Tìm hiểu từ A đến Z về công việc của thực tập sinh chứng từ

Logistics ngày càng phát triển mạnh mẽ kéo theo nhu cầu nhân lực cho các vị trí trong ngành này càng nhiều, trong đó có thực tập sinh chứng từ. Nhiều doanh nghiệp muốn đào tạo nhân sự gốc để tạo gắn kết lâu dài nên đã tạo cơ hội cho sinh viên mới ra trường, người trái ngành theo đuổi ngành này bắt đầu với vị trí thực tập sinh. Vậy thực tập sinh chứng từ là gì? Lương bao nhiều? Cùng tham khảo bài viết dưới đây của BlogTopCV.vn để hiểu rõ hơn nhé!

Thực tập sinh chứng từ là gì?

Thực tập sinh chứng từ là những sinh viên chuyên ngành liên quan đến ngành xuất nhập khẩu đang trong quá trình đi thực tập trước khi tốt nghiệp. Nhiệm vụ chính là hỗ trợ nhân viên chính thức xử lý các loại chứng từ, văn bản liên quan đến xuất nhập hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp. 

Ngoài sinh viên, TTS chứng từ có thể là những người làm trái ngành hoặc ít/chưa có kinh nghiệm mới tìm hiểu về ngành xuất nhập khẩu. Thực tập sinh sẽ có cơ hội làm quen với giấy tờ, chứng từ ở các mảng: 

  • Hàng sea xuất/nhập. 
  • Khai báo, thủ tục hải quan. 
  • Hàng air xuất/nhập. 
  • Thanh toán quốc tế. 
  • Cước – Logistics. 
Thuc-tap-sinh-chung-tu-la-gi
Thực tập sinh chứng từ là gì?

Trong thời gian làm việc, thực tập sinh sẽ được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, cọ sát với công việc. Quá trình thực tập thường diễn ra khoảng 3-6 tháng, sau đó bạn có thể phấn đấu trở thành nhân viên toàn thời gian của công ty hoặc kết thúc thực tập, xin làm việc tại chỗ khác. 

Mô tả công việc của thực tập sinh chứng từ

Công việc TTS chứng từ đòi hỏi tính chính xác cao nên ngoài lý thuyết trên trường, ứng viên cần có kỹ năng phù hợp, đặc biệt là phải cẩn thận, tỉ mỉ. Công việc chính của thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm: 

  • Hỗ trợ thực hiện thanh toán quốc tế, làm hợp đồng xuất khẩu. 
  • Hỗ trợ phân loại, sắp xếp và lưu trữ chứng từ khoa học, có hệ thống để dễ dàng khi muốn tìm lại. 
  • Đưa ra ý kiến khi công việc gặp các vấn đề phát sinh liên quan đến giao, nhận hàng hóa, vận chuyển, lưu hàng về kho,…. 
  • Trực tiếp liên hệ với đại lý nước ngoài (nếu được giao) để thỏa thuận giá cả vận tải
  • Hỗ trợ nhân viên chính thức chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ phục vụ đối thoại trực tiếp với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng theo nhiều trường hợp cụ thể.
  • Soạn thảo bộ chứng từ xuất nhập khẩu, vận chuyển. 
  • Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ liên quan đến hàng hóa để làm chứng từ.
  • Luôn cập nhật thông tin mới về điều lệ và luật liên quan đến xuất nhập khẩu. 
  • Làm báo cáo theo yêu cầu của cấp trên. 

>>> Xem thêm: Bảng mô tả công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu – TopCV Blog

Yêu cầu đối với thực tập sinh chứng từ là gì?

TTS chứng từ thường không yêu cầu quá cao về kinh nghiệm thực chiến nhưng cần phải có những tố chất, kỹ năng: 

Kiến thức chuyên môn 

Xuất nhập khẩu là lĩnh vực mới, rất khó và đòi hỏi nhiều kiến thức liên quan như quản trị, kinh tế, ngoại thương, hải quan, luật pháp. Vì vậy, dù chỉ là thực tập sinh, ứng   viên phải luôn luôn học hỏi và tham khảo sách vở chuyên môn để bồi dưỡng kiến thức. Song song với đó, thực tập sinh cần chú trọng đến ngoại ngữ vì làm việc ngành Logistics liên quan rất nhiều đến đối tác nước ngoài. 

