Chỉ còn 1 tháng nữa năm 2022 sẽ kết thúc, đây là thời điểm mà dân văn phòng đang tập trung hoàn thiện báo cáo công việc, báo cáo tổng kết cá nhân, họp tổng kết cũng như chuẩn bị cho những kế hoạch năm mới. Tình trạng này khiến dân công sở rơi vào tình thế “làm mãi không hết việc”. Vậy làm sao để vừa tối ưu thời gian thực hiện mà vẫn đạt hiệu quả nhất định? Hãy cùng tìm hiểu về Ma trận quản lý công việc của Eisenshower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ để đạt được hiệu suất công việc và sự cân bằng nhất định trong giai đoạn này nhé!

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 1

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 2

Eisenhower có khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box – Ma trận Eisenhower và đó là một công cụ giúp bạn phân loại công việc và loại bỏ những yếu tố gây lãng phí thời gian.

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 3

Ma trận Eisenhower đánh giá các công việc dựa trên 2 tiêu chí: tính khẩn cấp, và tính quan trọng. 

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 4

1. Khẩn cấp và quan trọng: nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức.

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp: nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau.

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác.

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng: nhiệm vụ phải được loại bỏ.

Ma trận này có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn như kế hoạch cho cả tuần cũng như những kế hoạch nhỏ hơn ví dụ như kế hoạch trong ngày.

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 5

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc.

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của Ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. 

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 6

Hãy khám phá từng nhóm công việc trong ma trận này:

Nhóm 1: Quan trọng và khẩn cấp

Danh sách này thường bao gồm những việc xảy ra không đoán trước được, những việc đã hẹn, hoặc những việc do trì hoãn khiến sắp đến hạn chót. Đó có thể là:

  • Khách hàng gọi đến, yêu cầu bạn giải quyết một vấn đề cấp bách
  • Sếp giao cho bạn một công việc cần hoàn thành ngay lập tức.
  • Bài tập được giao từ 2 tuần trước, nhưng bạn đã không làm cho đến hôm nay – 1 ngày trước deadline.
  • Đồng nghiệp đột nhiên nghỉ ốm, khiến bạn phải làm hộ công việc của họ.

Làm quá nhiều công việc của nhóm 1 sẽ khiến bạn căng thẳng, kiệt sức, đồng thời cảm thấy mọi việc không còn trong tầm kiểm soát. Đừng để loại công việc này chiếm phần lớn thời gian trong ngày của bạn.

Nhóm công việc này nên chiếm khoảng 15% – 20%.

Xem thêm: Phương pháp “quả cà chua” Pomodoro: Chìa khóa giải quyết bài toán năng suất khi làm việc từ xa

Nhóm 2: Quan trọng, nhưng không khẩn cấp

Những công việc thuộc nhóm này thường không yêu cầu hoàn thành nhanh chóng, nhưng lại giúp bạn đạt được những mục tiêu dài hạn. Đây là những việc dạng như:

  • Xây dựng kế hoạch công việc cho năm sau.
  • Học một ngoại ngữ hoặc bổ sung vài kỹ năng mới trong công việc.
  • Networking, xây dựng những mối quan hệ.
  • Tập thể dục, đi khám sức khỏe định kỳ.
  • Lên kế hoạch cá nhân cho những dự định tương lai.

Những công việc thuộc nhóm 2 cực kỳ phù hợp để “deep work” – những công việc được thực hiện trong trạng thái không bị xao nhãng, tập trung tuyệt đối để đạt được hiệu suất tối đa. Đầu tư cho công việc của nhóm 2 giúp giảm công việc của nhóm một đi rất nhiều.

Nhóm công việc này nên chiếm khoảng 60% – 65%.

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 7

Nhóm 3: Không quan trọng, nhưng khẩn cấp

Những công việc thuộc nhóm này không có nhiều ý nghĩa với mục tiêu dài hạn của bạn, tuy nhiên lại cần được làm ngay. Để hoàn thành công việc thuộc nhóm này, Eisenhower khuyên rằng nếu có thể, bạn nên tìm cách bàn giao lại công việc cho người khác. Còn nếu phải tự tay làm, hãy cố gắng giải quyết chúng càng nhanh càng tốt.

Đây là những việc dạng như:

  • Họp hành.
  • Kiểm tra tin nhắn, email.
  • Tư vấn, góp ý cho một người đồng nghiệp.

Những công việc thuộc nhóm này không được phép tốn nhiều thời gian của bạn. Chính vì vậy, nếu cảm thấy công việc có thể kéo dài lâu, hãy lịch sự từ chối. Đồng thời, đối với công việc thuộc nhóm 3, hãy tìm sự trợ giúp. Nếu phải tự làm, hãy cố giải quyết chúng càng nhanh càng tốt.

Nhóm công việc này nên chiếm khoảng 10% – 15%.

