Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống. Có thể nói, với cùng xuất phát điểm và điều kiện như nhau, người biết lập kế hoạch có thể thành công hơn những người không lập kế hoạch rất nhiều. Bởi lẽ người có kế hoạch sẽ tìm ra được hướng đi rõ ràng, vì thế mà đạt được kết quả nhanh hơn. Vậy bạn có biết, kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả là gì không?
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Có rất nhiều định nghĩa về lập kế hoạch. Hiểu ngắn gọn lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và các phương thức hành động để đạt mục tiêu đó. Đây là một trong bốn chức năng cơ bản của quá trình quản lý. Kỹ năng lên kế hoạch vừa có thể áp dụng cho quá trình xây dựng chiến lược của các tổ chức. Đồng thời cũng rất hữu ích trong việc quản lý bản thân. Bài viết sẽ chủ yếu đề cập đến kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc trong kinh doanh.
>>> Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W – H – 2C – 5M
Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch đối với công việc
Các kế hoạch cho ta thấy được cách tiếp cận hợp lý đối với các mục tiêu đã được lựa chọn trước. Nếu thiếu kỹ năng xây dựng kế hoạch sẽ không thể tổ chức và khai thác các nguồn lực một cách hệ thống và hiệu quả. Cụ thể, một số vai trò của kỹ năng lập kế hoạch công việc như sau.
Vận dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có
Nguồn lực kinh tế không phải là vô tận. Vì thế muốn có nguồn lực mạnh, hoạt động hiệu quả cần phải lập và bám sát các kế hoạch đề ra. Kế hoạch tốt giúp mọi người có cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại. Từ đó biết cách phân bổ hợp lý các nguồn lực mà mình đang sở hữu. Từ đó tối đa hoá hiệu quả và giảm lãng phí các nguồn tài nguyên.
Nâng cao vị thế cạnh tranh so với các đối thủ
Một trong những thao tác đầu tiên cần làm khi lập kế hoạch đó chính là phân tích môi trường. Việc phân tích môi trường nhằm xác định được những gì mình đang có hay còn thiếu sót. Ngoài ra quá trình phân tích môi trường vĩ mô, cụ thể là môi trường ngành sẽ giúp bạn biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh. Đó là cơ sở để xây dựng những phương án chiến lược sao cho hiệu quả nhất.
Kiểm soát được sự tương tác trong nội bộ tổ chức
Kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả sẽ giúp các bộ phận nắm được rõ mục tiêu của tổ chức. Hệ thống mục tiêu rõ ràng là căn cứ để mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Mọi người sẽ biết được nên làm gì, phối hợp và hỗ trợ nhau ra sao để đạt được mục đích chung. Từ đó hạn chế tối đa các xung đột, gián đoạn không đáng có trong công việc.
Chủ động ứng phó với các tình huống bất ngờ, giảm thiểu tối đa rủi ro có thể xảy ra
Kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh là vô cùng cần thiết trong việc giảm thiểu rủi ro cho tổ chức. Khi lên kế hoạch, bạn sẽ nắm bắt được những cơ hội và thách thức có thể xảy đến. Từ đó có những phương án phù hợp để nắm bắt cơ hội, đồng thời né tránh/ loại bỏ/ giảm thiểu rủi ro.
Đặc biệt với những dự án lớn, chiến lược trung hạn hoặc dài hạn thì lập kế hoạch lại càng cần thiết. Bởi rủi ro có thể ảnh hưởng lớn tới nguồn tài chính, nhân lực, thậm chí là sự sống còn của doanh nghiệp.
Những lưu ý giúp xây dựng kế hoạch hiệu quả nhất
Có rất nhiều hướng để giúp bạn rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch. Bạn có thể bắt đầu với việc xây dựng kế hoạch học tập, làm việc cho chính mình hằng ngày. Sau đó là kế hoạch cho các công việc tại công ty. Dù bạn làm gì, hãy lưu ý 5 bước lên kế hoạch cực kỳ đơn giản và dễ ứng dụng sau.
Liệt kê những công việc cần làm
Nhiều người thường có “to-do-list” theo ngày, tuần hoặc tháng. Đây là cách đề dễ theo dõi các công việc của bản thân. List công việc cá nhân của bạn có thể rất dài. Bởi nhiều người hay note nhiều công việc “nhỏ nhỏ” bản thân hay quên. Tuy nhiên có những quy tắc bạn nên nhớ khi lập kế hoạch công việc sau, đặc biệt nếu bạn là quản lý.
