Cũng như bất kỳ ngành nghề nào khác, thực tập sinh nhân sự là cơ hội để bạn có thể học hỏi kiến thức và rèn luyện kỹ năng trong xử lý các tác vụ hành chính nhân sự. Bài viết ngày hôm nay, TopCV mời bạn cùng tìm hiểu các thông tin chi tiết về thực tập sinh nhân sự, công việc này là làm gì và có những yêu cầu như thế nào,… Nào cùng tìm hiểu ngay thôi!
Lộ trình thăng tiến của ngành nhân sự
Cũng như các ngành nghề khác, làm việc trong nghề HR bạn cũng phải bắt đầu từ những vị trí thấp nhất sau đó mới dần dà tích lũy kinh nghiệm và thăng tiến lên các vị trí cao hơn. Chính sự tích lũy kinh nghiệm tại các vị trí entry sẽ tạo cho bạn một nền tảng kiến thức vững chắc cả về lý thuyết và thực tế.
Lộ trình thăng tiến của một HR thường như sau:
HR intern => HR Staff / HR Admin => HR Executive => HR Manager => HR Director.
Bên cạnh nhiệm vụ tuyển dụng vào đào tạo, HR còn đảm nhiệm rất nhiều vai trò khác nữa, như là C&B (lương thưởng, phúc lợi), điều phối mối quan hệ lao động và hành chính nhân sự. Phụ thuộc vào quy mô lớn, nhỏ của doanh nghiệp mà bộ phận HR sẽ có thêm các nhiệm vụ khác với những vị trí công việc và chức danh khác nhau.
Sau đây chúng ta hãy cùng tìm hiểu những vị trí thực tập sinh nhân sự mà bất cứ HR nào cũng sẽ trải qua trong lộ trình sự nghiệp của mình nhé.
Thực tập sinh nhân sự là gì?
Thực tập sinh nhân sự (HR Trainee/HR Intern) là người làm việc cho bộ phận nhân sự của các công ty, doanh nghiệp dưới sự giám sát, quản lý trực tiếp của nhà quản lý. Những người quản lý thường là trưởng phòng nhân sự hoặc chuyên viên tuyển dụng.
Các đối tượng thực tập thường là sinh viên thực tập nhân sự chuyên ngành muốn làm quen với môi trường công việc. Ngoài ra, những ai muốn chuyển nghề sang lĩnh vực tuyển dụng cũng sẽ được chuyên viên nhân sự cân nhắc cho danh sách tuyển dụng HR intern
>>> Xem thêm: HR intern là gì? Làm HR intern có lương không?
Bảng mô tả công việc của thực tập sinh nhân sự
Vậy một thực tập sinh nhân sự sẽ phải thực hiện những công việc gì hay có bảng mô tả công việc ra sao. Đầu tiên phải nói rằng, những công việc được giao khi thực tập ở mỗi công ty khá khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các bạn HR intern phải hoàn thành các công việc như sau:
- Cập nhật cơ sở dữ liệu của công ty bằng cách nhập thông tin liên hệ của nhân viên mới và chi tiết công việc, thời gian làm việc của họ.
- Sàng lọc CV và thư xin việc của ứng viên tiềm năng để xác định những người phù hợp, sau đó gửi danh sách cho chuyên viên nhân sự hoặc trưởng phòng.
- Liên hệ với ứng viên thông báo lịch phỏng vấn và hỗ trợ tổ chức phỏng vấn.
- Đăng thông báo tuyển dụng lên các trang web tuyển dụng, việc làm cũng như trên các mạng xã hội để thu hút nhân tài; xoá thông báo sau khi lấp đầy các vị trí tuyển dụng.
- Hỗ trợ chuyên viên nhân sự trong văn phòng thu thập thông tin về mức lương trên thị trường, các thay đổi, xu hướng trên thị trường lao động.
- Hỗ trợ lập kế hoạch cho các sự kiện của công ty.
- Chuẩn bị và gửi email mời/thông báo kết quả phỏng vấn cho các ứng cử viên.
- Phối hợp đề xuất định hướng chính sách tuyển dụng mới.
- Hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính ở văn phòng.
- Trả lời các câu hỏi của nhân viên về chính sách nhân sự, phúc lợi và các vấn đề khác liên quan đến nhân sự.
