Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng 2022

Cách viết email xin việc
Cách viết email xin việc

Nếu đang là ứng viên xin việc chắc bạn không còn quá xa lạ với khái niệm email xin việc. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách có được những email xin việc hoàn hảo, ghi điểm tuyệt đối trước nhà tuyển dụng cả. Vì vậy bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến email xin việc, cách viết email xin việc. Hãy cùng Blog.TopCV theo dõi ngay nhé!

Email xin việc là gì?

Email xin việc là phần nội dung mà bạn viết trực tiếp trên email khi gửi CV xin việc hay hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng. Thực tế viết Email xin việc bạn chỉ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân để nhà tuyển dụng dễ dàng xem hồ sơ xin việc mà không mất nhiều thời gian.

Trong phần cách viết email xin việc này bạn không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân vì nội dung chính bạn đã có trong hồ sơ của mình. Phần email này là mở đầu và giới thiệu sơ qua giúp nhà tuyển dụng nhận biết bạn đã gửi mail và ứng tuyển vào vị trí nào.

Email xin việc là phần giới thiệu ngắn gọn tới nhà tuyển dụng
Email xin việc là phần giới thiệu ngắn gọn tới nhà tuyển dụng

Mail này sẽ được đính kèm cùng với các giấy tờ của bộ hồ sơ xin việc để gửi đến nhà tuyển dụng. Với nội dung email này, ứng viên không cần viết lại quá nhiều thông tin bởi nó đã có trong hồ sơ xin việc rồi. Thay vào đó, ứng viên chỉ cần viết ngắn gọn, rõ ràng với những thông tin nổi bật nhất nhằm thu hút nhà tuyển dụng, đưa họ đến với việc xem xét kỹ lưỡng hồ sơ xin việc của mình.

Cách viết email gửi cv nếu giới thiệu chi tiết quá sẽ bị dài dòng và lặp lại các thông tin trong hồ sơ xin việc, từ đó sẽ bị tạo ra hiệu ứng nhàm chán. 

Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần phân biệt rõ giữa email xin việc và thư xin việc (Cover Letter). Rất nhiều người lầm tưởng chúng là một nhưng không phải. Email xin việc là nội dung được viết trong email, giới thiệu qua về bản thân và vị trí ứng tuyển. Còn thư xin việc là một file đính kèm với bộ hồ sơ xin việc. 

Tầm quan trọng của email xin việc

Cách viết email chuyên nghiệp vô cùng quan trọng. Vì hiện nay phần lớn nhà tuyển dụng yêu cầu các ứng viên nộp CV ( thư xin việc) qua email. Vậy nên, điều đầu tiên trong cách viết email xin việc mà tất cả các nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy từ các ứng viên đó chính là nội dung email mà các ứng viên thể hiện bằng sự sáng tạo và tầm nhìn để viết email ứng tuyển gửi đến nhà tuyển dụng.

Về phía ứng viên, cách viết email gửi cv họ vừa có thể tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí, vừa có thể tiếp cận nhà tuyển dụng một cách nhanh chóng. Đối với nhà tuyển dụng, họ có thể dễ dàng trong việc chọn lọc, quản lý hồ sơ và tìm kiếm những ứng viên phù hợp.

Email xin việc đóng vai trò quan trọng giúp ứng viên thể hiện bản thân
Email xin việc đóng vai trò quan trọng giúp ứng viên thể hiện bản thân

Thông qua cách viết email xin việc, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được mức độ thành thạo tin học văn phòng của ứng viên, mức độ chuyên nghiệp, sự chỉn chu và tâm huyết của ứng viên đối với vị trí việc làm như thế nào. Email càng được trau chuốt càng khiến nhà tuyển dụng đánh giá cao, nó có thể là nguồn cảm hứng ban đầu “khơi gợi” sự tò mò của nhà tuyển dụng khi quyết định nghiên cứu kỹ hơn về CV của bạn.

