Hiện nay, nhân viên xuất nhập khẩu hay nhân viên Logistics hiện đang là việc làm rất HOT. Môi trường làm việc năng động, mức lương ổn định, cơ hội thăng tiến đầy triển vọng,… là những lý do khiến cho vị trí nhân viên xuất nhập khẩu nhận được nhiều sự quan tâm của các bạn trẻ. Trong bài viết hôm nay, BlogTopCV mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết hơn để biết nhân viên xuất nhập khẩu là gì, công việc của nhân viên xuất nhập khẩu cũng như các kỹ năng quan trọng mà một nhân viên xuất nhập khẩu cần có.
Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?
Nhân viên xuất nhập khẩu được hiểu là một vị trí việc làm tại công ty kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu. Ở đó, nhân viên phụ trách trực tiếp thực hiện hoàn thiện hồ sơ, thủ tục hải quan cho doanh nghiệp khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật. Nhân viên xuất nhập khẩu được hưởng lương từ quỹ lương công ty và chịu sự quản lý, giám sát và thực hiện công việc theo sự điều hành của công ty.
Nếu bạn là một người có định hướng chi tiết, có thể làm việc trong một môi trường có nhịp độ nhanh và thích tương tác với mọi người trên khắp thế giới thì đây là gợi ý nghề nghiệp phù hợp dành cho bạn. Đây cũng là một lựa chọn lý tưởng cho những người đang tìm kiếm một vị trí trong ngành xuất nhập khẩu đòi hỏi nhiều kinh nghiệm hơn là một vị trí đầu vào.
Nhân viên xuất nhập khẩu thường làm việc theo giờ hành chính nhưng có thể phải làm thêm giờ trong thời gian bận rộn. Bởi, bất kỳ tổ chức nào mua sản phẩm từ nước ngoài, hoặc muốn bán hàng hóa ở thị trường nước ngoài, đều cần sự trợ giúp của nhân viên xuất nhập khẩu để điều phối quá trình vận chuyển và giao hàng.
Mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu
Với mô tả sơ lược về nhân viên xuất nhập khẩu như trên, tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về các công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu. Họ sẽ phụ trách những công việc gì và cần giải quyết những vấn đề gì.
Hoàn thiện / Kiểm soát / Lưu trữ chứng từ xuất nhập khẩu
Ở nội dung công việc này, nhân viên xuất nhập khẩu cần phải hoàn thành các đầu việc chi tiết như:
- Lập chứng từ cần thiết phục vụ công tác nhập hàng như: Hợp đồng, Invoice, Packing list.
- Kiểm tra tính phù hợp của bộ hồ sơ thông quan như: Hợp đồng, Invoice, Packing list, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn…
- Lưu trữ hồ sơ nhập khẩu theo đúng quy định của doanh nghiệp, công ty.
Thông quan hàng hóa
Nhân viên xuất nhập khẩu cần liên hệ với các bên logistics, đối tác… để làm thủ tục thông quan hàng hóa và giải quyết các vấn đề phát sinh để thông quan hàng hoá.
Kiểm soát công nợ dịch vụ của các đối tác trong nước
Đây cũng là một trong những đầu việc khá quan trọng, nhân viên xuất nhập khẩu cần phải hoàn thành việc:
- Tập hợp hoàn thiện hồ sơ thanh toán dịch vụ cho các đối tác cung cấp dịch vụ logistic hàng hóa, công bố hợp quy tại Việt Nam (Hóa đơn cước, hóa đơn dịch vụ …)
- Tập hợp hoàn thiện hồ sơ thanh toán các mặt hàng khác được chỉ định từ Quản lý.
- Thực hiện các phần việc hành chính, thủ tục của Phòng với các phòng ban liên quan
- Chịu trách nhiệm các phần việc hỗ trợ làm việc, tác vụ hành chính, thủ tục của nhóm XNK với các phòng ban liên quan: đóng dấu hoàn thiện chứng từ…với Phòng Hành chính, thủ tục tạm ứng/thanh toán …với kế toán.
