Việc viết email ứng tuyển việc làm thông thường tưởng dễ nhưng để viết mail xin việc hay, biến chúng trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng thì kỹ thực không dễ chút nào. Ngoài tuân thủ những quy tắc cơ bản của một email, ứng viên còn phải tinh tế trong việc sắp xếp bố cục, lựa chọn câu chữ, cách dẫn dắt vấn đề sao cho vừa chuyên nghiệp, thể hiện được sự tôn trọng nhà tuyển dụng mà vẫn thân thiện và thú vị. Do vậy, muốn sở hữu cơ hội tuyển dụng thành công, ứng viên hãy tham khảo bài viết này của Blog TopCV để “bỏ túi” cho mình những kỹ năng viết mail ứng tuyển hấp dẫn và thuyết phục nhé.
Tầm quan trọng của việc viết mail ứng tuyển
Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều cho phép ứng viên gửi hồ sơ qua mail điện tử. Nếu như trước đây, ứng viên phải đến công ty để nộp CV trực tiếp hoặc gửi hồ sơ xin việc qua đường bưu điện thì giờ đây chỉ với một email ứng tuyển, bạn đã có thể chuyển CV của mình đến tay nhà tuyển dụng một cách dễ dàng. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong công tác tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hiện nay.
Về phía ứng viên, họ vừa có thể tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí, vừa có thể tiếp cận nhà tuyển dụng một cách nhanh chóng. Đối với nhà tuyển dụng, họ có thể dễ dàng trong việc chọn lọc, quản lý hồ sơ và tìm kiếm những ứng viên phù hợp.
Thực tế thì đến nay vẫn nhiều bạn trẻ nghĩ rằng, việc trau chuốt CV mới là điều kiện quyết định đến khả năng hồ sơ của bạn được lọt vào “tầm ngắm” của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, họ quên mất rằng việc sở hữu một email xin việc chuyên nghiệp và chỉn chu sẽ là “tấm vé ưu tiên” để đưa CV của bạn đến được gần hơn với nhà tuyển dụng.
Thông qua cách viết email xin việc, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được mức độ thành thạo tin học văn phòng của ứng viên, mức độ chuyên nghiệp, sự chỉn chu và tâm huyết của ứng viên đối với vị trí việc làm như thế nào. Email càng được trau chuốt càng khiến nhà tuyển dụng đánh giá cao, nó có thể là nguồn cảm hứng ban đầu “khơi gợi” sự tò mò của nhà tuyển dụng khi quyết định nghiên cứu kỹ hơn về CV của bạn.
Những lưu ý khi viết mail ứng tuyển
Tên email (tên mail và tên hiển thị)
Khi gửi mail ứng tuyển việc làm, nhiều ứng viên có thể không biết hoặc cố ý chọn cho mình những tên email theo phong cách “xì tin”, chẳng hạn như girlxinhxan@gmail.com, cobelolem99@yahoo.com,… Điều này không những không làm bạn trở nên dễ thương mà còn khiến nhà tuyển dụng đánh giá mức độ thiếu chuyên nghiệp và thiếu nghiêm túc của bạn. Vì vậy, để viết mail ứng tuyển, ứng viên phải chọn các email có chứa họ tên của mình. Chẳng hạn như Thanhngannt@gmail.com. Ngoài ra, tên email còn có thể có các phần mở rộng khác bao gồm chuyên môn, ngành nghề, quê quán hoặc trường đại học của bạn, ví dụ: Thanhngan.agency@gmail.com…
Font chữ
Một lưu ý khác khi viết mail ứng tuyển đó là ứng viên phải lựa chọn 1 kiểu font chữ thống nhất, chú ý cả về cỡ chữ và màu chữ. Font chữ nên rõ ràng, tránh các định dạng chữ theo kiểu nghệ thuật khiến email của bạn trở nên rườm rà và thiếu chuyên nghiệp. Các font chữ phổ biến khi viết mail ứng tuyển thông thường là Arial, Times, Verdana, Helvetica, Georgia…
Chữ ký, cách thức liên hệ
Một Email chuyên nghiệp cần phải có chữ ký email, nó có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh. Tuy nhiên, phần chữ ký email phải đảm bảo các nội dung: họ tên, số điện thoại, địa chỉ, website, email… Những nội dung này là cơ sở để nhà tuyển dụng có thêm cách thức liên hệ và tìm hiểu thông tin của ứng viên.
Định dạng file, tên file đính kèm
Đính kèm file và tên file trong email xin việc cũng rất quan trọng. Tùy vào yêu cầu của nhà tuyển dụng và nội dung file đính kèm có thể khác nhau, chẳng hạn như ngoài CV và Thư xin việc thì một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên phải đính kèm thêm các sản phẩm đã đăng tải. Ứng viên cần lưu ý tất cả những hồ sơ này nên định dạng ở dạng PDF và lưu tên file một cách chuyên nghiệp, rõ ràng.
