3 mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo và chuyên nghiệp và lưu ý cho nhà tuyển dụng

thu-tu-choi-ung-vien

Thư từ chối ứng viên là thứ không thể thiếu trong bất cứ quy trình tuyển dụng nào. Không chỉ giúp có chức năng thông báo kết quả phỏng vấn, thư từ chối cũng giúp nâng tầm thương hiệu và sự chuyên nghiệp cho phía doanh nghiệp. Tham khảo ngay 3 mẫu thư từ dùng để chối ứng viên mà Blog.TopCV.vn chia sẻ trong bài viết sau đây nhé!

1. Thư từ chối ứng viên là gì?

Thư gửi đến ứng viên để từ chối không tuyển dụng là loại thư không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng. Viết thư từ chối là một trong số những công việc nhân sự. Nếu như doanh nghiệp quyết định không tuyển dụng một ứng viên nào đó thì sẽ gửi thư từ chối này cho họ. 

2. Tại sao cần gửi thư cho ứng viên không đạt yêu cầu?

thu-tu-choi-the-hien-su-ton-trong-voi-ung-vien
Thư từ chối thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty dành cho ứng viên

Gửi thư từ chối cho các ứng viên không đạt yêu cầu đem lại nhiều lợi ích cho phía doanh nghiệp bạn:

  • Thư gửi cho ứng viên để từ chối sẽ thể hiện sự tôn trọng của công ty bạn đối với ứng viên. Vì thế mà trong mắt ứng viên, công ty bạn vẫn có một hình ảnh đẹp. Họ thậm chí sẽ giới thiệu cho bạn bè, người quen ứng tuyển vào công ty bạn.
  • Đây là cách giúp ứng viên tiết kiệm thời gian, tạo cho họ nhiều cơ hội đi tìm hiểu các doanh nghiệp khác. Thư từ chối này cũng giúp bạn quản lý thông tin ứng viên tốt hơn khi ứng viên đó một lần nữa gửi email về cho bạn.
  • Nếu ứng viên đó có năng lực ấn tượng nhưng không phù hợp với vị trí hiện tại, bạn có thể mời họ ứng tuyển vào một vị trí khác mà công ty đang tuyển.

3. Thư từ chối ứng viên được gửi vào lúc nào?

Bạn có thể gửi thư từ chối cho ứng viên ít nhất 1 ngày sau khi họ gửi mail ứng tuyển nếu bạn nhận thấy hồ sơ của họ không đạt. Hoặc sau khi phỏng vấn ít nhất 1 vòng, bạn thấy họ không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp thì hãy gửi thư từ chối cho họ. Với trường hợp họ đã trải qua nhiều vòng phỏng vấn, nhà tuyển dụng đánh giá được kỹ năng mềm của ứng viên cũng như chuyên môn tốt của họ nhưng công ty lại chưa cần đến họ thì bạn cũng gửi thư từ chối sớm để họ còn đi tìm công việc khác.

4. Cách viết thư từ chối ứng viên

cach-tu-choi-ung-vien
Cách viết email từ chối ứng viên chuyên nghiệp nhất

4.1. Phần mở đầu

Đây là phần nhắc lại thông tin cá nhân của ứng viên và vị trí ứng tuyển của họ để cho thấy sự tôn trọng của doanh nghiệp đối với họ. Hãy ghi tên riêng của ứng viên trong phần này.

4.2. Phần thân thư

Gửi lời cảm ơn đến ứng viên vì họ đã quan tâm đến công ty và vị trí ứng tuyển. Cảm ơn họ đã dành thời gian gửi hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Đây là phần giúp cho ứng viên cảm thấy bớt thất vọng và chán nản khi bị từ chối.

Tiếp đến là giải thích lý do công ty không lựa chọn ứng viên đó. Đưa ra ý kiến chi tiết mang tính xây dựng để giúp họ tăng khả năng trúng tuyển trong lần ứng tuyển sau. Với nội dung này, ứng viên sẽ rất trân trọng công ty bạn.

4.3. Phần kết thư

Chúc ứng viên sớm tìm được công việc mới và thành công trong sự nghiệp. Nếu có thể, hãy giới thiệu họ ứng tuyển vào các vị trí khác mà công ty đang tuyển.

5. Mẫu thư từ chối ứng viên

mau-thu-tu-choi-ung-vien
Các mẫu thư phù hợp cho từng giai đoạn ứng tuyển

Mẫu 1: Thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu vòng hồ sơ

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến [Tên công ty] và [Vị trí ứng tuyển] của công ty. Chúng tôi đã xem xét hồ sơ mà bạn gửi về và rất tiếc phải thông báo rằng không thể chọn bạn đi tiếp được.

Hy vọng rằng bạn sẽ tìm được một công việc phù hợp trong thời gian ngắn nhất. Chúc bạn may mắn và thành công!

Trân trọng,

[Bộ phận tuyển dụng]

Mẫu 2: Mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian đến buổi phỏng vấn cho [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty]. Chúng tôi đánh giá cao những kiến thức và kỹ năng mà bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn.

Dù vậy, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng không thể chọn bạn làm người đồng hành vì chúng tôi đã tìm được một số ứng viên phù hợp.