Một số công việc khác
Bên cạnh đó, nhân viên xuất nhập khẩu cũng còn phải phụ trách khá nhiều các công việc phát sinh như: Hỗ trợ phiên dịch trong các cuộc hội thảo, cuộc họp, hội nghị với các đối tác xuất nhập khẩu nước ngoài; Thực hiện dịch các tài liệu tiếng Anh và những công việc khác… Và nhiều công việc theo chỉ đạo của nhà quản lý.
5 kỹ năng cần có của nhân viên xuất nhập khẩu
Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu là rất lớn, do đó đòi hỏi nhiều kỹ năng quan trọng. Dưới đây là 5 kỹ năng mà mọi nhân viên xuất nhập khẩu đều cần nếu muốn hoàn thành tốt công việc và có sự thăng tiến, phát triển trong ngành xuất nhập khẩu.
Thông thạo ngoại ngữ
Khoảng cách giữa các châu lục hay với thế giới đang ngày càng được rút ngắn rất nhiều. Và ngoại ngữ chính là chìa khoá để bạn có thể hội nhập, giao tiếp và làm việc quốc tế. Biết nhiều ngoại ngữ sẽ đem đến nhiều cơ hội cho công việc, cuộc sống. Thông thạo ngoại ngữ, bạn có thể giao tiếp và hợp tác cùng mọi khách hàng, ở bất kỳ đâu trên thế giới, từ Mỹ, Đức, Ý… Với vốn ngoại ngữ thành thạo của mình, nhân viên xuất nhập khẩu nếu không giỏi ngoại ngữ sẽ là “hòn đá cản đường” sự nghiệp của họ. Ngược lại, nếu thông thạo ngoại ngữ, bạn sẽ có nhiều cơ hội và được chắp cánh cho con đường sự nghiệp.
Thành thạo B2B web/apps/tìm kiếm thông tin trên Internet
Tiếp đến, kỹ năng tìm kiếm thông tin trên Internet đóng một vai trò hết sức quan trong đối với việc làm xuất nhập khẩu của bạn. Điều quan trọng là bạn cần liên tục tìm kiếm các khách hàng mới, họ thường là khách hàng quốc tế, do đó Internet chính là công cụ hữu hiệu. Đối với phân khúc khách hàng hiện tại, hoạt động chăm sóc khách hàng sẽ không được chu đáo thông qua các cuộc gặp mặt, hay trao đổi trực tiếp. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Whatsapp, Wechat, Viber… chúng hoàn toàn miễn phí và việc sử dụng cũng vô cùng đơn giản.
Kỹ năng giao tiếp
Đây rõ ràng là kỹ năng rất cần thiết đối với nhân viên xuất nhập khẩu. Bởi họ sẽ cần gặp mặt đối tác, khách hàng và thực hiện cuộc đàm phán khác nhau. Do đó khả năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi hơn. Ngoài ra, đó còn là chìa khóa giúp bạn thăng tiến trong công việc, duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng và tạo sự tin tưởng nơi đồng nghiệp.
Kỹ năng văn phòng
Không chỉ riêng ngành xuất nhập khẩu mà mọi ngành nghề hiện nay đều yêu cầu các kỹ năng văn phòng. Một vài kỹ năng văn phòng cần thiết để bạn thành công trong công việc này có thể kể đến như khả năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, kỹ năng excel, outlook, tạo các slides hấp dẫn từ Powerpoint… Bên cạnh đó các phần mềm quản lý khách hàng và lưu trữ thông tin nội bộ bạn đều cần thành thạo để tăng hiệu quả công việc.
Kỹ năng mềm khác
Ngoài ra, một số kỹ năng mềm khác cũng vô cùng quan trọng mà một nhân viên xuất nhập khẩu cần phải lưu ý, đó là:
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp nhân viên xuất nhập khẩu cân bằng và làm chủ thời gian của mình. Từ đó, có thêm nhiều khoảng thời gian dành cho gia đình và thư giãn hơn.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả giúp công việc bớt áp lực và nghiêm trọng hơn.
- Khả năng sáng tạo sẽ đem đến những phương pháp làm việc thú vị và nhiều điều bất ngờ đến cho đồng nghiệp, khách hàng.
- Kỹ năng làm việc với cường độ công việc cao sẽ giúp nhân viên xuất nhập khẩu nhanh chóng quen với mực độ công việc dày đặc của nghề này.
Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu có vất vả không?