>>> Xem thêm: Cách tạo CV ấn tượng: 8 công cụ “thần kỳ” giúp bạn phù phép CV
Cách viết email ứng tuyển chuẩn nhất
Tiêu đề
Về cơ bản thì cấu trúc tiêu đề email phổ biến là “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Công ty hoặc ngày tháng năm ứng tuyển”. Nếu nhà tuyển dụng không có yêu cầu về cú pháp soạn tiêu đề email thì bạn có thể sáng tạo theo cách riêng của mình, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo tuân thủ các quy tắc chung. Cụ thể, tiêu đề nên viết ngắn gọn bởi phần hiển thị tiêu đề của hộp thư đến chỉ giới hạn ở số lượng ký tự nhất định, đặc biệt là khi quan sát trên thiết bị di động. Do vậy, ứng viên nên lựa chọn những từ ngữ có ý nghĩa trọng tâm, chẳng hạn bạn là ai và bạn đang ứng tuyển vị trí nào hoặc học hàm học vị của bạn? Đồng thời bắt đầu bằng các từ ngữ quan trọng nhất. Tránh những tiêu đề chung chung khiến email của bạn dễ bị lu mờ giữa hàng ngàn các email ứng tuyển khác.
Nội dung
– Lời chào, mở đầu
Lời chào và mở đầu cần thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với người nhận, do đó bắt buộc phải có cụm từ “Kính gửi”. Nếu biết chính xác tên nhà tuyển dụng, bạn phải nêu rõ ràng kính gửi ai: “Kính gửi + tên người nhận”. Nếu không biết chính xác, bạn có thể ghi “Kính gửi + Giám đốc bộ phận nhân sự hay tên công ty”.
Một số ứng viên sử dụng từ “Gửi…” hay “Thân ái gửi…” khi viết mail xin việc. Điều này là cách chào hỏi với những người thân thiết và thường là bằng tuổi, nó sẽ phù hợp hơn khi bạn gửi email cho bạn bè của mình thay vì gửi một email ứng tuyển việc làm.
– Giới thiệu ngắn gọn về bản thân
Phần này ứng viên nên giới thiệu tóm tắt về bản thân mình. Bao gồm các nội dung như tên tuổi, hiện đang sinh sống ở đâu hoặc đam mê và kỳ vọng của bạn về nghề nghiệp.
Tuy nhiên, phần này vốn dĩ đã được bạn liệt kê chi tiết trong CV đính kèm, do vậy, ứng viên chỉ nên chọn lọc 1 vài các nội dung cơ bản để nhà tuyển dụng có thể bước đầu nắm được danh sách thông tin ứng viên.
– Bạn gửi mail để ứng tuyển vị trí nào, bạn tìm thấy bài tuyển dụng ở đâu
Bạn nên dành vài dòng để trình bày về mục đích viết thư của bạn. Chẳng hạn như bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng ở đâu, bạn viết thư để ứng tuyển vào vị trí nào và vì sao bạn cho rằng mình phù hợp với công việc ấy? Phần này ứng viên nên nêu rõ vị trí công việc cụ thể mà bạn muốn ứng tuyển, câu chữ tuy ngắn gọn, xúc tính nhưng nên có tính dẫn dắt vấn đề.
– Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng một cách ngắn gọn
Kinh nghiệm và kỹ năng cũng là nội dung đã được đề cập trong CV. Vì vậy, với email ứng tuyển, ứng viên chỉ nên lựa chọn 2-3 những kinh nghiệm hoặc kỹ năng nổi bật nhất để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Phần này cũng nên tinh gọn và có chọn lọc thay vì liệt kê một cách dàn trải và không có trọng tâm.
– Đính kèm CV và Coverletter
Lúc này ứng viên cần có 1-2 câu dẫn dắt người đọc đến CV đính kèm và coverletter. Thay vì bắt người nhận hãy đọc CV và Coverletter của bạn, ứng viên nên khéo léo trang trọng chào mời người nhận có thể đọc và tìm hiểu kỹ hơn về bạn trong CV và Coverletter đã được đính kèm.
– Lời cảm ơn và hi vọng nhận được phản hồi
Khi kết thúc email, ứng viên không được quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian để xem hồ sơ của bạn. Đồng thời, bạn cũng nên bày tỏ hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi hoặc cơ hội được tuyển dụng từ phía công ty.
Để chinh phục nhà tuyển dụng, 1 CV ấn tượng và một lá hấp dẫn thôi là đủ. Khâu soạn mail ứng tuyển cũng đóng vai trò quan trọng có khả năng tạo sự hứng thú và tò mò của nhà tuyển dụng đối với CV xin việc.
Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây đã phần nào giúp ứng viên có thêm kiến thức và kỹ năng về cách viết mail ứng tuyển. Chắc chắn rằng, với một email chuyên nghiệp kết hợp cũng CV hấp dẫn sẽ mở ra cho bạn nhiều cơ hội để chinh phục hàng ngàn việc làm hấp dẫn tại TopCV.