Phòng truyền thông là một trong những bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, giúp xây dựng hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải bất kỳ ai cũng có thể hiểu rõ phòng truyền thông có chức năng gì. Chính vì thế, Blog TopCV sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chức năng của phòng ban này trong bài viết dưới đây.
Phòng truyền thông là gì?
Phòng truyền thông là một bộ phận trong các tổ chức, chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động truyền thông của tổ chức đó. Phòng truyền thông chủ yếu tập trung vào việc xây dựng, duy trì và quảng bá hình ảnh, thông điệp và thông tin của tổ chức tới công chúng.
Ngoài ra, phòng truyền thông còn có nhiệm vụ xử lý các thông tin khẩn cấp hoặc khủng hoảng truyền thông. Qua đó, các thông điệp, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp được truyền tải đến công chúng một cách chính xác và hiệu quả, giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin từ công chúng.
>>>Xem thêm: Các ngành truyền thông và xu hướng nghề nghiệp trong năm 2023
Phòng truyền thông có chức năng gì?
Đối tượng truyền thông của doanh nghiệp không chỉ có công chúng, đối tác, nhà đầu tư mà còn là các nhân viên trong doanh nghiệp. Do đó, phòng truyền thông có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động truyền thông cả bên ngoài lẫn bên trong doanh nghiệp. Cụ thể, chức năng của phòng truyền thông bao gồm những nội dung sau:
Xây dựng mối quan hệ với báo chí
Chức năng cơ bản nhất của phòng truyền thông là xây dựng mối quan hệ với cánh báo chí. Phòng truyền thông đảm nhận vai trò trong việc lên nội dung, phát hành tin tức, giải đáp thắc mắc của giới truyền thông về các vấn đề liên quan đến công ty. Để xây dựng mối quan hệ với báo chí, phòng truyền thông cần phải thực hiện những công việc sau:
- Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện truyền thông: Phòng truyền thông đảm nhận việc xác định thời gian, địa điểm và nội dung cụ thể cho các sự kiện truyền thông liên quan đến công ty. Họ sắp xếp các biểu ngữ, ký tự và hình ảnh phù hợp để đảm bảo hiệu quả trong các sự kiện.
- Tham vấn và chuẩn bị thông tin: Phòng truyền thông có nhiệm vụ tư vấn và chuẩn bị thông tin cần thiết để cung cấp cho các bên liên quan hoặc lên nội dung và chuẩn bị cho lãnh đạo trong các buổi phát biểu trong các sự kiện truyền thông.
- Lựa chọn người phát ngôn: Phòng truyền thông cần sắp xếp và lựa chọn người phát ngôn phù hợp để đại diện cho công ty trong các buổi họp báo và giao tiếp với báo chí.
- Theo dõi và quan sát: Phòng truyền thông theo dõi và quan sát những đối tượng liên quan để nắm bắt ý kiến và phản hồi về thương hiệu của công ty. Từ đó, họ đưa ra chiến lược và điều chỉnh sao cho phù hợp và không gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của công ty.
Xây dựng mối quan hệ với công chúng, khách hàng
Phòng truyền thông có nhiệm vụ định hình và xác định hình ảnh của tổ chức trong mắt công chúng. Họ tạo ra các thông điệp và nội dung phù hợp để xây dựng một hình ảnh tích cực và đáng tin cậy. Đồng thời, phòng truyền thông cũng chịu trách nhiệm truyền tải thông tin đến khách hàng và đối tác thông qua thông cáo báo chí, tin tức, bản tin trên các phương tiện truyền thông và các kênh truyền thông của tổ chức như website, mạng xã hội.
Một yếu tố quan trọng khác của phòng truyền thông là xây dựng mối quan hệ tốt với công chúng và khách hàng. Chuyên viên truyền thông tạo cơ hội để gặp gỡ và giao tiếp với công chúng thông qua các sự kiện, buổi họp báo, hội thảo. Qua đó, mối quan hệ tương tác tổ chức và công chúng được xây dựng trên sự tín nhiệm và tin cậy.
>>>Xem thêm: TOP 5 kỹ năng của người làm truyền thông giỏi bạn cần biết
Tham vấn khi công ty gặp khủng hoảng truyền thông
Chức năng tham vấn trong trường hợp công ty gặp khủng hoảng truyền thông đóng vai trò quan trọng để giúp tổ chức xử lý và đối phó với tình huống khủng hoảng một cách hiệu quả. Phòng truyền thông chịu trách nhiệm phân tích tình huống và đánh giá mức độ ảnh hưởng của khủng hoảng truyền thông. Điều này giúp tổ chức đảm bảo rằng thông điệp truyền tải đúng, hiệu quả và giải đáp được các vấn đề nhạy cảm trong công chúng, từ đó duy trì và củng cố danh tiếng, hình ảnh của công ty.
Dựa trên việc phân tích, chuyên viên truyền thông sẽ đề xuất chiến lược và kế hoạch ứng phó phù hợp. Điều này bao gồm việc xác định thông điệp cần truyền tải, lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp và lên kế hoạch giải quyết khủng hoảng trước khi mọi việc đi quá giới hạn, không thể kiểm soát.
Truyền thông nội bộ trong công ty
Truyền thông nội bộ đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết giữa các thành viên trong công ty. Hoạt động truyền thông nội bộ giúp nhân sự nắm được các chính sách, hoạt động, quyền lợi hoặc ưu đãi của công ty nhằm khích lệ tinh thần của nhân viên.
Truyền thông nội bộ còn giúp xây dựng và duy trì văn hóa, giá trị công ty. Thông qua việc chia sẻ thông tin về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty, truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu và tôn chỉ của tổ chức. Điều này tạo ra một môi trường làm việc gắn kết, giúp cả nhân viên mới và cũ đồng lòng hướng đến mục tiêu chung và đóng góp vào sự thành công của công ty.
