Việc viết email xin nghỉ việc có thể khá đơn giản, nhưng cũng có thể là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn không biết viết đúng cách. Hôm nay Blog TopCV sẽ hướng dẫn cho bạn cách xin nghỉ việc 1 ngày hợp tình hợp lý nhất!
Những điều bạn cần biết khi viết email xin nghỉ việc 1 ngày
Chủ động xin nghỉ càng sớm càng tốt
Ngày nay, nhiều công ty đã chấp nhận cho nhân viên xin nghỉ việc 1 ngày thông qua email cá nhân. Điều này giúp nhân viên có thể chủ động sắp xếp công việc và công ty cũng hạn chế được những thiệt hại có thể phát sinh.
Nếu bắt buộc phải xin nghỉ việc 1 ngày, bạn nên gửi email càng sớm càng tốt. Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên thông báo trực tiếp cho cấp trên và đồng nghiệp. Quản lý của bạn có thể sẽ không đọc được email xin nghỉ việc bị lẫn trong “hàng tá” email được gửi đến hộp thư của họ mỗi ngày.
Ngoài ra, bạn nên chủ động liên lạc với đồng nghiệp để sắp xếp và chuyển giao công việc, tránh cho việc bạn xin nghỉ 1 ngày có thể sẽ làm gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến công việc chung. Hơn nữa, sự chuẩn bị này cũng giúp đơn xin nghỉ việc của bạn dễ dàng được chấp nhận hơn.
Chuẩn bị trước những thông tin cần thiết
Trước khi bắt đầu viết email xin nghỉ việc 1 ngày, bạn cần chuẩn bị một số thông tin quan trọng sẽ xuất hiện trong email, bao gồm: Thời gian nghỉ, lý do nghỉ và chuyển giao công việc. Ngoài ra, đừng quên để lại thông tin liên hệ trong trường hợp cần thiết.
Mặt khác, bạn nên lựa chọn một lý do xin nghỉ việc “chính đáng”, tránh để lại ấn tượng không tốt đối với quản lý và đồng nghiệp. Một số lý do “chính đáng” mà bạn có thể áp dụng để xin nghỉ việc 1 ngày bao gồm: Đau ốm, khám bệnh, gia đình có việc đột xuất, hiếu hỉ,…
1.3. Trình bày ngắn gọn và đúng định dạng email xin nghỉ việc
Quản lý của bạn có thể sẽ khá bận rộn, vì vậy họ thường không kiên nhẫn với những email xin nghỉ phép quá dài dòng. Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm, tránh viết lan man.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần trình bày đúng định dạng để email xin nghỉ phép trông có vẻ “chuyên nghiệp” và dễ đọc hơn. Email xin nghỉ việc 1 ngày cần có đủ các phần sau: Tiêu đề, người nhận, nội dung và lời kết.
Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách viết email xin nghỉ việc 1 ngày, hãy theo dõi phần tiếp theo nhé!
>>> Xem thêm: Lao động nghỉ việc không báo trước có bị phạt hay không?
Mách bạn cách xin nghỉ việc 1 ngày bằng email thuyết phục nhất
Tiêu đề và phần mở đầu
Như đã chia sẻ trước đó, quản lý của bạn có thể sẽ nhận được “hàng tá” email mới mỗi ngày, do đó, để email của bạn được chú ý tới thì bạn không thể bỏ qua phần tiêu đề email.
Tiêu đề email xin nghỉ việc 1 ngày cần được viết một cách ngắn gọn và bao hàm nội dung chính của email. Bạn có thể áp dụng cấu trúc sau đây:
[Đơn xin nghỉ phép] + [Họ tên] + [Phòng ban]
Ví dụ: Đơn xin nghỉ phép_Nguyễn Anh Minh_Nhân viên PR Branding
Tiếp theo, trong phần mở đầu bạn cần đề cập đến tên và chức vụ của người nhận email, thường là quản lý trực tiếp của bạn. Hãy sử dụng ngôn ngữ và cách diễn đạt lịch sự, trang trọng và đúng mực. Điều này không chỉ thể hiện trình độ của chính bạn, mà còn biểu đạt sự tôn trọng đến người sẽ tiếp nhận email.
Ví dụ: Kính gửi Mrs. Minh Trang_Social Brand Manager
Nội dung email
Nội dung email xin nghỉ việc 1 ngày bao gồm những thông tin mà bạn đã chuẩn bị trước đó như: thời gian bắt đầu nghỉ, thời gian quay trở lại làm việc, lý do xin nghỉ, bàn giao công việc cho ai và thông tin liên hệ trong trường hợp cần thiết.
Trong phần này, bạn cần trình bày một cách ngắn gọn và rõ ràng, tránh dài dòng có thể gây hiểu lầm. Bạn cũng cần giải thích chi tiết những thông tin dễ bị hiểu nhầm. Bạn nên sử dụng các câu ngắn, gạch đầu dòng… và tránh bị lặp thông tin.
