Kỹ năng đàm phán là gì? Bật mí cách phát triển kỹ năng đàm phán

kỹ năng đàm phán

Trong công việc và cả cuộc sống, kỹ năng đàm phán rất quan trọng giúp bạn hay doanh nghiệp của mình đạt được lợi ích tối đa. Thế nhưng liệu bạn có biết có các phương pháp hay hình thức đàm phán nào chưa? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây của Blog.TopCV bạn nhé.

Kỹ năng đàm phán là gì?

Đây là một kỹ năng nổi bật trong CV mà ứng viên cần có. Thực tế cho thấy kỹ năng đàm phán là kỹ năng chuyên môn rất cần thiết trong công việc. Tuy nhiên khi cần dùng đến bạn không được áp dụng cứng nhắc mà cần vận dụng linh hoạt theo mỗi hoàn cảnh cụ thể.

Kỹ năng đàm phán là dùng các khả năng, tố chất của bạn để giúp hai hay nhiều bên đạt tới thỏa thuận thống nhất. Đây cũng là kỹ năng mềm được chú trọng đặc biệt trong cuộc sống.

Kỹ năng đàm phán
Kỹ năng đàm phán cần thiết trong nhiều công việc

Các phương pháp đàm phán  

Có thể kể đến một số phương pháp đàm phán như:

Đàm phán mềm

Đàm phán mềm dựa trên sự tin tưởng với đối tác, coi như bạn bè, người thân. Khi ấy người đàm phán có xu hướng lùi bước trước những áp lực và sẽ nhượng bộ nhằm duy trì mối quan hệ với đối phương. Do đó họ sẽ mềm mỏng hơn với con người hay vấn đề phát sinh, dễ thay đổi lập trường quan điểm.

Mục tiêu của các cuộc đàm phán mềm là duy trì mối quan hệ với đối tác do đó dễ chấp nhận phần thiệt về phía mình để đạt được thỏa thuận.

Đàm phán cứng

Đàm phán cứng có nghĩa là họ sẽ giữ vững lập trường, quan điểm, đưa ra điều khoản cứng rắn, đe dọa lợi ích của đối phương để giành chiến thắng. Thường họ chỉ tập trung vào lợi ích của mình mà không quan tâm tới đối tác, bàn đàm phán lúc này như cuộc chiến về sức mạnh và ý chí của hai bên, buộc đối tác phải nhượng bộ, thỏa hiệp.

Đàm phán nguyên tắc

Kiểu đàm phán này còn có tên gọi là đàm phán Harvard. Trong buổi đàm phán, các bên thực hiện thương lượng căn cứ vào nội dung của vấn đề, cho phép đạt hiệu quả sáng suốt, thân thiện.

Các bên coi nhau như cộng sự cùng hợp tác, giải quyết vấn đề với nguyên tắc bình đẳng. Chủ trương áp dụng trong trường hợp này là kết hợp 2 phương pháp đàm phán cứng và mềm. Người đàm phán lắng nghe ý kiến của đối tác, trình bày ý kiến của bản thân theo hướng thiện chí nhưng có lập trường kiên định, nhấn mạnh lợi ích chung rồi mới thoả thuận lợi ích đối kháng.

Cần vận dụng nhiều kỹ năng mới có thể đàm phán thành công
Cần vận dụng nhiều kỹ năng mới có thể đàm phán thành công

Các hình thức đàm phán

Trong hoạt động kinh doanh thường thấy các hình thức đàm phán sau đây:

Đàm phán qua thư tín

Đây là phương thức khởi đầu giúp duy trì giao dịch lâu dài hơn so với hình thức gặp trực tiếp. Đàm phán qua thư tín có thể tiết kiệm được nhiều chi phí, những quyết định đưa ra được quyết định kỹ càng, tranh thủ được những ý kiến của tập thể. Đồng thời có thể giao dịch cùng lúc với nhiều khách hàng và khéo léo giấu đi ý đồ thật của mình.

Thế nhưng hình thức này lại khá chậm trễ, dễ bị lỡ mất cơ hội, khó biết được ý đồ của đối phương và vì vậy không ứng xử linh hoạt được.

Khi soạn thư cần chú ý đảm bảo tính lịch sự, khẩn trương, chính xác, kiên nhẫn với những quy định, viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.

Đàm phán cần nhiều kỹ năng và sự khéo léo
Đàm phán cần nhiều kỹ năng và sự khéo léo

Đàm phán qua điện thoại

Kỹ năng đàm phán thương lượng qua điện thoại giúp tiết kiệm thời gian, đúng lúc cần thiết, giúp doanh nghiệp nắm được cơ hội kinh doanh nhanh chóng.

Tuy nhiên cách thức này tốn khá nhiều chi phí, không có gì làm bằng chứng cho sự thỏa thuận. Vì thế người ta thường kết hợp đàm phán qua điện thoại và dùng telefax.

