Nhân viên quản lý kho được ví như “những người gác cổng” đóng vai trò quan trọng trong quản lý các kho hàng hóa, vật tư của doanh nghiệp. Công việc của nhân viên quản lý kho không đơn thuần chỉ là theo dõi và giám sát hàng hóa mà thực tế còn phức tạp hơn rất nhiều. Hãy cùng theo dõi mô tả chi tiết công việc quản lý kho và tìm hiểu bản chất của nhân viên của quản lý kho là gì trong bài viết này cùng Blog TopCV.
Nhân viên quản lý kho là gì?
Nhân viên quản lý kho là người trực tiếp chịu trách nhiệm toàn bộ về những hoạt động liên quan đến hàng hóa, vật tư bao gồm công tác tổ chức, lưu trữ, bảo quản, kiểm kê hàng hóa trong kho một cách chính xác và chi tiết.
Kho hàng được xem như tài sản quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Do vậy, vai trò của nhân viên quản lý kho hàng sẽ giữ cho quá trình sản xuất được liên tục và việc khai thác kho được hiệu quả.
Nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên quản lý kho là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là những doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp đều có bộ phận quản lý kho hàng. Tùy vào ngành nghề và quy mô công ty mà công việc của nhân viên quản lý kho hàng sẽ có những đặc trưng riêng. Vậy nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên quản lý kho là gì? Cụ thể thì nhân viên quản lý kho sẽ làm những công việc như sau:
Tiếp nhận và làm thủ tục xuất – nhập hàng hóa
Nhân viên quản lý kho sẽ là người tiếp nhận thông tin về số lượng và thời gian hàng hóa nhập – xuất kho. Sau đó, họ sẽ chủ động bố trí nhân viên kho để sắp xếp vận chuyển hàng hóa đảm bảo nhanh chóng, gọn gàng và thuận tiện nhất. Đồng thời, nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra chất lượng hàng hóa, vật tư trước khi xuất – nhập kho và xác nhận các giấy tờ, chứng từ hoặc hóa đơn liên quan.
>>>> Xem thêm: Nhân viên kho làm gì? Mô tả công việc và mức lương vị trí nhân viên kho
Giám sát quá trình mua hàng
Quản lý kho chịu trách nhiệm lập phiếu mua hàng khi có yêu cầu nhập hàng hóa từ cấp trên hoặc các bộ phận khác. Chủ động làm việc với bộ phận vận tải của công ty hoặc liên kết bên ngoài để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ. Trong quá trình mua và nhận hàng, nhân viên quản lý kho phải thực hiện nhiệm vụ theo dõi và giám sát toàn bộ quá trình này cho đến lúc hoàn tất. Đồng thời chủ động làm việc hoặc báo cáo cấp trên trong trường hợp phát sinh những sự cố bất ngờ để kịp thời giải quyết.
Sắp xếp và quản lý hàng hóa
Lập sơ đồ và điều hành quá trình sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học, dễ lưu trữ và quản lý. Nhân viên quản lý kho phải tiến hành kiểm đếm thường xuyên để theo dõi và cập nhập số lượng hàng hóa tồn kho trong ngày hoặc định kỳ, đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho khớp với số liệu trên phần mềm quản lý. Ngoài những vấn đề về số lượng, nhân viên quản lý kho còn phải kiểm tra quá trình bảo quản, hạn mức sử dụng, thuộc tính của hàng hóa và các quy định về phòng cháy chữa cháy để đảm bảo giữ an toàn hàng hóa trong kho.
Lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ
Nhân viên quản lý kho hàng phải lập kế hoạch hàng hóa định kỳ sao cho đảm bảo hàng hóa luôn ổn định để phục vụ hoạt động sản xuất và kinh doanh. Cụ thể, hàng hóa tồn kho phải luôn duy trì ở mức quy định tối thiểu. Trong trường hợp hàng trong kho vượt mức quy định hoặc không đáp ứng đủ mức quy định tối thiểu, nhân viên quản lý kho phải đề xuất với cấp trên để có những điều chỉnh phù hợp với tình hình biến động của hàng xuất – nhập kho.
Lập báo cáo với cấp trên khi số lượng kho hàng có biến động
Nhân viên quản lý kho phải thực hiện nhiệm vụ lập báo cáo về tình hình hàng hóa, vật tư mới và cũ. Đồng thời cập nhật hồ sơ kho liên tục trên phần mềm quản lý. Trường hợp có sự biến động, nhân viên quản lý kho hàng phải chủ động báo cáo cấp trên và liên hệ với các phòng ban kế toán, kinh doanh, bộ phận bán lẻ… để giải quyết các tình huống phát sinh.
Những yêu cầu công việc với nhân viên quản lý kho
Kiến thức
Công việc quản lý kho đòi hỏi sự giám sát và theo dõi chặt chẽ với số lượng hàng hóa lớn, chỉ cần một chút sơ hở có thể làm ảnh hưởng đến quy trình và hiệu quả kinh doanh. Thậm chí còn có thể gây nên những thất thoát cho doanh nghiệp. Do vậy, ứng viên muốn thực hiện tốt công việc nhân viên quản lý kho trước hết phải có các kiến thức về quy trình, nghiệp vụ quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng hoặc vận hành doanh nghiệp.
