Thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới và những điều bạn cần biết

Thủ tục đăng ký BHXH
Thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới và những điều bạn cần biết

Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người lao động ký hợp đồng từ đủ 1 tháng trở lên có quyền lợi được đóng bảo hiểm xã hội (BHXH). Do đó, bạn hoàn toàn có căn cứ để thương lượng với doanh nghiệp về việc đóng BHXH khi đủ điều kiện. Trong bài viết hôm nay, Blog TopCV sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu về những lưu ý và thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới.

Bảo hiểm xã hội là gì và điều kiện để được đóng

Trích theo Khoản 1 Điều 3 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động, áp dụng khi người lao động bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thai sản, hết tuổi lao động hoặc bị chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

Đóng bảo hiểm xã hội
Người lao động có quyền lợi được đóng bảo hiểm xã hội

Hiện nay có hai chế độ BHXH đó là BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện. Mỗi chế độ sẽ có quy định tham gia và quyền lợi khác nhau. Trong đó, người lao động làm việc trong doanh nghiệp sẽ được đóng BHXH bắt buộc.

Quy định về việc đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động và người sử dụng lao động như sau:

  • Đối với người lao động: Người lao động sinh sống tại Việt Nam đóng BHXH bằng 10,5% mức lương. Người lao động sinh sống tại nước ngoài đóng BHXH bằng 9,5% mức lương.
  • Đối với người sử dụng lao động: Áp dụng 21,5% mức lương khi đóng BHXH cho người lao động sinh sống tại Việt Nam. Áp dụng 20,5% mức lương khi đóng BHXH cho người lao động sinh sống tại nước ngoài.

>>> Tham khảo bài viết: Làm cộng tác viên có phải đóng bảo hiểm không?

Hướng dẫn thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới

Đăng ký BHXH cho nhân viên mới cần chuẩn bị những giấy tờ nào?

Theo Quyết định 222/QĐ-BHXH và Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành năm 2019, một bộ hồ sơ đăng ký BHXH bắt buộc cho nhân viên mới bao gồm những giấy tờ sau đây:

Phía người lao động cần chuẩn bị:

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (sử dụng mẫu TK1-TS).
  • Giấy tờ chứng minh trong trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có).
  • Trong trường hợp làm việc tại nước ngoài thì cần có thêm hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn (kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động) hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động.
Khai tăng BHXH khi có nhân viên mới
Doanh nghiệp có trách nhiệm khai tăng BHXH khi có nhân viên mới

Phía doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (sử dụng mẫu TK3-TS).
  • Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (sử dụng mẫu D02-LT).
  • Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.

Trong trường hợp doanh nghiệp tiến hành đăng ký chậm so với giấy phép thành lập, có áp dụng truy thu BHXH và BHYT thì cần bổ sung thêm những giấy tờ sau đây:

  • Văn bản giải trình (sử dụng mẫu D01b-TS).
  • Bản sao bảng thanh toán tiền lương và tiền công.
  • Bản sao hợp đồng lao động của mỗi người lao động tương ứng với thời gian truy thu.

Sau đó, các giấy tờ sẽ được gộp lại thành 1 bộ hồ sơ và trình lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

Phía doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (sử dụng mẫu TK3-TS).
  • Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (sử dụng mẫu D02-LT).
  • Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.

Trong trường hợp doanh nghiệp tiến hành đăng ký chậm so với giấy phép thành lập, có áp dụng truy thu BHXH và BHYT thì cần bổ sung thêm những giấy tờ sau đây:

  • Văn bản giải trình (sử dụng mẫu D01b-TS).
  • Bản sao bảng thanh toán tiền lương và tiền công.
  • Bản sao hợp đồng lao động của mỗi người lao động tương ứng với thời gian truy thu.

Sau đó, các giấy tờ sẽ được gộp lại thành 1 bộ hồ sơ và trình lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

Giải trình đăng ký chậm BHXH
Đăng ký BHXH chậm cần có thêm văn bản giải trình

Quy trình thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới

Thủ tục đóng BHXH cho nhân viên mới đã được hướng dẫn chi tiết trong Chương IV Quyết định 595/QĐ-BHXH và Quyết định 222/QĐ-BHXH. Theo đó, quy trình đóng BHXH cho nhân viên mới bao gồm các bước sau đây:

  • Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ đăng ký BHXH.
  • Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
    Hình thức nộp hồ sơ là nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
    Doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ online qua tổ chức I-VAN hoặc Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
  • Bước 3: Doanh nghiệp đóng tiền BHXH, BHYT và bảo hiểm thất nghiệp cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
  • Bước 4: Trong vòng tối đa 05 ngày làm việc kể từ thời điểm doanh nghiệp đóng tiền, cơ quan bảo hiểm xã hội phải hoàn thành việc cấp sổ BHXH và thẻ BHYT.

Lưu ý: Thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới không mất phí. Sổ BHXH và thẻ BHYT sẽ được cấp theo hình thức mà doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

Đăng ký BHXH online
Đăng ký BHXH online tại Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội

Hình phạt khi không đóng BHXH cho nhân viên mới

BHXH bắt buộc là quyền lợi của người lao động khi ký hợp đồng với doanh nghiệp và cũng là nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Theo Khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong thời hạn tối đa là 30 ngày kể từ khi chính thức ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.

