Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh gắt, việc sở hữu một nhân viên thu mua nhanh nhẹn và có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả và tối ưu được các chi phí sản xuất. Vậy cụ thể nhân viên thu mua làm gì? Cùng Blog TopCV tìm hiểu công việc này và khám phá những điều có thể bạn chưa biết về nhân viên thu mua.
Nhân viên thu mua là gì?
Nhân viên thu mua là người đảm nhận nhiệm vụ tìm kiếm và thu mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ với giá cả hợp lý và chất lượng ổn định để phục vụ hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Trong bối cảnh thương mại và hợp tác toàn cầu phát triển, các doanh nghiệp càng có thêm nhiều lựa chọn đặt mua hàng hóa, trang thiết bị từ các nhà cung ứng trong và ngoài nước. Lúc bấy giờ, vai trò của nhân viên thu mua càng trở nên cần thiết giúp doanh nghiệp lựa chọn được những đơn vị cung ứng tốt nhất. Đó cũng là lý do, vị trí này hiện nay luôn được các doanh nghiệp chú trọng và nó đang trở thành một trong những việc làm hấp dẫn thu hút nhiều người trẻ lựa chọn.
>>> Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên thu mua và những câu hỏi phỏng vấn thường gặp
Nhân viên thu mua làm gì?
Lập kế hoạch mua hàng
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận và xác thực những mục chưa rõ ràng hoặc không hợp lý để có giải pháp ưu tiên hoặc thay thế.
Lập kế hoạch chi tiết thu mua hàng hóa, ưu tiên cho các hoạt động thu mua đảm bảo cung ứng đầy đủ các thiết bị, nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung ứng uy tín, dựa trên các tiêu chí chất lượng, giá cả và thương hiệu. Trong đó, ưu tiên những đơn vị cung cấp cũ đã có mối quan hệ bền vững nếu các đơn vị này đảm bảo các tiêu chí đã đưa ra.
Đặc biệt với các mặt hàng mới, nhân viên thu mua cần tìm kiếm những sản phẩm có chất lượng tốt, đáp ứng tiêu chuẩn hoạt động sản xuất của nhà máy, sau đó lập danh sách và yêu cầu gửi báo giá. Sau khi lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp thì tiến hành đàm phán và tiến hàng test, sử dụng hàng mẫu.
Tiến hành thu mua hàng
Thỏa thuận hợp đồng mua hàng và theo dõi quá trình giao hàng đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã cam kết.
Phối hợp các bộ phận kỹ thuật để kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa để kịp thời xử lý những sản phẩm không đạt yêu cầu.
Các công việc khác
- Tham khảo ý kiến của các bộ phận để đánh giá các nhà cung cấp theo định kỳ
- Lập báo cáo công việc và đề xuất những ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên thu mua
- Phối hợp các bộ phận liên quan để xử lý các loại chứng từ thanh toán và giải quyết với những hóa đơn sai lệch
Những yêu cầu công việc đối với nhân viên thu mua
Kinh nghiệm
Công việc nhân viên thu mua có thể không đòi hỏi quá cao về kiến thức và bằng cấp, song kinh nghiệm là một trong những tiêu chí mà các nhà tuyển dụng đặc biệt quan tâm. Nhân viên thu mua phải thường xuyên tìm kiếm và làm việc với nhiều đối tác là các đơn vị cung ứng. Do vậy, những nhân viên thu mua có kinh nghiệm thường sở hữu cho mình những danh sách các nhà cung ứng uy tín. Bản thân họ cũng có kinh nghiệm đàm phán để đem về các hợp đồng chất lượng với mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp. Đồng thời, họ cũng thường có các mối quan hệ với các đối tác vận chuyển và nhanh nhạy trong việc xử lý các tình huống bất ngờ. Do vậy, yêu cầu kinh nghiệm là một trong những tiêu chí quan trọng đóng vai trò rất lớn trong việc quyết định đến sự thành công của nhân viên thu mua.
Tuy nhiên, với những ứng viên mới ra trường cũng có thể tìm kiếm những đơn vị tuyển dụng nhân viên thu mua không cần kinh nghiệm để học hỏi và tích lũy kỹ năng. Hầu hết những đơn vị này đều là các doanh nghiệp nhỏ và áp lực thu mua hàng hóa chưa lớn. Sự bắt đầu này sẽ giúp ứng viên đỡ bỡ ngỡ và áp lực hơn trước khi chinh phục những nhà tuyển dụng lớn.
