Nghề tổ chức sự kiện là một công việc năng động và rất thịnh hành hiện nay. Nhiều người trẻ đam mê theo đuổi nghề tổ chức sự kiện nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu. Vì vậy trong bài viết này, Blog TopCV sẽ giải thích các vấn đề liên quan đến công việc tổ chức sự kiện, giúp bạn đọc hiểu được event là gì, event management là gì và điều kiện cần có của những ứng viên muốn theo đuổi nghề tổ chức sự kiện.
Event là gì?
Event nghĩa là sự kiện chỉ những hoạt động quy tụ nhiều người tham dự , theo dõi tại cùng một địa điểm, không gian và thời gian cụ thể. Sự kiện có thể được diễn ra trực tiếp hoặc theo hình thức online.
Các chương trình event được lên kế hoạch và tổ chức bởi các doanh nghiệp, tổ chức cụ thể hoặc công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tùy vào mục đích khác nhau mà sẽ có các hình thức tổ chức event khác nhau. Cụ thể, có thể chia các hình thức event thành các nhóm: event trong doanh nghiệp, event khách hàng, event phi lợi nhuận,…
>>> Có thể bạn quan tâm: Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Những kỹ năng quan trọng cần trang bị
Mục đích của việc tổ chức event là gì?
Mỗi chương trình event đều có những chủ đề riêng phù hợp với mục đích của đơn vị tổ chức sự kiện. Với doanh nghiệp, các chương trình event có ý nghĩa rất lớn giúp quảng bá hình ảnh của công ty và các dịch vụ sản phẩm mà công ty cung cấp đến các đối tác, khách hàng. Ngoài ra, các sự kiện còn được tổ chức nhằm mục đích thay đổi góc nhìn của công chúng, khách hàng đối với thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức. Như vậy có thể thấy, các sự kiện thành công có ý nghĩa rất lớn trong việc mở rộng khách hàng tiềm năng, tăng doanh thu và góp phần quảng bá thương hiệu sản phẩm, doanh nghiệp.
Hiện nay, các doanh nghiệp đều hiểu rõ tầm quan trọng của event. Do vậy, họ thường xuyên xuất hiện trong các vai trò như đơn vị tổ chức, đơn vị tài trợ… Đặc biệt với ngành marketing, tổ chức event là một chiến lược để truyền thông, quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.
Mô tả công việc của một người làm Event chuyên nghiệp
Lập kế hoạch
Những người làm event trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào cũng phải tiến hành lên kế hoạch. Cụ thể, họ phải xác định tất cả các vấn đề liên quan đến sự kiện, bao gồm ý tưởng, chủ đề, thông điệp, khách tham dự, kinh phí, kịch bản, đơn vị hỗ trợ… Kế hoạch này chính là cơ sở để lãnh đạo và khách hàng xem xét, góp ý chỉnh sửa. Từ đó bản kế hoạch càng hoàn thiện và thống nhất phương án cuối cùng trước khi đi vào triển khai tổ chức.
Gặp gỡ, đàm phán với đối tác, nhà tài trợ
Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành gặp gỡ đối tác, nhà tài trợ đề trao đổi về sự kiện. Muốn nhận được cơ hội hợp tác và tài trợ, nhân viên tổ chức sự kiện phải cho họ thấy được ý nghĩa, sức lan tỏa của chương trình mà bạn sẽ tổ chức. Khi nhận được sự đồng ý hợp tác và tài trợ, nhân viên sự kiện sẽ tiến hành đàm phán để thống nhất cách thức tài trợ và quyền lợi của các bên.
Dự trù kinh phí
Các chương trình sự kiện thường có rất nhiều hạng mục khác nhau bao gồm giá thuê địa điểm, vật tư, thiết bị, trang trí… Do vậy, việc dự trù kinh phí vô cùng quan trọng để kế hoạch nhân viên tổ chức event có thể chuẩn bị sự kiện được chu đáo. Việc dự trù kinh phí cũng là cơ sở để cân chỉnh tài chính sao cho không bị vượt quá kinh phí tổ chức sự kiện.
