Hướng dẫn xây dựng quy chế lương thưởng, phụ cấp đối với mỗi doanh nghiệp

quy chế lương thưởng

Quy chế lương thưởng là một trong những yếu tố quan trọng giúp tổ chức thu hút và giữ chân được người tài. Đây cũng là nội dung người lao động rất quan tâm khi ứng tuyển vào làm bất kì công việc nào. Bài viết sau đây của Blog TopCV sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích xoay quanh vấn đề này. 

Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng quy chế lương thưởng?

Môi trường kinh doanh vĩ mô ngày càng khắc nghiệt. Điều này đòi hỏi tổ chức luôn phải tạo ra được những giá trị uy tín thì mới có thể cạnh tranh và tồn tại. Khi tìm kiếm bất cứ thông tin việc làm nào, người lao động cũng rất quan tâm đến những yếu tố thể hiện giá trị. Cụ thể như lĩnh vực kinh doanh, độ phủ sóng của thương hiệu, văn hoá doanh nghiệp… Cùng với đó, lương thưởng đãi ngộ là yếu tố thiết thực, liên quan đến quyền lợi của người lao động và cả doanh nghiệp. 

Về phía người lao động, họ luôn mong muốn mức lương thưởng cao, xứng đáng với những gì mình đóng góp và cống hiến. Về phía doanh nghiệp, trả lương thưởng sao cho phù hợp với tình hình tài chính, công bằng giữa các vị trí và mức độ công việc luôn là bài toán khó.

quy chế lương thưởng 5
Vai trò của xây dựng quy chế lương thưởng

Lý do cần xây dựng quy chế lương thưởng phù hợp 

Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quy chế mức lương thưởng minh bạch, hợp lý bởi rất nhiều lý do như: 

  • Cơ chế lương thưởng phù hợp sẽ đóng góp vào sự thuận lợi của hoạt động kinh doanh. Khi tạo được sự yên tâm và thoải mái cho người lao động thì công việc mới được thực hiện đúng kế hoạch và suôn sẻ. 
  • Quy định lương thưởng phải công bằng, minh bạch với tất cả nhân viên. Như vậy mới tạo được động lực cho người lao động làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Tránh trường hợp thông tin lương thưởng khi tuyển dụng, trong hợp đồng và khi vào làm việc lại khác nhau, không thống nhất. 
  • Hạn chế tình trạng bất mãn, xung đột lợi ích giữa các bên; các hành vi cạnh tranh không lành mạnh trong nội bộ công ty
  • Lương thưởng và đãi ngộ tốt cũng là một cách thúc đẩy hình ảnh cho doanh nghiệp. Quy chế đãi ngộ hấp dẫn không chỉ thu hút sự chú ý mà còn thu hút nhân sự tiềm năng tốt khi tuyển dụng. 
quy chế lương thưởng 4
Lương thưởng hấp dẫn là động lực lớn với người lao động

Các yếu tố cần quan tâm tới khi xây dựng quy chế lương thưởng

Tuỳ quy mô, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực công việc mà quy chế tính lương thưởng sẽ khác nhau. Ví dụ quy chế lương thưởng phòng kinh doanh sẽ khác với phòng nhân sự. Quy chế lương thưởng công ty cổ phần sẽ khác với công ty tư nhân..v..v. Trong đó, có một số tiêu chí nhất định mà khi xây dựng quy chế lương cần phải quan tâm. Cụ thể là:

Quy định Pháp luật về lao động

Khi xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp… doanh nghiệp cần tìm hiểu, nghiên cứu các quy định của pháp luật. Cụ thể là luật về các vấn đề liên quan đến người lao động để tránh vi phạm phải. Doanh nghiệp phải chấp hành nghiêm chỉnh tiền lương tối thiểu quốc gia, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội, tiền lương thử việc. Hay các loại tiền lương thời vụ, tiền lương nghỉ thai sản, tiền lương nghỉ ốm đau, tiền lương công việc và các quy định khác liên quan. 

Các khoản phụ cấp, trợ cấp hay phúc lợi khác ngoài lương thưởng cũng là “điểm nóng” hay xảy ra tranh chấp. Doanh nghiệp cần cẩn trọng xem xét và thực hiện đúng các quy định của pháp luật. Những khoản như tiền lương hằng tháng còn là căn cứ để chi trả các mục khác như đóng bảo hiểm bắt buộc, bảo hiểm lao động… 

>>> Xem thêm: Sổ bảo hiểm xã hội là gì – Tất cả những gì người lao động cần biết

Ý kiến của nhân viên trong công ty

Vì quy chế là hướng đến người lao động nên việc lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên là cần thiết. Không phải doanh nghiệp nên nghe theo tất cả các ý kiến từ nhân viên. Việc lấy ý kiến là trao đổi và dung hoà quyền lợi giữa hai bên. Nội dung quy chế vừa phải thực tế, bám sát lợi ích của người lao động. Đồng thời những nội dung đó cũng phải phù hợp với khả năng chi trả của công ty. 