>>> Xem thêm: Cách viết email từ chối nhận việc tránh làm mất lòng nhà tuyển dụng nhất

Email xin việc gồm những phần nào?

Email xin việc là phần nội dung mà ứng viên sẽ viết trực tiếp trên khung văn bản của email. Email này sẽ được đính kèm cùng với các giấy tờ của bộ hồ sơ xin việc để gửi đến nhà tuyển dụng.

Viết email xin việc không phải là một việc quá phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì quả thật còn nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Khi viết các bạn cần lưu ý những phần không thể thiếu bao gồm:

Phần tên email

Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc ngay từ phần đầu của email trong cách viết email xin việc. Hãy đặt tên email chuyên nghiệp bằng cách dùng mẫu email xin việc thể hiện được họ tên của bạn (hoặc nếu có thể thì phần mở rộng hãy để những điều bạn tự hào nhất, muốn cho người khác biết về bản thân mình. Đó có thể là lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học, thế mạnh của bản thân….

Không nên sử dụng tên Email viết thường
Không nên sử dụng tên Email viết thường

Không nên sử dụng tên email đáng yêu hay quá trẻ con hoặc tên email quá dài. Email xin việc nên thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của ứng viên. Tên email nên để ngắn gọn gồm họ tên và một số ký tự khác để không bị trùng như vulinh95@gmail.com, thuctrinhbui00@gmail.com,…

Ảnh đại diện Email

Đối với phần ảnh đại diện Email các bạn nên lưu ý chọn ảnh đại diện sắc nét. Để thể hiện sự chuyên nghiệp nên lấy ảnh cá nhân có thể thấy được gương mặt của bạn. Không để ảnh chụp quay lưng bởi nó thể hiện sự thiếu nghiêm túc cũng như không thể hiện rõ khuôn mặt của bạn.

Bên cạnh đó lưu ý ảnh mặc trang phục gọn gàng, nghiêm túc, chỉnh tề. Tuyệt đối không để ảnh mặc trang phục nhạy cảm sẽ khiến nhà tuyển dụng cũng như đối tượng nhận Email có cái nhìn đánh giá và không có thiện cảm với bạn. Đồng thời không nên để hình ảnh đen trắng, hoặc không để ảnh đại diện bởi việc này sẽ làm mất giá trị email của bạn và rất có thể sẽ được xem như một email ảo. 

>>> Xem thêm: Bật mí cách viết tiêu đề email xin việc chuyên nghiệp

Phần tên hiển thị mail

Tên hiển thị email là điều quan trọng cần lưu ý trong cách viết email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới. 

Tên hiển thị trong Email nên viết hoa để thể hiện sự chuyên nghiệp
Tên hiển thị trong Email nên viết hoa để thể hiện sự chuyên nghiệp 

Thường có 2 lỗi chính liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là: Không phải tên thật và không được viết hoa. Tuy chúng đều không phải là những lỗi quá lớn, nhưng chúng hoàn toàn có khả năng làm bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. 

Cách thực hiện như sau:

  • Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) 
  • Bước 2: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)
  • Bước 3: Bạn sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)

Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản là bạn đã có một tên hiển thị email chuyên nghiệp khi viết email xin việc hơn. 

Tiêu đề email xin việc

Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc theo mẫu chỉ định thì ứng viên thực hiện đúng như yêu cầu. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.

Nếu họ không yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc, ứng viên có thể tự mình sáng tạo nhưng phải đảm bảo ngắn gọn với tên, vị trí ứng tuyển. Không nên viết dài dòng hay đan xen cảm xúc.

Nội dung email xin việc

Nội dung Email xin việc cần viết ngắn gọn, súc tích tập trung đúng trọng tâm là xin việc ở một vị trí nào đó. Không nên trình bày dài dòng dễ khiến nhà tuyển dụng mất cảm tình và đánh giá không tốt về khả năng của ứng viên. 

