Bỏ túi cách viết thư ứng tuyển chuyên nghiệp cho người mới

cách viết thư ứng tuyển
cách viết thư ứng tuyển

Muốn hồ sơ xin việc lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng thì một bản CV ấn tượng là chưa đủ. Các bạn cần phải biết cách viết thư ứng tuyển. Đây là dạng tư liệu quan trọng. Hãy cùng Blog.TopCV tìm hiểu cách viết thư xin việc sao cho chuyên nghiệp nhé!

Thư ứng tuyển là gì? Vai trò trong quá trình xin việc

Thư ứng tuyển là gì? Thư ứng tuyển hay còn được gọi là Cover letter. Thư ứng tuyển chính là bản mô tả một cách khái quát các kỹ năng, kinh nghiệm cũng như mong muốn hợp tác của ứng viên nhằm chứng minh cho đơn vị tuyển dụng thấy họ mới là lựa chọn hợp lý cho vị trí cần tuyển dụng.

Hiện nay, khi xin việc ứng viên thường không cần nộp hồ sơ xin việc trực tiếp tại các công ty mà sẽ gửi hồ sơ qua Email của nhà tuyển dụng trước khi gặp mặt trực tiếp để phỏng vấn. Nội dung chính trong Email là nội dung thư ứng tuyển, kèm theo tệp đính kèm là CV hay Portfolio (nếu có). 

Theo đó, đơn vị tuyển dụng sẽ đọc thư ứng tuyển trước sau đó mới xem xét tới CV. Đây cũng là lý do tại sao người lao động cần phải học cách viết Cover Letter trước rồi mới tới CV. 

Cách viết thư ứng tuyển thể hiện bản thân người ứng tuyển
Cách viết thư ứng tuyển thể hiện bản thân người ứng tuyển

Vai trò quan trọng của Cover Letter đó chính là hỗ trợ đơn vị tuyển dụng đánh giá được năng lực của ứng viên. Qua đó, nhận định được ứng viên đó có tiềm năng để đáp ứng được yêu cầu công việc hay không. Viết thư ứng tuyển xin việc chỉn chu, chuyên nghiệp chắc chắn sẽ là cơ hội tốt để bạn có được vị trí công việc như mong ước. 

>>> Xem thêm: Hướng dẫn viết cover letter (thư xin việc) chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp

Cách viết thư ứng tuyển chuyên nghiệp cho người mới

Để tạo được sự ấn tượng ngay từ ban đầu cho nhà tuyển dụng các ứng cần biết cách viết thư ứng tuyển. Đối với những bạn trẻ chưa có kinh nghiệm xin việc cần tham khảo kỹ cách viết như sau:

Phần mở đầu thư ứng tuyển

Hiện nay, hết các công ty, doanh nghiệp đều nhận Email ứng tuyển thay vì gửi thư viết tay. Không chỉ riêng Email ứng tuyển mà khi viết bất cứ loại Email nào người viết cũng cần mở đầu bằng một lời chào. Điều này bày tỏ sự tôn trọng của ứng viên dành cho người nhận thư. Do đó, các bạn nên chủ động tìm hiểu kỹ danh tính nhà tuyển dụng để biết cách xưng hô sao cho phù hợp. 

Cách viết thư ứng tuyển cần chú trọng cách xưng hô
Cách viết thư ứng tuyển cần chú trọng cách xưng hô

Tùy theo từng chức danh của người nhận mà các bạn có thể mở đầu theo nhiều cách khác nhau như:

Nếu người nhận là nhân viên thuộc phòng hành chính nhân sự, các bạn có thể mở đầu bằng cách: “Chào Anh/chị + tên”.

Nếu người nhận thư xin việc cấp bậc quản lý như: Trưởng phòng nhân sự, Giám đốc nhân sự,…thì phần mở đầu Email cần phải viết ở dạng trang trọng. 

  • Dear Mr/Mrs + Tên + Chức danh nhà tuyển dụng. 
  • Kính gửi Anh/Chị + Tên + Chức danh nhà tuyển dụng.

Tóm lại, các bạn nên áp dụng kiểu lời chào trang trọng trên các mẫu viết thư ứng tuyển để đảm bảo tính chuyên nghiệp và lịch sự. 

Tuy nhiên, trong một vài trường hợp không biết chắc chắn được đối tượng nhận thư là ai có thể mở đầu bằng công thức: “Kính gửi Ban tuyển dụng + Tên công ty”.