Thời hạn 30 ngày ở đây tính theo ngày bình thường chứ không tính theo ngày làm việc, nghĩa là tính cả ngày nghỉ tuần, ngày lễ và nghỉ Tết. Nếu người sử dụng lao động không đóng BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn kể trên thì sẽ bị xử phạt hành chính.

Mức xử phạt hành chính cho vi phạm này được quy định tại Điểm a Khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Theo đó:

  • Phạt tiền từ 02 đến 04 triệu đồng (tối đa không quá 75 triệu đồng) đối với người sử dụng lao động là cá nhân.
  • Phạt tiền từ 04 đến 08 triệu đồng (tối đa không quá 150 triệu đồng) đối với người sử dụng lao động là tổ chức.
Xử phạt vì không đóng BHXH cho nhân viên
Doanh nghiệp không đóng BHXH cho nhân viên khi đủ điều kiện sẽ bị xử phạt

Tham khảo quy định về việc truy thu BHXH bắt buộc

Khoản tiền đóng BHXH, BHYT trong trường hợp người sử dụng lao động trốn đóng hoặc đóng không đủ sẽ bị truy thu theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14 tháng 4 năm 2107.

Cũng theo nội dung quyết định trên, thời hạn truy thu BHXH bắt buộc trong trường hợp vi phạm quy định về việc đóng BHXH là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH thì thời hạn truy thu là không quá 3 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Các trường hợp áp dụng quy định truy thu BHXH bắt buộc bao gồm:

  • Truy thu do trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện tham gia, đóng không đủ số tiền theo quy định, chiếm dụng tiền đóng BHXH.

Từ ngày 01/01/2016, ngoài khoản truy thu doanh nghiệp còn phải chịu thêm số tiền lãi. Số tiền lãi này được tính dựa trên số tiền đóng BHXH, thời gian trốn đóng và mức lãi suất đóng chậm.

  • Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động và về nước nhưng chưa đóng BHXH cho thời gian làm việc ở nước ngoài cũng sẽ bị truy thu số tiền đóng BHXH.
    Nếu sau 6 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động và về nước mới bị truy thu thì sẽ truy thu thêm cả tiền lãi truy thu.
  • Truy thu do điều chỉnh tiền lương đóng BHXH. Nếu quá 6 tháng kể từ khi người lao động được điều chỉnh tăng lương thì số tiền truy thu được tính bao gồm số tiền phải đóng BHXH và tiền lãi.
Truy thu BHXH
Trốn đóng hoặc đóng thiếu chi phí BHXH sẽ bị truy thu

Ngoài ra, tiền lương làm căn cứ truy thu là tiền lương đóng BHXH bắt buộc và tương ứng với thời gian truy thu. Tỷ lệ truy thu sẽ được tính phần trăm dựa trên tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

>>> Tham khảo bài viết: Bảo hiểm thất nghiệp là gì? Ai cũng cần biết để đảm bảo quyền lợi

Tham khảo thủ tục chuyển đóng BHXH từ công ty cũ sang công ty mới

Căn cứ theo quy định trong Bộ Luật lao động 2012, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm xác nhận thời gian tham gia BHXH cho người lao động.

Đồng thời, người lao động cần thực hiện báo dừng tham gia BHXH và xác nhận thời gian người lao động tham gia BHXH tính tới thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Sau đó, khi làm việc tại công ty mới, người lao động chỉ cần cung cấp mã số BHXH để công ty làm thủ tục báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT và BHTN để gửi đến cơ quan chức năng theo đúng quy định.

>>> Tham khảo bài viết: Người lao động nghỉ việc không lấy sổ bảo hiểm có sao không?

Chuyển đóng BHXH
Người lao động làm việc ở công ty mới sẽ được chuyển đóng BHXH

Tham khảo cách tra cứu quá trình đóng BHXH trên app VssID

VssID là ứng dụng trên thiết bị di động giúp bạn tra cứu thông tin BHXH cá nhân. Bạn nên đăng nhập vào ứng dụng bằng mã BHXH để thuận tiên hơn trong việc tra cứu thông tin.

Các bước tra cứu thông tin đóng BHXH trên app VssID như sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID sử dụng mã BHXH của bạn.
  • Bước 2: Nhấn chọn nút “Quá trình tham gia” hoặc “Thông tin hưởng” tại giao diện “Quản lý cá nhân”.
  • Bước 3: Truy cập vào giao diện “Tra cứu”. Tại đó bạn có thể tra cứu mã số BHXH, đơn vị tham gia BHXH và nhiều thông tin khác nữa.
  • Bước 4: Nhập dữ liệu vào mục bạn cần tra cứu và nhấn nút tra cứu. Sau đó bạn sẽ nhận được kết quả trả về.

Như vậy là bạn đã hoàn thành đăng nhập ứng dụng VssID và có thể tra cứu bất kỳ thông tin nào liên quan đến BHXH của mình.

>>> Tham khảo bài viết:

Mã số bảo hiểm xã hội là gì? Cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội là gì – Tất cả những gì người lao động cần biết

Tra cứu BHXH trên app
Tra cứu quá trình đóng BHXH trên app VssID

Trên đây, Blog TopCV đã chia sẻ với bạn đọc thông tin về thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới bao gồm một số quy định liên quan đến BHXH cho nhân viên, những giấy tờ hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thủ tục đăng ký BHXH. Thời hạn tối đa để doanh nghiệp báo tăng/ giảm BHXH là 30 ngày. Hãy ghi nhớ điều này để báo tăng BHXH, tránh bị phạt vì báo muộn. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc.