôi là [tên bạn], công tác tại vị trí/ bộ phận X từ [ngày/tháng/năm]. Tôi gửi email này để thông báo sẽ chính thức nghỉ việc sau [ngày/tháng/năm] do…[lý do].

>>> Tin liên quan: Nghỉ việc một cách thông minh!

3.3. Phần nội dung

Phần nội dung mail xin nghỉ việc là lời cảm ơn bạn gửi đến cấp trên và công ty. Dù mang tính chất “thủ tục” tuy nhiên cũng rất quan trọng. Bởi nó thể hiện được thiện chí, tinh thần cầu tiến và sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Hãy viết lời cảm ơn tới cấp trên, công ty đã tạo điều kiện và cơ hội cho bạn được học hỏi, trải nghiệp qua những dự án hay công việc được giao. Đồng thời cảm ơn tình cảm và sự quan tâm chỉ bảo của mọi người dành cho mình trong suốt thời gian công tác tại đây. Ví dụ:

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến sếp và các anh chị em đồng nghiệp đã giúp đỡ trong suốt 3 năm làm việc tại công ty. Tôi thực sự đã học hỏi được rất nhiều qua những nhiệm vụ, dự án công ty tin tưởng giao phó. Những kinh nghiệm quý báu cùng tình cảm của mọi người chắc chắn sẽ là động lực lớn lao theo tôi trong suốt con đường sự nghiệp sau này.

>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ việc / thôi việc chuẩn nhất 2021

3.4. Phần kết thúc

Phần kết thúc viết mail xin nghỉ việc sẽ gồm 2 nội dung: cam kết ban giao đầy đủ công việc và lời chúc. Bạn không cần phải trình bày chi tiết việc bàn giao nội dung công việc bởi sẽ có những giấy tờ riêng cho việc này. Chỉ cần bạn đảm bảo công việc đến ngày cuối cùng làm việc và hoàn thành bàn giao đầy đủ là được.

Ví dụ:

Cho đến ngày làm việc cuối cùng, tôi sẽ vẫn luôn cố gắng hoàn thành các công việc, đồng thời bàn giao và hướng dẫn đầy đủ cho đồng nghiệp tiếp quản. 

Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn và lời chúc tốt đẹp đến công ty. Hy vọng công ty luôn thành công và phát triển hưng thịnh hơn nữa trong tương lai.

Trân trọng,

[Họ và tên]

cach-viet-mail-xin-nghi-viec-chuan-nhat
Viết mail xin nghỉ việc chuẩn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn

4. Lưu ý về lí do xin nghỉ việc 

Với mẫu mail xin nghỉ việc trên, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh tuỳ theo văn hoá công ty và kinh nghiệm bản thân. Sau đó nộp mail thôi việc đúng với quy trình công ty yêu cầu. Mail xin thôi việc sẽ được bộ phận HR lưu giữ trong một thời gian nhất định và có thể là sếp bạn cũng sẽ lưu lại. Vì sếp trực tiếp quản lý bạn hoàn toàn có thể là người giới thiệu việc làm cho bạn sau này. Vậy nên hay lưu ý đến mọi chi tiết, kể cả lý do nghỉ việc. Lưu ý về lý do nghỉ việc:

  • Không nên xin nghỉ vào thời điểm bạn hoặc công ty đang gặp khó khăn trong công việc. Như vậy sẽ khá “tai tiếng” bởi nó thể hiện ra bạn là người không có trách nhiệm, thiếu chuyên nghiệp
  • Hãy chọn lý do hợp lý, thoải mái, chân thành. Nên chọn những lý do liên quan đến cá nhân như muốn phát triển bản thân ở một môi trường mới chẳng hạn
  • Các lý do khách quan của bản thân và không muốn ảnh hưởng đến công việc hiện tại của công ty thì cần phải hợp lý
ly-do-gui-mail-xin-nghi-viec
Lý do nghỉ việc nên hợp lý, chân thành

>>> Xem thêm: Bỏ túi những cách xin nghỉ việc khéo léo không phải ai cũng biết

5. Những việc nên và không nên khi gửi mail xin nghỉ việc

Nên làm Không nên làm
Nói chuyện trước với sếp
Sử dụng ngôn ngữ nhẹ nhàng, lịch sự
Bàn giao công việc đầy đủ
Làm việc nghiêm túc đến phút cuối cùng
Tìm người thay thế nếu có thể
Đảm bảo nội dung mail và hình thức mail nghỉ việc đúng chuẩn
Kể tội, “mách xấu” đồng nghiệp
Nói về công ty/ công việc mới với thái độ ngợi ca
Thái độ làm việc “rã đám” những ngày gần nghỉ việc
Nghỉ việc bất ngờ, không thông báo trước
Viết mail xin nghỉ việc sai chính tả, lỗi đánh máy
Những việc nên và không nên khi gửi mail xin nghỉ việc
mail-xin-nghi-viec-giup-ghi-diem-voi-cap-tren-va-dong-nghiep
Dù nghỉ việc nhưng vẫn tạo được ấn tượng tốt đẹp với đồng nghiệp cũ

6. Làm gì sau khi nghỉ việc?

6.1. Nghỉ ngơi

Sau khi mail xin nghỉ việc, bạn nên lên một kế hoạch mới cho bản thân. Bạn có thể dành một khoảng thời gian nghỉ để phát triển các kỹ năng của bản thân cho công việc mới. Hoặc đơn giản là “gap year” 1 năm và dành thời gian cho gia đình, bạn bè.

mail-xin-nghi-viec-sau-do-lam-gi
Trau dồi bản thân và sẵn sàng cho những công việc mới sau này

6.2. Tìm công việc mới với TopCV

Còn nếu đang đứng trước những phân vân không biết nên làm gì, hãy tham khảo các công việc mới tại TopCV. Đây là nền tảng số hiện đại, kết nối nhà tuyển dụng với các ứng viên nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất bạn không thể bỏ qua. 

Gợi ý việc làm

Lên kế hoạch làm việc mới sau khi xin nghỉ việc với hàng loạt gợi ý công việc mới nhất trên TopCV

Với những kinh nghiệm viết mail xin nghỉ việc, hy vọng bạn sẽ có quá trình nghỉ việc suôn sẻ, luôn thành công với những lựa chọn của mình. Đừng quên theo dõi BlogTopCV để có những thông tin nghề nghiệp hữu ích và thú vị nhé!

Có thể bạn quan tâm
Hãy nộp đơn nghỉ việc đi thôi nếu bạn có những dấu hiệu này

Nghỉ việc và bắt đầu một công việc mới là quyết định không dễ dàng đối với nhiều người. Tuy Read more

Nghỉ việc một cách thông minh!

Nghỉ việc vốn là quyết định khó khăn. Động thái nghỉ việc lại dễ khiến bạn rơi vào trạng thái Read more

‘Đã có danh mục ngành tuổi nghỉ hưu sớm, hưu muộn, có ngành nghề giảm 10 năm’

Trả lời phỏng vấn báo Tuổi Trẻ, Phó chủ nhiệm Ủy ban Các vấn đề xã hội của Quốc hội Read more