>>> Xem thêm: Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng 2022

Phần nội dung chính thư ứng tuyển

Trong phần nội dung chính của thư ứng tuyển việc làm sẽ được chia thành 4 đoạn nhỏ, tương đương với 4 mục cụ thể: 

Tin tức cá nhân phía người ứng tuyển

Trong mục này các bạn cần trình bày thật ngắn gọn để trả lời cho câu hỏi “ Bạn là ai”. Tuyệt đối không nên trình bày quá chi tiết các thông tin cá nhân như: Nơi ở, địa chỉ thư điện tử. Bởi các thông tin này đã được nêu rõ trong CV. Còn trong thư ứng tuyển xin việc phía tuyển dụng chỉ chú trọng tới kỹ năng và kinh nghiệm của người ứng tuyển mà thôi. 

Cách viết thư ứng tuyển cần nêu khái quát về thông tin cá nhân ứng viên
Cách viết thư ứng tuyển cần nêu khái quát về thông tin cá nhân ứng viên

Lý do viết thư ứng tuyển

Trong mục này, các ứng viên cần viết rõ bạn biết tới vị trí ứng tuyển này thông qua nguồn nào. Ứng viên viết Email này cho phía tuyển dụng có mục đích gì. Từ đó, xác định rõ ràng vị trí mong muốn của bạn là gì. 

Các kỹ năng nổi trội

Phần này các ứng viên chỉ nên nêu 2-3 kỹ năng nổi bật nhất của bản thân liên quan tới vị trí đang ứng tuyển. Như vậy, nhà tuyển dụng ngay lập tức có thể đánh giá được cụ thể ứng viên có phù hợp với công việc hay không. 

Phần kết thư

Trong phần cuối cùng này, người lao động cần khéo léo đưa ra một yêu cầu một cuộc phỏng vấn trong thời gian tới. Trong đó, lưu ý nhà tuyển dụng có thể đọc các tài liệu liên quan đã được đính kèm trong Email gồm Portfolio, CV. 

Khi kết thúc Email đừng quên gửi lời cảm ơn tới người nhận thư vì họ đã dành thời gian đọc Email. Bởi đây là một trong các yếu tố giúp nhà tuyển dụng đánh giá được mức độ chuyên nghiệp của ứng viên.

Điều cuối cùng tuy đơn giản nhưng không được thiếu trong thư ứng tuyển xin việc đó là gửi lời chào tạm biệt. Các bạn có thể viết “Trân trọng” kèm theo thông tin liên hệ (Số điện thoại, Email) tại mục chữ ký điện tử để bộ phận nhân sự có thể nhanh chóng liên lạc được với người lao động. 

>>> Tham khảo: Cách viết đơn xin việc cho sinh viên mới ra trường – TopCV Blog

Cách viết thư ứng tuyển cần chú trọng tới phần kết thư
Cách viết thư ứng tuyển cần chú trọng tới phần kết thư

Yêu cầu cơ bản trong thư ứng tuyển việc làm

Khi viết thư ứng tuyển xin việc bên cạnh các kỹ năng quan trọng các ứng viên cần chú ý tới hình thức của lá thư. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng quyết định tới việc nhà tuyển dụng có ấn tượng và quyết định lựa chọn ngay khi nhìn thấy hay không. Một số những yêu cầu cụ thể:  

Về mặt nội dung

Nội dung lá thư ứng tuyển cần đảm bảo đầy đủ nội dung. Trong đó, lá thư cần trình bày được các luận điểm trọng tâm, ngắn gọn, rõ ràng để phía nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt được thông tin. Trong đó, tuyệt đối tránh viết lan man, dài dòng.

Từ ngữ sử dụng trong thư rõ ràng, mạch lạc, tránh sử dụng quá nhiều các thuật ngữ khó hiểu. Câu văn trong thư sử dụng là các câu văn mang tính hành động, truyền đạt được sự tự tin, lạc quan cũng như nhiệt tình và chuyên nghiệp. Nội dung lá thư xin việc cần chú trọng thể hiện được hiểu biết của bạn về công ty cũng như vị trí công việc muốn ứng tuyển. 

Về mặt hình thức

Điểm đầu tiên phía tuyển dụng muốn đánh giá đó chính là hình thức của lá thư. Họ sẽ coi trọng điều này bởi nó thể hiện sự hiểu biết cũng như tính chuyên nghiệp của người ứng tuyển. Do vậy, các bạn cần lưu ý một số điều liên quan tới hình thức lá thư ứng tuyển đó là:

Cách viết thư ứng tuyển nên có hình thức thu hút
Cách viết thư ứng tuyển nên có hình thức thu hút
  • Độ dài: Thư ứng tuyển hình thức đẹp nhất khi được trình bày gọn trong một trang giấy A4. 
  • Định dạng và lề trang: Căn lề, định dạng lá thư theo tiêu chuẩn của hầu hết các văn bản, chọn căn chỉnh lề phía bên trái. 
  • Phông chữ: Chọn phông chữ Time New Roman, Arial hoặc Calibri. 
  • Cỡ chữ: Chọn cỡ chữ trong khoảng 12-13.

