Biên bản bàn giao kế toán là gì? Cần lưu ý gì khi bàn giao kế toán

biên bản bàn giao kế toán
biên bản bàn giao kế toán

Trong bất cứ công việc nào, đặc biệt là nghề kế toán thì biên bản bàn giao là một trong những loại giấy tờ quan trọng thể hiện tinh thần trách nhiệm đối với công việc và doanh nghiệp. So với nhiều công việc khác, biên bản bàn giao kế toán thường phức tạp và có nhiều hạng mục. Cũng tham khảo bài viết này của Blog TopCV để nắm rõ vai trò và những lưu ý để có được một biên bản bàn giao kế toán hoàn chỉnh.

Biên bản bàn giao kế toán là gì?

Biên bản bàn giao kế toán rất quan trọng.
Biên bản bàn giao kế toán rất quan trọng.

Biên bản bàn giao kế toán là những biên bản được lập ra khi có sự bàn giao và thỏa thuận bàn giao công việc giữa kế toán cũ và kế toán mới nhằm đảm bảo công việc được tiếp nhận một cách suôn sẻ, tránh những rủi ro hay sự cố khi có các vấn đề tranh chấp.

Việc làm kế toán luôn là một công việc khá nhiều áp lực khi phải kiểm soát nhiều thủ tục, giấy tờ và đặc biệt là các công việc liên quan đến thu chi, tài chính của doanh nghiệp. Do vậy, biên bản bàn giao kế toán cần được soạn một cách đầy đủ và chi tiết, đồng thời phải có ký tên hoặc đóng dấu giữa bên bàn giao và bên nhận bàn giao thì biên bản đó mới có giá trị về mặt pháp lý.

>>> Xem thêm: Viết mục tiêu nghề nghiệp kế toán cực dễ nếu bạn biết 5 điều sau

Tại sao cần có biên bản bản bàn giao kế toán?

Việc bàn giao công việc thể hiện trách nhiệm của kế toán
Việc bàn giao công việc thể hiện trách nhiệm của kế toán

Thể hiện tinh thần trách nhiệm  

Việc bàn giao các công việc giữa nhân sự cũ và nhân sự mới luôn là trách nhiệm của tất cả các bộ phận, không riêng gì công việc kế toán. Tuy nhiên, bộ phận kế toán thường phải quản lý rất nhiều giấy tờ và sổ sách. Cho nên việc bàn giao một cách chi tiết và đầy đủ sẽ hỗ trợ rất nhiều cho nhân sự mới và các bộ phận liên quan có thể nắm bắt và giải quyết công việc một cách nhanh chóng.

Việc hoàn tất biên bản bàn giao kế toán thể hiện rằng bạn là một người có tinh thần trách nhiệm không chỉ với công việc, doanh nghiệp mà với chính bản thân mình. Bởi điều này không những mang lại hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp mà bạn còn xây dựng được một tác phong làm việc chỉn chu, được nhiều đồng nghiệp cảm mến.

Thực hiện đúng quy trình làm việc

Việc bàn giao công việc luôn là một trong những nội dung bắt buộc trong quy trình làm việc. Điều này hẳn đã được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc đã được trao đổi khi phỏng vấn. Nghĩa là khi bạn nghỉ việc hoặc chuyển công tác thì phải thực hiện các biên bản bàn giao một cách đầy đủ và cẩn trọng, đồng thời phải có sự tham gia của người nhận bàn giao và các bên liên quan. Thậm chí với một số trường hợp, kế toán cũ còn phải dành thời gian để hướng dẫn nhân viên mới các công việc mà bạn từng làm nhằm hỗ trợ họ trong việc tiếp nhận vị trí mới, tránh làm cho công việc bị gián đoạn.

Bảo vệ quyền lợi cho các bên

Việc chuyển giao công việc gắn liền với chuyển giao trách nhiệm. Chính vì điều này, buộc các biên bản bàn giao phải được thực hiện một cách rõ ràng, có ký nhận và sự chứng kiến của những người liên quan. Khi có các vấn đề hoặc sự cố xảy ra có thể căn cứ vào biên bản bàn giao để suy xét trách nhiệm. Do vậy, việc thực hiện các biên bản bàn giao kế toán cũng là cách để bảo vệ quyền lợi cho các bên liên quan.