Nhóm 4: Không quan trọng, cũng không khẩn cấp

Danh sách nhóm này gồm những công việc khiến bạn thoải mái, nhưng lại tiêu tốn thời gian mà không mang lại lợi ích gì đáng kể. Đây đúng nghĩa là những công việc mang tính chất “làm cũng được, mà không làm cũng chẳng sao”. Những việc này có thể là:

  • Lướt Facebook, Instagram, Tiktok.
  • Lang thang trên Shopee xem có gì đang giảm giá.
  • Xem TV, cày phim trên Netflix.

Với loại công việc này, nên dành càng ít thời gian cho chúng càng tốt. Hãy cho nhóm 4 tối đa chỉ 5% thời gian trong ngày của bạn.

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 8

Bạn có thể nhận thấy rằng phương pháp Ma trận Eisenhower không phải là một kỹ năng mới tiện lợi hơn, mà đó là việc thay đổi suy nghĩ và cách sắp xếp của bạn theo hướng tốt hơn. Ma trận Eisenhower giúp bạn hiểu rõ về mục tiêu, những hoạt động nào đã lãng phí thời gian của bạn, để từ đó để lên lịch và lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai.

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 9

Ưu điểm của Ma trận Eisenhower:

  • Giúp bạn cân nhắc tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ / việc cần làm.
  • Giúp bạn đánh giá lại những gì cần khẩn cấp hoặc chưa khẩn cấp.
  • Giúp bạn phân tích và đưa ra quyết định tốt hơn.

Nhược điểm của phương pháp này:

  • Bạn chỉ sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng mà không tính đến các nguồn lực, độ phức tạp,… mà mỗi nhiệm vụ yêu cầu. Đối với điểm hạn chế này, bạn cũng có thể khắc phục bằng cách cân nhắc đến những yếu tố này, đánh số thứ tự lần lượt ngay khi sắp xếp mỗi nhiệm vụ vào mỗi nhóm.
  • Bạn có thể bị quá tải, khó phân bổ nếu có quá nhiều việc cần làm. Vì vậy, với mỗi nhóm, bạn chỉ nên liệt kê tối đa 8 công việc. Nếu muốn thêm một công việc mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian/không giúp bạn hoàn thành mục tiêu. Bên cạnh việc khắc phục được những điều chưa tối ưu từ phương pháp này, điều quan trọng không kém đó là luôn tập trung vào mục tiêu và hiểu rõ điều quan trọng nhất với bạn tại thời điểm này là gì.

Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 10

Việc phân loại công việc theo nhóm, đồng thời phân bổ thời gian hợp lý cho chúng không hề dễ. Những “bí kíp” sau đây sẽ giúp bạn làm điều này tốt hơn:

  • Nên lập Ma trận Eisenhower vào buổi sáng, trước khi bắt đầu một ngày làm việc.
  • Luôn phải ghi chú khi xuất hiện công việc cần làm.
  • Đặt câu hỏi cho công việc nào cần làm đầu tiên.
  • Đừng chỉ liệt kê những công việc để “kiếm tiền”, hãy có cả những việc cho bản thân và gia đình nữa. Bằng cách này, bạn sẽ theo dõi và nắm bắt cuộc sống của mình dễ dàng hơn.
  • Quan trọng nhất, vẫn là tập trung làm việc và hạn chế trì hoãn. Phương pháp nào cũng vậy, sẽ không có hiệu quả nếu bạn không tuân thủ chặt chẽ.
Muốn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc, tham khảo ngay Ma trận Eisenhower - Ảnh 11

Trên đây là những chia sẻ của TopCV về Ma trận Eisenhower. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có thêm một phương pháp quản lý công việc để tiết kiệm thời gian và làm việc năng suất hơn. Hãy bắt đầu ứng dụng ma trận khoa học này từ ngay hôm nay! Và đừng quên đón đọc những bài viết từ Blog TopCV để cập nhật những thông tin bổ ích cho hành trình phát triển sự nghiệp nhé!

Có thể bạn quan tâm
Quiet Quitting: làm đúng nghĩa vụ hay chưa đủ cống hiến?
Quiet Quitting: làm đúng nghĩa vụ hay chưa đủ cống hiến?

Quiet Quitting là một trong những thuật ngữ đang được bàn luận nhiều nhất trên mạng xã hội dạo gần Read more

CTO TopCV nói gì về nhận định “Gen Z – thế hệ nhân viên sẵn sàng nhảy việc”?
CTO TopCV nói gì về nhận định: Gen Z - thế hệ nhân viên sẵn sàng nhảy việc?

Thế hệ Gen Z là một thế hệ năng động, sáng tạo, không ngại thay đổi - điều đó cũng Read more

Tự hào hành trình 8 năm kết nối hàng triệu ứng viên và nhà tuyển dụng
Tự hào hành trình 8 năm kết nối hàng triệu ứng viên và nhà tuyển dụng

Hôm nay, ngày 10/10/2022, TopCV Việt Nam chính thức kỷ niệm sinh nhật lần thứ 8 - một dấu mốc Read more

Top 10 kỹ năng cho sự nghiệp tương lai
Top 10 kỹ năng cho sự nghiệp tương lai

Diễn đàn Kinh tế Thế giới công bố một báo cáo về xu hướng công việc tương lai: Tương lai Read more