COVID-19 đang lan rộng trên toàn cầu với diễn biến phức tạp hơn bao giờ hết. Tại Mỹ, nhiều sự kiện buộc phải huỷ bỏ như Hội nghị Facebook F8, Hội nghị thượng đỉnh Mỹ – ASEAN. Tại Châu Âu, giải bóng đá hàng đầu EURO cũng bị hoãn sang năm sau… Tất cả đều do ảnh hưởng của COVID-19. Các công ty như Twitter và Square – theo như chia sẻ từ CEO Jack Dorsey cũng đã yêu cầu nhân viên làm việc online tại nhà.

Làm việc online? Làm việc tại nhà? Mới nghe thôi ai cũng có thể reo lên vì thích thú theo kiểu “my dream come true”. Tuy nhiên nếu không cẩn thận, các bạn có thể dễ rơi vào cái bẫy thiếu kỷ luật, mất tập trung và tự cô lập bản thân.

Trong không gian văn phòng chuyên nghiệp, bạn sẽ ngồi cạnh những đồng nghiệp, đồng thời có quản lý hay sếp giám sát, họp hành hoặc tương tác cùng bạn. Tuy nhiên khi bạn chỉ làm việc trên màn hình máy tính cách xa nhiều hoặc lên tới cả nghìn km, bạn rất cần sự kỷ luật và tự giác để tiếp tục làm việc.

>> Xem thêm: Bí quyết tìm việc và phỏng vấn hiệu quả cho ứng viên mùa COVID-19

Bàn về làm việc online từ xa, cô Brie Reynolds, chuyên viên tuyển dụng cấp cao của Remote.co trong một bài phỏng vấn với Business Insider đã cho biết: “Làm việc online từ xa đang ngày càng phổ biến. Những nhân sự thường xuyên bị căng thẳng khi làm việc cho biết mọi vấn đề của họ đều được giải quyết khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên để làm việc online từ xa hiệu quả, bạn phải có những tố chất và kỹ năng nhất định phù hợp với kiểu làm việc này.”

Cô này nói thêm: “Có những đặc điểm tố chất và kỹ năng nhất định cần thiết cho những nhân sự làm việc online từ xa, từ cách thức giao tiếp cởi mở đến định hướng cải tiến quy trình. May mắn là những tố chất và kỹ năng này đều có thể tự tập luyện, hoàn thiện quá trình này có thể giúp bạn trở thành một người làm việc chuyên nghiệp cho dù môi trường làm việc của bạn ở đâu.”

Quay trở lại với ảnh hưởng của COVID-19, nếu doanh nghiệp của bạn bất ngờ đề nghị nhân viên làm việc online, hạn chế tới văn phòng thì hãy cùng TopCV tìm hiểu một vài bí quyết giúp bạn làm việc từ xa hiệu quả, giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong những ngày tránh dịch.

1. Chuẩn bị góc làm việc riêng

10 bí quyết làm việc online hiệu quả mùa dịch

Bạn không nên chọn làm việc ở những nơi khiến bạn dễ dàng ngả ngớn hay nằm lăn ra bất cứ lúc nào. Giường hay sofa là những địa điểm bạn không-bao-giờ nên chọn. Tuy nhiên, nếu bạn không có nhiều sự lựa chọn, bạn hãy để laptop trên bàn, đừng để lên đùi hay vạt áo. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung hơn.

Việc chọn góc làm việc ở đâu tuỳ thuộc vào sở thích và điều kiện của mỗi cá nhân. Có người sẽ chọn một góc trong nhà với view đẹp hết ý. Có người sẽ ra ban công thoãng đãng. Nhưng nếu không có cũng chẳng sao cả. Vấn đề ở đây là bạn cần dành ra một khu vực trong nhà chỉ để làm việc, bạn sẽ tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

Bạn đang làm việc online tại nhà, bạn ở nhà nhưng là để làm việc. Hãy nhớ rõ điều này, giữ không gian luôn thông thoáng và sạch sẽ là bí quyết giúp bạn tăng sự tập trung và cảm hứng khi giải quyết công việc.