>>> Xem thêm: Cách viết email xin thực tập cho các bạn sinh viên chưa từng đi làm

Mẹo viết thư ứng tuyển công việc  

Xin việc khi chưa có kinh nghiệm các bạn vẫn hoàn toàn có thể chinh phục được nhà tuyển dụng. Điều quan trọng các bạn cần tự tin tham khảo những kinh nghiệm viết thư ứng tuyển cho sinh viên mới ra trường để thể hiện bản thân mình. 

Sẵn sàng viết thư ứng tuyển khi xin việc

Đôi khi trong quá trình xin việc, một số các đơn vị không yêu cầu các ứng viên viết thư xin việc. Tuy nhiên, người lao động hãy chuẩn bị tâm thế luôn sẵn sàng để viết thư xin việc. Đây không chỉ là cách khéo léo thể hiện bản thân mà còn là cách để bạn nhận được sự đánh giá cao từ phía nhà tuyển dụng. 

Luôn sử dụng định dạng thư thương mại

Mẫu lá thư thương mại gồm có thông tin liên hệ, ngày tháng, thông tin liên hệ phía nhà tuyển dụng. Trong thư luôn đảm bảo cung cấp lời chào ở đầu và chữ ký phía cuối cùng.

Cách viết thư ứng tuyển nên viết theo định dạng thư thương mại
Cách viết thư ứng tuyển nên viết theo định dạng thư thương mại

Tập trung vào nội dung ứng tuyển

Điều quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng muốn biết là khả năng của bạn như thế nào, có thể đáp ứng được công việc hay không. Vì thế trong thư xin việc đừng cố khoe mẽ, hãy cho nhà tuyển dụng thấy được bạn mang lại lợi ích gì cho công ty. Hãy đưa ra được các kỹ năng nổi trội nhất để nhà tuyển dụng có thể đánh giá. 

Thông qua những nội dung quan trọng mà bạn muốn cung cấp phía tuyển dụng sẽ ấn tượng hơn. Việc trình bày lan man,dài dòng sẽ khiến cho nhà tuyển dụng khó có thể hình dung được cụ thể công việc cũng như các kỹ năng của bạn. 

Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin

Trước khi gửi thư ứng tuyển cho nhà tuyển dụng, các ứng viên cần kiểm tra lại thật kỹ thư xin việc để tránh trường hợp mắc lỗi chính tả và tính logic trong thư. Việc rà soát lại không thừa giúp ứng viên kịp thời khắc phục các vấn đề sai sót để tránh những tình huống không mong muốn. 

Cách viết thư ứng tuyển không quá khó nếu người lao động chịu khó tìm hiểu và tham khảo các mẫu viết thư sao cho đúng chuẩn và chuyên nghiệp. Hy vọng những thông tin TopCV cung cấp trên đây sẽ giúp ứng viên dễ dàng có được một mẫu đơn ứng tuyển phù hợp.

TopCV là đơn vị cung cấp thông tin tuyển dụng uy tín trên thị trường tuyển dụng Việt. Tại đây, TopCV có cung cấp đa dạng các tin tức tuyển dụng thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Bên cạnh đó, TopCV cũng có cung cấp các mẫu CV, thư xin việc ấn tượng giúp các ứng viên có được cơ hội việc làm phù hợp. 

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Có thể bạn quan tâm
Hướng dẫn viết email ứng tuyển chuẩn chuyên nghiệp
viết email ứng tuyển

Gửi email xin việc trở thành hình thức ứng tuyển thông dụng nhất hiện nay nhờ tính nhanh gọn, tiện Read more

Từ các chuyên gia tuyển dụng Harvard: Viết thư xin việc hoàn toàn đơn giản nếu trả lời đủ hai câu hỏi này
Từ các chuyên gia tuyển dụng Harvard: Viết thư xin việc hoàn toàn đơn giản nếu trả lời đủ hai câu hỏi này

Có một cơ hội công việc tuyệt vời đã rất lâu rồi bạn mới tìm thấy; tuy nhiên, vấn đề Read more

Thư xin việc (Cover Letter) sẽ đầy sức nặng với 6 bí quyết sau
Thư xin việc (Cover Letter) sẽ đầy sức nặng với 6 bí quyết sau

Trong quá trình đi tìm việc, có lẽ ứng viên sẽ "thiên vị" CV nhiều hơn khi chỉ tập trung Read more

Làm thế nào để viết Cover Letter giúp tỉ lệ phản hồi tăng vọt?
Làm thế nào để viết Cover Letter giúp tỉ lệ phản hồi tăng vọt?

Bạn đã từng trải qua cảm giác viết thư xin việc (cover letter), gửi đi trong háo hức nhưng mãi Read more