Làm thư ký: “Gần” sếp, “xa” đồng nghiệp, nỗi khổ chỉ người trong nghề mới thấu.

Thư ký hành chính dần được coi là người “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”. Họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty. Thư ký hành chính còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác. Họ đảm nhiệm một nghề được khen cũng nhiều nhưng cũng bị chê không ít.

Đôi khi, thư ký hành chính cũng phải đối mặt với nhiều tình huống khó xử; yêu cầu họ cần phải có cách xử trí kịp thời, đúng mực. Từ đó, giúp họ vừa đảm bảo hiệu quả công việc vừa đảm bảo vị thế của mình. Chính vì tính chất công việc đặc biệt, làm thư ký có những nỗi khổ không phải ai cũng hiểu!

Thư ký dễ bị nghi ngờ về mối quan hệ với sếp

Chính bởi thư ký là người làm việc nhiều nhất với các sếp; do vậy quan hệ với giám đốc cũng là một trong những vấn đề lớn nhất khi làm công việc thư ký. Đôi khi, làm thư ký cũng giống như làm một người bạn với sếp; bạn cũng có thể chính là người nghe những tâm sự buồn vui của sếp. Thế nhưng, không phải ai cũng hiểu được điều này. Thêm nữa, nếu bạn không biết giữ chừng mực với sếp; việc khiến đồng nghiệp khác hiểu lầm là điều khó tránh khỏi. Việc này chỉ khiến cho những “ké xấu tính” có lý do để đàm tiếu và “chơi chiêu” với bạn.

Vậy nên, là thư ký cần giữ thái độ ân cần, chu đáo với sếp. Tuy nhiên, nhất định phải giữ khoảng cách cần thiết trong tình cảm. Bất kỳ ai cũng cần sự chia sẻ, cảm thông của đồng nghiệp. Với một người giám đốc, hiếm khi được chia sẻ với đồng nghiệp; thì bạn chính là người kề vai sát cánh mà họ cần. Thể hiện sự chân thành là điều cần thiết, nhưng cũng đừng tỏ ra yếu đuối, vượt qua giới hạn cần thiết giữa hai người. Điều này cũng là để giữ cho công việc và vị thế của chính bạn.

Đừng để cảm tính cũng như tính tò mò ảnh hưởng tới công việc; hay đi quá sâu vào đời tư của giám đốc. Không bao giờ (ngay cả trong lúc chuyện trò vui vẻ với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy; cũng như “lấy câu chuyện làm quà”.

Bị đồng nghiệp “soi mói” khi bị coi là “sếp thứ hai”

Vì công việc thư ký yêu cầu sự quá gần gũi với giám đốc cũng như các cấp quản lý. Cộng thêm tính chất công việc truyền đạt các mệnh lệnh; chẳng hạn như: chuyển các quyết định và thông tin từ sếp tới những người có liên quan,… Nên các thư ký hành chính rất dễ bị đồng nghiệp săm soi, cho là “cậy quyền ỷ thế”; như thể mệnh lệnh đó là từ họ chứ không phải từ sếp.

thư ký

Vì vậy, thư ký hành chính phải thật cẩn trọng trong từng lời ăn tiếng nói; cũng như hành động của mình; không chỉ với sếp mà còn với cả đồng nghiệp. Việc truyền đạt các mệnh lệnh nên rõ ràng nhưng cũng mềm dẻo. Bạn cần thể hiện rõ đó là của sếp chứ không phải của bạn. Nếu cần thiết, bạn nên có văn bản quy định rõ ràng, có chữ ký của sếp; từ đó dễ truyền đạt và nhận được nhiều sự tin tưởng hơn là chỉ nói suông. Chỉ khi quy định, mệnh lệnh từ sếp được thể hiện rõ ràng. Thì nhân viên mới có thể chấp hành một cách thoải mái, không thắc mắc.

Thư ký không khéo trong cư xử không khác nào rào cản giữa đối tác với sếp

Trong cư xử đối với khách hàng, đối tác, nếu thư ký hành chính tỏ ra chưa chu đáo, nhiệt tình đủ. Hay cả khi bạn đang cư xử thận trọng để nắm bắt được mục tiêu của đối tác. Nếu không khéo rất dễ gây ra tâm lý chán nản và thất vọng cho họ. Họ sẽ cảm thấy cách làm việc của bạn thật sự lòng vòng; thiếu chuyên nghiệp, và thật khó để gặp sếp bạn.

Giải pháp là giữ thái độ thẳng thắn, trung thực và tạo sự tin cậy cho khách hàng. Cũng như thể hiện rõ quan điểm của mình. Trước khi làm việc với bất kỳ đối tác nào, bạn nên tìm hiểu thấu đáo về yêu cầu của họ; từ đó, truyền đạt thông tin trung thực tới sếp. Đồng thời, cũng thể hiện rõ sự chuyên nghiệp trong xử lý thông tin nhanh, gọn. Tạo được ấn tượng tốt về công ty của bạn với khách hàng để giữ chân họ, và vẫn “ghi điểm” trong mắt sếp.

Gặp trở ngại với bạn bè và người thân của sếp

Trở thành thư ký thì việc duy trì các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân; bạn bè của giám đốc cũng là một khó khăn. Người thân và bạn bè sếp có thể “lợi dụng” mối quan hệ của họ để làm phiền bạn; hoặc quấy rầy sếp trong thời gian làm việc. Vì họ biết không dễ để bạn từ chối họ.

Trong những trường hợp như thế, bạn cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn lịch sự và giữ khoảng cách đúng mực. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi được bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống. Bạn không thể lường trước được những tình huống éo le có thế ập xuống qua lời nói vô tình hay cử chỉ vô ý. Vì vậy, tốt nhất là các thư ký hành chính nên từ chối khéo những lời mời như vậy.


Có thể bạn quan tâm
Việc làm thêm kế toán nhận sổ sách về nhà làm – Tất cả những điều cần biết!
Việc làm thêm kế toán nhận sổ sách về nhà làm – Tất cả những điều cần biết!

Bạn là nhân viên kế – kiểm, tài chính, hay đơn giản là có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm Read more

“Bật mí” mức lương của nhân viên marketing mới ra trường trong năm đầu
"Bật mí" mức lương của nhân viên marketing mới ra trường trong năm đầu

Ngày nay, Marketing là một trong những ngành có tốc độ phát triển cao và cơ hội việc làm cũng Read more

Cách viết email từ chối nhận việc tránh làm mất lòng nhà tuyển dụng nhất
cach-viet-email-tu-choi-nhan-viec

Thông báo trúng tuyển không phải lúc nào cũng đem lại niềm vui. Đôi khi vì một lý do nào Read more

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả nhiệm vụ của nhân viên hành chính
Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Nhiệm vụ của nhân viên hành chính

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Vậy hành chính nhân Read more