4 cách lãnh đạo khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công việc

Có sự khác biệt lớn giữa một nhà quản lý và một người lãnh đạo và có lẽ chính bạn cũng nhận thấy sự khác biệt này trong chính bạn. Mục tiêu và ước mơ của bạn càng lớn thì bản thân bạn càng cần phải là một người lãnh đạo tốt.

 

Dưới đây là một số cách để trở thành nhà quản lý hiệu quả, một người đồng hành và hỗ trợ tuyệt vời cho sự thành công của đội ngũ và cả thành công của bạn:

1. Áp dụng quy tắc 1/3 – 2/3

Không ai thích nhận một dự án mà người khác làm trì trệ đến tận giây phút cuối cùng của hạn chót. Quy tắc 1/3 – 2/3 gợi ý bạn nên đặt thời hạn cho đội ngũ của mình làm trong khoảng 2/3 thời gian cho phép.

Ví dụ, nếu bạn có 10 ngày để hoàn thành một dự án, bạn nên giao những chi tiết cơ bản cho đội trong vòng 2 ngày. Bạn không thể luôn làm vậy – sẽ có những việc khẩn cấp phải hoàn thành ngay – nhưng đó là một quy tắc hay để áp dụng

Hãy căn chỉnh thời gian phù hợp với khối lượng công việc bạn giao cho nhân viên

Nhiều nhà lãnh đạo phản đối quy tắc này vì họ muốn có bản đầy đủ của dự án ngay sau khi giao việc. Trên thực tế, chuyện này xảy ra khi người lãnh đạo thiếu tự tin vào bản thân và tin tưởng vão đội ngũ của họ.

Nếu bạn có những người phù hợp trong nhóm và bạn đã xây dựng các quy tắc và quy trình làm việc, nhóm sẽ có ngay những sự chuẩn bị cần thiết và những kế hoạch để hoàn thành công việc sớm hơn, tránh việc tới phút cuối mới hoàn thành khiến công việc không được như mong đợi.

Chính vì vậy, bạn cần phải…

2. Nói với nhân viên họ phải làm gì, không phải làm thế nào

Nếu bạn cố gắng lập kế hoạch cho đội một cách thật chi tiết, bạn đang phân bổ thời gian một cách sai lầm và phí phạm thời gian của nhân viên.

Để làm một người lãnh đạo có hiệu quả, hãy tập trung vào những chỉ dẫn mà nhân viên phải làm, và để cho họ tự tìm hiểu cách làm. Khi bạn đã đưa cho họ tầm nhìn và các bước cụ thể, tất cả những gì họ cần chỉ là những yêu cầu quan trọng để hoàn thành công việc.

Hãy đưa cho nhân viên tầm nhìn của bạn

Một cách đơn giản để biết rằng bạn có đưa cho họ quá nhiều thông tin không, đó là hãy tự hỏi bản thân rằng bạn đang yêu cầu nhân viên PHẢI LÀM GÌ hay đang nói với họ LÀM THẾ NÀO. Nếu bạn đang nói với họ cách làm công việc chứ không phải công việc, hoặc là họ đã không được đào tạo hoặc là bạn đang làm lãng phí thời gian của mọi người.

Nếu nhân viên không biết làm, hãy đào tạo họ. Nếu họ đã được đào tạo, thì bạn hãy để họ làm công việc của họ. Mục tiêu của một người lãnh đạo là làm cho nhân viên giỏi hơn trong công việc hơn bạn – bạn là người ra quyết định, và họ làm những gì cần làm để thực thi quyết định đó, bao gồm cả việc họ tự đưa ra những quyết định của riêng họ.

Theo kinh nghiệm của tôi, lãnh đạo tốt là người giúp phát triển các thành viên trong nhóm tốt hơn, ứng biến và thích nghi hơn bằng cách cho họ nhiều quyền tự do hơn. Họ cũng thường làm tốt hơn những gì bạn mong đợi nếu bạn để họ tự giải quyết công việc của họ.

Đây không phải là một điều dễ dàng, tuy nhiên, bởi vì bạn cũng cần học hỏi, vậy nên…

3. Hãy cởi mở để đội trở nên tốt hơn

Bạn không thể và cũng không phải việc của bạn là làm mọi thứ. Hãy hiểu rằng người khác sẽ làm việc khác với bạn, bạn là người cần tập trung vào kết quả cuối cùng.

Miễn là họ vẫn đang làm việc trong vòng pháp luật, đạo đức và các thủ tục, thì nghĩa là họ đang dần hoàn thành công việc. Nếu họ đi ra ngoài những khuôn khổ đó, thì khi đó việc của bạn là đưa họ trở lại đúng với khuôn khổ.

Cởi mở là chìa khóa không chỉ có lợi cho nhân viên mà còn cho chính bạn

Điều mấu chốt ở đây là hãy ghi chép về quá trình làm việc của họ. Cách làm của họ có thể chậm hơn của bạn rất nhiều, và trong trường hợp đó bạn có lẽ sẽ muốn chỉ cho họ nhiều cách làm hiệu quả hơn.

Hoặc, cách làm của họ sẽ nhanh hơn của bạn, khi đó hãy học hỏi từ họ, khen ngợi họ vì sự cố gắng, và biến chiến lược của họ thành một phần quy trình làm việc.

4. Sử dụng thời gian của họ một cách khôn ngoan

Mọi người thường ghét bị lãng phí thời gian, và với tư cách là lãnh đạo của một tập thể, trách nhiệm của bạn là đảm bảo nhân viên có đủ thời gian để có thể có thời gian rảnh rỗi và thời gian bên gia đình.

Phân bố công việc và thời gian phù hợp cho công việc là một điều vô cùng cần thiết

Như một quy tắc, hãy giao cho họ nhiều hơn những gì bạn nghĩ họ có thể làm – người ta thường hay phàn nàn một cách nhiệt tình là chẳng có gì để làm hơn là có quá nhiều việc. Luôn luôn có những việc chưa được hoàn thành, vì vậy đừng lãng phí thời gian bằng những việc thừa thãi. Bạn luôn có thể phân chia nhiệm vụ cho họ nếu họ cần, nhưng điều này khá rõ ràng khi bạn chỉ cố gắng tìm một cái gì đó cho họ chỉ để họ không quá rảnh.

Nếu bạn đã đặt ra tầm nhìn cho tổ chức và bạn khuyến khích sáng kiến, các nhà lãnh đạo cấp dưới của bạn sẽ bắt đầu thực hiện điều đó.

Kết luận: Có lẽ bạn cũng đã để ý rằng bài viết này liên tục sử những từ “hướng dẫn” , “dẫn dắt” hơn là sử dụng những từ ngữ mạnh như là “chỉ thị”. Hãy nhớ một điều: Mọi người không thích việc có ai đó đứng sau lưng, nhìn họ làm việc và liên tục nói họ phải làm gì. Điều này thường không đem lại hiệu quả mà còn gây mất phẩm giá của nhân viên – họ là những người lớn đã được đào tạo, và họ sẽ tự thể hiện năng lực bản thân của mình.