Kỹ năng
Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên thu mua phải thường xuyên làm việc với các nhà cung ứng và các đối tác vận chuyển. Cho nên kỹ năng giao tiếp sẽ giúp nhân viên thu mua biết cách duy trì và thiết lập nên các mối quan hệ bền vững, tạo sự hài lòng và thấu hiểu lẫn nhau trong quá trình làm việc.
Kỹ năng đàm phán
Một mối quan hệ tốt là cơ hội dẫn dắt đến các “đầu mối” thu mua tốt. Tuy nhiên để quyết định giao dịch có thành công hay không phụ thuộc vào kỹ năng đàm phán của bạn có đủ sức thuyết phục. Ngoài việc kiên trì theo đuổi mục tiêu, kỹ năng đàm phán tốt sẽ giúp nhân viên thu mua thấu hiểu được đối phương và nhận ra khi nào cần thỏa hiệp.
Kỹ năng quản lý thời gian
Mỗi nhân viên thu mua phải có kỹ năng quản lý thời gian để biết cách sắp xếp quy trình mua hàng một cách hiệu quả, nhanh chóng. Các nguyên vật liệu, thiết bị luôn phải được giao đúng thời gian để đảm bảo tính liên tục của hoạt động sản xuất.
Kỹ năng phân tích
Nhân viên thu mua phải liên tục cập những thay đổi của thị trường cung ứng. Từ những hiểu biết về sự đa dạng của các đơn vị cung ứng khác nhau, giá cả, chất lượng, thương hiệu… từ đó có những phân tích trước khi đưa ra quyết định nên hay không nên lựa chọn đơn vị cung ứng.
Kinh nghiệm ứng tuyển vị trí nhân viên thu mua
Không ngừng trau dồi kiến thức và kỹ năng chuyên môn
Trước khi ứng tuyển bất kỳ vị trí nào, bản thân các ứng viên cần phải hiểu và nắm rõ những mô tả công việc của vị trí đó. Bởi thực tế, mặc dù cùng một vị trí nhưng với những ngành hàng khác nhau sẽ có những yêu cầu công việc khác nhau. Vì vậy, nhân viên thu mua ngoài việc phải nắm bắt được nhiệm vụ thu mua còn phải hiểu được những kiến thức về ngành hàng. Thông thường khi ứng tuyển vị trí nhân viên thu mua, đơn vị tuyển dụng cũng sẽ dò hỏi về sự hiểu biết của bạn đối với vị trí công việc và sự linh động khi tiến hành thu mua. Chẳng hạn với ngành hàng đó bạn thông thường sẽ mua những mặt hàng nào, tiêu chí chất lượng cho những mặt hàng này là gì, bạn tìm kiếm nhà cung cấp như thế nào và làm sao để bạn cho ra được nhà cung ứng tốt nhất? Như vậy, trước khi ứng tuyển vị trí nhân viên thu mua của công ty nào thì bạn cũng nên tìm hiểu kiến thức về ngành hàng hoạt động của công ty đó.
Ngoài ra, về kỹ năng, ứng viên phải thể hiện được sự bản lĩnh và nhạy bén của mình trong công việc. Một nhân viên thu mua thông minh sẽ biết cách đưa ra quyết định sao cho mang lại sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp. Và trong bất kỳ tình huống nào, đừng để bản thân bị cám dỗ trước những lời chào mời tiền hoa hồng từ những nhà cung cấp, đó chính là điểm tin cậy để bạn chinh phục các nhà tuyển dụng.
Theo dõi thông tin tuyển dụng nhân viên thu mua
Ứng viên có thể theo dõi thông tin tuyển dụng nhân viên thu mua tại nhiều kênh tuyển dụng khác nhau. Ngoài cập nhật tại các website doanh nghiệp, mạng xã hội, ứng viên có thể tham khảo thông tin tuyển nhân viên thu mua tại TopCV một cách dễ dàng và đầy đủ.
Tùy vào từng khu vực, ứng viên có thể lựa chọn tìm kiếm thông tin tuyển nhân viên thu mua tại TP.HCM hay các địa phương mà mình đang sinh sống để thuận tiện cho công việc và sinh hoạt.
Hy vọng với bài viết này đã giúp các ứng viên hình dung rõ công việc nhân viên thu mua là gì và xác định được các nhiệm vụ, mục tiêu công việc. Ngoài ra, ứng viên đừng quên cập nhật TopCV thường xuyên để không bỏ lỡ những việc làm từ các nhà tuyển dụng hấp dẫn.