Khi bạn gửi mail cho người tuyển dụng để ứng tuyển cho một vị trí của một công ty nào đó hoặc mail để hỏi và thắc mắc liên quan đến công việc, thật quan trọng để định dạng email của bạn chuyên nghiệp như bất kỳ mail thương mại nào khác. Dưới đây là những điều nên có trong nội dung mail khi gửi đi cho mục đích công việc và cách để format email của bạn.
Tham khảo mẫu CV chuyên nghiệp và ấn tượng của TopCV để tăng 80% cơ hội trúng tuyển: https://www.topcv.vn/mau-cv
Định dạng email
Dòng chủ đề (Subject Line)
Đừng quên để bao gồm dòng chủ để ở email của bạn. Nếu bạn quên điều này thì email của bạn thậm chí có thể không được xem. Tham khảo thêm: cách tạo chữ ký ở gmail
Lời chào đầu thư
Nếu bạn có tên của người liên lạc cụ thể; hãy viết lời chào đầu thư là Dear Mr/Ms tên của họ (ví dụ Dear Mr Minh,). Nếu bạn không có tên của người bạn gửi mail tới, bạn có thể viết Dear Hiring Manager. Cách khác là bạn có thể không bao gồm một lời chào; và đơn giản là bắt đầu với đoạn đầu của thư. Nhưng tốt nhất là nên có lời chào đầu thư để thể hiện sự trang trọng, lịch sự. Bạn có thể xem yêu cầu gửi hồ sơ ứng tuyển tới ai; địa chỉ nào ở tin tuyển dụng để có lời chào phù hợp.
Nội dung email
Khi bạn ứng tuyển một ví trí công việc qua email; nên copy và paste đơn xin việc của bạn (Cover Letter) vào nội dung mail hoặc chỉ viết phần thân của thư xin việc. Nếu người tuyển dụng yêu cầu bạn gửi cả sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae); thì bạn đính kèm luôn vào email này ở file PDF hoặc file Word. Tốt nhất là file PDF để tránh bị lỗi khi mở do dùng Word phiên bản khác.
Cách đơn giản nhất để chuyển file Word thành file PDF đó là: click vào Office Button ở góc trái trang Word. Ở bên phải hướng mũi tên mục Save As; chọn PDF or XPS; sau đó click vào Publish, trang Word bạn muốn chuyển ngay lập tức sẽ convert thành trang PDF. Hoặc cách khác bạn có thể sử dụng phần mềm chuyển file Word thành PDF (convert a file to a PDF).
Khi bạn có hỏi hay thắc mắc gì về vị trí bạn ứng tuyển qua mail; hãy nêu rõ lý do bạn viết và mục đích của email là gì.
Định đạng email
Email của bạn nên được định dạng như email thương mại với khoảng cách giữa các đoạn và không viết tắt hoặc có bất kỳ lỗi ngữ pháp nào. Phần đầu thư là phần chào hỏi, kết thúc thư là ký tên của bạn. Ví dụ:
Many thanks and best regards,
Lan
Bao gồm chữ ký mail (email signature)
Thật quan trọng để tạo email signature bao gồm chữ ký của bạn ở mọi email bạn gửi. Email signature gồm có tên; địa chỉ; email, số điện thoại để người tuyển dụng có thể thấy và dễ dàng liên lạc với bạn. Tham khảo: http://blog.topcv.vn/cach-tao-chu-ky-o-gmail-email-signature/
Cách đặt tên file
Khi bạn gửi email ứng tuyển; tên file đính kèm sẽ là một trong những điều nhà tuyển dụng nhìn vào đó để biết nội dung của file bạn gửi là gì. Do vậy tên file là một trong những phần quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên với bạn.
Không nên đặt tên file chỉ là tên của nội dung file ví dụ “cover letter” mà bạn nên bao gồm cả tên của bạn ở đó vì nhà tuyển dụng có vô vàn hồ sơ được gửi đến; nếu chỉ đặt như thế họ sẽ khó biết đó là CV của ai. Do vậy chắc chắn tên file bạn đặt có cả tên nội dung file và tên của bạn. Ví dụ Cover letter_Nguyễn Văn A.
Kiểm tra trước khi gửi
Tốt nhất bạn nên gửi cho chính bạn trước để kiểm tra lại format và nội dung; đọc lại và kiểm tra thật kỹ các lỗi chính tả trước khi gửi chính thức cho nhà tuyển dụng.
——————————————-
Tạo CV online Miễn Phí tại: http://www.topcv.vn/choose-template
Ứng tuyển việc làm hấp dẫn tại: https://www.topcv.vn/viec-lam