Nội dung Email nên tập trung trọng tâm không viết dài dòng
Nội dung Email nên tập trung trọng tâm không viết dài dòng

Khi viết nội dung email xin viết để có cách viết email xin việc chuyên nghiệp, bạn có thể hiệu ở nội dung này bạn cần cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai, tham gia ứng tuyển với trị trí nào, năng lực của bạn phù hợp với vị trí đó như thế nào, mục tiêu của bạn nếu được chọn vào vị trí này và cách để bản đảm nhận tốt tại vị trí đó

Định dạng file

Những file đính kèm cần thiết trong email là CV xin việc, đơn xin việc… Ngoài ra, bạn nên tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng để chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Hãy chú ý định dạng file PDF tránh việc để file ở dạng Word khi truyền tải qua PC khác có thể dẫn đến tình trạng lỗi font chữ khiến bạn mất điểm trong mắt các nhà tuyển dụng.

>>> Xem thêm: Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh với bộ từ vựng chuyên dụng

Chữ ký email

Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách viết email xin việc. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!

Chữ ký Email rất quan trọng khẳng định sự chuyên nghiệp của bản thân
Chữ ký Email rất quan trọng khẳng định sự chuyên nghiệp của bản thân

Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm: 

  • Họ và tên
  • Số điện thoại
  • Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
  • Nghề nghiệp (nếu có)

Email xin việc cần đính kèm giấy tờ gì?

Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn. 

Đính kèm tài liệu vào Email xin việc
Đính kèm tài liệu vào Email xin việc 

Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ chuyển bị và đính kèm các tài liệu cho phù hợp. Trong cách viết email xin việc phần lớn ngày nay CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi gửi email, bạn có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.

Về tài liệu đính kèm, bạn nên lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị sai lệch nhiều. Về cách đặt tên file nên là tiếng Việt không dấu.

>>> Xem thêm: Chia sẻ mẫu email chào hàng ấn tượng dễ chốt đơn cho dân tiếp thị

Chia sẻ cách viết mail xin việc đúng chuẩn

Cách viết email xin việc thực tế không quá khó. Chỉ cần tuân thủ một số các bước là các bạn đã có thể có được một Email chuyên nghiệp, chất lượng. 

Phần mở đầu

Mở đầu email bằng cụm từ “Kính gửi…” sẽ là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng. Không nên sử dụng “Gửi…” hay “Chào anh/ chị…” sẽ gây mất cảm tình với nhà tuyển dụng.

Gửi lời chào ở phần đầu Email
Gửi lời chào ở phần đầu Email

Nếu biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng, ứng viên có thể soạn “Kính gửi + Ms/Mr + Tên + chức vụ của họ” để mở đầu email.  Còn không biết cụ thể người nhận, ứng viên nên viết là “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty”.

Phần nội dung

Phần này là để các ứng viên trình bày và thể hiện bản thân với nhà tuyển dụng.  Tuy nhiên, dù viết về điều gì thì cũng nên nhớ rằng không nên viết quá dài dòng mà chỉ cần nêu những gì nổi bật nhất thuộc về mình để gây chú ý. Từ đó dẫn nhà tuyển dụng đến việc mở hồ sơ xin việc và đánh giá chi tiết hơn.

Nội dung Email nên thể hiện bằng ngôn từ lịch sự, chuẩn mực
Nội dung Email nên thể hiện bằng ngôn từ lịch sự, chuẩn mực 

Trong nội dung email ứng tuyển, bạn có thể tham khảo cấu trúc dưới đây:

  • Câu 1: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân: tên, ngày tháng năm sinh, trường học…
  • Câu 2: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải ở đâu (nơi bạn biết đến tuyển dụng)
  • Câu 3: Tóm tắt ngắn gọn một kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà bạn cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển
  • Câu cuối: Đính kèm CV và Cover Letter

Phần kết

Kết thúc email đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành vì họ đã dành thời gian xem email ứng tuyển của bạn. Đồng thời, hãy nói cho nhà tuyển dụng biết là bạn cũng rất mong chờ phản hồi từ họ. Như thế bạn đã hoàn thành được nội dung email một cách khá hiệu quả. 