Kỹ năng
Kỹ năng quản lý, tổ chức
Một nhân viên quản lý kho phải có kỹ năng tổ chức để sắp xếp và phân bổ công việc một cách hiệu quả. Ngoài kỹ năng chuyên môn, năng lực quản lý con người sẽ giúp quản lý kho đưa ra được những quy định, quy trình làm việc, phát huy được thế mạnh của mỗi cá nhâ. Từ đó tạo môi trường làm việc đảm bảo tính kỷ luật và tăng sự đoàn kết, sáng tạo.
Kỹ năng lập phiếu nhập – xuất kho và quản lý sổ sách
Quá trình xuất nhập hàng hóa luôn rất phức tạp, nhất là với số lượng hàng hóa lớn. Do vậy, nhân viên quản lý kho phải có kỹ năng lập phiếu xuất – nhập kho để quản lý công việc một cách hiệu quả. Việc lập phiếu nhập – xuất kho đầy đủ, chi tiết cùng khả năng quản lý sổ sách chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ để thẩm định hàng hóa định kỳ hoặc trong những trường hợp cần thiết.
Kỹ năng sắp xếp hàng hóa
Kỹ năng sắp xếp hàng hóa sẽ giúp nhân viên quản lý kho biết cách để sắp đặt và bố trí hàng hóa một cách khoa học. Một kho hàng rộng lớn nhưng được sắp xếp gọn gàng, phân bổ hợp lý sẽ giúp khâu quản lý càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn. Ngoài ra, kỹ năng sắp xếp hàng hóa cũng giúp nhân viên quản lý kho biết cách để bảo quản chất lượng hàng hóa dựa vào đặc tính vật lý, hóa học của sản phẩm.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Quản lý kho cần phải luôn biết lắng nghe và chủ động đối thoại với các nhà cung cấp để công việc luôn được phối hợp chặt chẽ. Đồng thời, nhân viên quản lý kho phải làm việc với nhiều bộ phận khác nhau, nhất là với các bộ phận tài chính, kế toán, kinh doanh. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ tạo sự tương tác, thấu hiểu khi làm việc, tránh sự nghi ngờ lẫn nhau và xảy ra những xung đột không đáng có.
Kỹ năng sử dụng công cụ, phần mềm quản lý kho
Với những kho hàng có quy mô lớn, số lượng hàng hóa nhiều càng khiến cho công việc quản lý kho trở nên khó khăn. Do vậy, kỹ năng sử dụng thành thạo các công cụ và phần mềm quản lý kho sẽ giúp quá trình quản lý và theo dõi số lượng hàng hóa xuất – nhập kho trở nên đơn giản và hiệu quả.
>>> Tham khảo thêm: Kỹ năng cứng là gì? Top 5 kỹ năng cứng quan trọng nhất
Cơ hội nghề nghiệp của nhân viên quản lý kho
Vị trí nhân viên quản lý kho đã và đang là một công việc rất thu hút và hứa hẹn sẽ còn nhiều tiềm năng phát triển hơn nữa trong tương lai. Hiện nay, chuỗi cung ứng toàn cầu đang có những thay đổi tích cực. Các doanh nghiệp sản xuất và các nhà phân phối bán lẻ đã và đang nỗ lực để tìm ra cách thức quản lý, tăng tính hiệu suất và bền vững cho các nhà kho.
Nhiều kho hàng được lập nên để phục vụ cho quá trình kinh doanh và sản xuất, do vậy vị trí nhân viên quản lý kho luôn là một vấn đề ưu tiên của nhiều doanh nghiệp. Ứng viên sẽ có nhiều cơ hội lựa chọn vị trí nhân quản lý kho tại các xí nghiệp, doanh nghiệp, nhà máy tùy vào năng lực để lựa chọn những quy mô và lĩnh vực phù hợp.
>>> Xem thêm:
Tìm việc làm nhân viên quản lý kho ở đâu tốt?
Với những ai muốn theo đuổi việc làm nhân viên quản lý kho có thể tham khảo công việc tại các kênh việc làm uy tín. Một trong số những kênh tuyển dụng và tìm kiếm việc làm phổ biến hiện nay chính là TopCV, nơi cập nhật liên tục những thông tin tuyển dụng nhân viên quản lý kho mới nhất. Tại đây, ứng viên có thể dễ dàng tìm kiếm công việc tuyển nhân viên quản lý kho tại Hà Nội, nhân viên quản lý kho tại TPHCM hoặc nhiều tỉnh thành khác. Đồng thời đưa ra sự lựa chọn công việc phù hợp với vị trí và khả năng dựa vào những mô tả chi tiết công việc và các chế độ đãi ngộ liên quan.
Ngoài vị trí nhân viên quản lý kho, ứng viên có thể tham khảo thêm nhiều vị trí việc làm khác trong kho như kế toán kho, nhân viên điều phối hàng hóa…. và hoàn thiện hồ sơ xin việc để chinh phục các nhà tuyển dụng ngay hôm nay.