Đàm phán qua thư tín tiết kiệm nhưng có nhiều hạn chế
Đàm phán qua thư tín tiết kiệm nhưng có nhiều hạn chế

Đàm phán qua điện thoại được dùng thỏa thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng. Internet phát triển giúp quá trình đàm phán đa dạng hơn, có thể đàm phán qua Internet. Đây là hình thức truyền-nhận tin lý tưởng, có thể đàm phán đa phương, song phương giúp các bên hiểu rõ và nắm được nhu cầu của nhau.

Đàm phán trực tiếp

Đàm phán trực tiếp là gặp gỡ đối mặt giữa các bên để thỏa thuận những điều khoản có trong hợp đồng. Quá trình đàm phán giúp các bên nắm được tâm lý cũng như phản ứng của nhau qua vẻ mặt, cử chỉ, điệu bộ. Từ đó có thể hiểu được mong muốn hay quan điểm của nhau, tác động đến đối phương bằng những biện pháp cụ thể, đưa ra sự thống nhất chung, tìm được giải pháp dung hòa lợi ích của các bên.

Sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp giúp đẩy nhanh tốc độ giải quyết có khi cũng là lối thoát duy nhất nếu như đàm phán qua thư tín hoặc điện thoại nhiều lần mà chưa có hiệu quả.

Đàm phán trực tiếp dễ dàng nắm tâm lý đối phương
Đàm phán trực tiếp dễ dàng nắm tâm lý đối phương

Tuy vậy, hình thức đàm phán trực tiếp thường tốn kém chi phí đi lại, đón tiếp, ăn ở cho đối tác. Nếu áp dụng phương pháp này bạn phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị thông tin cần thiết, có kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt khi giải quyết tình huống. Khi đàm phán trực tiếp bạn phải chọn địa điểm đàm phán thích hợp đồng thời có phương án tổ chức đàm phán.

Tìm hiểu quy trình đàm phán cơ bản

Nếu như kỹ năng cứng phục vụ trực tiếp công việc thì kỹ năng đàm phán được đánh giá là kỹ năng mềm quan trọng. Để hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán và nâng cao kỹ năng này bạn cần hiểu rõ quy trình đàm phán cơ bản. Cụ thể gồm các bước sau đây:

Chuẩn bị

Để đảm bảo buổi đàm phán thuận lợi bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Nên xác định xem thành phần tham dự của buổi đàm phán có những ai và mục đích chính của buổi đàm phán là gì.

Tranh luận

Các thành viên tham gia buổi đàm phán nêu ra quan điểm của mình. Mỗi bên cần có các luận điểm, bài thuyết trình và luận cứ lập luận cho thuyết phục. Cả hai bên đều phải đưa ra ý kiến và quan điểm của mình, có thể là đồng tình cũng có thể là bác bỏ.

Chỉ rõ mục tiêu

Hai bên sẽ cùng thống nhất mục tiêu chung, xem đâu là yếu tố công bằng, có lợi nhất. Bước này có thể xóa đi những hiểu lầm và đi tới thỏa thuận.

Hãy xác định rõ mục tiêu đàm phán
Hãy xác định rõ mục tiêu đàm phán

Thỏa thuận

Hai bên sẽ chốt phương án sau cùng, cũng có những buổi đàm phán không mang đến thỏa thuận vì 2 bên có xung đột hay mâu thuẫn về lợi ích. Khi ấy cả 2 bên đều cần ngồi lại thống nhất phương án thích hợp nhất.

Thực thi

Sau khi đưa ra thỏa thuận cụ thể, chiến dịch được đưa vào phát triển căn cứ vào các kế hoạch đặt ra.

Cách phát triển kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán bản chất không quá phức tạp thế nhưng nếu bạn muốn trở thành người thương lượng giỏi không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo và thực hành một số cách sau để cải thiện cũng như phát triển kỹ năng của bản thân:

  • Trước mỗi cuộc đàm phán, hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng
  • Nên tìm hiểu sâu về đề tài hay vấn đề được đưa ra đàm phán
  • Luyện tập một cách thành thạo: kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, lập kế hoạch
  • Sẵn sàng mắc sai lầm cũng là một cách, nói cách khác bạn cần thử nghiệm nhiều lần, tham gia nhiều cuộc thương lượng mới có thể có được kỹ năng thương lượng, đàm phán

>>> Xem thêm: 6 kỹ năng mà nhà tuyển dụng muốn thấy ở CV của bạn

So sánh kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Bản chất của kỹ năng đàm phán thuyết phục đều hướng tới việc đưa ra các lập luận, dẫn chứng để thuyết phục các bên thống nhất phương án đề xuất. Tuy vậy, hai kỹ năng này cũng có một số điểm khác biệt như sau:

Lập luận được dùng

Khi thuyết phục bạn phải dùng lập luận từ thực tế hiệu quả của các đối tượng khác, không nhất định là chia sẻ từ hiệu quả của đối tượng cần thuyết phục.

