Bí kíp viết phản hồi email phỏng vấn gây ấn tượng

Sau khi kết thúc phỏng vấn về nhà chắc hẳn ứng viên sẽ rất mong chờ nhận được email của nhà tuyển dụng thông báo kết quả. Dù trúng tuyển hay không may mắn không vượt qua thì ứng viên hãy nhớ phản hồi lại email sớm nhất có thể. Vậy cách viết email phản hồi phỏng vấn như thế nào cho lịch sự và gây ấn tương? Tham khảo bài viết dưới đây để nắm bí kíp nhé!

Tầm quan trọng của việc phản hồi email phỏng vấn

Có thể nhiều ứng viên cho rằng, việc gửi thư thông báo trúng tuyển hay không là điều hiển nhiên phía nhà tuyển dụng phải làm nên việc phản hồi là thừa thãi. Hãy từ bỏ suy nghĩ đấy đi, việc phản hồi email phỏng vấn rất quan trọng, đó chính là cách thể hiện tính chuyên nghiệp của ứng viên trong công việc.

Đối với email mời phỏng vấn

Phản hồi thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng rất quan trọng. Điều này thể hiện ứng viên tôn trọng và nghiêm túc muốn ứng tuyển vào công ty. Qua cách ứng viên trả lời thư, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp và thái độ của bạn dành cho công việc. 

Phan-hoi-email-phong-van-vo-cung-quan-trong
Phản hồi email phỏng vấn vô cùng quan trọng

Nhiều ứng viên cho rằng không đồng ý đến phỏng vấn thì im lặng là câu trả lời quá rõ cho nhà tuyển dụng nên việc viết thư từ chối không cần thiết. Thế nhưng, đây là suy nghĩ sai lầm, khiến ứng viên trở thành người thiếu chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp sẽ thẳng tay gạch tên ứng viên và sẵn sàng đánh trượt nếu nộp hồ sơ trong tương lai. 

Chính vì vậy, dù tham gia buổi phỏng vấn được hay không, ứng viên nên viết thư phản hồi. Việc làm này vừa để thông báo cho nhà tuyển dụng, vừa để giữ hình tượng đẹp, tạo cơ hội mở cho chính ứng viên. 

Đối với email thông báo kết quả phỏng vấn 

Đa phần các doanh nghiệp sẽ gửi email thông báo kết quả phỏng vấn sau khoảng 3 – 4 ngày. Trong thư thông báo, nhà tuyển dụng có ghi đầy đủ thời gian, địa điểm nhận việc, mức lương và vị trí đảm nhận. 

Lúc này, dù trong email, nhà tuyển dụng không nhấn mạnh phải trả lời xác nhận nhưng ứng viên nên chủ động gửi thư phản hồi nhận việc và cảm ơn. Việc làm này sẽ thể hiện thiện chí, sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của ứng viên trong công việc. 

Bên cạnh đó, một vài trường hợp cho rằng không nhận việc, không cần phản hồi email. Thế nhưng, nhận hay không nhận, ứng viên vẫn nên viết email cảm ơn nhà tuyển dụng và thông báo quyết định của mình. Trong trường hợp không đồng ý, nhà tuyển dụng sẽ chủ động tìm kiếm nhân sự thay thế, tránh ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. 

Cách phản hồi email phỏng vấn 

Cách phản hồi email mời phỏng vấn

Email đồng ý phỏng vấn

Nhiều ứng viên quên béng tiêu đề email và nghĩ không quan trọng. Nhưng không, khi nhà tuyển dụng nhận được email, phần thông tin đầu tiên họ nhìn thấy chính là tiêu đề. Một email “vắng bóng” tiều đề sẽ mất điểm trầm trọng trong mắt nhà tuyển dụng. 

Vì thế, bắt tay vào viết email, ứng viên cần phải viết tiêu đề thật rõ ràng và chuyên nghiệp. Phần tiêu đề email phản hồi thư phỏng vấn cần đầy đủ: Họ và tên, vị trí ứng tuyển, đồng ý/từ chối lời mời phỏng vấn. Hầu hết các thông tin này sẽ được viết in hoa, nhìn trông trang trọng hơn rất nhiều. 

Ví dụ: TRẦN VĂN Q – THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN VỊ TRÍ CONTENT SEO.

Dong-y-hay-tu-choi-phong-van-ung-vien-van-nen-viet-email-phan-hoi
Đồng ý hay từ chối phỏng vấn ứng viên vẫn nên viết email phản hồi

Đồng ý với thời gian và địa điểm phỏng vấn ghi trong thư mời của nhà tuyển dụng, ứng viên có thể trả lời theo mẫu sau: 

Dear anh/chị + (tên và chức vụ) 

Cảm ơn anh/chị đã mời tôi đến phỏng vấn cho vị trí….Tôi gửi thư này xin xác nhận đã nắm được thời gian và địa điểm phỏng vấn vào lúc …giờ, ngày…. tháng…., tại….. Tôi xác nhận sẽ đến đúng giờ và địa điểm trong thư mời. Nếu quý công ty cần giấy tờ gì hãy phẩn hồi lại thư để tôi chuẩn bị đầu đủ trước khi đến phỏng vấn. Tôi mong rằng những kỹ năng và kinh nghiệm tôi chia sẻ trong buổi phỏng vấn tới sẽ phù hợp với vị trí…quý công ty đang tuyển. Hi vọng buổi phỏng vấn sẽ diễn ra suôn sẻ. 

