Hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép đơn giản nhất

Hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép đơn giản nhất
Hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép đơn giản nhất

Viết đơn hay mail xin nghỉ phép vừa là quyền lợi vừa là trách nhiệm của nhân viên mỗi khi muốn xin nghỉ làm để giải quyết công việc cá nhân. Tuy nhiên, làm thế nào để viết mail xin nghỉ phép khéo léo và chuyên nghiệp? Bài viết này Blog.TopCV sẽ bật mí cho bạn cách thức để viết email nghỉ phép đơn giản nhất mà vẫn tạo được sự tinh tế và chuyên nghiệp.

Tầm quan trọng của mail xin nghỉ phép

Làm thế nào để viết mai xin nghỉ phép chuyên nghiệp?
Làm thế nào để viết mai xin nghỉ phép chuyên nghiệp?

Khi bạn có việc cá nhân hoặc những chuyện phát sinh cần giải quyết thì việc viết mail xin nghỉ phép là một điều quan trọng. Việc viết email là cách để bạn thông báo đến lãnh đạo và nhân sự của mình về mong muốn nghỉ phép của bạn, lý do và thời gian mà bạn nghỉ…. Trên cơ sở đó, lãnh đạo sẽ quyết định việc có chấp thuận cho bạn nghỉ phép hay không. Khi nắm rõ được thông tin nghỉ phép của bạn, công ty có thể dễ dàng trong việc quản lý nhân sự, đồng thời có những sắp xếp nhằm tránh việc nghỉ phép của bạn ảnh hưởng đến hiệu quả và tiến độ công việc.

Việc viết mail xin nghỉ phép tưởng chứng đơn giản nhưng chúng cũng đòi hỏi những quy chuẩn nhất định. Vì vậy, bạn phải viết sao cho thật đầy đủ, chuyên nghiệp để thuyết phục lãnh đạo đồng ý cho bạn nghỉ. Nó còn là cơ sở để lãnh đạo đánh giá thái độ làm việc và sự chuyên nghiệp của bạn thông qua email này.

Những phần quan trọng cần phải có trong mail nghỉ phép

Email cần khéo léo trong cách diễn đạt vấn đề đến cách lựa chọn câu từ
Email cần khéo léo trong cách diễn đạt vấn đề đến cách lựa chọn câu từ

Phần mở đầu/ Chào hỏi

Phần mở đầu là ấn tượng đầu tiên khi người nhận đọc email của bạn. Phần này bạn phải gửi lời chào hỏi đến người nhận hoặc kính gửi đến ai đó. Bạn cần giới thiệu lại họ tên và vị trí chức danh của mình. Vì giữa hàng trăm, thậm chí hàng ngàn nhân viên nếu như chỉ nhân được email thông báo nghỉ mà bạn không nếu rõ họ tên thì lãnh đạo sẽ khó lòng nhận biết được nhân viên đang xin nghỉ phép này là ai?. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, là cách để bạn thể hiện sự lịch thiệp chỉn chu của mình trong giao tiếp bằng ngôn ngữ.

Lý do xin nghỉ phép

Lý do xin nghỉ là cơ sở quan trọng để lãnh đạo quyết định việc có đồng ý cho bạn nghỉ hay không. Bạn cần nêu rõ lý do của mình một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ. Mỗi người khi nghỉ phép sẽ có vô vàn những lý do khác nhau, tuy nhiên dù đó là lý do gì thì chúng cũng cần phải chân thực và thuyết phục.

Thời gian xin nghỉ phép

Trong mail xin nghỉ phép bạn cần nêu rõ thời gian mà bạn mong muốn được nghỉ là bao lâu. Cụ thể bắt đầu nghỉ từ ngày nào và kết thúc vào ngày nào, ngày nào bạn sẽ bắt đầu đi làm lại. Điều này bạn có thể căn cứ vào luật lao động hoặc số ngày phép mà mình, sẽ có những trường hợp nghỉ có lương hoặc nghỉ phép không lương vì vậy bạn cần phải cân nhắc để đưa ra thời gian nghỉ hợp lý.

Nói rõ về tiến độ công việc bạn được giao

Để thể hiện là một người trách nhiệm bạn nhất định phải nói rõ về tiến độ công việc mà bạn được giao. Cụ thể, công việc thuộc trách nhiệm của bạn là gì? Bạn đã làm đến đâu? Còn những phần việc nào? Ai sẽ giúp bạn giải quyết trong thời gian bạn nghỉ hay bạn sẽ tiếp tục thực hiện sau khi đi làm lại? Tất cả những điều này sẽ giúp lãnh đạo quản lý được công việc một cách hiệu quả, tránh để việc bạn nghỉ ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Thông tin liên lạc với bạn khi bạn xin nghỉ

Khi bạn nghỉ việc không có nghĩa là bạn giũ bỏ hoàn toàn trách nhiệm với công việc. Vì vậy bạn phải để lại thông tin và cách thức liên lạc của mình trong email, trong trường hợp có những vấn đề quan trọng hay sự cố phát sinh thì lãnh đạo có thể trao đổi được với bạn để giải quyết kịp thời.