>>> Xem thêm: Cách viết email xin thực tập cho các bạn sinh viên chưa từng đi làm

Khám phá 3 mẫu email xin việc hay cho mọi ngành nghề

Nếu còn đang hoang mang không viết email xin việc như thế nào, ứng viên có thể dựa theo các mẫu email xin việc sau đây để sáng tạo cho mình chiếc email xin việc phù hợp:

  • Email xin việc Marketing

Tiêu đề: Nguyễn Thúy An – Nhân viên Marketing – Samsung Dear Ms. Ngân, 

Em xin tự giới thiệu em là Thúy An. Gần đây, em đã đọc được tin tuyển dụng Nhân viên Marketing của…..trên trang….

Mặc dù mới ra trường, nhưng sau khi đọc bản mô tả công việc và các yêu cầu liên quan, em tin rằng mình phù hợp và có thể mang lại nhiều giá trị cho công ty. Là một sinh viên tốt nghiệp ngành Marketing tại Đại học Kinh tế Quốc dân, em có nền tảng vững chắc về truyền thông – quảng cáo. 

Bên cạnh kiến thức chuyên ngành, em cũng đã có kinh nghiệm thực chiến nhờ việc làm Thực tập sinh tại CleverAds trong hơn 10 tháng. Tại đây, em được tham gia vào nhiều chiến dịch với vai trò Content (viết nội dung Blog, Social Media, kịch bản seeding), chạy Facebook Ads,… 

Em tin rằng với kiến thức và kỹ năng trên, em hoàn toàn có thể đáp ứng được yêu cầu mà công ty đang tìm kiếm ở một người nhân viên Marketing. Cảm ơn chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ xin việc của em. Em rất mong nhận được một lịch hẹn phỏng vấn thông qua số máy cá nhân: 0975 xxx xxx trong một ngày gần nhất để em có cơ hội được trực tiếp đến công ty và trình bày rõ hơn về bản thân cũng như khả năng đáp ứng công việc của mình. Em xin cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi. Trân trọng, 

Nguyễn Thúy An (Ms) 

Email: thuyan.content@gmail.com 

Mobile: (+84) 975 xxx xxx

  • Email xin việc kỹ sư

Tiêu đề email: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển

Nội dung:

Kính gửi Mr/Mrs [tên người nhận] – Trưởng phòng nhân sự Công ty [tên công ty]

Tôi tên là […], tốt nghiệp loại [xuất sắc/giỏi/khá/trung bình] trường […].

Thông qua …., tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu cần tuyển vị trí […]. Với kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này. Thực tế tôi đã có … năm làm việc trong lĩnh vực … Ngoài ra tôi còn có kinh nghiệm về mảng … trong thời gian làm việc tại công ty cũ.

Vì vậy, tôi cho rằng mình sẽ là một trong những ứng viên tiềm năng mà công ty đang tìm kiếm. Đính kèm theo email này là toàn bộ hồ sơ xin việc của tôi.

Cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian để xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi. Tôi rất mong nhận được sự hồi âm từ phía công ty để có cơ hội được làm việc tại Quý công ty.

Trân trọng,

[Tên ứng viên]

  • Email xin việc ngân hàng

Tiêu đề thư: [tên của bạn] hồ sơ ứng tuyển vị trí [tên vị trí mà bạn ứng tuyển]

Nội dung thư:

Kính gửi ban tuyển dụng của công ty ABC,

Tôi là….., tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí …theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại website …

Theo như mô tả công việc trong trang tin tuyển dụng của Quý công ty, tôi thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên giỏi mà Quý công ty đang tìm kiếm.

Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:

  • CV
  • Thư xin việc
  • Bảng điểm
  • Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty

Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét.

Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.

Trân trọng

Tên người viết email

Các tập tin đính kèm:

  • [ten cua ban].curriculum vitae.pdf
  • [ten cua ban].cover letter.pdf
  • [ten cua ban].bang diem.pdf
  • [ten cua ban].cac tai lieu khac.pdf

Những lưu ý khi viết email xin việc

Hãy lưu ý một số vấn đề sau trong cách cách gửi email xin việc để bạn luôn là ứng viên cẩn thận, chỉnh chu nhất trong mắt nhà tuyển dụng.

Cần lưu ý cách viết và cách trình bày để có Email xin việc chất lượng
Cần lưu ý cách viết và cách trình bày để có Email xin việc chất lượng 
  • Cần đặt tên file rõ ràng cho Email trước khi gửi mail để nhà tuyển dụng dễ lưu trữ hơn theo quy tắc: “tên ứng viên – vị trí ứng tuyển”
  • Đính kèm những hồ sơ liên quan trong email xin việc cho nhà tuyển dụng
  • Gắn dấu thư quan trọng để thư của bạn không bị gửi vào mục Spam
  • Hãy sử dụng email có tên thật sự nghiêm túc để gửi Email
  • Biết cách tạo tiêu đề email sao cho thu hút và ấn tượng nhất
  • Phần nội dung thư không được trùng lặp. 
  • Nên trình bày ngắn gọn trong phần nội dung thư
  • Tuyệt đối không được quên lời chào hỏi với nhà tuyển dụng và lời cảm ơn khi kết thư
  • Ghi lại địa chỉ, cách thức liên hệ ở phần cuối thư
  • Trình bày thư khoa học, thận trọng với tất cả các lỗi chính tả

Email xin việc là một trong những xu hướng tất yếu của cuộc sống công nghệ ngày nay thay vì những lá đơn xin việc nộp trực tiếp như trước đây. Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm những kiến thức bổ ích liên quan tới cách viết Email xin việc. Bằng những nỗ lực và cố gắng của bạn chắc chắn quá trình xin việc sẽ không còn là trở ngại quá lớn trên hành trình tiến tới công việc mơ ước. 

Nếu đang băn khoăn trong việc lựa chọn hướng đi khác mà chưa tìm được công việc phù hợp TopCV sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Tại đây thông tin tuyển dụng được cập nhật mỗi ngày giúp mang đến cho người lao động những gợi ý việc làm phù hợp với năng lực của bản thân. Bên cạnh tin việc làm, TopCV còn cung cấp những mẫu CV xin việc hoàn toàn miễn phí giúp các ứng viên có được những CV thiết kế chuyên nghiệp, thể hiện bản thân thật tốt trước nhà tuyển dụng. 

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Có thể bạn quan tâm
Hướng dẫn viết email ứng tuyển chuẩn chuyên nghiệp
viết email ứng tuyển

Gửi email xin việc trở thành hình thức ứng tuyển thông dụng nhất hiện nay nhờ tính nhanh gọn, tiện Read more

Viết mail xin việc cho sinh viên mới ra trường ra sao?
Sinh viên mới ra trường viết email gửi nhà tuyển dụng ra sao để "lấy lòng"?

Hiện tại, hơn 90% nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên nộp CV qua email, do đó, kỹ năng Read more

Thủ tục làm bảo hiểm thất nghiệp cần những giấy tờ gì?
làm bảo hiểm thất nghiệp cần những giấy tờ gì

Sau khi nghỉ việc tại các các cơ sở làm việc tham gia đóng bảo hiểm xã hội người lao Read more

Viết đơn xin nghỉ việc vì hoàn cảnh gia đình như thế nào?
đơn xin nghỉ việc vì hoàn cảnh gia đình

Khi có ý định nghỉ việc điều mà bạn băn khoăn nhất có lẽ chính là việc viết đơn nghỉ Read more