Phần kết email
Sau khi hoàn thành nội dung xin nghỉ, bạn nên gửi lời cảm ơn đến quản lý của mình hoặc người sẽ nhận email trong trường hợp người đó không phải là quản lý. Bên cạnh đó, hãy bày tỏ mong muốn sẽ sớm nhận được phản hồi bởi đôi khi quản lý của bạn quá bận rộn và “quên mất” không trả lời email của bạn.
Sau đó, bạn cần đính kèm thêm chữ ký ở phần cuối của email xin nghỉ phép. Chữ ký email thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết và cũng là một dấu hiệu để phân biệt email nội bộ và email trao đổi với khách hàng. Có nhiều công ty rất chú trọng đến vấn đề này.
Ngoài ra, nếu xin nghỉ phép vì lý do đi khám bệnh, đau ốm, thăm ốm,… bạn nên đính kèm tài liệu chứng minh lý do xin nghỉ phép là chính đáng. Điều này giúp gia tăng độ chân thực cho đơn xin nghỉ phép và nguyện vọng của bạn sẽ dễ dàng được chấp nhận hơn.
>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn cho nhân viên
Những lý do xin nghỉ việc 1 ngày thuyết phục nhất
Có nhiều lý do để xin nghỉ việc 1 ngày mà bạn có thể sử dụng. Trong trường hợp thật sự có lý do bất khả kháng, bạn chỉ cần trình bày chi tiết trong email xin nghỉ là được.
Ngoài ra, nếu bạn chỉ muốn nghỉ ngơi 1 ngày để “xả hơi” thì nên cân nhắc kỹ về lý do nghỉ. Những lý do không quá nghiêm trọng như đi khám bệnh theo lịch hẹn trước, thăm ốm, con nhỏ ốm,… thường dễ được thông cảm nhất.
Sau đây là tổng hợp những lý do “hợp tình hợp lý” nhất mà bạn có thể sử dụng để xin nghỉ việc 1 ngày.
Bản thân gặp vấn để về sức khỏe
Bạn có thể nói rằng mình bị cảm cúm, gặp vấn đề về dạ dày, bị dị ứng, bị đau bụng,… và không thể đi làm. Đây là lý do rất dễ được “thông cảm” bởi sự đau ốm thường “đến” một cách bất chợt và không ai đoán trước được hôm sau mình sẽ bị ốm.
Ví dụ 1: Xin nghỉ vì bị dị ứng thời tiết
“Hôm nay thời tiết thay đổi thất thường nên em bị dị ứng thời tiết và không thể ra khỏi nhà. Vì thế em muốn xin nghỉ phép 1 ngày.”
Ví dụ 2: Ngộ độc thực phẩm cũng là một lý do xin nghỉ rất “chính đáng”
“Tối qua có thể em đã ăn phải thực phẩm không sạch nên bị ngộ độc thực phẩm. Em nôn nhiều lần và hiện giờ cơ thể đang rất yếu. Vì vậy nên em viết email này để xin nghỉ phép ngày hôm nay.”
Hơn nữa, nếu công việc của bạn không quá cấp thiết, hoặc việc nghỉ phép của bạn không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung, thì quản lý của bạn sẽ không quá quan tâm đến quá nhiều tình tiết nhỏ. Bạn có thể diễn đạt một cách tương đối mơ hồ, chỉ cần lý do bạn đưa ra “hợp lý” là được.
Chăm sóc con nhỏ bị ốm
Đây là lý do nghỉ phép “vô cùng chính đáng” nếu như bạn có con nhỏ. Việc chăm sóc trẻ nhỏ bị ốm cần rất nhiều thời gian và nên được ưu tiên hàng đầu, vì vậy quản lý của bạn sẽ rất dễ thông cảm với lý do này.
Ví dụ:
“Ở trường học của con gái em đang có dịch sởi, hiện tại cháu đã bị lây bệnh và sáng nay mới phát hiện ra. Vì vậy hôm nay em muốn xin nghỉ để đưa cháu đi khám bác sĩ.”
Chưa kể, một số căn bệnh còn có thể lây nhiễm, do đó quản lý có thể sẽ đánh giá tốt vì bạn chủ động xin nghỉ để tránh lây nhiễm bệnh cho đồng nghiệp.
Lưu ý rằng nếu sử dụng lý do này thì bạn nên chủ động xin nghỉ vào đêm hôm trước hoặc buổi sáng sớm, hạn chế xin nghỉ vào thời điểm “sát nút” giờ làm việc nhé!
>>> Xem thêm: Top 8 cách xin nghỉ việc khôn ngoan bạn cần biết để không mất lòng Sếp
Có lịch hẹn khám bệnh
Đây là lý do xin nghỉ phép không hề mới, tuy nhiên vẫn rất hữu nghiệm, đặc biệt là trong trường hợp bạn ít khi dùng đến. Bệnh trạng là một thông tin mang tính chất riêng tư và thường thì quản lý của bạn sẽ không cố gắng hỏi chi tiết hơn.
Tuy nhiên, vì “đã có lịch hẹn từ trước”, bạn nên gửi email trước ngày xin nghỉ một vài ngày. Bạn cũng có thể biện minh rằng mình “quên mất” lịch khám bệnh, tuy nhiên “cái cớ” này không thực sự thuyết phục đâu nhé!
Ví dụ:
“Trong tuần này em có lịch khám răng định kỳ, vì vậy em viết email này muốn xin nghỉ phép vào ngày thứ năm để đi khám răng.”
Vừa mới đi hiến máu nên cần nghỉ ngơi một ngày
Sau khi hiến máu, cơ thể sẽ bị thiếu hụt đi một lượng máu tương đối lớn và nhiều người sẽ cảm thấy choáng váng. Vì vậy, bạn có thể sử dụng lý do này để xin nghỉ việc 1 ngày.
Hiến máu là một hành động xứng đáng được khen ngợi, vì vậy mà trong trường hợp bạn nghỉ phép không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung thì bạn hoàn toàn có thể xin nghỉ với lý do này.
Ví dụ:
“Hôm qua, sau khi hiến máu, em cảm thấy chóng mặt và không thể đứng vững. Cô y tá phụ trách lấy máu khuyên em nên nghỉ ngơi một ngày để cơ thể hồi phục. Do đó, hôm nay em muốn xin nghỉ phép và sẽ đi làm vào ngày mai.”
Gia đình bạn có việc đột xuất
Gia đình có việc đột xuất được coi là lý do “bất khả kháng” bởi có tính chất riêng tư và thường thì quản lý của bạn sẽ không gặng hỏi chi tiết. Tuy nhiên, bạn cần chuẩn bị trước một kịch bản phòng trường hợp bị tra hỏi.
Bên cạnh đó, bạn không nên “lạm dụng” lý do này để xin nghỉ quá nhiều bởi nếu gia đình bạn thường xuyên “có việc đột xuất” thì bất cứ ai cũng sẽ nghi ngờ lý do bạn đưa ra đấy nhé!
Ví dụ:
“Sáng nay bố em gặp tai nạn xe, hiện đã được đưa vào bệnh viện. Em muốn xin phép nghỉ để vào bệnh viện trông nom bố.”
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng rất nhiều lý do khác để xin nghỉ việc 1 ngày một cách “hợp tình hợp lý” như: Bị stress vì sau một đợt tăng ca liên tục, bị đau nửa đầu, bị đau căng cơ lưng, đưa thú cưng đi khám gấp, không tìm được người trông con nhỏ, có vị khách quan trọng đến thăm, giải quyết sự cố nào đó,…
Nhìn chung, bạn nên cân nhắc xem lý do xin nghỉ mình đưa ra có thực sự hợp lý hay không. Bạn cũng cần chú ý đến mọi hoạt động của mình trên mạng xã hội nhé. Nếu như bạn xin nghỉ vì lý do ngộ độc thực phẩm nhưng lại “up” một chiếc story đang ngồi “chill” tại một quán cà phê nào đó thì bạn có thể sẽ bị xử phạt vào ngày hôm sau đi làm đấy!
>>> Xem thêm: Tổng hợp 3 mẫu đơn xin nghỉ việc không lương ngắn gọn và chuẩn nhất
Mẫu email xin nghỉ việc 1 ngày đầy đủ nhất
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép_Mai Phương Thảo_Nhân viên Telesales
Kính gửi Mrs. Hồng Anh_Trưởng phòng bán hàng
Em tên là Mai Phương Thảo, đang làm việc với vai trò Nhân viên Telesales. Em viết email này để xin nghỉ phép 1 ngày vào thứ Năm ngày 15 tháng 03 năm 2023 để đi khám bệnh.
Gần đây em cảm thấy cơ thể không khỏe và có một số triệu chứng bất thường, vì vậy nên muốn đi khám để được chẩn đoán và chữa trị kịp thời.
Em sẽ cố gắng hoàn thành hết công việc trước khi nghỉ phép và chuyển giao cho đồng nghiệp để đảm bảo không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của cả đội.
Trong trường hợp khẩn cấp, chị có thể liên hệ với em qua số điện thoại 0981.xxx.xxx
Cảm ơn chị đã đọc email này và m rất mong sẽ được chị tạo điều kiện cho nghỉ phép để đi khám bệnh.
Trân trọng,
Mai Phương Thảo
Trên đây, bài viết đã chia sẻ với bạn đọc về những lưu ý và cách xin nghỉ việc 1 ngày thông qua email. Trước khi xin nghỉ phép, bạn đừng quên sắp xếp công việc ổn thỏa và chuyển giao nếu cần để tránh công việc bị gián đoạn quá nhiều. Điều này không chỉ giúp email xin nghỉ phép của bạn chuyên nghiệp hơn, mà quản lý cũng sẵn lòng duyệt cho bạn nghỉ việc. Tham khảo thêm rất nhiều câu chuyện công sở thú vị tại Blog TopCV nhé!