2. Ưu tiên nhắn tin, email rõ ràng rành mạch, thường xuyên tương tác với đồng nghiệp

10 bí quyết làm việc online hiệu quả mùa dịch

Ông Greg Caplan, CEO kiêm Co-founder của Remote Year trao đổi với Business Insider như sau: “Khi làm việc online, bạn cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc liên lạc nhanh chóng, rõ ràng với đồng nghiệp bằng bất kỳ phương tiện nào họ đang sử dụng. Bạn không thể xoay người hay đứng lên nói chuyện trực tiếp với đồng nghiệp như ở văn phòng. Điều này đồng nghĩa rằng bạn phải ưu tiên giao tiếp với đồng nghiệp một cách chi tiết, rõ ràng để công việc hiệu quả.”

Có rất nhiều công cụ nhắn tin trao đổi khi làm việc như Slack hay Telegram được các doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Bạn cũng nên tương tác với những người tưởng chừng không dính líu gì với bạn về mặt công việc, gửi cho họ những tin nhắn vui nhộn.

Điều này tất nhiên không thể thay thế được những giờ nghỉ trưa hay những phút tán gẫu bên ly cà phê tại văn phòng. Nhưng ít nhất, nó nhắc nhở mọi người về sự có mặt của bạn.

Trong trường hợp công việc không được giải quyết hiệu quả qua tin nhắn, đừng ngần ngại gọi điện trực tiếp cho đồng nghiệp. Ngoài chuyện tam sao thất bản của tin nhắn, việc gọi điện có thể giúp bạn truyền đạt ý kiến tốt hơn và nhanh chóng hơn.

3. Làm việc online = phải có thói quen sinh hoạt tốt đặc biệt là buổi sáng (morning routine)

10 bí quyết làm việc online hiệu quả mùa dịch

Tamika Pumphrey, giảng viên về kỹ năng lãnh đạo sự nghiệp chia sẻ với Business Insider: “Nếu bạn đang phải vật lộn để đi làm vào buổi sáng, điều đó thật tốt vì nó giúp bạn hình thành một thói quen tuyệt vời.”

“Tuy nhiên, khi bạn làm việc online không cần đến văn phòng, thói quen này có thể hoàn toàn bị phá vỡ. Bạn sẽ không cần dành thời gian để trang điểm, mặc quần áo công sở, lái xe đến công ty… Chính vì vậy khi làm việc online tại nhà có thể bạn sẽ phải xoay sở để dậy đúng giờ, thậm chí gặp khó khăn trong việc hàng ngày phải thực hiện điều đó. Việc có những thói quen sinh hoạt tốt vào buổi sáng như tắm rửa, thay quần áo, đi dạo quanh khu phố thay vì ngủ nướng hết khoảng thời gian thường ngày bạn dùng để tới chỗ làm có thể giúp bạn hứng khởi và năng suất hơn.”

4. Biết cách thích nghi, định hình cấu trúc không gian làm việc ngoài văn phòng

Caplan, chuyên viên nhân sự tại Remote.co cho biết hình thức làm việc online có thể mang tới nhiều sự tự do nhưng cũng có thể gây ra nhiều phiền nhiễu.

“Để duy trì năng suất và hiệu quả công việc, các bạn cần phải biết cách tự định hình không gian làm việc mà không cần tới một môi trường văn phòng tiêu chuẩn.”

Bạn có thể tưởng tượng mình đang làm việc tại văn phòng. Sự liên kết chặt chẽ về mặt tinh thần này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, mà không mảy may nghĩ đến chiếc giường đang chờ mình.

Bí quyết là hãy tự giác, tự lên kế hoạch làm việc chi tiết, phân chia những gì sẽ làm và thời gian thực hiện để giữ đúng tiến độ công việc. Sẽ rất nhanh chóng để bạn đánh mất nguồn cảm hứng nếu bắt đầu một buổi sáng không có phương hướng.

