Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W – H – 2C – 5M

ky-nang-lap-ke-hoach

Kỹ năng lập kế hoạch cực kỳ cần thiết trong mọi hoạt động của đời sống. Để đạt được mục tiêu cuối cùng bạn không thể cứ “tuỳ cơ ứng biến” hoặc “cầu trời khấn phật”. Việc cần làm là xác định hướng đi đúng đắn bằng việc lên kế hoạch – kim chỉ nam dẫn đường giúp bạn biết phải làm gì, làm như thế nào…Trong bài viết này, Blog.TopCV sẽ chia sẻ về kỹ năng này cũng như đưa ra phương pháp lập kế hoạch công việc 5W – H – 2C – 5M

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch được hiểu là quá trình xác định mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu đó. Điều này dựa trên một chiến lược tổng thể bao gồm hệ thống các mục tiêu và công việc cần làm. Xác định mục tiêu và lập kế hoạch giúp bạn vận dụng được hiệu quả các nguồn lực và giảm thiểu được rủi ro trong công việc. 

Kỹ năng lên kế hoạch công việc là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý (lập kế hoạch – tổ chức – lãnh đạo – kiểm soát). Đây là kỹ năng rất quan trọng bởi nó có gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động. Từ đó giúp các nhà quản lý xác định được các chức năng tiếp theo. 

>>> Xem thêm: Lập kế hoạch hiệu quả với phương pháp SMART

Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch trong công việc

Xét ở phạm vi tầm vĩ mô, lập kế hoạch là bước đầu tiên để thực hiện bất kì hoạt động kinh doanh sản xuất nào. Với mỗi cá nhân, lập kế hoạch còn có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và năng suất lao động. 

  • Lập kế hoạch cho biết được mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu đó. Như vậy ta sẽ biết được mình đang hướng đến đâu và cần phải làm gì để đạt được điều đó
  • Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả giúp giảm bớt rủi ro có thể xảy ra. Bởi hoạt động này buộc con người phải luôn cân nhắc, dự đoán các yếu tố ảnh hưởng để có giải pháp thích hợp nhất
  • Kế hoạch vạch ra rõ ràng sẽ giúp vận dụng các nguồn lực hiện có hiệu quả hơn, tránh lãng phí
  • Cách lập kế hoạch giúp thiết lập tiêu chuẩn hỗ trợ việc kiểm tra tiến độ, mức độ hoàn thành công việc có tốt hay không

Như vậy, lập kế hoạch là kỹ năng quan trọng không chỉ đối với các nhà quản lý mà còn với chính chúng ta. Nếu bản thân không thể xác định được mục tiêu, không nỗ lực đạt được mục tiêu đó thì thời gian, công sức và tiền bạc sẽ trôi qua vô ích

ky-nang-lap-ke-hoach-1
Lập kế hoạch giúp nâng cao hiệu quà công việc

>>> Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn thành công trong mọi việc

Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W – H – 2C – 5M

5WH2C5M là một trong những phương pháp giúp bạn rèn luyện kỹ năng lên kế hoạch của mình. Đây được coi như “đường xương sống” với những ý cơ bản để xây dựng được kế hoạch cho mỗi người. 

WHY – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi bắt tay vào làm bất cứ công việc gì, câu hỏi bạn cần đặt ra cho bản thân chính là: Tại sao mình lại làm công việc này? Công việc này có ý nghĩa như thế nào đến chính bản thân bạn và những người xung quanh?. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tính đến hậu quả sẽ xảy đến nếu bạn không làm việc này. Như vậy, bạn sẽ có ý thức luôn hướng trọng tâm vào mục tiêu đã đặt ra. 

WHAT – Xác định nội dung công việc

Xác định nội dung công việc là bước tiếp theo khi lập kế hoạch công việc. Đầu tiên khi ứng tuyển, bạn sẽ nhận được bản mô tả công việc. Hãy chú ý đọc thật kỹ các nội dung như công việc làm ở đâu, các đầu mục công việc cần làm là gì,… Với các công việc đặc thù nên chú ý hơn về các khâu làm việc. Ví dụ như là giao hàng như nào, test sản phẩm ra sao…

ky-nang-lap-ke-hoach-2
5W trong lập kế hoạch là gì?

