Làm việc tại nhà thì sử dụng ngay 3 ứng dụng quản lý công việc sau

Làm việc tại nhà thì sử dụng ngay 3 ứng dụng quản lý công việc sau

Trong bối cảnh dịch COVID-19 diễn biến phức tạp ở Việt Nam và trên cả thế giới, chúng ta đã và đang chứng kiến xu hướng làm việc tại nhà lớn chưa từng thấy.

Bloomberg dẫn lời Alvin Foo, CEO của công ty quảng cáo Repawn Digital: “Thời điểm này là cơ hội để thử nghiệm tính hiệu quả của làm việc tại nhà. Dù đã quen với kiểu làm việc mặt đối mặt, chúng ta vẫn buộc phải thử nghiệm…”

>> Xem thêm: 10 bí quyết làm việc online hiệu quả mùa dịch

Trên thực tế, xu hướng làm việc tại nhà đã trở nên khá phổ biến trước cả khi COVID-19 khiến nhiều ngành nghề chao đảo.

Công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt hơn, hằng hà sa số các ứng dụng quản lý công việc từ xa ra đời với mục đích tăng năng suất cho nhân viên cũng như trợ thủ đắc lực để các nhà quản lý theo dõi tiến trình công việc.

Dưới đây là 3 ứng dụng quản lý công việc từ xa hiệu quả cho dân văn phòng! Tìm hiểu ngay nhé!

1. Trello – ứng dụng quản lý công việc nhanh và tiện lợi

Trello là công cụ quản lý công việc hay dự án theo dạng bảng biểu, giấy nhớ.

Làm việc tại nhà thì sử dụng ngay 3 ứng dụng quản lý công việc sau
Giao diện của Trello

Nó khá đơn giản và dễ dùng, chỉ cần nhìn qua là biết có những đầu việc nào, ai đang làm gì hay làm đến đâu rồi. Trello không hề lạ lẫm, thậm chí đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp sử dụng từ khoảng năm 2014.

Về cơ bản, Trello có những thành phần sau:

– Card là thẻ ghi thông tin có đề mục (title) và miêu tả cho việc lưu trữ công việc. Trong mỗi Card có thể ghi thêm Task (công việc), Feature (tính năng), có cả Question (đặt câu hỏi) và Note (ghi chú).

Tùy theo cách làm việc mà mỗi Card có thể chia đầu việc nhỏ hơn cho từng thành viên. Bên cạnh đó, thành viên trong nhóm có thể bình luận, đăng ảnh lên Card để tiện trao đổi thông tin.

– List chính là danh sách tổng hợp Card có cùng trạng thái. Ví dụ, “List Doing” bao gồm những Card đang được xử lý, còn “List Done” là những Card đã hoàn thành.

– Board là đơn vị quản lý lớn hơn, tương đương 1 dự án hoặc 1 phần việc lớn. Trong 1 Board có thể chứa nhiều List để nhà quản lý theo dõi.

– Organization là nơi tổng hợp toàn bộ Board và thành viên của 1 công ty.

Ưu điểm:

Có thể khẳng định Trello rất dễ sử dụng, giao diện giống hệt các tờ giấy nhớ thủ công hoặc trên Windows. Kể cả “mù công nghệ” vẫn có thể nắm bắt rất nhanh.

Nhược điểm:

Không có tính năng chat nhóm, không phân cấp rõ ràng thành viên và quản trị, không có báo cáo công việc. Tối ưu cho việc cộng tác, Trello chỉ phù hợp cho các đội nhóm dưới 10 người.

2. Wework.vn – Ứng dụng quản lý công việc của người Việt

Trung bình, mỗi tháng, một nhân viên mất 4 ngày làm việc chỉ để tham gia vào các cuộc họp giao và đánh giá kết quả công việc.

So sánh các phần mềm quản lý công việc Trello, Wework và SmartWorker
Giao diện của Wework

Ngay cả khi 16% thời gian làm việc hữu ích đã được sử dụng cho các cuộc họp thì quản lý vẫn không thể biết được nhân viên của mình đang làm gì, hiệu quả ra sao; nhân viên bị động trong việc xử lý công việc nên không thể tối ưu hóa thời gian và hiệu suất công việc.

Để giải quyết các vấn đề nói trên, Wework.vn được phát triển ngay tại Việt Nam. Không chỉ có giá cả phải chăng, nó chuyên nghiệp không kém các ứng dụng chuẩn quốc tế.

Ưu điểm:

  • Wework cho phép quản lý linh hoạt công việc theo dạng bảng biểu, phù hợp với nhiều mục đích như phát triển phần mềm, sales hoặc marketing.
  • Sở hữu đầy đủ các tính năng cơ bản như giao việc, lên lịch, chat, bình luận, nhắc tên…
  • Cho phép thành viên gửi báo cáo theo dự án, bộ phận hoặc khối lượng công việc theo mức cơ bản
  • Tích hợp sẵn các công cụ phổ biến như Email, Google Drive…
  • Phân quyền sử dụng chặt chẽ và bảo mật giữa 3 vài trò: Người quản lý, thành viên và khách (guest).
  • Chi phí thấp: Gói Starter đầy đủ tính năng cho phép 30 tài khoản cùng sử dụng chỉ với mức phí 1 triệu đồng/tháng.

Nhược điểm:

Tính năng lập kế hoạch và báo cáo vẫn chưa thực sự chuyên sâu, chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý phức tạp ở quy mô lớn.

3. Wrike – Ứng dụng quản lý công việc vừa thay thế email

Đồng bộ hóa và rút ngắn thời gian tiếp cận giữa các bộ phận là điều mà ứng dụng Wrike hướng tới.

Làm việc tại nhà thì sử dụng ngay 3 ứng dụng quản lý công việc sau
Giao diện của Wrike

Không chỉ tích hợp và thay thế email, Wrike còn tích hợp hầu hết các công cụ quản lý công việc. Bên cạnh đó, đây còn là ứng dụng miễn phí cho đội nhóm dưới 5 người, rất phù hợp với các start-up hạn chế về vốn.

Ưu điểm:

Sở hữu đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, nhắc tên… Thậm chí có thể chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực (live-editing).

Nhược điểm:

Với nhóm 5 thành viên (được miễn phí), người dùng được trang bị các tính năng quản lý công việc cơ bản, tích hợp Google Drive hay Dropbox và Office365. Tuy nhiên, bản miễn phí chỉ cho phép dùng 2GB dung lượng, gói nâng cấp tiếp theo có giá 9,8 USD/tháng cho nhóm 5 – 15 người.

Có thể bạn quan tâm
Nghỉ việc một cách thông minh!

Nghỉ việc vốn là quyết định khó khăn. Động thái nghỉ việc lại dễ khiến bạn rơi vào trạng thái Read more

Giấy khám sức khỏe xin việc làm ở đâu? Bao nhiêu tiền?
Giấy khám sức khỏe xin việc làm ở đâu?

Khi làm hồ sơ xin việc, bạn phải chuẩn bị giấy khám sức khỏe gần nhất. Tuy nhiên, không ít Read more

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả nhiệm vụ của nhân viên hành chính
Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Nhiệm vụ của nhân viên hành chính

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Vậy hành chính nhân Read more

Leadership là gì? Những kỹ năng của người lãnh đạo giỏi
Leadership là gì? Những kỹ năng của người lãnh đạo giỏi

Leadership là yếu tố cần có của bất kỳ người lãnh đạo nào, quyết định rất lớn đến hiệu quả Read more