5. Tránh suy diễn, làm quá với đồng nghiệp: Suy nghĩ tích cực là chìa khoá!

10 bí quyết làm việc online hiệu quả mùa dịch

Cô Brie Reynolds, chuyên viên tuyển dụng cấp cao của Remote.co cho biết khi làm việc online, không ai nhìn thấy ngôn ngữ hình thể của bạn, và sẽ có rất ít những cuộc họp ngắn để thảo luận cũng như củng cố các mối quan hệ làm việc. Điều này tất nhiên có thể dẫn tới những hiểu lầm trong giao tiếp, cũng như hiểu sai mục đích của đồng nghiệp.

“Hãy luôn giữ sự lạc quan và suy nghĩ tích cực về mọi người”, cô nói. “Chúng tôi thường xuyên sử dụng cụm “giả định là lỗi sai vô tình thay vì cố ý” để tránh những sự cố không mong muốn khi giao tiếp trong team. Chúng tôi cũng luôn tin rằng mình vẫn đang làm tốt và sự cố chỉ bất ngờ xảy ra thôi.”

Bằng cách này, thay vì phải đi tới một kết luận ai đúng ai sai, nó sẽ giúp bạn và đồng nghiệp tập trung sửa chữa sai lầm cũng như học hỏi thêm kinh nghiệm, hạn chế tốt đa hành động nghi ngờ đồng nghiệp.

6. Giữ bản thân tập trung khỏi những nhiễu loạn xung quanh

Sự mất tập trung chính là cạm bẫy lớn nhất của một nhân viên làm việc online. Bạn có thể hoàn thành công việc xuất sắc chỉ khi biết cách bỏ qua những nhiễu loạn xunh quanh và tập trung vào công việc.

Để tập trung hơn, bạn có thể để điện thoại ở chế độ im lặng. Bên cạnh đó, bạn có thể tự đặt câu hỏi: “Bản thân có thực sự cần để chuông không? Bao nhiêu tin nhắn thực sự cần trả lời trong vòng 30 phút?”

Một số nguồn cơn nhiễu loạn có thể khiến bạn mất tập trung bao gồm trẻ em, gia đình, mạng xã hội hay TV… Nếu ở nhà, hãy nhắc nhớ tới những thành viên trong gia đình bạn ở nhà nhưng bạn đang làm việc, không phải lúc nào cũng sẵn sàng nói chuyện và giao tiếp.

Nếu bạn đã có gia đình hay con nhỏ, hãy tìm một người giữ trẻ để bạn không bị làm phiền thường xuyên.

Làm việc oline đồng nghĩa với việc bạn phải dùng Internet, và Internet chắc chắn sẽ luôn có những điều “hấp dẫn” bạn hơn là công việc. Đang làm việc lại tuỳ hứng bật lên một tab Facebook rồi bị cuốn vào News Feed ngập tràn thông tin giải trí. Hết Facebook thì lại tới Youtube, Instagram, báo mạng…

Game online hay offline cũng là một thử thách cho người làm việc online. Bạn có cam lòng dừng chơi game khi tình tiết đang đến hồi gay cấn hay kẹt lại với trùm cuối ‘bá đạo”? Nếu câu trả lời là không thì tốt nhất đừng chơi game trong giờ làm.

Hãy ghi nhớ và tiết chế bản thân để công việc của bạn được thực hiện hiệu quả.

7. Thường xuyên online

10 bí quyết làm việc online hiệu quả mùa dịch

Nghe có vẻ mâu thuẫn khi ở trên, bài viết vừa đề cập tới việc hạn chế truy cập Internet để tránh bị làm mất tập trung khi làm việc. Tất nhiên, online ở đây không phải thường xuyên trực tuyến trên game, hay vài trang shopping hoặc hóng biến showbiz… Online trong trường hợp này là thường xuyên giữ liên lạc với đồng nghiệp nhằm nắm bắt và theo sát được tình hình và tiến độ công việc một cách dễ dàng.

Với những người làm content, digital marketing, coder… thì việc thường xuyên online, trao đổi với đồng nghiệp cũng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc chia sẻ ý tưởng, giúp công việc của từng người trong team trôi chảy hơn. Slack, Telegram, Workplace, Trello… là những ứng dụng làm việc nhóm, trao đổi thông tin hiêụ quả bạn có thể tham khảo.