Công ty nên tập trung xây dựng chức năng nào của phòng truyền thông?
Nên tập trung xây dựng chức năng nào của phòng truyền thông luôn là thắc mắc lớn của nhiều công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, đa số các công ty đều cho rằng nên tập trung xây dựng truyền thông bên ngoài trước. Khi hình ảnh công ty đã được quảng bá và mang về lợi nhuận thì mới tập trung xây dựng truyền thông nội bộ.
Tuy nhiên, việc xây dựng cả hai chức năng truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài cần phải thực hiện song song. Truyền thông nội bộ là nền tảng cơ bản để xây dựng một tổ chức gắn kết và bền vững, trong khi truyền thông bên ngoài giúp xây dựng hình ảnh công ty và tương tác với công chúng, đối tác. Hai chức năng này phải làm việc cùng nhau và hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu của công ty.
Các vị trí trong phòng truyền thông
Nhân viên truyền thông nội bộ
Nhân viên truyền thông nội bộ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ trong công ty. Công việc của họ có thể bao gồm viết bài và chia sẻ tin tức trong nội bộ, tổ chức sự kiện và hoạt động giao lưu. Bên cạnh đó, họ còn quản lý các kênh truyền thông nội bộ trong công ty.
Nhân viên truyền thông nội bộ thường tham gia tổ chức các sự kiện và hoạt động giao lưu nội bộ như hội thảo, những buổi tiệc nhỏ, cùng như hoạt động team-building. Mục tiêu là tạo ra cơ hội giao tiếp và gắn kết giữa các nhân viên trong công ty. Với vai trò quan trọng của mình, nhân viên truyền thông nội bộ đóng góp vào việc xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết.
Nhân viên quan hệ công chúng
Nhân viên quan hệ công chúng đóng vai trò quan trọng trong phòng truyền thông của một công ty. Công việc của họ tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực và hiệu quả với các phương tiện truyền thông, các nhà báo. Từ những việc làm trên, nhân viên quan hệ công chúng có thể xây dựng hình ảnh và danh tiếng cho công ty.
Bên cạnh đó, nhân viên quan hệ công chúng còn có nhiệm vụ phát triển chiến lược, bao gồm xác định thông điệp chính và các kênh truyền thông phù hợp. Họ là người liên lạc trực tiếp với các phương tiện truyền thông, chuẩn bị thông tin về công ty, quản lý buổi phỏng vấn và phản hồi báo chí.
Ngoài ra, nhân viên quan hệ công chúng thường tham gia tổ chức các sự kiện PR như họp báo, hội thảo, nhằm tăng cường mối quan tâm và nhận thức của công chúng về doanh nghiệp.
Họ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và xử lý khủng hoảng truyền thông, đảm bảo rằng danh tiếng và hình ảnh của công ty được bảo vệ khi khủng hoảng truyền thông xảy ra.
Nhân viên Digital Marketing
Nhân viên Digital Marketing thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng. Họ phải xây dựng chiến lược Digital Marketing phù hợp với đối tượng khách hàng và mục tiêu công ty. Điều này bao gồm việc tìm hiểu xu hướng thị trường, phân tích khách hàng mục tiêu, lên kế hoạch truyền thông phù hợp, v.vv..
Một phần quan trọng trong công việc của nhân viên Digital Marketing là quảng cáo và tiếp thị trực tuyến. Họ sử dụng các nền tảng quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads, Email Marketing, v.vv.. để đẩy mạnh sự hiện diện của công ty và tăng tương tác với khách hàng.
>>>Xem thêm: Ngành Digital Marketing là gì? Học Digital Marketing ra trường làm gì?
Nhân viên tổ chức sự kiện
Nhân viên tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm lập kế hoạch, chuẩn bị, quản lý và triển khai sự kiện. Nhân viên tổ chức sự kiện phải có khả năng lập kế hoạch chi tiết và tổ chức sự kiện theo mục tiêu và thông điệp của sự kiện. Họ tìm hiểu yêu cầu và mong muốn của khách hàng, đề xuất các hoạt động, xác định ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp.
Ngoài ra, nhân viên tổ chức sự kiện có trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ, như địa điểm tổ chức, âm thanh ánh sáng, thiết bị, v.vv.. Trong quá trình diễn ra sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện giữ vai trò quản lý và giám sát sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ theo lịch trình đã được lên kế hoạch. Họ cũng giải quyết các vấn đề phát sinh, hỗ trợ khách hàng và đối tác trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Trưởng phòng truyền thông
Trưởng phòng truyền thông là người đứng đầu và chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động của phòng truyền thông. Vị trí này đòi hỏi kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông và quảng cáo.
Trưởng phòng truyền thông có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai chiến lược truyền thông của công ty, nhằm xây dựng hình ảnh với công chúng, khách hàng và đối tác. Đồng thời, trưởng phòng truyền thông có nhiệm vụ quản lý và điều phối nhân sự phòng truyền thông, đảm bảo bộ phận truyền thông đạt hoàn thành kế hoạch đã được đặt ra.
Hy vọng những kiến thức được Blog TopCV chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu phòng truyền thông có chức năng gì. Phòng truyền thông là bộ phận quan trọng đối với doanh nghiệp. thông qua các hoạt động truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ, phòng truyền thông vừa có nhiệm vụ xây dựng hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp, vừa thiết lập môi trường làm việc gắn kết, bền vững. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm ngành truyền thông, thì bạn có thể truy cập ngay TopCV. Hàng ngàn cơ hội việc làm hấp dẫn đang chờ đón bạn.