WHERE, WHEN, WHO – Xác định địa điểm, thời gian, nhân sự thực hiện công việc

  • Where là “ở đâu”. Bạn cần biết việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan diễn ra ở đâu. Ví dụ như là hay giao hàng đến đâu, thử nghiệm sản phẩm ở những bước nào…
  • When là nội dung về thời gian công việc được thực hiện. Bên cạnh xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc (thường với việc làm hợp đồng sẽ có gia hạn kết thúc). Thời gian ở đây cũng bao gồm cả mức độ ưu tiên. Nghĩa là công việc nào cần hoàn thành sớm hơn, quan trọng và khẩn cấp hơn sẽ cần làm trước. 
  • Who là việc xác định nhân lực thực hiện công việc là ai. Với mỗi giai đoạn trong kế hoạch bạn lại cần những người khác nhau. Họ có chuyên môn phù hợp với công việc ở giai đoạn đó. Trừ khi là kế hoạch cá nhân thì người thực hiện kế hoạch chính sẽ là bạn. Tuy nhiên vẫn sẽ có những việc bạn cần đến sự giúp đỡ, vậy thì phải biết người đó là ai. 

HOW – Xác định cách thức thực hiện

Như đã đề cập trong khái niệm về kỹ năng lập kế hoạch, xác định cách thức thực hiện là một bước chủ chốt. Khi lên kế hoạch, bạn cần phải biết mình cần làm gì. Ví dụ với công việc sẽ là làm thế nào để đạt được các tiêu chuẩn đề ra. Hay cách sử dụng máy tính để nhập liệu ra sao… 

ky-nang-lap-ke-hoach-3
Cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu

CONTROL – Xác định phương pháp kiểm soát

Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến: Đặc tính của công việc đó là gì? Cách thức đo lường là gì? Đo lường bằng những dụng cụ nào? Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát chính? Đồng thời kiểm soát công việc cũng là giám sát để kịp thời ứng phó nếu có tiêu cực, trục trặc xảy ra. 

CHECK – Xác định phương pháp kiểm tra

Trên thực tế thì việc xác định được phương pháp kiểm tra vô cùng quan trọng. Điều này giúp rút ngắn được thời gian thực hiện cũng như đảm bảo kết quả cuối cùng. Phương pháp kiểm tra trong lập kế hoạch là việc xác định được các nội dung sau: 

  • Nội dung cần kiểm tra
  • Tần suất kiểm tra
  • Người phụ trách kiểm tra
  • Chú ý kiểm tra những điểm trọng yếu nào

5M – Xác định nguồn lực thực hiện

Nguồn lực chính là một trong những đối tượng cần lưu tâm khi lập kế hoạch. Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả chính là vận dụng được tốt các nguồn lực. Cụ thể nguồn lực gồm các yếu tố: nguồn nhân lực (man), tiền bạc (money), nguyên nhiên vật liệu (material), công nghệ (machine), cách thức làm việc (method). 

ky-nang-lap-ke-hoach-4
Vận dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn lực nhờ kế hoạch

Lập kế hoạch cho những công việc bạn đang và sắp thực hiện có vai trò vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công của bạn. Trong cuộc sống bận rộn như hiện nay, việc lên kế hoạch một cách cụ thể và thông minh sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả thời gian và tiền bạc. Bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch, Blog TopCV sẽ còn cung cấp nhiều thông tin bổ ích khác nữa. Follow website mỗi ngày để có thêm những kiến thức hữu dụng cho công việc nhé. Ngoài ra, nếu bạn đang muốn tìm những việc làm hấp dẫn thì hãy truy cập TopCV ngay nhé, bạn sẽ tìm thấy những công việc cùng mức thu nhập hấp dẫn nhất.

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Có thể bạn quan tâm
Việc làm thêm kế toán nhận sổ sách về nhà làm – Tất cả những điều cần biết!
Việc làm thêm kế toán nhận sổ sách về nhà làm – Tất cả những điều cần biết!

Bạn là nhân viên kế – kiểm, tài chính, hay đơn giản là có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm Read more

5 thói quen khác nhau dễ nhận ra giữa người thành công và người thất bại

Mỗi chúng ta đều có rất nhiều những thói quen khác nhau bao gồm cả thói quen tốt và xấu. Read more

5W1H – 5W2H – 5W1H2C5M: Nguyên tắc lập kế hoạch trong mọi công việc

Bạn cảm thấy “sấp mặt" trước hàng loạt deadline? Bạn có một núi công việc phải hoàn thành nhưng không Read more

OKR là gì? Manager chọn gì giữa OKR và KPI? Quy trình 6 bước lập OKR
OKR là gì? Manager chọn gì giữa OKR và KPI? Quy trình 6 bước lập OKR

OKR là phương thức quản trị được rất nhiều Manager cấp cao tại các doanhg nghiệp lớn áp dụng, giúp Read more