6 dấu hiệu thể hiện rằng, vấn đề nằm ở BẠN, không phải nhân viên của bạn!

0
74

Nếu đã từng quản lý nhiều đội ngũ trong suốt quãng thời gian đi làm, chắc hẳn rằng bạn đã từng lãnh đạo một nhóm nhân viên làm việc kém hiệu quả. Chỉ cần một thành viên trong team không làm việc hết năng suất, mọi thứ có thể trở nên đáng thất vọng, đồng thời khiến việc đạt được mục tiêu đã đặt ra trở nên khó khăn hơn. Vấn đề này chắc chắn sẽ gây tác động tới bạn và làm bạn cảm thấy cực kì căng thẳng.

Nếu nhân viên thể hiện không tốt, đừng chỉ nhìn ở họ – hãy nhìn lại cả chính bạn

Nhưng thay vì tiếp tục tiến hành một buổi họp nữa để chỉ trích và đổ lỗi cho nhau, bạn đã bao giờ tự hỏi bản thân về cách bạn kết nối với những nhân viên dưới quyền của bạn hay chưa?

Tất nhiên, đó là sai lầm mà nhân viên của bạn mắc phải – nhưng đó cũng là lỗi của bạn. Giống như mọi mối quan hệ tình cảm khác trong cuộc sống, làm việc cũng giống như một con đường hai chiều, có ảnh hưởng từ 2 phía. Khi phong cách làm việc của mọi người đều hoàn toàn khác biệt, một vài điều như tác phong làm việc, sự tập trung (hoặc sự thiếu tập trung) và khả năng giao tiếp của chính bạn sẽ trở thành một trong những nguyên nhân dẫn đến vấn đề này.

Bài viết sau đây tổng kết một số những sai lầm dễ gặp nhất và những cách đơn giản để có thể cải thiện tình hình và thái độ làm việc của nhân viên.

Bạn không chia sẻ mục tiêu

Là một quản lý, bạn cần phải đưa ra cho nhân viên của mình một mục tiêu với hai phần thông tin rõ ràng, tách biệt: mục tiêu bạn đặt ra cho họ là gì, mục tiêu bạn đặt ra cho mình cũng như cho chung toàn thể đội ngũ là gì? Nếu không thể nhìn được mặt thành công của mục tiêu mà bạn đặt ra trong tương lai, cả nhóm sẽ “vô vọng” như hai chiếc thuyền ra khơi trong đêm với hai lộ trình hoàn toàn khác biệt, nhưng một cách nào đó lại hy vọng có thể gặp nhau tại cùng đích đến vậy.

Chia sẻ mục tiêu với nhân viên là một trong những điều quan trọng

Giải pháp

Mỗi khi bắt đầu một quý mới, hãy đưa ra mục tiêu của nhóm bạn nói riêng và toàn bộ công ty nói chung vào giai đoạn đó một cách rõ ràng trong tất cả các báo cáo. Đừng nói về chúng chỉ trong một cuộc họp – hãy viết ra giấy để mọi người có thể xem lại khi cần thiết. Tiếp đó, hãy để tất cả mọi người có thể nhìn ra được họ có thể đóng góp gì vào thành công chung trong khả năng của họ để đạt mục tiêu đề ra. Tổng kết công việc thường xuyên cũng là một cách đề cập lại về mục tiêu, nhưng đừng quên rằng bạn luôn cần nhiều hơn là chỉ một cuộc họp.

Bạn không góp ý

Hãy nghĩ lại về lần gần nhất mà bạn không hài lòng với nhân viên về điều gì đó mà anh ấy/ cô ấy đã làm (hoặc không thực hiện được). Bạn đã nói chuyện với họ về vấn đề đó hay chưa? Nếu chưa, góp ý của bạn với anh ấy/ cô ấy có thể đưa ra giải pháp để cải thiện mọi vấn đề tốt hơn vào lần tới. Tuy nhiên việc liên tục nhắc lại về chuyện đó trong cuộc họp tổng kết công việc khác hay tận vài tháng sau sẽ hoàn toàn vô ích.

Tất nhiên, chúng ta luôn cảm thấy ngại khi phải đưa ra ý kiến của bản thân, nhưng bạn không phải là người duy nhất gặp khó khăn trong việc tìm cách đưa ra những góp ý mang tính xây dựng. Bước đầu tiên, hãy nắm bắt vấn đề và nên hiểu răng nhân viên của bạn thật sự muốn và cần lắng nghe những nhận xét thẳng thắn dù cho tiêu cực mà bạn buộc phải đưa ra.

Giải pháp

Nếu muốn thấy sự thay đổi trong bất kì hoạt động nào của nhóm, hãy nói điều đó với nhân viên của bạn trong tối đa không quá một tuần! Thường xuyên có những buổi họp riêng với từng thành viên trong nhóm có thể khiến việc này đơn giản hơn và không còn là một vấn đề quá lớn với cả hai bên khi bạn chia sẻ như một phần trong cuộc họp nhiều người. Hãy lựa lời để trao đổi với họ sao cho phù hợp với tính cách của từng người.

