Sai sót trong công việc là điều không thể tránh. Dẫu cho cá nhân có xuất sắc và dày dặn kinh nghiệm như thế nào. Vậy nên một người lãnh đạo giỏi không nên chỉ biết khen thưởng và trọng dụng nhân tài. Ngay đến việc phê bình nhân viên cũng cần khéo léo và tinh tế.
Nguyên tắc “vừa đấm vừa xoa”
Áp dụng nguyên tắc “ham – bơ – gơ”: cuộc đối thoại nên tiếp diễn theo quy trình “khen – phê bình – chê – trấn an – động viên, khuyên bảo”. Hãy bắt đầu bằng những lời khen. Để nhân viên phần nào tiếp nhận lời phê bình dễ dàng hơn.
Chẳng hạn như “Anh đánh giá cao về sự chăm chỉ, nhiệt tình trong công việc của em”. Sau đó dẫn dắt vào những hành động chi tiết thể hiện sai xót của nhân viên đó. “Em là người cẩn trọng, nhưng bản kê khai thông tin khách hàng hôm qua của em đã có sai sót”. Sau đó đưa ra bằng chứng cụ thể. “Toàn bộ thông tin của khách hàng A hoàn toàn nhầm lẫn với khách hàng B”. Và đưa ra hệ quả từ sai lầm. “Thông tin khách hàng A không có trong bản kê khai, và đó là khách hàng lâu năm với công ty của chúng ta”. Đưa ra giải pháp trấn an cho nhân viên. “Anh muốn em điều chỉnh lại bản kê khai ngay sau cuộc nói chuyện này kết thúc và gửi lại bản mới cho anh”. Và cuối cùng không quên đưa ra lời động viên kịp thời. “Việc kê khai thông tin khách hàng cần sự tỉ mỉ, cẩn thận và em có thể rà soát lại một lần nữa trước khi gửi anh kiểm tra”.
Nguyên tắc “lỗi phổ biến”
Tiếp xúc với những vấn đề trong công việc,, từ nhân viên “mới” cho đến nhân viên “cũ” đều mắc phải những sai lầm. Nhân viên có thể mắc phải những lỗi từ cơ bản tới nghiêm trọng. Sếp hoàn toàn không nên có những lời lẽ hay hành động quá khích, xúc phạm.
Nên cho rằng đó là lỗi phổ biến mà ai cũng từng mắc phải. “Mới vào làm, em mắc phải những lỗi này là đương nhiên”. “Ai cũng có thể mắc hải những lỗi này”… Nhưng điều quan trọng nên chú trọng đến giải pháp hơn là điều đã xảy ra. Đưa ra mong muốn của sếp là không muốn điều tương tự xảy ra nữa. Cách ứng xử khéo léo khiến nhân viên tiếp nhận dễ dàng và nhanh chóng khắc phục hậu quả.
Cân nhắc về việc phê bình công khai
Mỗi người đều có lòng tự tôn của bản thân mình. Không ai muốn mình mắc sai lầm và bị trách móc. Đối với những sai xót liên quan đến nhiệm vụ của từng người đảm nhận cụ thể. Sếp nên có những góp ý tế nhị, kín đáo. Vừa thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên. Cũng là cách để nhân viên tôn trọng và nể phục sếp và cảm thấy được đối xử công bằng.
Tránh việc nhân viên cảm thấy bị “sỉ nhục”, “tổn thương” vì cơn giận của sếp. Trong trường hợp những sai lệch về những quy định chung của công ty. Ví dụ như trang phục, vệ sinh, giờ giấc…. Có thể được nhắc nhở bằng những lời nói nhẹ nhàng, trêu đùa hóm hỉnh. Tạo nên sự gắn bó, thân mật giữa sếp và nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng. Chẳng hạn như “Mùa Euro đến, các đấng mày râu của công ty chúng ta vừa phải cày ngày lẫn cày đêm nhưng vẫn phải đảm bảo đúng giờ giấc đấy nhé.”
Luôn giữ thái độ tôn trọng và lịch sự
Cho dù bạn là cấp trên và lỗi của cấp dưới vi phạm có nghiêm trọng như thế nào. Hãy nhớ câu thần chú vẫn luôn là: lịch sự – tôn trọng – đúng mực. Tránh những từ ngữ mang ý “miệt thị”, “xúc phạm” đến cá nhân. Đặc biệt trong đám đông, trước mặt các nhân viên khác.
Đồng thời, sếp nên tận dụng những tính từ biểu thị sự nhẹ nhàng. Biểu đạt sự khích lệ, yêu mến và sử dụng những đại từ thể hiện mối quan hệ mật thiết. Sử dụng bằng những biệt danh trong đội, nhóm đặt tên cho nhau. Với mục tiêu là đơn giản hóa vấn đề đang gặp phải.
Tuy nhiên, cũng không nên “lạm dụng” kiểu “chê” như “khen”. Bởi sẽ gây phản tác dụng khiến nhân viên không có thái độ nghiêm túc đối với công việc mà mình phụ trách. Đặc biệt đối với những nhóm người có tính cách không thích “a dua”, “xua nịnh”. Cần có những lời phê bình đánh trúng trọng tâm vấn đề.
Quan trọng là giải quyết vấn đề
Điều quan trọng nhất không phải ai là người có lỗi, quan trọng là làm cách nào để khắc phục hậu quả. Một ấp trên lý tưởng ngoài việc giúp nhân viên nhận ra sai lầm của mình. Còn phải giúp họ tìm ra phương án tốt nhất để khắc phục.
Thứ nhất điều này hướng tới lợi ích chung. Thứ hai hành động này sẽ khiến cấp dưới tâm phục khẩu phục từ đó càng nhận thức rõ hơn về sai lầm của mình. Cuối cùng đây cũng chính là các đào tạo nhân viên hiệu quả. Tất nhiên mặc dù bạn “chê” nhân viên rất khéo nhưng chả ai muốn suốt ngày phải làm điều đó cả.