8. Cam kết thời gian làm việc

Khi làm việc online từ xa, chúng ta thường có khuynh hướng dễ dãi với bản thân, vô cùng tuỳ hứng khi quyết định khoảng thời gian làm việc. Có thể 5 phút trước còn đang suy nghĩ ý tưởng mới nhưng 5 phút sau đã cầm một cuốn truyện đọc say sưa. Sự ngắt quãng này sẽ hạn chế, giảm sút khả năng tập trung của bạn.

Để làm việc hiệu quả, bạn nên tạo cho mình một thời gian biểu bao gồm thời gian làm việc chính xác cùng thời gian dự phòng để giải quyết những sự cố phát sinh. Hãy dự tính thời gian bạn phải thực hiện cho từng công việc, rồi thực hiện xong từng công việc.

Bạn không nhất thiết phải thực hiện công việc theo trình tự nhưng ít nhất hãy cố gắng làm xong trong khoảng thời gian đã định trước. Nếu không hoàn thành, hãy để phần việc đó sang khoảng thời gian dự phòng.

Chẳng hạn, bạn lên lịch cho 7 tiếng làm việc và 1 tiếng nghỉ ngơi, hãy sắp xếp thêm một tiếng nữa để làm khoảng thời gian dự phòng. Nếu ngày hôm đó, bạn có một bài viết phải hoàn thành trong 1 tiếng, sau khi hết 1 tiếng mà vẫn chưa xong, bạn hãy tạm để qua một bên, hoàn thành những công việc khác rồi quay lại làm tiếp. Việc này vừa giúp bài viết của bạn không “ăn gian” thời gian của công việc khác, vừa giúp bạn giảm bớt áp lực deadline do chính mình tạo ra.

9. Đặt chỉ tiêu khi làm việc onine không được thấp hơn làm việc tại cơ quan

Làm việc online từ xa đồng nghĩa với viêc bạn không bị giới hạn về thời gian và tác phong. Bạn có thể chủ động tạo điều kiện để bản thân hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất.

Vì thế, nếu thực sự tập trung, chắc chắn bạn sẽ hoàn thành được khối lượng công việc từ bằng hoặc lớn hơn lúc làm ở văn phòng. Để tránh việc sao nhãng gây giảm hiệu suất làm việc, tốt nhất bạn nên đặt chỉ tiêu ít nhất là bằng khi làm ở cơ quan và cố gắng đạt được.

10. Tự cuốn bản thân vào sự bận rộn

10 bí quyết làm việc online hiệu quả mùa dịch

Nhà phát minh Benjamin Franklin từng nói: “Nếu muốn biết một công việc được hoàn thành thế nào hãy hỏi người bận rộn.”

Khi bạn đang ở trong guồng quay của công việc, bạn sẽ không ngừng chuyển động, và cả khi bạn dừng lại để nghỉ ngơi, bạn sẽ đắm chìm trong trạng thái ấy.

Bằng cách sắp xếp thứ tự các công việc, bạn hoàn toàn có thể cùng lúc làm việc, bật bếp sưởi, cho mèo ăn, thậm chí cho đồ vào máy giặt… mà không hề cảm thấy bị phân tâm.

Sự bận rộn chính là chất xúc tác khiến một ngay làm việc trên hiệu quả, tràn đầy năng lượng và sự hứng khởi.

Tạm kết

Nhìn chung, làm việc online hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều tới tinh thần tự giác và sự chuyên nghiệp của bạn. Diễn biến bệnh dịch ngày càng phức tạp khiến nhiều công ty đã yêu cầu nhân viên làm việc online mà không cần đến văn phòng. Hy vọng qua bài viết này của TopCV, các bạn trẻ – những dân công sở với tư duy nhanh nhạy sẽ nắm bắt được thông tin phù hợp với bản thân để sở hữu tác phong làm việc chuyên nghiệp, luôn đảm bảo hiệu quả công việc được giao.