Chúng tôi xin phép sẽ liên hệ lại với bạn trong tương lai khi công ty có nhu cầu tuyển dụng những vị trí thích hợp hơn với bạn.

Chúc bạn may mắn với công việc sắp tới!

Trân trọng,

[Bộ phận tuyển dụng]

Bên cạnh các mẫu thư bằng tiếng Việt, nhà tuyển dụng cũng có thể tham khảo thêm các mẫu thư từ chối bằng tiếng Anh.

Mẫu 3: Khi ứng viên rất tiềm năng nhưng chưa phù hợp với nhu cầu tuyển dụng hiện tại

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn vì đã tham gia ứng tuyển cho [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty]. Chúng tôi vô cùng ấn tượng với hồ sơ của bạn và những gì bạn đã thể hiện trong các buổi phỏng vấn.

Chúng tôi cũng vô cùng vinh hạnh vì đã được gặp gỡ bạn để cùng trao đổi về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Tuy nhiên, chúng tôi vô cùng tiếc khi phải thông báo với bạn rằng chúng tôi sẽ dành vị trí này cho ứng viên khác phù hợp hơn.

Bởi bạn đã có những đóng góp vô cùng giá trị cho công ty, chúng tôi xin phép được giữ lại hồ sơ của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn khi có cơ hội việc làm phù hợp hơn. Nếu có bất cứ thắc mắc gì, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại].

Chúc bạn thành công trong sự nghiệp sắp tới!

Trân trọng,

[Bộ phận tuyển dụng]

6. Những lưu ý khi từ chối ứng viên

nha-tuyen-dung-can-lich-su
Cách từ chối ứng viên lịch sự

6.1. Luôn lịch sự

Không trúng tuyển vào công ty mình muốn đã đủ khiến cho các ứng viên cảm thấy thất vọng rồi. Bởi vậy, nhà tuyển dụng cần phải lịch sự, nhẹ nhàng và cẩn trọng trong từng câu từ của mình để không làm tổn thương cái tôi của ứng viên.

6.2. Không từ chối thẳng thừng ngay lập tức sau buổi phỏng vấn

Nếu trực tiếp từ chối ứng viên ngay trong khi phỏng vấn hoặc sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gây ra ác cảm cho ứng viên. Điều này làm cho ứng viên không muốn giới thiệu cho người quen ứng tuyển vào công ty bạn. Thậm chí, ứng viên còn có thể chia sẻ những thông tin và quan điểm không tốt về công ty bạn lên trên mạng xã hội.

>> Xem thêm: “Nằm lòng” kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho HR mới vào nghề

6.3. Không nên im lặng 

Họ muốn biết mình có đỗ hay không để chuẩn bị tinh thần, còn nếu bị nhà tuyển dụng từ chối thì họ còn có thời gian đi tìm hiểu và ứng tuyển vào công ty khác. Vì thế, hãy để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng ứng viên bằng cách gửi thư từ chối một cách rõ ràng và lịch sự.

Còn nếu công ty bạn có văn hóa không gửi thư cho ứng viên không được tuyển dụng, thì hãy thông báo với ứng viên trong buổi phỏng vấn rằng sau bao nhiêu ngày nếu không nhận được email thông báo trúng tuyển thì ứng viên nên tự hiểu là mình đã rớt.

6.4. Không gọi điện để từ chối

Bạn sẽ không biết rằng khi gọi điện, ứng viên có đang ở bên cạnh gia đình, bạn bè hay không. Việc bạn gọi điện để từ chối có khiến cho ứng viên khó chịu hay không. Đơn giản là bạn đã cho ứng viên hy vọng chỉ trong vài giây tiếng chuông điện thoại reo sau đó từ chối thẳng thừng. Đó là một điều vô cùng khó xử.

Trên đây là các mẫu thư từ chối ứng viên thường dùng nhất và các lưu ý quan trọng dành cho nhà tuyển dụng. Sau khi từ chối những ứng viên thích hợp, hãy tìm kiếm những ứng viên phù hợp khác bằng cách đăng tin tuyển dụng miễn phí tại website TopCV.vn nhé!

Có thể bạn quan tâm
5 cách giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên trong buổi phỏng vấn
5-cach-bat-mach-ky-nang-mem-cua-ung-vien-ngay-vong-dau-phong-van-3

Nếu kỹ năng cứng có thể giúp ứng viên bắt đầu sự nghiệp, thì kỹ năng mềm sẽ giúp họ Read more

“Nằm lòng” kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho HR mới vào nghề
ky-nang-phong-van-tuyen-dung

Tìm đúng người, đúng việc luôn là bài toán “đau đầu” với những nhà tuyển dụng. Bài viết dưới đây Read more

Top những bài viết hay nhất cho nghề nhân sự (HR)

Bí quyết ứng tuyển, kinh nghiệm làm việc, chia sẻ thực tế...Sau đây là những bài viết mà các bạn Read more

Bạn không phù hợp làm HR nếu thiếu 7 tố chất của người làm nhân sự sau đây
to-chat-cua-nguoi-lam-nhan-su

Nhân sự là một ngành nghề khá hấp dẫn vì mức thu nhập tốt và nhu cầu tuyển dụng cao. Read more