Trân trọng!

(Chữ ký) 

Từ chối thư mời phỏng vấn

Có nhiều lý do khiến ứng viên từ chối phỏng vấn như đã đi làm ở công ty khác, đọc được những thông tin về công ty có dấu hiệu “red flag”, muốn tìm công việc đãi ngộ cao hơn,…. Tuy nhiên, ứng viên không nên im lặng như chưa có chuyện gì, bỏ mặc sự chờ đợi của nhà tuyển dụng. 

Một email từ chối phỏng vấn ngoài thông báo không đến tham gia, ứng viên nên khéo léo, sử dụng ngôn ngữ lịch thiệp để giữ được hình tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Vì biết đâu tương lai sẽ quay lại ứng tuyển lần nữa ở 1 vị trí khác. Không thể đến tham gia phỏng vấn, ứng viên có thể tham khảo mẫu từ chối dưới đây: 

Dear anh/chị + (tên và chức vụ) 

Tôi rất vui khi nhận được lời mời của quý công ty đến phỏng vấn cho vị trí…. Tuy nhiên vì…..nên tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn của quý công ty. Tôi hi vọng trong tương lai có cơ hội, tôi có thể hợp tác, phát triển cùng quý công ty. Mong rằng quý công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp với vị trí này. 

Chúc quý công ty ngày càng thành công và phát triển hơn nữa. 

Trân trọng

(Chữ ký)

Ngoài ra, nếu chỉ muốn rời lịch phỏng vấn sang ngày khác, ứng viên có thể tham khảo mẫu trả lời sau: 

Dear anh/chị + (tên và chức vụ) 

Tôi rất vui khi nhận được lời mời của quý công ty đến phỏng vấn cho vị trí…. Tuy nhiên vì…..nên tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn theo đúng thời gian ghi trong thư mời. Vì vậy, quý công ty có thể sắp xếp cho tôi buổi phỏng vấn vào ngày…tháng…được không?

Tôi thực sự xin lỗi vì sự bất tiện này. Rất mong nhận được sự phản hồi sớm từ phía quý công ty. 

Trân trọng 

(Chữ ký) 

Phan-hoi-email-phong-van-the-hien-su-chuyen-nghiep-cua-ung-vien
Phản hồi email phỏng vấn thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên

Cách phản hồi email kết quả phỏng vấn

Trả lời thư báo kết quả phỏng vấn do ứng viên tự nguyện, không nhà tuyển dụng nào bắt buộc. Tuy nhiên, ứng viên nên trả lời thư phỏng vấn để thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như nhà tuyển dụng thấy được thái độ nghiêm túc của mình. 

Dù từ chối công việc hay email báo kết quả không vượt qua phỏng vấn, ứng viên vẫn nên dành ít phút viết để phản hồi. Với mỗi trường hợp, cách viết email có sự khác nhau, ứng viên có thể tham khảo cấu trúc mẫu email đồng ý/từ chối nhận việc dưới đây. 

Email đồng ý nhận việc

Nếu đồng ý nhận việc, ứng viên nên nhanh chóng viết thư phản hồi ngay sau khi nhận được email thông báo của nhà tuyển dụng. Ứng viên có thể viết thư đồng ý nhận việc theo mẫu sau: 

Thân gửi + tên công ty

Tôi rất vui khi nhận được email thông báo trúng tuyển vị trí… từ phía quý công ty. Cảm ơn quý công ty đã trao cho tôi cơ hội được hợp tác và cống hiến. Tôi xin phép xác nhận sẽ đến làm việc và có mặt lúc….giờ, ngày….tháng…năm…..

Hẹn gặp lại quý công ty! Dưới đây, tôi xin phép đính kèm một số thông tin quý công ty yêu cầu. 

Chân thành cảm ơn!

Ký tên

Trong trường hợp còn thắc mắc thông tin trong thư mời, ứng viên có thể hỏi nhà tuyển dụng ngay trong email đồng ý nhận việc. 

Email từ chối nhận việc

Khi nhận được thư mời nhận việc, ung viên có quyền từ chối công ty mà họ không muốn hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, đừng từ chối bằng cách im lặng nhé, dành vài phút viết email để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như để nhà tuyển dụng biết và có kế hoạch tìm ứng viên thay thế. Ứng viên có thể tham khảo mẫu email từ chối nhận việc dưới đây:

Thân gửi + tên công ty

Tôi rất vui khi nhận được email thông báo trúng tuyển vị trí… từ phía quý công ty. Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân, cụ thể là…..nên tôi không thể đồng hành cùng quý công ty được.

Một lần nữa cảm ơn quý công ty đã quan tâm và tạo cơ hội cho tôi được làm việc! Hi vọng sẽ có cơ hội hợp tác cùng quý công ty trong tương lai!

Trân trọng!

(Chữ ký)

Dù là thư đồng ý hay từ chối phỏng vấn/nhận việc, ứng viên đều phải ghi đầy đủ tiêu đề thư như đã nhắc ở trên. 

Luu-y-khi-tra-loi-email-cua-nha-tuyen-dung-tranh-de-mat-thien-cam
Lưu ý khi trả lời email của nhà tuyển dụng, tránh để mất thiện cảm

Những lưu ý khi trả lời email của nhà tuyển dụng

Dù email đồng ý hay từ chối, ứng viên cần lưu ý một vài điều trước khi bắt đầu viết thư phản hồi nhà tuyển dụng. Để tạo thiện cảm tốt với nhà tuyển dụng, các ứng viên nên làm những điều sau:

  • Nên phản hồi email ngay sau khi nhận được thông báo của nhà tuyển dụng. Trong trường hợp bận, trả lời ngay khi có thể.
  • Chọn “Trả lời tất cả” (Reply all): Thay vì chỉ trả lời duy nhất 1 người gửi email cho mình, ứng viên nên ấn chọn gửi cho tất cả những người được thông báo về thư mời phỏng vấn này.
  • Thêm họ tên vào tiêu đề email: Dù trong địa chỉ email hay trong CV đã có tên nhưng ứng viên nên để thêm họ tên của mình trên tiêu đề.
  • Đầy đủ lời chào và lời cảm ơn: Đây là điều tất yếu ở trong bất kỳ email nào, thể hiện thái độ tôn trọng đối phương.
  • Nếu được chủ động chọn thời gian phỏng vấn, ứng viên nên đưa ra mốc thời gian cụ thể, nên tránh thứ 2 và thứ 6.
  • Hỏi về các thông tin cần biết như tên nhà tuyển dụng, chức vụ, vị trí công việc, cách thức phỏng vấn,…
  • Chủ động hỏi nhà tuyển dụng xem có cần mang thêm tài liệu gì khác khi đi phỏng vấn hay không.
  • Nên kiểm tra email hàng ngày để tránh sót. 

Bên cạnh những việc nên làm, ứng viên cần tránh những việc sau: 

  • Không được để trống tiêu đề và chữ ký: Email thiếu tiêu đề, thiếu chữ ký sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng và không chuyên nghiệp, dễ mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. 
  • Không để thiếu thông tin cá nhân cơ bản: Trong email nên để đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại để nhà tuyển dụng liên hệ khi phát sinh sự cố. 
  • Diễn đạt dài dòng, sai chính tả: Đây là điều tối kỵ khi trả lời email. Câu văn ngắn gọn xúc tích, không sai chính tả sẽ thể hiện ứng viên là người chỉn chu, cẩn thận.

Tạm kết

Trên đây, Blog TopCV đã cung cấp tất cả các thông tin về cách trả lời email phỏng vấn trong mọi tình huống. Hi vọng sẽ giúp các ứng viên thể hiện được tính chuyên nghiệp, ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Khi viết phản hồi email phỏng vấn hãy duy trì sự tích cực và trả lời đơn giản nhất có thể nhé!

Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc phù hợp với khả năng của bản thân, hãy truy cập ngay nền tảng công nghệ tuyển dụng TopCV. TopCV với hàng chục nghìn tin tuyển dụng việc làm hấp dẫn được cập nhật liên tục và chứng thực kỹ lưỡng sẽ đưa bạn tới gần hơn với nhà tuyển dụng và tìm thấy công việc mơ ước

Có thể bạn quan tâm
Nhân viên kỹ thuật là gì? Tổng hợp các vị trí việc làm trong ngành kỹ thuật
nhan-vien-ky-thuat-la-gi

Cùng với sự phát triển của công nghệ thì nhân viên kỹ thuật là một trong các ngàng hot hiện Read more

Lãnh đạo là gì? Quản lý là gì? Phân biệt lãnh đạo và quản lý
phan-biet-lanh-dao-va-quan-ly-topcv

Việc không phân biệt lãnh đạo và quản lý gây khó khăn trong công tác vận hành doanh nghiệp. Nhiều Read more

Top các việc làm viễn thông HOT không thể bỏ qua

Hiện này, viễn thông là một trong những ngành tăng trưởng nhanh, có nhiều cơ hội việc làm cho người Read more

Chăm sóc khách hàng là gì? 10 kỹ năng chăm sóc khách hàng cần có

Xã hội ngày càng phát triển, thế chủ động thuộc về khách hàng. Họ mất tiền mua dịch vụ nên Read more