Biên bản đối chiếu công nợ (hay biên bản xác nhận công nợ) là một loại văn bản thông kế tình hình nợ và cho vay nợ của doanh nghiệp một cách chi tiết và được xác nhận bởi các bên có liên quan. Đây là một trong những tài liệu kế toán quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp. Nếu còn chưa nắm rõ biên bản đối chiếu công nợ là gì, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Blog TopCV nhé!
Công nợ là gì? Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Trước hết cùng tìm hiểu về khái niệm công nợ của một doanh nghiệp. Công nợ là tổng hợp các khoản phải thu và khoản phải trả của doanh nghiệp đó, bao gồm:
- Các khoản phải thu khách hàng: khoản tiền bán sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được
- Các khoản phải trả người bán: khoản tiền mua thiết bị, nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hóa sản phẩm, dịch vụ cung ứng, lương thưởng, thuế phí,… phát sinh trong kỳ đã tiếp nhận nhưng chưa thanh toán tiền.
- Các khoản tạm ứng: Tạm ứng cho khách hàng, tạm ứng nội bộ,.. đều được liệt kê vào công nợ
- Một số khoản phải thu và phải chi khác (thu hộ, bồi thường, phải trả nội bộ,…)
Vậy biên bản đối chiếu công nợ là gì? Biên bản đối chiếu công nợ là biên bản tổng hợp, so sánh, hạch toán tất cả các khoản phải thu và khoản phải trả của doanh nghiệp một cách đầy đủ và chính xác với từng giao dịch phát sinh trong kỳ kế toán. Thông thường các doanh nghiệp sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ cuối năm
Các giao dịch liệt kê trong biên bản đối chiếu công nợ đều phải có chứng từ, giấy tờ, sao kê,… có xác nhận của bên A, bên B đúng quy định nhằm đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán. Biên bản đối chiếu công nợ tiếng Anh được gọi là Minutes of debt comparison, còn cấn trừ hay đối trừ công nợ trong tiếng Anh là Clearing debt
4 nguyên tắc đối chiếu công nợ
Khi đối chiếu và lập biên bản công nợ, hai bên phải đảm bảo những nguyên tắc đối chiếu công nợ dưới đây
Nguyên tắc 1: Đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật;
Nguyên tắc 2: Nội dung đối chiếu công nợ không trái quy định pháp luật, không trái các giá trị đạo đức xã hội
Nguyên tắc 3: Đối chiếu công nợ giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện và công bằng, tôn trọng lẫn nhau.
Nguyên tắc 4: Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, xác lập làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.
>>> [Tìm hiểu] Công việc của kế toán tổng hợp bao gồm những gì?
Tại sao phải lập biên bản đối chiếu công nợ?
Đầu tiên, biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ chính xác, hợp pháp để kiểm tra, theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán (đặc biệt là những hóa đơn VAT có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) có đúng quy định hay không, đặc biệt với những khoản nợ phải thu khó đòi
Cùng với biên bản xác nhận công nợ, biên bản đối chiếu công nợ sẽ là công cụ giúp cho kế toán kiểm soát được tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đối với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, bên mua,.. đã khớp với hợp đồng hay chưa? Nợ đã khớp với bảng cân đối kế toán cuối kỳ hay chưa?
Cuối cùng, biên bản đối chiếu công nợ chính điều kiện cần để doanh nghiệp quyết toán thuế. Do đó, biên bản đối chiếu công nợ có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như liên quan đến các hoạt động quản lý, kê khai thuế đối với cơ quan nhà nước.
>>> Tham khảo: Mô tả công việc của kế toán thuế cập nhật mới 2021
Những lưu ý khi lập biên bản đối chiếu công nợ
Khi lập biên bản đối chiếu công nợ cần chú ý ghi đầy đủ thông tin bao gồm: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của từng bên; Ngày tháng, thời điểm đối chiếu số dư; Căn cứ lập biên bản; Chi tiết tình hình thanh toán, số dư còn phải thanh toán; Kết luận về số dư tại thời điểm đối chiếu và cuối cùng là Xác nhận của các bên. Nếu thiếu bất cứ một thông tin nào và đặc biệt là xác nhận hợp pháp giữa các bên, biên bản đối chiếu công nợ sẽ không có giá trị pháp lý
Chú ý, nếu hết thời hạn quy định trong biên bản mà hai bên A và B chưa thanh toán hết công nợ với nhau thì cần thực hiện một biên bản đối chiếu công nợ khác.
Mong rằng, thông qua việc tìm hiểu biên bản đối chiếu công nợ là gì cũng như những nguyên tắc lập biên bản đối chiếu công nợ, bạn đã có thêm kiến thức để lập một biên bản đối chiếu công nợ đúng quy chuẩn. Nếu bạn muốn tìm kiếm việc làm HOT thì hãy lựa chọn TopCV để tìm việc. Truy cập TopCV ngay hôm nay để không bỏ lỡ những vị trí hấp dẫn nhất nhé!
Nguồn ảnh: Sưu tầm