Sơ đồ tổ chức công ty hay còn gọi là sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc xác định cấu trúc và vận hành các hoạt động trong công ty một cách hiệu quả. Trong bài viết này, BlogTopCV sẽ cùng bạn tìm hiểu về vai trò của sơ đồ tổ chức công ty và giới thiệu một số mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành hoặc theo bộ phận.
Sơ đồ tổ chức công ty là gì?
Sơ đồ tổ chức công ty là một dạng biểu đồ biểu thị các mối quan hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong một công ty/doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức công ty thể hiện rõ ràng cơ cấu nhân sự, số lượng phòng ban, vị trí và chức danh của mỗi cá nhân trong công ty. Sơ đồ này thường được sử dụng để trình bày một cách trực quan về cách một công ty được vận hành.
>>> Xem thêm: Shareholder là gì? Tìm hiểu 3 loại shareholder trong doanh nghiệp
Tại sao cần xây dựng sơ đồ tổ chức công ty?
Như vậy, khi nhìn vào sơ đồ tổ chức công ty, bạn có thể nhận định được quy mô và cơ cấu phòng ban, nhân sự của một công ty. Trên thực tế, tất cả các công ty đều xây dựng sơ đồ tổ chức.
Vậy sơ đồ tổ chức công ty có vai trò và tác dụng như thế nào?
- Tăng cường tính minh bạch và uy tín cho công ty: Sơ đồ tổ chức giúp công ty trở nên minh bạch hơn trong việc hiển thị quy trình làm việc và mối quan hệ giữa các bộ phận. Điều này giúp cải thiện hiệu quả làm việc và tạo ra sự tin tưởng cho cả nhân viên cũng như khách hàng.
- Xác định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi phòng ban và cá nhân: Sơ đồ tổ chức công ty có thể xem như hình mẫu để mỗi cá nhân xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Mỗi cá nhân khi hiểu rõ mình cần làm gì sẽ giúp tạo ra sự phân chia công việc hợp lý và giảm thiểu những sự nhầm lẫn không đáng có trong quá trình làm việc, hợp tác cùng nhau. - Hỗ trợ công tác quản lý: Nhờ sơ đồ tổ chức, quản lý có thể nhìn thấy tổng quan về cấu trúc công ty và từ đó đưa ra những quyết định chiến lược nhằm tối ưu hóa hiệu suất và năng suất làm việc của cả công ty.
- Thu hút nhân tài: Mặc dù không thể hiện rõ ràng, tuy nhiên sơ đồ tổ chức công ty chuyên nghiệp và rõ ràng cũng có tác dụng thu hút các ứng viên tài năng. Quan sát sơ đồ tổ chức công ty, họ sẽ có một góc nhìn trực quan về cơ hội thăng tiến và cách thức quản lý nhân sự của công ty.
Các bước xây dựng sơ đồ tổ chức công ty
Như vậy, sơ đồ tổ chức công ty là một tài liệu quy định rõ ràng vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận và nhân viên trong công ty, góp phần tăng cường hiệu quả cho hoạt động chung của cả bộ máy.
Vậy xây dựng sơ đồ tổ chức công ty cần thực hiện qua những bước nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Nghiên cứu và phân tích cơ cấu hiện tại của công ty
Trước khi xây dựng mới hoặc điều chỉnh lại sơ đồ tổ chức công ty, cần thiết phải nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng cơ cấu nhân sự và phòng ban tại thời điểm đó. Việc làm này giúp bạn hiểu rõ hơn về các bộ phận hiện có, chức năng và mối quan hệ giữa các bộ phận này.
Một số thông tin bắt buộc phải thu thập được bao gồm:
- Danh sách các phòng ban và chức danh cụ thể, trong đó cần ghi chú chi tiết nội dung công việc và cách thức hoạt động
- Mối quan hệ hoặc sự hợp tác giữa các phòng ban, cơ chế trao đổi thông tin và phối kết hợp giữa các phòng ban
- Đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của bộ máy hiện tại
Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh
Sơ đồ tổ chức công ty được thiết kế sao cho phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh. Do đó, để phát huy được tối đa vai trò trên, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu và chiến lược kinh doanh, từ đó có ý tưởng xây dựng các phòng ban, quy mô, nhiệm vụ và sự phối hợp giữa các phòng ban.
Lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp nhất
Việc sắp xếp các phòng ban và vị trí công việc phù hợp sẽ giúp cả bộ máy hoạt động hiệu quả. Do đó, khâu định hình và lựa chọn cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng.
Bạn có thể sắp xếp các bộ phận theo chức năng và nhiệm vụ chính, hoặc theo cơ cấu sản phẩm, lĩnh vực hoạt động. Sơ đồ tổ chức công ty theo vị trí địa lý của các chi nhánh cũng là một phương án thường xuyên được sử dụng.
Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty
Sau khi lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp, bước tiếp theo là xây dựng sơ đồ tổ chức mới theo trình tự sau đây:
- Vẽ sơ đồ chi tiết, bao gồm các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc và thể hiện rõ ràng mối quan hệ giữa các yếu tố trên
- Xác định chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi vị trí công việc
- Thiết lập cơ chế phối kết hợp giữa các bộ phận sao cho đảm bảo việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận diễn ra hiệu quả và không bị gián đoạn
Một số mô hình sơ đồ tổ chức công ty phổ biến
Mô hình tổ chức ma trận
Mô hình tổ chức ma trận (Matrix Organization) xây dựng dựa trên ý tưởng chính về hệ thống quyền hạn và sự hỗ trợ đa chiều giữa các phòng ban, bộ phận.