Do chưa có nhiều kinh nghiệm nên các doanh nghiệp hay nhà quản lý cũng sẽ không yêu cầu quá cao dành cho một thực tập sinh nhân sự. Nhiệm vụ chính của thực tập sinh hầu như dừng lại ở mức hỗ trợ nhưng bạn cũng nên chủ động tìm tòi, dấn thân, bạn sẽ tự tạo cho mình nhiều cơ hội để học hỏi.
Yêu cầu cơ bản đối với thực tập sinh nhân sự
Bất cứ bị trí làm việc nào cũng cần có những yêu cầu dành cho nhân sự, kể cả đó là vị trí HR intern. Để thành công trong vai trò thực tập sinh nhân sự, bạn cần có hiểu biết nhất định về ngành này, có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi, kỹ năng máy tính và giao tiếp tốt. Bên cạnh đó bạn cũng cần nắm rõ những yêu cầu cụ thể về trình độ và kỹ năng dành cho vị trí thực tập sinh.
Những yêu cầu cơ bản đối với thực tập sinh nhân sự gồm có:
- Đang theo học hoặc đã tốt nghiệp ngành quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
- Kinh nghiệm thực tập/làm việc trong môi trường văn phòng sẽ được ưu tiên.
- Kinh nghiệm hoạt động trong các câu lạc bộ, đội nhóm bên trong và ngoài trường học.
- Kiến thức về luật lao động, bảo hiểm.
- Quen thuộc với phần mềm quản trị nguồn nhân lực là lợi thế.
- Thành thạo tất cả các công cụ Microsoft Office.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề mạnh mẽ.
- Kỹ năng hành chính và tổ chức, sắp xếp công việc.
- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
Vị trí HR intern không đòi hỏi quá nhiều kiến thức về chuyên môn hay kinh nghiệm làm việc như các vị trí nhân sự cấp cao. Tuy nhiên, để ứng tuyển xin việc thực tập sinh nhân sự thành công, bạn phải nỗ lực, bày tỏ niềm hứng thú và tinh thần nhiệt huyết. Nếu bạn chăm chỉ và nỗ lực, sau khi kết thúc quãng thời gian thực tập, bạn có thể được cân nhắc lên vị trí nhân viên chính thức.
Làm thực tập sinh nhân sự có lương không?
Đây cũng là vấn đề có khá nhiều bạn thường thắc mắc, rằng “Thực tập sinh nhân sự có được trả lương không?”. Hiện nay, pháp luật nước ta chưa có nội dung quy định cụ thể về hợp đồng thực tập cũng như tiền lương trả cho thực tập sinh. Vì thế, việc xác định mức lương dành cho các bạn thực tập sinh sẽ dựa vào loại hợp đồng mà sinh viên ký kết với công ty đó. Nhưng thông thường thì các bạn sinh viên sẽ được trả lương hoặc hỗ trợ chi phí trong thời gian thực tập đó.
Thực tập sinh ở các thành phố như HR intern Đà Nẵng, thực tập sinh nhân sự Hà Nội thường sẽ được hỗ trợ mức chi phí từ 1-4 triệu/ tháng. Tuy vậy bạn cũng nên xác định rõ mục đích của kỳ thực tập là học hỏi kinh nghiệm. Còn về vấn đề lương hay phụ cấp, có hay không cũng không cần quá đặt nặng. Có như thế bạn mới có thể hoàn thành tốt nhất kỳ thực tập của mình.
Hướng dẫn viết CV thực tập sinh nhân sự
Để có được những cơ hội thực tập tốt nhất, bạn cần phải hoàn thiện CV ứng tuyển sao cho chỉn chu và ít lỗi nhất có thể. CV phải thể hiện được đầy đủ thông tin cần thiết và đúng cấu trúc cơ bản, gồm những nội dung chính như sau:
- Đặt họ tên, thông tin liên hệ to và rõ ràng nhất ở phần đầu CV.
- Thời gian kinh nghiệm cần sắp xếp theo thứ tự: Từ gần nhất đến xa nhất.
- Nên sử dụng các font chữ cơ bản như Arial, Calibri, Quicksand, Time News Roman. Trình bày CV dễ đọc với các đầu mục to rõ, các khoảng trắng được sắp xếp hợp lý. Nếu bạn chưa tự tin về khả năng trình bày CV của mình, hãy tham khảo các mẫu CV của TopCV.
- Để tránh bị lỗi định dạng, hãy luôn luôn gửi định dạng PDF cho nhà tuyển dụng.
