Checkout là khái niệm thường được dùng rất phổ biến trong ngành quản trị khách sạn hay ngành lữ hành – du lịch. Vậy check in và checkout là gì, quy trình chuẩn của checkin và checkout trong khách sạn ra sao, có những quy định về thời gian checkin checkout nào mà khách lưu trú cần tuân thủ? Cùng Blog.TopCV tìm hiểu ngay nhé
Check out là gì? Tại sao checkout lại quan trọng?
Checkout là khái niệm chỉ việc kiểm tra và hoàn thiện các thủ tục rời khỏi khách sạn, nhà nghỉ, bao gồm các hoạt động: thanh toán hóa đơn lưu trú (tiền phòng và các dịch vụ phát sinh), trả phòng, trả chìa khóa và giấy tờ cá nhân (nếu có).
Ngoài nhiệm vụ hoàn thành thủ tục cuối cùng cho khách lưu trú thì việc checkout còn có vai trò tiếp nhận phản hồi và feedback của khách, giúp nhân viên lễ tân/ booking cập nhật thông tin về tình trạng phòng và số lượng khách lưu trú một cách chính xác.
Checkout là khâu cuối cùng trước khi khách rời khỏi khách sạn, nhà nghỉ,… do đó nó là cơ hội để cơ sở lưu trú để lại ấn tượng tốt cho khách hàng. Nhân viên lễ tân khi làm thủ tục checkout cần giữ thái độ chuyên nghiệp, nhẹ nhàng, giải quyết hóa đơn và các vấn đề khác một cách nhanh chóng, gọn gàng, khiến khách hài lòng.
>>> Tham khảo: Vai trò và nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn
Quy định về thời gian check out tại khách sạn
Tuy không có quy định bắt buộc về thời điểm check in check out song phổ biến nhất vẫn là khung giờ check in vào 14h và check out lúc 12h. Thông thường việc chậm trễ check out có thể bị phạt một khoản phí bằng 1/3 cho tới 1/2 giá tiền phòng/ đêm. Dù bạn du lịch tại Việt Nam hay thế giới, dù là khách sạn 4-5 sao hay nhà nghỉ, homestay bình dân thì cũng cần nắm được những quy định về thời gian check in check out quy tắc này để chủ động sắp xếp lịch trình do cuyển cũng như hạn chế những rủi ro hay khoản phát sinh không đáng có trong chuyến du lịch của mình.
>>> Tham khảo: Lễ tân khách sạn là gì? Có nên làm lễ tân khách sạn?
Khám phá quy trình checkin – checkout chuẩn tại khách sạn
- Hỏi khách về các chi phí phát sinh
- Kiểm tra thông tin các chi phí phát sinh từ bộ phận buồng phòng và hệ thống/ phần mềm quản lý khách sạn
- Tổng hợp chi phí và in hóa đơn thanh toán, gửi khách kiểm tra lại. Nếu có bất cứ điều gì chưa chính xác thì trao đổi lại với khách và xem xét giải quyết
- Thực hiện các thủ tục đổi tiền, xuất hóa đơn, các phương thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, thẻ tín dụng, voucher khuyến mại (nếu có) và hoàn thành thủ tục thanh toán
- Nhận lại chìa khóa phòng và trả khách giấy tờ chứng minh (nếu có)
- Cập nhật tình trạng phòng lên hệ thống/ phần mềm quản lý khách sạn
- Hỏi khách lưu trú về mức độ hài lòng cũng như feedback/ góp ý trong thời gian tại khách sạn, gợi ý các dịch vụ khác (ví dụ xe đưa đón sân bay), gửi lời chào tạm biệt và chúc khách thượng lộ bình an.
>>> Tham khảo: Bảng mô tả công việc lễ tân khách sạn mới nhất 2021
Hướng dẫn cách xử lý một số tình huống thường gặp khi check in và check out
Check out trễ
Thông thường khách sạn quy định giờ check out là 11-12 giờ trưa, tuy nhiên vì một số lý do nào đó mà khách lưu trú trả phòng muộn hơn, khiến bộ phận buồng phòng không kịp dọn dẹp, tiếp đón khách mới. Do đó, lễ tân nên chú ý nhắc nhở khách lưu trú từ trước để tránh việc khách phải trả khoản phí phạt check out trễ.
Bạn có thể chủ động hỏi về lịch trình ngày cuối của khách và đưa ra phương án phù hợp (ví dụ như dịch vụ morning call/ reminder call – gọi nhắc nhở, hoặc khách có thể check out sớm và gửi hành lý lại khách sạn để tiếp tục tận hưởng lịch trình mà không cần mang theo vali nặng,…)
Check in sớm
Nếu khách lưu trú tới khách sạn tới sớm hơn giờ nhận phòng và phòng trống đã dọn dẹp xong, nhân viên lễ tân có thể linh động cho khách nhận phòng luôn. Nếu chưa có phòng hoặc khách tới quá sớm, nhân viên có thể gợi ý khách nghỉ ngơi tại khu vực sảnh, nhà hàng, quầy bar hoặc các điểm du lịch lân cận để chờ tới thời gian nhận phòng như quy định.
>>> Xem thêm: 5 kỹ năng cần có đối với nhân viên lễ tân khách sạn
Check out nhanh
Khi bước vào mùa cao điểm du lịch, lượng khách lưu trú rất đông, khách hàng sẽ nhận được biểu mẫu check out nhanh, hóa đơn thanh toán trước một ngày. Khách hàng có thể ủy quyền thanh toán hoặc thanh toán qua thẻ tín dụng, nhờ đó, giảm tải việc thanh toán trực tiếp tại quầy lễ tân và rút ngắn thời gian check out, giúp giảm tải cho nhân viên lễ tân cũng như giúp khách hàng không phải chờ đợi quá lâu mà có thể chủ động check out nhanh gọn.
>>> Tham khảo: Ngành quản trị khách sạn nên học trường nào tốt nhất?
Qua bài viết “Checkout là gì? Tìm hiểu về checkin – checkout trong quản trị khách sạn”, Blog TopCV hy vọng bạn đã có thêm hiểu biết về các quy trình, thủ tục check in và check out tại các cơ sở lưu trú trong chuyến du lịch của mình. Để không bỏ lỡ những cơ hội việc làm HOT nhất, bạn hãy truy cập và ứng tuyển những vị trí tại TopCV ngay hôm nay nhé!
Nguồn ảnh: Sưu tầm