Để đạt được hiệu suất công việc cao nhất, lập kế hoạch làm việc là điều ai cũng cần. Bài viết sau đây chia sẻ cho bạn phương pháp lập kế hoạch hiệu quả, được nhiều người sử dụng. Phương pháp S.M.A.R.T

SMART là từ viết tắt cho khuôn khổ tạo mục tiêu hiệu quả. Nó là viết tắt của 5 tính chất mà một mục tiêu phải có: cụ thể (specific), tính toán được (measurable), có khả năng thực hiện (achievable), phù hợp (relevant), và kiểm soát thời gian (time-bound). Phương pháp SMART là một trong những công cụ phổ biến và hiệu quả nhất để đặt ra mục tiêu thực tế và có khả năng hoàn thành. Bạn có thể là người đứng đầu tổ chức gồm 300 người hay chủ doanh nghiệp nhỏ. Hay chỉ đơn giản là người muốn giảm cân. Dù là ai đi nữa, học cách đề ra mục tiêu SMART có thể nâng cao cơ hội thành công của bạn.

Lập kế hoạch làm việc bằng những mục tiêu “SMART”. 

Cụ thể (Specific). Những điều chúng ta sắp làm chính xác phục vụ ai?. Nêu rõ nhóm dân số mà bạn sắp phục vụ và bất cứ hành động nào của bạn sẽ hướng đến việc hỗ trợ nhóm người này.

Specific” (Cụ thể) là chữ “S” trong SMART. Cơ hội hoàn thành mục tiêu cụ thể sẽ lớn hơn mục tiêu chung chung. Vì vậy, nhiệm vụ của bạn ở giai đoạn này là phân tích suy nghĩ ở bước 1 thành thứ gì đó cụ thể.

Phần lớn vấn đề là xác định khoảng thời gian. Theo như ví dụ phía trên, bạn nên tự hỏi theo bạn “khỏe mạnh hơn” nghĩa là gì? Có thể là tập thể dục nhiều hơn? Giảm cân? Ăn thực đơn cân bằng? Tất cả thành phần liên quan tới sức khỏe, và tùy thuộc vào điều bạn muốn làm.

Những điều chúng ta sắp làm chính xác phục vụ ai?. Nêu rõ nhóm dân số mà bạn sắp phục vụ và bất cứ hành động nào của bạn sẽ hướng đến việc hỗ trợ nhóm người này.

Có thể đo đạc (Measurable). Nó có thể định lượng và chúng ta có thể đo lường được nó? Bạn có thể đếm được kết quả?

Hãy tạo “thước đo” để đo lường kết quả. Nhiệm vụ của bạn là đặt ra tiêu chuẩn thành công. Điều này giúp bạn dễ dàng kiểm soát quá trình và biết khi nào bạn đạt được mục tiêu.

  • Tiêu chuẩn có thể về số lượng hoặc chất lượng. 
  • Nếu có thể hãy đề ra con số cụ thể cho mục tiêu. Như vậy bạn sẽ nhận ra mình có bị tụt lại hay không.
  • Ví dụ, nếu mục tiêu là giảm cân, bạn có thể đặt mục tiêu số lượng là giảm 15 kg. Bạn biết cân nặng hiện tại nên sẽ dễ dàng xác định được thời điểm hoàn thành mục tiêu. Mục tiêu chất lượng có thể là “Tôi muốn mặc vừa chiếc quần jeans tôi đã mặc 5 năm về trước”. Như vậy là mục tiêu của bạn có thể tính toán được.

Có thể đạt được (Achievable). Chúng ta có thể hoàn thành trong thời gian được giao với những nguồn lực mà chúng ta có? 

Để lâp kế hoạch hiệu qủa. Chúng ta cần đưa ra mục tiêu mang tính thực tế với những rành buộc. Tăng doanh số 500% chỉ hợp lý nếu công ty của bạn nhỏ. Tăng doanh số 500% nếu bạn đã thống lĩnh thị trường là điều gần như không thể.Trong một số trường hợp, bạn có thể cần sự tư vấn của chuyên gia hoặc nhà chức trách để biết liệu mục tiêu của bạn có thể đạt được không.

