Nhân viên văn phòng làm công việc gì? Có vất vả không?

nhân viên văn phòng cần làm những gì
Nhân viên văn phòng cần làm những gì

Nhân viên văn phòng là vị trí công việc bị đánh giá là “chung chung”. Nhiều người không biết nhân viên văn phòng làm những công việc gì. Một phần bởi họ chưa hiểu rõ khái niệm nhân viên văn phòng là gì. Số khác lại thấy công việc của vị trí này rất dàn trải, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Vậy hãy cùng Blog TopCV đọc bài viết sau để hiểu thêm về nhân viên văn phòng nhé! 

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng hay tiếng anh còn gọi là Office Staff. Vị trí này thường được mọi người gọi vui là “mama tổng quản” của công ty. Bởi vì tất cả những công việc liên quan đến nhân sự, thủ tục giấy tờ…đều thuộc trách nhiệm của họ. 

Công việc của Office Staff tuy không được chuyên môn hoá như kế toán, marketing… Song chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì hoạt động của mỗi công ty.  Khái niệm nhân viên văn phòng cũng rất rộng. Đây không phải chỉ một bộ phận riêng biệt nào mà bao gồm rất nhiều vị trí. Mỗi nhóm/ bộ phận văn phòng sẽ chịu trách nhiệm những công việc khác nhau, đòi hỏi những kỹ năng cần thiết tương ứng để hoàn thành tốt công việc của mình. 

nhân viên văn phòng cần làm những gì 1
Nhân viên văn phòng là ai?

>>> Xem thêm: Học gì để làm nhân viên văn phòng? Tất cả những điều bạn cần biết

Nhân viên văn phòng làm công việc gì?

Nhân viên văn phòng bao gồm rất nhiều bộ phận. Họ chủ yếu làm theo giờ hành chính (8 tiếng/ ngày). Vậy những bộ phận nhân viên văn phòng làm những gì trong một ngày? Cùng tìm hiểu nhé! 

Nhóm lễ tân

Lễ tân là những người có vị trí làm việc ngay tại tiền sảnh của công ty. Nhiệm vụ của chính của họ sẽ là đón tiếp khách hàng và thực hiện các cuộc gọi cần thiết. Công việc của lễ tân đồng thời cũng phải hỗ trợ các bộ phận khác. Ví dụ như tổ chức họp, hội thảo, gọi điện thông báo cho khách mời… 

Chúng ta đều biết lễ tân được coi như bộ mặt của công ty. Vì thế bộ phận này thường yêu cầu những ứng viên có ngoại hình sáng, khả năng giao tiếp tốt (cả về lời nói và văn bản). Ngoài ra các công ty thường xuyên đón tiếp khách nước ngoài còn yêu cầu lễ tân phải thành thạo ngoại ngữ. 

Nhóm Văn thư hành chính và lưu trữ

Nhắc đến nhân viên văn phòng chắc chắn sẽ nghĩ ngay tới công việc bàn giấy. Công việc xử lý các hồ sơ văn bản, thủ tục giấy tờ chính là nhiệm vụ của nhóm hành chính – văn thư. Họ là những người nhận, gửi, biên soạn các công văn tài liệu theo yêu cầu. Đồng thời in ấn, photo và lưu trữ các tài liệu một cách logic, hợp lý để dễ dàng tìm kiếm khi cần. 

Tại một số công ty, nhân viên hành chính văn thư còn chịu trách nhiệm chấm công, theo dõi các chế độ cho nhân viên. Thông thường đây là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên hành chính – nhân sự là “bộ đôi” thường hay song hành cùng nhau trong công việc. Vì vậy việc tách riêng hay gộp chung cũng không phải vấn đề quá khác biệt. 

nhân viên văn phòng cần làm những gì 2
Công việc giấy tờ, tài liệu là “đặc sản” của nhân viên hành chính văn thư

Nhóm quản lý cơ sở vật chất

Đây sẽ là bộ phận back office, những người chuyên phụ trách quản lý, kiểm kê tài sản trang thiết bị cho công ty. Những trang thiết bị như hệ thống máy tính, điều hoà, mạng internet… Hệ thống cơ sở vật chất hoạt động trơn tru thì mới đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Nếu có trục trặc hay thiếu hụt, bộ phận quản lý cơ sở vật chất cần kịp thời sửa chữa và gửi yêu cầu đặt mua ngay. 

Nhóm hỗ trợ dự án

Ngoài những công việc trên, một nhóm office nữa cũng rất quan trọng đó chính là nhóm hỗ trợ dự án. Mỗi công ty thường sẽ chạy rất nhiều các dự án lớn nhỏ cùng lúc. Nhóm hỗ trợ sẽ tuỳ theo các dự án khác nhau mà có công việc khác nhau. Ví dụ chuẩn bị các giấy tờ pháp lý cần thiết, tuyển nhân sự cho dự án… Hay các công tác hậu cần khác như chuẩn bị tài liệu, in ấn… 

Nhân viên văn phòng lương bao nhiêu?

Theo một số khảo sát của TopCV, mức lương nhân viên văn phòng khởi điểm sẽ khoảng 5-7 triệu. Tuỳ các yếu tố khác nhau, mức lương có thể tăng dần lên 10-15 triệu/ tháng. Đây cũng là nội dung nhiều ứng viên quan tâm trước khi gắn bó với một công việc lâu dài. Vậy với khoảng lương như trên, nhân viên văn phòng lương bao nhiêu thì ổn. Ngoài ra có những tiêu chí nào ảnh hưởng tới mức lương đó? 

Trung bình trên thị trường hiện nay, nhân viên văn phòng full-time lương sẽ khoảng 7-8 triệu. Những mức thấp hơn có thể sẽ dành cho những vị trí office part-time hoặc thực tập sinh. Mức lương này có thể là gợi ý cho bạn nếu nhận được câu hỏi phỏng vấn về mức lương mong muốn cho vị trí office staff. Ngoài ra, mức lương còn ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như: cấp bậc, kinh nghiệm, lĩnh vực công việc, năng lực… 

nhân viên văn phòng cần làm những gì 3
Làm nhân viên văn phòng khá vất vả vì công việc chia nhỏ rất nhiều

Tìm việc nhân viên văn phòng ở đâu uy tín?

Nhu cầu tuyển nhân viên văn phòng luôn rất lớn. Bởi công ty nào cũng cần có bộ phận office để duy trì mạch công việc trơn tru nhất. Bạn có thể dễ dàng tìm việc trên các hội nhóm mạng xã hội, qua người quen hoặc lên trực tiếp website công ty bạn quan tâm. 

Tuy nhiên với các ứng viên lo lắng về tính xác thực của nhà tuyển dụng. Đồng thời bối rối chưa biết viết CV ứng tuyển ra sao thì cũng đừng lo lắng. TopCV sẽ giải quyết giúp bạn những vấn đề này. Topcv là nền tảng tìm việc thông minh dụng sâu công nghệ AI. Mỗi ngày có hàng chục nghìn việc làm được cập nhật đến từ các doanh nghiệp đã được xác thực. Ngoài ra, website còn hỗ trợ tạo CV và profile online  giúp người tìm việc xây dựng thương hiệu cá nhân và định hướng nghề nghiệp dễ dàng nhất. 

Mong rằng bạn đã biết nhân viên văn phòng làm những công việc gì. Qua đó không còn hiểu nhầm, hiểu sai về công việc này. Nếu như có đam mê và muốn theo đuổi công việc office thì hãy nhanh tay ứng tuyển tại TopCV nhé! 

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Có thể bạn quan tâm
Tổng hợp 10 việc làm tiếng Anh HOT nhất 2022
việc làm tiếng anh

Khi bạn tìm kiếm bằng cụm từ  “việc làm tiếng Anh” Google sẽ trả về 1.750.000.000 kết quả chỉ trong Read more

Bí quyết lựa chọn Job Offer siêu “fit” – siêu “ngon”

Bạn đã trau chuốt CV và thư xin việc của mình, bạn tỏa sáng trong các cuộc phỏng vấn, bạn Read more

Kỹ năng tin học văn phòng là gì? Có quan trọng khi tìm việc không?
kỹ năng tin học văn phòng

Không phải ngẫu nhiên khi đi xin việc rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu ứng viên phải thành thạo kỹ Read more

Ứng dụng di động TopCV: CV xịn, việc làm chất, ứng tuyển bất cứ nơi đâu!

Với mong muốn thay đổi cách thức tuyển dụng truyền thống, năm 2019, TopCV cho ra đời ứng dụng TopCV, Read more