- Về nội dung, những mục chính cần xuất hiện trong CV của Thực tập sinh Nhân sự:
- Header: Bao gồm tên nổi bật nhất, ảnh nếu có và thông tin liên hệ.
- Tóm tắt/ Mục tiêu nghề nghiệp: 2-3 dòng ngắn gọn mô tả bản thân và những kết quả chứng minh bạn phù hợp cho công việc nhân sự.
- Kinh nghiệm làm việc: Các mốc thời gian công việc cùng với mô tả chi tiết nhiệm vụ và thành tựu, kết quả.
- Học vấn: Mô tả ngắn gọn bằng cấp và quá trình đào tạo cũng như những chứng chỉ, chứng nhận chuyên môn.
- Kỹ năng: Danh sách ngắn gọn những kỹ năng của 1 thực tập sinh nhân sự.
- Thông tin khác: Bổ sung những thông tin khác muốn NTD biết bao gồm giải thưởng, chứng chỉ, chứng nhận, sở thích, …
Vì còn là sinh viên, còn là người mới trong ngành nên hẳn là kinh nghiệm thực tế của bạn có thể chưa nhiều. Tuy nhiên, bạn có thể tạo điểm nhấn cho CV của mình bằng cách liệt kê ra những kinh nghiệm hoạt động ngoại khóa, các công việc làm thêm bán thời gian trước đây,… Rồi chọn lọc ra những đầu mục công việc nào có liên quan nhất tới mô tả công việc hiện tại (bất kỳ công việc/ hoạt động nào có liên quan).
Một số câu hỏi phỏng vấn thực tập sinh nhân sự thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn phổ biến mà bạn sẽ thường gặp phải khi ứng tuyển vị trí thực tập sinh nhân sự:
- Tại sao bạn chọn lĩnh vực/ngành học này?
- Bạn hy vọng đạt được những gì từ lần thực tập này?
- Mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của bạn là gì và bạn có kế hoạch thế nào để đạt được chúng?
- Những phần mềm doanh nghiệp nào bạn đã từng sử dụng?
- Mô tả một hoặc hai dự án bạn từng tham gia tại trường Đại học. Bạn giữ vị trí nào trong những dự án này?
- Bạn sẽ làm thế nào khi đã đến deadline nhưng vẫn còn rất nhiều công việc chưa hoàn thành?
- Hãy mô tả lại một trải nghiệm làm việc nhóm của bạn. Bạn phải đối mặt với những thách thức gì và kết quả ra sao?
- Nếu bạn gặp vấn đề trong công việc, bạn có hỏi quản lý của mình để được trợ giúp không, bạn sẽ tham khảo ý kiến đồng nghiệp hay bạn sẽ tự giải quyết? Tại sao?
- Bạn đã từng nhận được phản hồi tiêu cực từ giảng viên hoặc một thành viên trong nhóm bao giờ chưa? Chuyện đó xảy ra thế nào? Bạn đã phản ứng ra sao?
Tìm việc làm thực tập sinh nhân sự ở đâu?
Với nhu cầu tuyển dụng mạnh mẽ cùng mức lương trung bình của ngành khá cao, ngành nhân sự sẽ còn thu hút nhiều ứng viên tiềm năng hơn nữa. Bạn có thể tìm kiếm việc làm thực tập sinh nhân sự từ bạn bè, người thân, sự giới thiệu của thầy cô, nhà trường.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tự mày mò, tìm kiếm cơ hội từ các hội nhóm tuyển dụng nhân sự trên kênh mạng xã hội như facebook, twitter, linkedln,… Một nguồn nữa bạn có thể follow đó là các website tuyển dụng uy tín như TopCV – nơi có rất nhiều tin tuyển dụng thực tập sinh được update hằng ngày, trên khắp cả nước. Chỉ cần quyết tâm và nỗ lực, bạn sẽ tìm thấy nhiều cơ hội cho chính bản thân mình.
Kết luận
Ngành tuyển dụng là mảnh đất màu mỡ với nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn, do đó để để theo đuổi lĩnh vực này, bạn nên bắt đầu từ những bước đi vững chãi đầu tiên và đó là tứng tuyển việc làm thực tập sinh nhân sự. Hy vọng bài viết trên đây đã mang đến cho bạn thật nhiều kiến thức bổ ích, giúp bạn có thể tự tin và trải qua một đợt thực tập thành công.