Nhà tuyển dụng cần gì khi tuyển dụng nhân viên hành chính văn thư?

“Ngồi một chỗ cả ngày”, “cặm cụi giữa đống giấy tờ, hồ sơ”; công việc ngày nào cũng giống như ngày nào. Những điều trên dường như là tất cả những gì người ta nghĩ về nhân viên hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông là chẳng có lấy một phần trăm thú vị và hấp dẫn.

Dân hành chính văn phòng đã dần quen với cách làm việc theo cơ chế mở với tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao. Yêu cầu của các nhà tuyển dụng cũng đã khác trước rất nhiều. Họ đòi hỏi các ứng viên cho nghề hành văn phòng phải đa năng. Có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự; quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh… Đặc biệt là tại các công ty nhỏ khi mà chưa được chuyên môn hóa nhiều.

Nhân viên hành chính văn thư cần có những kỹ năng gì?

Giao tiếp tốt

Đây là kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao và cần thiết ở mọi ngành. Nhân viên hành chính văn thư cần trò chuyện, trao đổi thường xuyên với các khách hàng, nhân viên, các vị lãnh đạo trong công ty. Bạn cần phải rất chú ý đến kỹ năng này nếu muốn làm nghề hành chính văn thư. Quan hệ với các đồng nghiệp vui vẻ, thỏa mái; góp phần quan trọng cho việc hoàn thành công việc. Bên cạnh đó cũng là người mà có lập trường, quan điểm tốt giúp bạn luôn giữ được những nguyên tắc trong nghề nghiệp của mình.

nhân viên hành chính

Biết quản lý, tổ chức công việc khoa học

Để sắp xếp hồ sơ, giấy tờ , tài liệu tránh bị nhầm lẫn, lộn xộn. Các nhân viên ngành văn thư cần phải có kỹ năng quản lý thời gian và mọi công việc văn phòng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, bạn cần có:

  • Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
  • Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
  • Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

Nhập liệu và tin học thành thạo

Kỹ năng làm việc thành tạo với máy tính là một trong những kỹ năng bắt buộc phải trong các kỹ năng văn thư. Trong đó, bạn cần phải chú ý đặc biệt đến việc tìm hiểu các sử dụng các phần mềm năng suất như bảng tính; hoặc các chương trình xử lý văn bản hoạt động, trình duyệt web.

Bên cạnh đó, nhập dữ liệu là một trong những kỹ năng cần thiết với những người làm hành chính văn phòng. Những vấn đề cần đến kỹ năng nhập liệu: điền vào biểu mẫu, sao chép; quản lý danh sách gửi thư và tài liệu,… Nếu bạn có kỹ năng nhập liệu, đánh máy, tốc độ đánh máy tốt; sẽ giúp bạn dễ lọt vào mắt của những nhà tuyển dụng hơn.

Nhà tuyển dụng cần gì khi phỏng vấn nhân viên hành chính văn thư?

Thái độ tốt thể hiện ngay trong buổi phỏng vấn

Đã là một nhân viên dù ở vị trí nào bạn cũng cần có thái độ tốt với công việc: nhiệt tình, nhiệt huyết, tận tâm, trách nhiệm với công việc. Còn riêng với hành chính là bạn phải làm rất nhiều việc. Từ việc quan hệ đối ngoại đến việc lo giấy nhà vệ sinh…; vì thế bạn phải xác định công việc của mình và bạn cần phải là người tỉ mỉ, chủ đáo, thân thiện, gần gũi. Đôi khi còn cả sự chịu đựng nữa với những công việc đặc thù của mình.

Nhân viên hành chính văn thư cần hiểu bản thân đang làm gì và nghề cần gì?

Trong hành chính cũng có rất nhiều chuyên môn khác nhau, tùy thuộc và mô hình tổ chức, quy mô nhân sự. Công việc có thể chia ra nhiều vị trí khác nhau như: Lễ tân, khánh tiết, văn thư, quản lý văn phòng phẩm; tài sản văn phòng, công cụ dụng cụ, quản lý đội xe, an ninh, cháy nổ, vệ sinh, con dấu….

Những vị trí công việc này sẽ quyết định mô tả công việc chi tiết; nhưng ở một doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bạn sẽ phải kiêm nhiệm rất nhiều. Vì vậy, bạn cần phải biết rõ các nghiệp vụ của mình theo mô tả từng vị trí.

Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư; lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý của công ty. Bạn đã nhầm, bởi công việc hành chính văn phòng thời buổi hiện nay phức tạp hơn bạn tưởng. Có khối việc mà có khi bạn phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ. Môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc trong một căn phòng.