Giấy tờ liên quan chứng minh lý do nghỉ

Để tăng sự thuyết phục cho lý do mà bạn cần phải nghỉ phép thì hãy đính kèm các giấy tờ liên quan để chứng minh lý do mà bạn nghỉ. Chẳng hạn như bạn nghỉ vì các vấn đề về sức khỏe thì có thể đính kèm các giấy tờ chứng minh kết quả khám sức khỏe của bạn. Một số các trường hợp không có giấy tờ hay hình ảnh để chứng minh thì bạn có thể bỏ qua phần này. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa mức thuyết phục của lý do mà bạn nghỉ giảm đi một nửa.

Kết thúc email

Kết thúc email hãy gửi lời cam kết về những thông tin mà bạn trình bày là đúng sự thật cũng như cam kết về việc rằng sẽ hoàn thành công việc hiệu quả ngay khi trở lại làm việc. Đồng thời đừng quên thể hiện mong muốn được chấp thuận cho nghỉ phép và gửi lời cảm ơn của tới lãnh đạo của mình.

Những lưu ý khi viết mail xin nghỉ phép

Nghỉ phép đúng theo quy định của công ty

Bộ luật Lao động có quy định rất rõ ràng về số ngày nghỉ của người lao động, bao gồm nghỉ lễ, tết, nghỉ ốm đau, nghỉ phép năm. Quy định về những ngày nghỉ này có sự khác nhau, đồng thời một số doanh nghiệp có thể còn có những quy định riêng về điều này được nêu rõ trong nội quy và hợp đồng lao động của từng người. Vì vậy, bạn cần cần cứ vào những điều này để nghỉ phép đúng quy định, không ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của mình.

Gửi mail càng sớm càng tốt

Khi có ý định nghỉ việc, nhân viên nên lưu ý gửi càng sớm càng tốt. Bởi việc thông báo sớm sẽ giúp cho công ty dễ dàng chủ động trong việc sắp xếp công việc. Thực tế thì một số công ty sẽ có quy định về việc nếu muốn nhỉ phép thì phải thông báo trước bao nhiêu ngày. Chỉ trừ những trường hợp đột xuất hay sự cố phát sinh bất ngờ thì việc gửi email chậm trễ hơn có thể được du di để xem xét.

Gửi mail xin nghỉ phép càng sớm càng tốt
Gửi mail xin nghỉ phép càng sớm càng tốt

Nhờ đồng nghiệp hỗ trợ những công việc còn dở

Một khi đã có kế hoạch cho việc nghỉ phép của mình, bạn hãy nhờ đồng nghiệp hỗ trợ những công việc còn dang dở. Việc có người hỗ trợ vừa giúp bạn có thể nghỉ phép một cách an tâm vừa thể hiện bạn là một người trách nhiệm, không để việc cá nhân ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc.

Có thể thấy rằng việc viết mail xin nghỉ phép muốn chuyên nghiệp cũng đòi hỏi sự tinh tế và trau chuốt vô cùng tỉ mỉ. Từ cách diễn đạt vấn đề đến cách lựa chọn câu từ cũng cần phải khéo léo. Ngoài xin nghỉ phép bằng maill. bạn có thể tham khảo thêm các mẫu đơn xin nghỉ phép khác. Điều này được xem là một trong những kỹ năng cần thiết của bất kỳ ai, ngay cả với những ứng viên đang tìm kiếm việc làm cũng nên lưu ý để còn sử dụng cho quá trình làm việc sau này.

Hiện nay, cơ hội việc làm vô cùng đa dạng. Với những bạn đang trên hành trình tìm việc có thể tham khảo hàng ngàn cơ hội việc làm hấp dẫn tại tại TopCV.

Có thể bạn quan tâm
Viết mail xin việc cho sinh viên mới ra trường ra sao?
Sinh viên mới ra trường viết email gửi nhà tuyển dụng ra sao để "lấy lòng"?

Hiện tại, hơn 90% nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên nộp CV qua email, do đó, kỹ năng Read more

Thủ tục làm bảo hiểm thất nghiệp cần những giấy tờ gì?
làm bảo hiểm thất nghiệp cần những giấy tờ gì

Sau khi nghỉ việc tại các các cơ sở làm việc tham gia đóng bảo hiểm xã hội người lao Read more

Viết đơn xin nghỉ việc vì hoàn cảnh gia đình như thế nào?
đơn xin nghỉ việc vì hoàn cảnh gia đình

Khi có ý định nghỉ việc điều mà bạn băn khoăn nhất có lẽ chính là việc viết đơn nghỉ Read more

Bật mí cách viết thư xin việc bằng tiếng Anh siêu hay
thư xin việc bằng tiếng Anh

Cùng với CV thì cover letter - thư xin việc là thứ không thể thiếu trong hồ sơ xin việc Read more