Bỏ túi ngay 6 bí kíp giúp bạn mời tài trợ sự kiện thành công

Mời tài trợ là phần việc quan trọng trong mỗi sự kiện. Mọi kế hoạch vẫn sẽ là kế hoạch nếu như chúng không được thực hiện. Việc của bạn bây giờ là “thổi hồn” biến bản kế hoạch thành hiện thực bằng những nguồn tài trợ sự kiện.

Việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng không phải thế mà bạn chỉ có thể chọn cách “từ bỏ”. Tham khảo những nguyên tắc dưới đây sẽ giúp quá trình mời tài trợ của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết.

1. Xác định nhà tài trợ tiềm năng

Để quá trình mời tài trợ được tiết kiệm thời gian, nhanh chóng và gia tăng khả năng mời tài trợ thành công nhất. Nhà tài trợ phù hợp với tính chất của sự kiện: Hãy đảm bảo những người tham gia và quan tâm đến sự kiện là những đối tượng tiềm năng của họ. Thông qua hoạt động tài trợ, họ có thể quảng bá hình ảnh của mình.

Ví dụ: 

  • Sự kiện về ẩm thực, bạn có thể mời những doanh nghiệp về sản xuất thực phẩm (Acecook, ORION, NutiFood…)
  • Sự kiện dành cho về hướng nghiệp: đối tượng tài trợ là những doanh nghiệp liên quan đến giáo dục, tuyển dụng, phát triển kỹ năng..
  • Sự kiện dành giải trí dành cho sinh viên: đối tượng tài trợ là những công ty về truyền thông Media, những mạng xã hội nổi tiếng..

2. Tìm kiếm nhà tài trợ tiềm năng như thế nào?

tài trợ sự kiện
  • Tìm kiếm nhà tài trợ ở nhiều kênh khác nhau: Tìm kiếm từ các mối quan hệ xung quanh bạn (những câu lạc bộ, người quen…), Facebook, LinkedIn, hội thảo, cuộc thi… Bất cứ nơi nào và ở đâu mà bạn có thể tìm được nhà tài trợ tiềm năng.
  • Nếu có thể hãy tìm hiểu ai hoặc bộ phận nào ra quyết định tài trợ. Hãy điều tra và nghiên cứu tất cả về doanh nghiệp và người ra quyết định. Điều này sẽ dễ dàng hơn để bạn thuyết phục và tìm cách tiếp cận họ.

3. Xây dựng các gói tài trợ

Khi mời tài trợ ban tổ chức thường sẽ phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ. Các gói tài trợ khác nhau như: tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ kim cương, tài trợ từng hạng mục… Với mỗi gói tài trợ khác nhau, nhà tài trợ sẽ nhận lại được những quyền lợi khác nhau. 

Ví dụ về quyền lợi của các gói tài trợ khác nhau:

Việc này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt các nhà tài trợ, tạo mối quan hệ tốt sau này, đồng thời tiết kiệm được thời gian cho hai bên.

4. Tiếp cận nhà tài trợ

Sẽ có rất nhiều cách để bạn có thể liên hệ và tiếp cận nhà tài trợ. Hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân. Thể hiện sự am hiểu về đối tác. Trình bày rõ ràng mong muốn và ý định của mình. 

Tuy vậy mỗi một cách liên hệ đều có những lưu ý riêng sau:

– Giao tiếp qua Email

Địa chỉ Email nghiêm túc phải có tên người gửi, không dùng Emoticons. Hãy tóm tắt nội dung chính , phân đoạn rõ ràng trang trọng. Đính kèm thư ngỏ và những nội dung chi tiết (hạn chế nội dung Email quá dài, lỗi font chữ, không viết tắt, sai chính tả). Đính kèm các văn bản cần thiết.

Nội dung email cần rõ ràng mạch lạc, triển khai ý nhanh. Để lại số điện thoại, địa chỉ liên hệ và nên gửi đích danh người nhận. Lưy ý giới thiệu quá trình hoạt động , thế mạnh ưu điểm của Tổ chức của mình.

– Giao tiếp qua điện thoại 

Hãy chuẩn bị nội dung cực kỳ ngắn gọn cho cuộc nói chuyện. Đặc biệt lưu ý gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2; nên  gọi vào khoảng 9h – 10h buổi sáng và 3h – 4h buổi chiều).

Mở đầu bạn hãy hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không , nếu không hãy hỏi xem có thể gọi lại vào lúc nào khác. Nếu có thể nên đề nghị được gặp mặt trực tiếp để trao đổi công việc.

– Gặp gỡ trực tiếp Nhà tài trợ

Ngoại hình

Hãy nhớ rằng hình ảnh của bạn cũng là đại diện hình ảnh của tổ chức. Ấn tượng về một cá nhân nào đó được hình thành trong bảy giây đầu gặp gỡ. Về trang phục, không cần quá cầu kỳ, quan trọng là lịch sự, gọn gàng và phù hợp với tổ chức mình đại diện. Bạn có thể trang điểm nhẹ để gương mặt trở nên rạng rỡ hơn. Bạn biết đây, ấn tượng ban đầu vô cùng quan trọng, Hãy cho nhà tài trợ thấy, bạn và tổ chức của bạn là những con người chuyên nghiệp và chỉn chu nhất có thể.

Phong thái

Phong thái tự tin trong giao tiếp là điều rất cần thiết trong cuộc sống và công việc . Đặc biệt khi đi gặp nhà tài trợ, bạn cần thể hiện sự tôn trọng đối tác và thể hiện bản thân đúng lúc đúng chỗ.

  • Đối với nam, cần mạnh mẽ, dứt khoát, kiên định cùng một vẻ bề ngoài tươm tất sạch sẽ.
  • Đối với nữ, cần một chút dịu dàng, thông minh, khéo léo và biết chăm lo vẻ bề ngoài của mình.

Thuyết phục và lắng nghe nhà tài trợ

Hãy thuyết phục nhà tài trợ bằng kiến thức, sự am hiểu một lĩnh vực của bạn. Thể hiện bạn luôn cầu thị và ham học hỏi, tinh thần nhiệt tình của tuổi trẻ. Hãy tận dụng điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó đúng lúc đúng chỗ.
Một điểm quan trọng là bạn cần lắng nghe nhà tài trợ bằng một thái độ thiện chí nhất. Tâm lý chung của chúng ta luôn luôn muốn được người khác lắng nghe và thấu hiểu. Vì thế hãy nhớ rằng luôn tập trung vào câu chuyện, đừng lơ đễnh hoặc sử dụng điện thoại quá nhiều trong cuộc đối thoại.

5. Ai sẽ là người đi gặp nhà tài trợ

Sau khi bạn đã được nhà tài trợ tạo cơ hội được gặp trực tiếp để trao đổi, bạn cần chọn ra người để đi gặp nhà tài trợ. Đầu tiên, là một người có vai trò cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ. Thứ hai là người chủ chốt trong việc viết kịch bản chương trình – người hiểu rõ nhất chương trình có nội dung gì, thông điệp cần truyền tải là gì. Và cuối cùng, cần có người đứng đầu việc tổ chức event đó để giải đáp thỏa đáng mọi thắc mắc cho nhà tài trợ.

6. Hãy nói thứ nhà tài trợ quan tâm, tránh chỉ nói về cái mình có

Có lẽ đa phần người đi mời tài trợ thường gặp phải vấn đề là chỉ tập trung vào những điều mà họ cho rằng có thể thuyết phục, gây ấn tượng. Tuy nhiên chính điều này làm xao nhãng điều mà nhà tài trợ quan tâm nhất.

Bạn hãy đứng từ góc nhìn của nhà tài trợ, xem xét những điểm có thể gây chú ý đối với họ, tính phù hợp của sự kiện với mục tiêu marketing của họ. Xây dựng một hồ sơ gây ấn tượng nhưng cũng đừng quên những điểm mà nhà tài trợ tìm kiếm.

Cuối cùng, dù cho có nhận được tài trợ hay không, đừng quên cảm ơn một cách chân thành và giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà tài trợ. Vì có thể họ sẽ trở thành nhà tài trợ đồng hành với bạn cho những chương trình tiếp theo.

Trên đây là một số kinh nghiệm được TopCV tổng hợp giúp các bạn sinh viên có thêm tự tin và sự chuẩn bị tốt nhất khi gặp gỡ, cũng như trao đổi với các nhà tài trợ. Chúc các bạn thành công!

Có thể bạn quan tâm
ĐÊM CHUNG KẾT IPCHALLENGE 2019 – Innovation in Branding -Thương hiệu sáng tạo
ĐÊM CHUNG KẾT IPCHALLENGE 2019 - Innovation in Branding -Thương hiệu sáng tạo

Tiếp nối thành công của 5 mùa trước, IPChallenge quay trở lại và đã đi được 3/4 chặng đường của Read more

Cơ hội giành chuyến đi đến Thổ Nhĩ Kỳ tham gia sự kiện Youth Istanbul Project 2020
Cơ hội giành chuyến đi đến Thổ Nhĩ Kỳ tham gia sự kiện Youth Istanbul Project 2020

Youth Istanbul Project 2020 sẽ được tổ chức lần thứ 3 tại Thổ Nhĩ Kỳ bởi Hội đồng thành viên Read more

Tọa Đàm: Nhìn Lại Câu Chuyện Môi Trường 2020 (Miễn Phí Tham Dự)
Tọa Đàm: Nhìn Lại Câu Chuyện Môi Trường 2020 (Miễn Phí Tham Dự)

Môi trường chưa bao giờ là chủ đề hết nóng trong những năm trở lại đây. Hiểu được tầm quan Read more

Khóa Học Ngắn Hạn Toàn Phần CREATE Data Analytics And Visualization (DAV) Summer School 2020
Khóa Học Ngắn Hạn Toàn Phần CREATE Data Analytics And Visualization (DAV) Summer School 2020

Hạn chót nộp đơn: ngày 9 tháng 3 năm 2020. Chương trình đào tạo đa ngành CREAT Data Analytics and Read more