Rõ ràng không có công việc nào là nhàn hà và dễ dàng, công việc của nhân viên xuất nhập khẩu cũng vậy. Để giúp bạn trả lời cho câu hỏi Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu có vất vả không thì TopCV sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin quan trọng, các khía cạnh trong công việc liên quan về ngành nghề xuất nhập khẩu.
- Về thời gian: Bạn không phải tăng ca và không phải làm việc vào Thứ 7, Chủ nhật. Do đặc thù công việc, bạn chỉ phải giao dịch với đối tác nước ngoài và cơ quan Hải quan vào các ngày từ Thứ 2 đến Thứ 6 mà thôi. Trong khi làm Kế toán bạn có thể phải làm việc thâu đêm vào thời điểm công ty quyết toán thuế hoặc làm việc không biết đến giờ hành chính đối với nghề Marketing hoặc Kinh doanh.
- Về thu nhập: Thật dễ hiểu khi nói thu nhập của ngành xuất nhập khẩu nhìn chung là ở mức cao so với các công việc khác. Đơn giản vì xuất nhập khẩu đòi hỏi bạn phải có đến 2 chuyên môn: thứ nhất là ngoại ngữ, thứ hai là nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Hiện tại mức lương cho 1 nhân viên mới trong ngành khoảng 4 triệu/ tháng, 5-7 triệu đối với nhân viên 2 năm kinh nghiệm, và khoảng 10 triệu đối với những người đã có 5 năm kinh nghiệm.
- Về cơ hội thăng tiến: Để được nâng lương và thăng cấp trong ngành xuất nhập khẩu không khó khăn như nhiều ngành khác bởi vì phạm vi phòng xuất nhập khẩu bao giờ cũng ít nhân sự hơn các phòng ban khác. Trung bình phòng xuất nhập khẩu chỉ cần 1/3 đến 1/4 nhân sự so với Kế toán hoặc Kinh doanh và bạn chỉ phải chiến đấu với ít đối thủ hơn để thăng tiến.
- Về cơ hội việc làm: Xuất nhập khẩu là 1 ngành còn mới mẻ, chưa bão hòa như Kế toán hoặc Công nghệ thông tin và rất thiếu nhân sự nên khi tham gia vào ngành này bạn sẽ có rất nhiều cơ hội việc làm.
- Về cơ hội phát triển bản thân: Làm xuất nhập khẩu nghĩa là bạn thường xuyên sử dụng ngoại ngữ, tiếp xúc với các đối tác nước ngoài và làm việc dựa trên các thông lệ Quốc tế… nhìn chung môi trường làm việc ở 1 công ty có hoạt động xuất nhập khẩu tốt hơn đối với những công ty chỉ hoạt động trong nội địa; bạn có nhiều cơ hội công tác nước ngoài và tham dự các hội chợ quốc tế…
Tìm việc làm nhân viên xuất nhập khẩu ở đâu?
Hiện công việc xuất nhập khẩu có nhu cầu tuyển dụng khá lớn. Bạn có thể theo dõi tin tức tuyển dụng tại các website của các tập đoàn, công ty làm về xuất nhập khẩu. Bạn cũng có thể follow các kênh tuyển dụng online, các group tìm việc làm xuất nhập khẩu hay tại các bản tin tuyển dụng, sự kiện tuyển dụng.
Bên cạnh đó, còn một kênh hữu ích và bạn có thể theo dõi để tìm được công việc như ý đó là các website tuyển dụng như TopCV. Tại các tin tức tuyển dụng, thông tin đưa ra sẽ rất cụ thể về vị trí công việc, về địa chỉ làm việc, mức lương nhân viên xuất nhập khẩu hay các yêu cầu trong công việc. Tất cả sẽ giúp bạn tìm được công việc như ý và phù hợp nhất.
>>> Xem thêm: Học kinh tế quốc tế ra làm gì? 7 cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn nhất!
Kết luận
Bài viết trên đây đã tổng hợp khá đầy đủ các thông tin cần thiết về nhân viên xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang có khao khát sẽ trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu giỏi thì bạn có thể hoàn thiện dần các kỹ năng mà TopCV gợi ý ở trên nhé. Đừng quên theo dõi theo các kiến thức hữu ích khách sẽ được cập nhật mỗi ngày tại website TopCV nhé.