Giao tiếp qua email: Tưởng đơn giản nhưng nếu không biết cách thì cực dễ gây hiểu lầm

Giao tiếp qua email đã trở thành điều không thể thiếu đối với nhiều người. Nhất là email công việc, bởi cách này nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Thế nhưng, bạn có biết email cũng có thể có “giọng điệu”. Chính vì thế, giao tiếp qua email cũng cần có những lưu ý nhất định. Từ đó tránh gây hiểu lầm và cũng khiến bản thân chuyên nghiệp trong công việc.

Hãy luôn tỏ thái độ tích cực qua câu chữ, giọng điệu khi giao tiếp qua email

Hãy cố gắng liên tục thể hiện thái độ tích cực qua các email. Có thể khi đọc lại, bạn sẽ nghĩ rằng mình đã hơi “sến”. Nhưng đôi khi chính email của bạn đã khiến cho một người phải bật cười giữa những email nghiêm túc, tiêu cực khác.

Tuy nhiên, hãy sử dụng dấu chấm than hay các emoticon một cách phù hợp nhé. Việc dùng dấu chấm than sẽ giúp thể hiện sự nhiệt tình và hỗ trợ của bạn đối với người đọc email. Và ai cũng thích được động viên nhiều hơn trong công việc? Bạn sẽ chẳng bao giờ thiệt thòi khi làm điều này đâu!

Đối phương có thể không tiếp nhận email của bạn giống với cách bạn mong đợi

Điều này được hiểu rằng, khi ở cùng vị trí với người mà mình đang giao tiếp; bạn đang chia sẻ cùng một môi trường vật lý. Bạn đang ở trong cùng một không gian vật lý và có trải nghiệm cùng một môi trường với họ. Tuy nhiên, bạn có thể có cùng môi trường vật lý với một người nhưng lại có môi trường tâm lý rất khác với họ.

Cuộc sống của bạn có thể chẳng mấy căng thẳng vào lúc đó. Ngược lại, người mà bạn giao tiếp thì có thể đang gặp một loạt các vấn đề cá nhân. Soạn email với tư tưởng rằng người nhận có thể không cùng tâm trạng; hoặc trạng thái cảm xúc như bạn. Trước khi viết email, thử tưởng tượng xem người nhận có thể diễn giải email như thế nào nhé!

giao tiếp email

Tuyệt đối không ra mệnh lệnh khi giao tiếp qua email

Cấu trúc mệnh lệnh trong các bài học ngữ pháp là “Hãy làm điều này!”, “Hãy đi đến đó…”, “Kết thúc chuyện đó đi”. Bạn nên tuyệt đối tránh sử dụng các câu này trong email. Tâm lý ai cũng thích cảm thấy tự chủ trong công việc. Những mệnh lệnh như thế vô tình khiến họ cảm thấy không thoải mái.

Vì vậy, hãy thành thói quen sử dụng câu nhờ vả có điều kiện. Chẳng hạn, “Bạn có thể…?” hay “Liệu bạn…” khi yêu cầu ai làm chuyện gì. Trước đó, hãy hỏi xem liệu họ có thể làm được việc đó hay không. Câu nói nhẹ nhàng sẽ mang lại thay đổi lớn về mặt thái độ: bạn đưa ra nhiệm vụ cần làm; nhưng bạn vẫn tôn trọng quyền quyết định của người nhận nhiệm vụ đó.

Email không cần lúc nào cũng phải ngắn gọn

Bạn có lẽ đã từng nhận được email cực kỳ ngắn gọn, với nội dung như kiểu “em gửi chị”. Thậm chí, email chỉ gửi file đính kèm không có cả nội dung. Ngay cả cấp trên với trăm công nghìn việc cũng và rất thành công; cũng hiếm khi gửi email thiếu lịch sự như vậy. Vậy nên, đây không phải là một giải pháp mà bạn nên chọn ngay cả khi rất bạn rộn. Đặc biệt là khi giao tiếp với những người đánh giá cao sự ân cần và chu đáo.

Thông cảm với khối lượng công việc của người khác, đừng gửi email dồn dập

Mọi người sẽ dễ tiếp nhận yêu cầu hơn, khi bạn cho thấy rằng bạn thông cảm với họ. Chẳng hạn, “Tôi biết bạn có một lịch trình khá dày, nhưng hãy cố gắng làm việc này nhé bởi…”; sau đó giải thích tầm quan trọng của công việc.

Bên cạnh đó, bạn có thể kết thúc email thế này: “Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian quý báu của mình để xem xét yêu cầu của tôi”. Bằng cách thông cảm với đồng nghiệp, bạn có thể dễ dàng giao tiếp; cũng như mang lại hiệu quả hơn trong công việc. Hãy thể hiện rằng bạn có ý thức và tôn trọng thời gian của người khác, đó luôn là một điều nên làm.


Có thể bạn quan tâm
5 bí quyết bạn cần biết khi muốn làm quen với người khác

Giao tiếp là một kỹ năng rất quan trọng trong cuộc sống. Một người giao tiếp tốt sẽ có nhiều Read more

Người khác đánh giá bạn qua 6 điều này khi giao tiếp, bạn đã biết?

Giao tiếp là cách mà mọi người giữ liên lạc trong cuộc sống. Ngoài ra, nó cũng là một công Read more

5 thói quen cần tránh trong kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp hằng ngày rất qua trọng. Nó không chỉ phục vụ mục đích truyền tải thông tin mà còn Read more

Làm sao để có ấn tượng tốt trong giao tiếp?
nghệ thuật giao tiếp

Giao tiếp là một nhu cầu thiết yếu của cuộc sống. Thông qua giao tiếp, chúng ta tạo dựng các Read more