- Không nên viết ra quá nhiều mục đơn lẻ. Lời khuyên cho bạn là hãy chia các công việc theo các nhóm lĩnh vực. Ví dụ công việc về nhân sự, công việc về truyền thông PR… Nếu viết quá dài và lộn xộn có thể khiến bạn “phát hoảng” khi nhìn lại kế hoạch của mình.
- Cố gắng đơn giản và trình bày kế hoạch rõ ràng trực quan.
- Nghĩ đến cách thức mà bạn sẽ đo lường hiệu quả công việc đó. Với những việc quan trọng mà bạn không biết sẽ giám sát như thế nào thì chưa nên liệt kê vào. Hãy làm thao tác phân tích trước đã nhé.
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Sắp xếp công việc theo thứ ưu tiên là yếu tố cần thiết nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc của mình. Thứ tự ưu tiên nghĩa là việc nào quan trọng, cần thiết sẽ được làm trước. Tránh để tình trạng “nước đến chân mới nhảy” vì như vậy sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc.
Ngoài ra, thứ tự ưu tiên giúp bạn loại bỏ được những việc không phù hợp. Từ đó tiết kiệm được thời gian và nguồn lực đáng kể.
Đặt mục tiêu cho từng công việc và deadline
Với mỗi công việc hãy lựa chọn ra một mục tiêu khả thi nhất. Những mục tiêu chủ chốt, dài hơi sẽ thường có “nhiều đất” để bạn lập kế hoạch chi tiết hơn. Hãy tóm gọn cho mỗi công việc một mục tiêu phổ quát nhất. Sau khi đã có vài mục tiêu cụ thể trên mặt giấy, hãy tiến hành bước tiếp theo trả lời cho câu hỏi “Bạn sẽ làm gì để đạt được mục tiêu đó?”
Cố gắng cụ thể hóa từng bước làm. Sau đó chú thích thời gian bạn cần hoàn thành là bao giờ. Bạn nên phân bổ thời gian cho từng hoạt động và sẵn sàng dành ra một khoảng thời gian nghỉ. Tránh làm việc liên tục, quá sức gây ảnh hưởng đến sức khoẻ và hiệu quả công việc.
Tập trung thực hiện kế hoạch
Tập trung thực hiện kế hoạch nghe có vẻ không giống một bước riêng biệt. Bởi nhiều người đọc đến đây sẽ nghĩ rằng ngay từ bước 1 cũng đã cần sự tập trung rồi. Tuy nhiên, việc rèn luyện sự tập trung không phải dễ dàng. Kế hoạch đã được viết ra nhưng điều gì sẽ đảm bảo bạn thực hiện đúng theo lịch trình đó?
Vì thế, hãy rèn luyện sự tập trung và học cách đa nhiệm – làm nhiều việc cùng lúc nếu có thể. Bạn có thể tham khảo phương pháp quả cà chua – Pomodoro hoặc SMART để cải thiện sự tập trung cho mình.
>>> Xem thêm: Lập kế hoạch hiệu quả với phương pháp SMART
Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện
Xây dựng một thang đo lường (theo phần trăm, theo giờ, theo ngày…) để theo dõi mức độ hoàn thành công việc của mình. Có rất nhiều công cụ trực tuyến hiện nay có thể giúp bạn làm điều này. Vì thế đừng quên kiểm tra lại việc thực hiện kế hoạch của mình nhé.
Hiện nay, có rất nhiều công việc đòi hỏi ứng viên phải có kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu tốt. Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm, hãy lên kế hoạch để làm điều này. TopCV chắc chắn sẽ là người bạn đồng hành tuyệt vời trong kế hoạch tìm việc của bạn. Ngoài cập nhật tin tuyển dụng hot nhất đến từ hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ, TopCV còn hỗ trợ tạo và tải CV online chuyên nghiệp và chuẩn xác.
Hy vọng những chia sẻ về kỹ năng lập kế hoạch trên đây hữu ích với bạn! Đừng quên chia sẻ bài viết và đón đọc các thông tin hữu ích khác từ Blog TopCV nhé!
Nguồn ảnh: Sưu tầm