Điều đặc biệt nhất của mô hình này là thông tin có thể được “lưu thông” theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang, do đó tăng cường hiệu suất làm việc rất nhiều.
Tuy vậy, đây cũng được đánh giá là mô hình tổ chức công ty khó xây dựng và vận hành nhất bởi nguồn lực cần được phân bổ hiệu quả theo nhiều hướng.
Sơ đồ tổ chức công ty theo chức năng
Cơ sở để xây dựng mô hình này đó là mỗi bộ phận chuyên biệt sẽ quản lý một chức năng chuyên biệt. Ưu điểm lớn nhất của mô hình này đó là khả năng chuyên môn hóa lao động cao và các kế hoạch, chỉ dẫn được thực hiện một cách hiệu quả.
Ngược lại, mô hình này khiến cho sự phối hợp giữa các phòng ban gặp nhiều khó khăn, do đó các quyết định quan trọng có thể sẽ mất nhiều thời gian để đi đến sự thống nhất sau cùng.
Mô hình tổ chức phẳng
Đây là một mô hình khá đặc biệt, trong đó các vị trí đều bình đẳng với nhau và hoạt động theo mô hình quản lý tự nhiên.
Mô hình này giúp mỗi nhân viên tự ý thức được vai trò và trách nhiệm của bản thân. Đồng thời, sự giao tiếp giữa các nhân viên diễn ra dễ dàng, các quyết định chung được xây dựng nhanh chóng, hiệu suất công việc được cải thiện rõ rệt.
Mặt trái của mô hình này đó là công ty rất dễ bị mất kiểm soát. Hơn nữa, việc quản lý và giám sát mỗi nhân viên sẽ rất khó khăn. Và bởi vì các vị trí hầu như đều ngang hàng nhau nên cơ hội thăng tiến cho nhân viên hầu như không có.
Sơ đồ tổ chức công ty theo địa lý
Đây là loại sơ đồ tổ chức công ty phù hợp nhất với công ty có nhiều chi nhánh. Đây cũng là mô hình được hầu hết các tập đoàn lớn hoặc công ty đa quốc gia áp dụng.
Mô hình này thể hiện rõ ràng chức năng của công ty và quy hoạch cơ cấu nhân sự một cách rất khoa học. Điều này giúp các hoạt động thường ngày và hoạt động chung của cả bộ máy được vận hành một cách trơn tru.
Tuy nhiên, việc phân chia theo địa lý cũng cản trở phần nào hoạt động giám sát và quản lý. Bên cạnh đó, việc “lưu thông” tin tức, thông tin giữa các chi nhánh đôi khi sẽ gặp nhiều khó khăn.
Mô hình tổ chức phân quyền
Đây là kiểu sơ đồ tổ chức công ty truyền thống nhất và xuất hiện sớm nhất. Trong mô hình phân quyền, thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rất rõ ràng.
Mô hình này cũng thể hiện rõ lộ trình thăng tiến cho từng vị trí công việc. Đồng thời, mô hình này tập trung vào việc phát triển nguồn lực theo chuyên môn hóa chuyên sâu.
Tuy nhiên, vì các quyết định chung và chỉ thị cần được duyệt qua nhiều cấp độ nên thời gian hoàn thành sẽ là rất dài. Sự giao tiếp thường xuyên giữa các cấp cũng không được diễn ra, do đó khả năng phối hợp lẫn nhau cực kỳ kém linh động.
Sơ đồ tổ chức công ty theo loại hình doanh nghiệp
Bên cạnh 4 loại mô hình tổ chức công ty trên, công ty cũng có thể xây dựng và áp dụng sơ đồ tổ chức theo loại hình doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần
Đây là loại sơ đồ tổ chức công ty được xây dựng dựa trên đặc trưng của công ty cổ phần, bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các phòng ban.
Sơ đồ tổ chức công ty trách nhiệm hữu hạn
Khác với cơ chế của công ty cổ phần, cấp quản lý cao nhất trong công ty trách nhiệm hữu hạn là một cá nhân – Chủ tịch hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Sau đó lần lượt đến các khối văn phòng, khối dịch vụ và khối sản xuất. Trong mỗi khối lại có những bộ phận và phòng ban nhỏ hơn.
Sơ đồ tổ chức công ty theo ngành nghề và bộ phận
Tùy theo đặc thù mỗi ngành nghề hoặc đặc thù của mỗi bộ phận mà sơ đồ tổ chức công ty sẽ có những sự biến thiên nhất định. Sau đây là một số mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành nghề và bộ phận mà Blog TopCV đã sưu tầm được và muốn chia sẻ với bạn đọc.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các chức danh giám đốc trong công ty bạn cần biết
Trên đây, BlogTopCV đã cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết về tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức công ty và hướng dẫn xây dựng sơ đồ tổ chức công ty. Có rất nhiều mẫu sơ đồ tổ chức công và việc lựa chọn mẫu phù hợp nhất có thể phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh, đặc thù hoạt động của công ty. Hy vọng những thông tin được chia sẻ trong bài viết trên đây sẽ có giá trị tham khảo đối với bạn đọc.