Xác định đối tượng khách mời
Tùy vào quy mô và mục đích của mỗi sự kiện mà số lượng và thành phần khách mời sẽ có những đặc thù riêng. Do vậy, người làm event sẽ phải xác định lại đối tượng khách mời của sự kiện. Đồng thời, làm việc lại với lãnh đạo để rà soát lại thành phần khách mời tránh trường hợp bỏ sót những khách mời quan trọng.
Xây dựng kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình là cơ sở để sự kiện được diễn ra theo đúng lộ trình và kế hoạch. Người làm event chuyên nghiệp sẽ phải xây dựng được một kịch bản chi tiết bao gồm các nội dung, thời gian, nhiệm vụ được phân công, các lưu ý khác…. Kịch bản cũng là cơ sở để MC hoặc người điều phối sự kiện nắm được các nội dung xuyên suốt chương trình. Thông quan kịch bản chương trình, mỗi bộ phận sẽ chủ động thực hiện công việc của mình theo kịch bản chương trình đã đề ra.
Phân công công việc
Vì khối lượng công việc cho mỗi sự kiện thường rất nhiều hạng mục, vì vậy người tổ chức sự kiện cần phân công công việc cụ thể. Việc phân công công việc sẽ giúp mỗi người ý thức được công việc và trách nhiệm của mình, đồng thời cũng là cơ sở để theo dõi tiến độ chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Sự kiện muốn thành công càng đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng và liên tục trao đổi để kịp thời giải quyết các sự cố xảy ra.
Tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện chính là thời điểm chương trình được diễn ra. Hẳn lúc này những người trong ban tổ chức sự kiện đều rất hồi hộp. Tuy nhiên, nếu khâu chuẩn bị tốt thì khi sự kiện sẽ được diễn ra sẽ suôn sẻ và ít áp lực hơn rất nhiều. Lúc này nhân viên tổ chức sự kiện sẽ là người giám sát và điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra trong chương trình với vai trò ban tổ chức. Đồng thời họ cũng là người đứng ra để giải quyết các sự cố xảy ra trong sự kiện, sao cho đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công.
Những yếu tố của một người làm event cần có Kiến thức
Kiến thức
Những người làm event thường là những người rất đa năng, họ cần sở hữu kiến thức của nhiều ngành và lịch vực khác nhau. Trong đó, họ phải am hiểu về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, có kiến thức xã hội và am hiểu tâm lý khách hàng, có kiến thức về ngành Marketing. Vì vậy, những người làm event thường tốt nghiệp các chuyên ngành Truyền thông, tổ chức sự kiện, marketing, các ngành xã hội khác….
Kỹ năng
Công việc event buộc những người đam mê và theo đuổi nó phải thật sự năng động. Người làm event phải sở hữu nhiều kỹ năng cần thiết như kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng tổ chức và điều phối, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng xử lý tình huống… Ngoài ra, họ cũng phải là những người nhiệt tình và giao tiếp tốt thì công việc mới thật sự đạt được hiệu quả.
Bạn có thể tìm công việc tổ chức sự kiện ở đâu?
Ngày nay ngành tổ chức sự kiện rất thịnh hành và trở nên phổ biến. Mỗi ngày vẫn luôn có các sự kiện lớn nhỏ diễn ra được thực hiện bởi các doanh nghiệp, tổ chức khác nhau. Điều này cho thấy rằng, cơ hội việc làm tổ chức sự kiện rất đa dạng.
Ứng viên có thể tìm việc tổ chức sự kiện ở nhiều doanh nghiệp, các công ty chuyên tổ chức sự kiện hoặc các tổ chức khác nhau. Căn cứ vào kiến thức, lợi thế các mối quan hệ và lĩnh vực mà bạn yêu thích để lựa chọn những đơn vị tuyển dụng phù hợp. Ngoài ra, ứng viên cũng có thẻ tìm công việc tổ chức sự kiện tại kênh việc làm tổng hợp TopCV để tham khảo những đơn vị tuyển dụng uy tín trên thị trường.
>>> Xem thêm: Cơ hội việc làm cho nhân viên tổ chức sự kiện không cần kinh nghiệm
Việc làm tổ chức sự kiện là một công việc phù hợp với những người năng động, nhanh nhẹn, sáng tạo và có tư duy tổ chức tốt. Nếu bạn là một người như vậy thì hãy mạnh dạn thử sức với vị trí tổ chức sự kiện nhé.
Nguồn ảnh: Sưu tầm