Những hồ sơ, giấy tờ kế toán cần bàn giao

Công việc của kế toán liên quan đến rất nhiều hồ sơ và giấy tờ, điều này đòi hỏi công việc bàn giao phải được thực hiện một cách cẩn thận để tránh xảy ra sai sót. Một số vị trí công việc khác nhau, ngành nghề khác nhau mà mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán cũng có sự khác biệt. Song, dưới đây là những hồ sơ và các loại giấy tờ cơ bản cần bàn giao mà các kế toán cũ lẫn kế toán mới phải lưu ý:

  • Bàn giao hóa đơn GTGT, kèm theo bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào.
  • Các hóa đơn chứng từ, bao gồm tờ khai hải quan, phiếu thu chi xuất nhập kho, hóa đơn mua vào bán ra có bảng kê, chứng từ kèm theo.
  •  Các loại hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế, hợp đồng thuê nhà máy móc… có đầy đủ phụ lục hợp đồng.
  • Các giấy tờ liên quan hồ sơ nhân sự như hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế lương thưởng, hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các giấy tờ liên quan đến chế độ của cán bộ, nhân viên…
  •  Hệ thống sổ sách kế toán qua từng năm
  • Báo cáo tình hình tài chính các năm
  •  Báo cáo về tình trạng kho hàng như xuất – nhập kho và tồn kho
  •  Báo cáo về tình hình sử dụng các loại hóa đơn

Những lưu ý khi bàn giao sổ sách kế toán và tiếp nhận công việc

Biên bản bàn giao phải rõ ràng và chi tiết
Biên bản bàn giao phải rõ ràng và chi tiết

Khi tiến hành bàn giao sổ sách kế toán và tiếp nhận công việc, các kế toán cần lưu ý một số nội dung sau:

  • Tất cả các sổ sách, nội dung bàn giao phải được liệt kê một cách chi tiết và rõ ràng, chi tiết về nhiệm vụ và chức năng công việc; thời gian bàn giao cụ thể. Đặc biệt phải chốt các số liệu liên quan đến số dư tài khoản, số dư ngân hàng.
  • Tất cả các biên bản bàn giao luôn phải có dấu xác nhận và chữ ký của các bên liên quan để đảm bảo tính pháp lý và là căn cứ suy xét trách nhiệm khi có các vấn đề xảy ra.
  • Kế toán cũ phải lưu ý note những việc đang trong tiến độ hoàn thành, những việc cấp thiết cần hoàn thành sớm để người nhận bàn giao có thể tập trung giải quyết các đầu việc quan trọng. Đồng thời, kế toán mới cần có thời gian xem lại tất cả các sổ sách, những nội dung chưa hiểu hoặc có sai sót. Tất cả cần phải được làm rõ và giải quyết trước khi công việc bàn giao được hoàn thành.
  • Quá trình bàn giao cần được diễn ra một cách công khai, tốt nhất nên có bên thứ ba làm chứng. Người làm chứng cũng cần ký xác nhận và cam kết về tính xác thực của thông tin. Với những vấn đề liên quan đến tài chính, việc bàn giao minh bạch luôn rất quan trọng.

Biên bản bàn giao luôn là một trong những loại giấy tờ cần thiết, bắt buộc bạn phải hoàn tất khi có ý định nghỉ việc hoặc chuyển công tác. Hy vọng thông qua bài viết này sẽ giúp các bạn hình dung được nội dung và cách thức để có được một biên bản bàn giao công việc kế toán, thế hiện trách nhiệm của bản thân với công việc.

>>> Xem thêm: [Tìm hiểu] Công việc của kế toán tổng hợp bao gồm những gì?

Nếu bạn đang có ý định tìm hiểu việc làm kế toán hoặc các vị trí hấp dẫn khác thì có thể truy cập TopCV để tham khảo thêm nhiều thông tin tuyển dụng hấp dẫn.

Có thể bạn quan tâm
Hướng dẫn cách từ chối thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp
cách từ chối thư mời phỏng vấn

Đôi khi trong quá trình xin việc, chỉ sau khi nộp CV, bạn mới nhận thấy vị trí ứng tuyển Read more

Biên bản đối chiếu công nợ là gì và những điều cần lưu ý
biên bản đối chiếu công nợ là gì

Biên bản đối chiếu công nợ (hay biên bản xác nhận công nợ) là một loại văn bản thông kế Read more

Văn bằng chứng chỉ là gì? Ý nghĩa của văn bằng chứng chỉ
van bang chung chi la gi

Văn bằng chứng chỉ là khái niệm quá quen thuộc trong hệ thống giáo dục, cũng là mục tiêu mà Read more

Chia sẻ cách xây dựng mẫu đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả
mau danh gia nang luc nhan vien

Đánh giá năng lực được xem là tiêu chí quan trọng để doanh nghiệp đưa ra các quyết định khen Read more