Doanh nghiệp nên có những buổi họp tham khảo ý kiến của đại diện các phòng ban. Mục đích để nắm được những ưu điểm cũng như hạn chế của quy chế đang áp dụng. Từ đó có những điều chỉnh để hoàn thiện hơn cơ chế đãi ngộ của mình. Đồng thời tránh được những sai lầm mang tính chủ quan, giúp người lao động cảm thấy được tôn trọng. Đó là nền tảng xây dựng môi trường làm việc dân chủ, gắn kết, tiến bộ. 

Thị trường lao động

Với cùng một vị trí làm việc, người lao động luôn có tâm lý so sánh những quyền lợi, đãi ngộ mà mình nhận được. Nếu như họ đang phải chịu mức lương thấp hơn sẽ xảy ra hai trường hợp. Thứ nhất là nhân viên sẽ trực tiếp deal mức lương cao hơn. Mức đề xuất này vẫn nằm trong khả năng chi trả của doanh nghiệp và deal lương thành công. Thứ hai, doanh nghiệp không chi trả được ở mức cao hơn nhưng khối lượng công việc vẫn không giảm. Từ đó dẫn đến tâm lý bất mãn của nhân viên và khiến họ muốn “nhảy việc”. 

Đây hoàn toàn là tình huống không doanh nghiệp nào mong muốn. Đôi khi vấn đề có thể nằm ở người lao động – bài viết sẽ không bàn đến khía cạnh này. Còn về phía doanh nghiệp, để hạn chế tối đa vấn đề trên thì cần có sự tìm hiểu. Khi xây dựng quy định lương thưởng nên xem xét mức trung bình trên thị trường lao động. Từ đó có những mức lương thưởng hợp lý. Mức đó vừa phải phù hợp với thực trạng doanh nghiệp, vừa phải có tính cạnh tranh để thu hút nhân viên. 

quy chế lương thưởng 3
Nhân sự tài năng luôn muốn đạt được mức lương cao nhất

Đặc điểm nội tại của doanh nghiệp

Khi tổ chức xây dựng bất kỳ một hệ thống quy định nào, yếu tố nội tại luôn là điều được xét đến đầu tiên. Với quy chế lương thưởng, một số tiêu chí để xét duyệt mức chi trả cho người lao động cụ thể như sau. 

Tính chất công việc và thâm niên kinh nghiệm

Việc phân chia người lao động thành các nhóm theo chuyên môn hay tính chất công việc là rất cần thiết. Doanh nghiệp cần thống kế và phân tích các nội dung công việc của từng bộ phận. Công việc nào sẽ vất vả hơn, có sự cạnh tranh cao trên thị trường lao động. Tương ứng với đó mức lương thưởng sẽ cao hơn. Hay đối với nhân viên có số năm kinh nghiệm 2 năm – 5 năm – 10 năm thì sẽ có mức lương khác gì nhau. 

Lương thưởng dựa trên năng lực và tính chất công việc sẽ giúp quy chế công bằng, thỏa đáng với người lao động. 

Hiệu quả công việc

Quy chế lương thưởng chắc chắn cần phải xét trên hiệu quả công việc. Rất nhiều công việc có mức lương cứng không cao nhưng mức thưởng lại rất hấp dẫn. Đó là do kết quả công việc mà nhân viên mang lại có giá trị cao cho doanh nghiệp. Ví dụ như việc làm nhân viên sales là điển hình cho lương thưởng dựa trên hiệu quả. Nhân viên sales là những người trực tiếp đóng góp vào doanh thu của tổ chức. Vì thế mỗi khách hàng, mỗi hợp đồng họ mang lại sẽ giúp mức thưởng của họ cao hơn rất rất nhiều mức lương cứng. 

Xét lương dựa trên hiệu quả công việc cũng là cách thúc đẩy người lao động làm việc năng suất hơn, có động lực để phấn đấu. 

Quỹ tiền lương của công ty và đơn giá

Một yếu tố khi xây dựng cơ chế lương thưởng được nhắc đến rất nhiều lần trong bài chính là khả năng và thực trạng kinh doanh của công ty. Dựa vào đây, người lập quy chế cần dự báo một quỹ tiền lương phù hợp. Từ đó xác định được tỷ lệ giữa mức tiền chi trả cho nhân viên với tổng doanh thu. Đây chính là đơn giá tiền lương – cơ sở để xác định mức lương cơ bản hoặc lương khoán trên doanh số hoặc lương theo đơn vị sản phẩm. 