Đánh giá giới hạn của bạn. Bạn cần đảm bảo mục tiêu đề ra có khả năng thực hiện. Nếu không thì bạn sẽ trở nên chán nản.

  • Cân nhắc khó khăn và trở ngại bạn có thể gặp phải và đánh giá khả năng vượt qua. Để đạt được mục tiêu bạn phải đối mặt với thách thức. Câu hỏi đặt ra ở đây là bạn có khả năng đạt được mục tiêu và vượt qua thách thức hay không.
  • Thành thật về thời gian dành cho mục tiêu cũng như nền tảng, hiểu biết cá nhân và giới hạn thể chất. Suy nghĩ về mục tiêu một cách thực tế, nếu bạn không nghĩ mình có khả năng đạt được thì hãy đề ra một mục tiêu mới.
  • Ví dụ, mục tiêu là giảm cân. Nếu bạn có thể cam kết dành thời gian hàng tuần để tập thể dục và sẵn sàng thay đổi thực đơn hàng ngày thì giảm 10 kg trong 6 tháng là hợp lý. Giảm 30 kg là điều không thể nếu bạn không thể luyện tập hàng ngày.
  • Bạn nên viết những hạn chế ra giấy khi đánh giá mục tiêu. Điều này giúp hoàn thiện bức tranh toàn cảnh của nhiệm vụ mà bạn phải đối mặt.

Liên quan đến mục đích (Relevant). Mục tiêu có ảnh hưởng đến mục đích mong muốn hoặc chiến lược? 

Mặc dù việc đo chiều cao và cân nặng của học sinh cấp ba có thể quan trọng với việc khám sức khỏe tổng thể nhưng có trực tiếp dẫn đến thay đổi trong việc khám sức khỏe tinh thần? Bạn cần chắc chắn rằng mục tiêu và phương pháp thực hiện của bạn có mối liên hệ rõ ràng và trực quan.

Phản ánh mong muốn của bản thân. Liên quan mật thiết tới tính khả thi của mục tiêu. Đây là chữ “R” trong SMART. Câu hỏi đặt ra ở đây là bạn có tự mình hoàn thành mục tiêu được không.

Đây là thời điểm quay lại câu hỏi “tại sao”. Hỏi bản thân xem mục tiêu này có thật sự đáp ứng mong muốn của bản thân hay có mục tiêu nào khác quan trọng hơn với bạn không.

Ví dụ, bạn nộp đơn vào đại học. Bạn có khả năng đạt chứng chỉ thể chất tại một trường đại học danh tiếng. Mục tiêu có thể đạt được. Nhưng đây không phải là điều làm bạn vui thì hãy điều chỉnh lại mục tiêu. Theo học chương trình tiếng anh tại trường đại cương biết đâu lại hợp với bạn hơn.

Giới hạn về thời gian (Time bound). Khi nào bạn hoàn thành mục tiêu và/hoặc khi nào chúng ta có thể biết chúng ta đã hoàn thành? 

Chọn khung giờ. Nghĩa là mục tiêu cần có hạn chót hoặc thiết lập thời gian hoàn thành.

  • Thiết lập dòng thời gian cho mục tiêu giúp xác định và gắn liền với hành động cụ thể bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Nó loại bỏ sự mơ hồ “khoảng thời gian nào đó trong tương lai” mà đôi khi còn mang tính khích lệ.
  • Nếu không thiết lập dòng thời gian, bạn sẽ không có áp lực để hoàn thành mục tiêu, nên thường cảm thấy chán nản.

Tuy việc này hơi khó một chút nhưng bạn cần nêu ra ngày kết thúc của dự án. Cần nêu rõ điều này, nếu không bạn có thể đạt được kết quả với việc hoàn thành tất cả các mục tiêu nhưng hoàn thành một cách hấp tấp và vội vã.