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục

Dù là thực tập sinh nhưng bạn vẫn sẽ có cơ hội làm việc trực tiếp với nhiều bên liên quan như vận tải, nhà cung cấp, hải quan,… nên kỹ năng giao tiếp, đàm phán và khả năng thuyết phục không thể thiếu. Bằng những lời lẽ rành mạch, đàm phán tốt, bạn sẽ biết cách giải đáp thắc mắc cho đối phương dễ hiểu, đồng thời, xử lý rắc rối và thuyết phục khách hàng hợp tác với doanh nghiệp mình. 

Kỹ năng tin học văn phòng

Đa số các ngành nghề đều bắt buộc kỹ năng này, nhất là khi công nghệ 4.0 ngày càng phát triển mạnh mẽ. Thực tập sinh chứng từ cần sử dụng thành thạo Microsoft, tool, phần mềm nhắn tin để thao tác nhập/xuất các dữ liệu, trao đổi với khách hàng trong và ngoài nước. 

Chịu được áp lực công việc 

Trong thời gian thực tập, lượng công việc không nhiều như nhân viên chính thức nhưng thực tập sinh luôn cần tập trung cao độ để xử lý tốt việc được giao. Vì vậy, cần phải có tinh thần vững và một khả năng chịu áp lực lớn. Bên cạnh đó, đặc thù công việc xuất nhập khẩu là nhanh chóng và uy tín nên các đơn vị tuyển dụng sẽ đề cao sự linh hoạt, khả năng thích nghi của ứng viên. 

Yeu-cau-doi-voi-thuc-tap-sinh-chung-tu
Yêu cầu đối với thực tập sinh chứng từ

Hiểu về quy trình xuất, nhập khẩu và các chính sách

Chắc chắn, thực tập sinh sẽ được hướng dẫn và cấp trên giao nhiệm vụ liên quan đến xuất nhập hàng hóa. Chính vì vậy, các bạn cần có kiến thức về chính sách hàng hóa dịch vụ được cho phép xuất nhập khẩu để làm việc với phía kiểm soát dễ dàng hơn, tránh trường hợp hàng ra đến cảng, sân bay bị trả về. Điều này còn giúp biết được thời gian, hành trình của hàng hóa khi được xuất nhập khẩu, tiện theo dõi và báo cáo cho bên mua hoặc doanh nghiệp.

Hiểu biết về các phương tiện vận tải và các chi phí liên quan

Thực tập sinh chứng từ xuất khẩu cần hiểu rõ phương tiện vận chuyển và chi phí liên quan. Cần nắm được đâu là đơn vị vận tải uy tín, chi phí bao nhiêu và cần làm những chứng từ gì để hoàn tất thủ tục? Đây là những vấn đề thực tập sinh phải hỗ trợ nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu giải quyết để tránh sai sót trong khâu vận chuyển hàng hóa. 

Nắm được các phương thức thanh toán 

Vấn đề thanh toán được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong ngành Logistic quan tâm. Khi bên nhận và bên mua thống nhất được phương thức thanh toán sẽ thuận tiện hơn cho cả 2 bên, giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng, ít rủi ro. Một vài phương thức thanh toán có thể kể đến như các phương pháp nhờ thu kèm chứng từ (D/P hoặc D/A), phương pháp thanh toán chuyển tiền điện tử (T/T), phương pháp thanh toán tín dụng chứng từ (L/C),….

>>>Xem thêm: Hướng dẫn viết CV xuất nhập khẩu từ A-Z cho người ít kinh nghiệm

Lương của thực tập sinh chứng từ

Trong thời gian đi làm thực tập sinh bạn không nên kỳ vọng quá nhiều vào mức lương nhận được. Hầu hết mọi công việc, mức lương thực tập sinh đều không cao, ngành xuất khẩu cũng không ngoại lệ. Mức lương cho vị trị thực tập sinh chứng từ thường dao động từ 3-4 triệu đồng/tháng. 