>>> Xem thêm: Lương net và lương gross là gì? Hướng dẫn đổi lương gross sang net

Các bước xây dựng quy chế lương thưởng chuẩn nhất

Trên đây tầm quan trọng cũng như các tiêu chí cần lưu ý khi làm quy chế trả lương thưởng. Tiếp theo, doanh nghiệp nên cụ thể hoá quy trình xây dựng quy chế sao cho phù hợp. Dưới đây là các bước cơ bản bạn có thể tham khảo. 

Bước 1: Lấy ý kiến của người lao động về quy chế hiện tại của tổ chức

Ban quản lý có thể tổ chức các cuộc họp lấy ý kiến với các đại diện người lao động. Một cách khác đó là lấy ý kiến trực tiếp từ các nhân viên thông qua các mẫu phiếu câu hỏi/ đánh giá. Một số nội dung nên lấy ý kiến để có cơ sở và định hướng xây dựng quy chế như: 

  • Những ưu điểm/ hạn chế trong cơ chế lương thưởng hiện tại
  • Mong muốn của người lao động về các nội dung như cách tính lương, mức thưởng cho từng mức độ hoàn thành công việc… 
  • Các hướng giải quyết cho vấn đề đã nêu 
quy chế lương thưởng 2
Cần thu thập ý kiến khách quan để xây dựng quy chế lương thưởng hiệu quả nhất

Bước 2: Xây dựng và soạn thảo bản quy chế chính thức

Sau khi đã khảo sát, thống kê các ý kiến đóng góp khách quan, doanh nghiệp cần tiến hành soạn bản thảo quy chế. Dựa trên các yếu tố đã nêu ở phần trước, một số nội dung chính bắt buộc có trong quy chế cần đảm bảo như sau: 

  • Đối tượng áp dụng
  • Mục đích xây dựng 
  • Căn cứ pháp lý
  • Các định nghĩa, khái niệm liên quan
  • Cách tính các khoản người lao động được nhận tính vào tổng thu nhập (diễn giải cụ thể)
  • Thời gian và hình thức trả lương
  • Chế độ tăng lương
  • Chế độ thưởng/ đãi ngộ
  • Các khoản giảm trừ theo đúng quy định của pháp luật

Bản thảo sau khi được xem xét và phê duyệt từ cấp trên sẽ được hoàn thiện và soạn thảo thành bản chính thức. 

Bước 3: Ban hành và áp dụng thực tế

Quy chế lương thưởng chính thức sẽ được ban hành và áp dụng và thực hiện theo đúng thời gian đã quy ước. Việc áp dụng quy chế mới có sửa đổi bổ sung cần phải được thông báo tới 100% CBCNV. Đảm bảo mọi thông tin minh bạch, rõ ràng, có hiệu lực và hiệu quả. 

Bước 4: Theo dõi, đánh giá và sửa đổi bổ sung nếu cần thiết

Những quy định nói chung và quy chế tiền lương, tiền thưởng nói riêng sẽ không phải là bất biến. Qua thời gian, chắc chắn sẽ có những bất cập mới cần phải giải quyết. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp cần phải luôn theo dõi, đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình và nhu cầu. Như vậy mới có thể duy trì, phát triển bền vững hoạt động của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh. Bạn cũng có thể dễ dàng download mẫu quy chế lương thưởng công ty TNHH có sẵn để hỗ trợ công việc của mình dễ dàng hơn.

Trên đây là những thông tin cơ bản và cần thiết xoay quanh vấn đề quy chế lương thưởng. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm việc làm với mức lương thưởng hấp dẫn tại TopCV ngay bây giờ. TopCV đã và đang kết nối hàng nghìn người với những cơ hội việc làm mới từ các doanh nghiệp uy tín. Mong rằng bạn cũng sẽ sớm tìm được công việc phù hợp với bản thân! 

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Có thể bạn quan tâm
Cơ hội việc làm của ngành y tế công cộng. Bạn có nên theo đuổi ngành nghề này không?
cơ hội việc làm của ngành y tế công cộng

Ngành y tế công cộng là một lĩnh vực liên quan đến chăm sóc sức khỏe của cộng đồng. Những Read more

Hướng dẫn viết mục tiêu nghề nghiệp biên phiên dịch trong cv
mục tiêu nghề nghiệp biên phiên dịch

Như nhiều ngành nghề khác, nghề biên phiên dịch cũng cần nắn nót CV và cần trình bày mục tiêu Read more

Những điều bạn cần biết về nghề phiên dịch viên tiếng Nhật
phiên dịch viên tiếng Nhật

Nếu có niềm yêu thích với văn hóa và ngôn ngữ Nhật Bản, công việc phiên dịch viên tiếng Nhật Read more

Cộng tác viên ngân hàng là gì? Làm CTV ngân hàng thu nhập cao không?
cộng tác viên ngân hàng là gì

Cộng tác viên cho các ngân hàng là một trong những vị trí thu hút nhiều ứng viên bởi môi Read more