Cần có những lập luận chắc chắn khi đàm phán
Cần có những lập luận chắc chắn khi đàm phán

Lập luận của kỹ năng đàm phán khó hơn vì bạn cần hiểu, nắm bắt quan điểm của người mà bạn đối diện khi đàm phán, dẫn dắt họ cùng ý tưởng của bạn.

Quy mô đối tượng tiếp nhận

Thuyết phục có khi chỉ áp dụng với cá nhân hay các nhóm nhỏ, có khi là tổ chức. Ví dụ thuyết phục cá nhân mua sản phẩm hay thuyết phục doanh nghiệp mua 1 phần mềm, ứng dụng nào đó.

Đàm phán áp dụng với đối tượng có quy mô lớn hơn, có thể là nhóm hay tổ chức bởi quyết định đàm phán ảnh hưởng tới lợi ích của cả tập thể. Ví dụ đàm phán về chính sách nhân sự với lãnh đạo hay đàm phán để ký hợp đồng phân phối sản phẩm,…

Trình độ chuyên môn của người đàm phán

Những người sử dụng kỹ năng thuyết phục sẽ tập trung vào kiến thức chuyên môn ở tầm vi mô bởi đối tượng của họ có thể là cá nhân.

Kỹ năng thuyết phục có thể được áp dụng với tổ chức, nhóm lớp khi ấy người thực hiện cần có kiến thức chuyên môn cao hơn, tương đồng với người đàm phán bởi phạm vi cũng như đối tượng và trách nhiệm lúc này đã ở tầm vĩ mô.

Độ dung hòa

Kỹ năng thuyết phục có sự cứng nhắc hơn về một số nội dung đã được quy định, điển hình phải kể tới giá bán của sản phẩm, chính sách khuyến mãi của doanh nghiệp,…

Trong khi đó, kỹ năng đàm phán có tính dung hòa cao hơn, người đàm phán có thể tùy mỗi trường hợp, mỗi đối tượng mà có sự linh hoạt. Ví dụ bạn có thể giảm giá sản phẩm hiện nay vì thấy tiềm năng cho một đơn hàng có quy mô lớn hơn hoặc tặng thêm quà khuyến mãi cho khách hàng như một cách quảng cáo, truyền thông cho sản phẩm.

Chính vì thế khi đào tạo kỹ năng đàm phán, thuyết phục bạn sẽ được hướng dẫn để thực hành kỹ năng thuyết phục trước. Nếu như hiệu quả không  hoặc khó đạt mức bạn mong muốn mới chuyển qua hình thức đàm phán, tăng lợi ích của khách hàng lên một chút và dung hòa lợi ích nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Với những thông tin Blog.TopCV chia sẻ trên đây chắc hẳn đã giúp bạn có được câu trả lời rõ ràng rằng: kỹ năng đàm phán là gì? Đây cũng là kỹ năng quan trọng thường đứng đầu trong các kỹ năng mà nhà tuyển dụng muốn khai thác từ ứng viên. Kỹ năng này có thể củng cố từ khi bạn còn niên thiếu đến lúc trưởng thành nhưng đòi hỏi bạn cần chủ động giao lưu, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm và cảm nhận tâm lý của đối phương. Mong rằng từ những thông tin trên sẽ giúp bạn thành công hơn trong tương lai. Ngoài ra, để tạo CV online và tìm việc làm nhanh chóng bạn hãy truy cập ngay TopCV nhé.

Có thể bạn quan tâm
TOP 3 kỹ năng quan trọng nhất của giao dịch viên ngân hàng
kỹ năng quan trọng nhất của giao dịch viên

Giao dịch viên luôn thuộc top những vị trí được tuyển dụng nhiều nhất tại các ngân hàng với mức Read more

Tổng hợp 5 kỹ năng của chuyên viên quan hệ khách hàng quan trọng nhất
Tổng hợp 5 kỹ năng của chuyên viên quan hệ khách hàng quan trọng nhất

Chuyên viên quan hệ khách hàng là vị trí mang lại kỳ vọng gia tăng doanh thu lớn nhất cho Read more

Nghiệp vụ là gì? Nghiệp vụ cơ bản trong một số ngành nghề
nghiệp vụ là gì

Khái niệm nghiệp vụ được sử dụng nhiều trong các thông tin tuyển dụng, nhưng không phải ai cũng hiểu Read more

Kỹ năng nhân sự là gì? Làm sao để trau dồi kỹ năng nhân sự?
kỹ năng nhân sự là gì

Nhân sự là một trong những nguồn lực quan trọng nhất của một doanh nghiệp, tổ chức và do đó Read more