Tuy nhiên, một vài công ty nhỏ hơn sẽ tuyển thực tập sinh với mức lương chỉ 1-2 triệu đồng/tháng, thậm chí có nơi còn không hỗ trợ lương thực tập. Đồng nghĩa với việc, các bạn sẽ đến công ty học việc mà không có lương cứng, nếu có chỉ là ít trợ cấp ăn uống và đi lại. 

Luong-cua-thuc-tap-sinh-chung-tu
Lương của thực tập sinh chứng từ

Đừng bất mãn vì điều này vì bạn đang đi học thêm kinh nghiệm chứ không phải làm việc thực chiến, mang lại quá nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hãy xác định đây là lúc bạn cần doanh nghiệp chứ không phải họ cần bạn. Cố gắng học tập, trau dồi thật nhiều kinh nghiệm và thoải mái trải nghiệm môi trường làm việc thực tế. Điều này giúp bạn có thể thăng tiến với mức thu nhập cao sau sau khi làm nhân viên chính thức.

Tìm việc làm thực tập sinh chứng từ ở đâu?

Nếu là sinh viên và định hướng theo đuổi lĩnh vực xuất nhập khẩu nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm thì việc ứng tuyển vào vị trí TTS chứng từ là phù hợp. TopCV hiện là nền tảng tìm việc hàng đầu hiện nay. Với mức độ tiếp cận 30,000+ tin tuyển dụng việc làm mới mỗi ngày từ hàng nghìn doanh nghiệp uy tín, ứng viên có thể dễ dàng tìm kiếm được công việc mơ ước, bao gồm cả việc làm thực tập sinh xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa, thực tập sinh chứng từ,…. Sở hữu 2 bộ lộc Lĩnh vực/Ngành và Địa điểm, TopCV giúp ứng viên vừa tìm được công việc như ý vừa tiết kiệm được tối đa thời gian tìm kiếm việc làm.  

Bên cạnh đó, TopCV còn cung cấp cho ứng viên nhiều mẫu CV được thiết kế sẵn, chuyên nghiệp phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề. Nhờ đó làm tăng cơ hội gia nhập vào hệ sinh thái kết nối tuyển dụng giữa doanh nghiệp và ứng viên.

Tạm kết

Trên đây là những tổng hợp chi tiết của BlogTopCV.vn về vị trí thực tập sinh chứng từ. Hy vọng rằng sẽ có ích cho những bạn đangtheo đuổi nghề xuất nhập khẩu, đặc biệt là những ai sắp bước vào kỳ thực tập. Đừng quên rằng bạn có thể tìm thấy những tin tuyển thực tập sinh chứng từ TPHCM, tuyển thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu Hà Nội với mức thu nhập hấp dẫn tại TopCV. TopCV sẽ giúp bạn tìm thấy những việc làm ngành xuất nhập khẩu mới với môi trường tuyệt hiện đại nhất, tuyệt vời nhất!

Có thể bạn quan tâm
Tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng thực tập sinh tiếng Nhật hiện nay

Những năm gần đây, Nhật Bản trở thành đối tác đầu tư lớn của Việt Nam ở đa lĩnh vực, Read more

Cẩm nang tìm việc làm kế toán từ A-Z hiệu quả

Với mức lương trung bình cao, mang lại nhiều cơ hội việc làm, kế toán nằm trong top những công Read more

Học ngành kinh tế đối ngoại làm gì? Top việc làm kinh tế đối ngoại lương cao

Trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay, nhu cầu về giao thương giữa các quốc gia trên thế Read more

Ngành sale là gì? Tìm hiểu làm sale ngành nào thu nhập cao nhất?
ngành sale là gì

Lĩnh vực Sale đa dạng các ngành nghề. Mức lương của công việc này tương đối hấp dẫn, ngoài lương Read more