Đóng góp của bạn thiếu rõ ràng

Ý kiến đóng góp là yếu tố quan trọng, tuy nhiên chỉ đưa ra góp ý của bản thân thôi là không đủ. Những gì bạn nói cần thật rõ ràng và khả thi. Những nhận xét “Tôi muốn bạn hãy nhanh chóng cải thiện cách giao tiếp của mình” sẽ rất chung chung nếu như bạn muốn ai đó có thể trả lời email chuyên nghiệp hơn.

Giải pháp

Khi đưa ra góp ý, hãy tự hỏi bản thân: Liệu nhân viên của mình có thể thay đổi ít nhất một điều mà anh ấy/ cô ây vừa lắng nghe hay không? Nếu câu trả lời là “Không”, góp ý của bạn vẫn chưa đủ cụ thể. Ví dụ, trong tình huống trên, bạn có thể đưa ra ý kiến xác đáng hơn như: “Cách viết email của bạn rất đầy đủ thông tin, đó là điều rất tốt, nhưng sẽ gây khó hiểu khi đọc tới phần tóm tắt chung và các bước cần làm. Sang tuần tới, bạn có thể đưa những phần này lên đầu thư được không?”

Góp ý chi tiết sẽ giúp nhân viên dễ hình dung những vấn đề cẩn chấn chỉnh

Bạn thiếu sự nhất quán

Đây là biểu hiện rất khó để nhận ra, hầu hết là bạn phân vân giữa quá nhiều sự lựa chọn rồi lại đưa ra những yêu cầu cực kì “tréo ngoe” cho nhân viên. Tuần vừa rồi bạn yêu cầu mọi người phải có tính độc lập và tự giác cao hơn, nhưng rồi đến tuần sau bạn lại muốn họ phải kết nối với nhau nhiều hơn. Đối với những ai trực tiếp làm việc với bạn, dường như bạn đang làm họ trở nên rối như tơ vò vậy. Giả sử bạn không cố ý thay đổi thái độ tới mức lên xuống thất thường, thì rắc rối này có thể là do sự quan trọng hóa quá mức từ phía nhân viên. Khi bạn nói bạn muốn nhân viên trở nên độc lập, có lẽ điều mà bạn thực sự muốn đề cập tới là anh ta có thể đưa ra cho bạn những giải pháp giải quyết rắc rối hơn là chỉ đặt ra hàng tá câu hỏi về nó mà không làm được gì.

Giải pháp

Hãy nhìn xa hơn bằng cách đưa ra những nhận xét rõ ràng và khả thi – những điều có thể giúp nhân viên sửa chữa lỗi sai trong nhiều trường hợp. Lưu lại những ý chính trong cuộc họp giữa bạn và nhân viên trong nhóm về các vấn đề cụ thể cũng sẽ giúp bạn giữ vững lập trường của mình tốt hơn.

Bạn quản lý mọi người theo cùng một cách

Kể cả những nhà lãnh đạo tuyệt vời nhất cũng mắc phải lỗi sai này. Khi quản lý một nhóm gồm rất nhiều cái “tôi” đa dạng và có những kĩ năng khác nhau, việc bạn có thể hiểu rõ và linh động trong cách làm việc với từng cá nhân là vô cùng quan trọng. Một số người sẽ làm việc tốt hơn trong môi trường kỉ luật chặt chẽ trong khi những người khác có động lực hơn khi hoạt động thoải mái tự do. Thông thường, các quản lý sẽ đối xử với nhân viên của mình theo cách mà chính họ mong muốn, nhưng sau thường thất vọng nhân viên thể hiện không hiệu quả trong quá trình làm việc.

Cách ứng xử của bạn với nhân viên sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Giải pháp

Hãy tạo cơ hội để bản thân hiểu rõ hơn về nhân viên và mảng làm việc tốt nhất của họ. Chú ý kĩ đến tính cách họ cũng như tìm xem họ muốn nhận những phản hồi có tính chất thế nào hay các kĩ năng mà họ mong muốn được phát triển trong khoảng thời gian 6 tới 12 tháng tiếp theo. Bằng cách nắm bắt được phương thức làm việc với mọi người, bạn sẽ có thể sẽ hiểu về nhân viên của mình – và có thể nhận được sự tôn trọng của họ trong công việc.

Bạn nói nhưng không làm mẫu

Thâm chí cả khi bạn đã thực hiện tất cả những điều trên, vẫn sẽ còn một điều cuối cùng nữa bạn cần chú ý: lãnh đạo bằng hành động. Nếu bạn đang cố gắng cải thiện tình trạng viết email của cấp dưới, hãy đảm bảo rằng email mà bạn gửi cho họ là ví dụ điển hình tuyệt vời để họ học hỏi. Nếu muốn làm nhiệt tình hơn trong công việc, hãy đảm bảo rằng bạn và những người lãnh đạo khác trong công ty không thụ động trong mọi vấn đề. Bạn hẳn sẽ ngạc nhiên khi biết có rất nhiều thói quen và tác phong làm việc mà nhân viên học theo bạn đó.

Chính người lãnh đạo sẽ trở thành tấm gương tốt nhất cho nhân viên của mình

Giải pháp

Hãy tổng kết những vấn đề đã lặp lại nhiều lần và gương mẫu trong việc thực hiện những vấn đề này khi làm việc trong nội bộ nhóm. Nếu bạn vẫn  nhìn thấy những vấn đề đó tiếp tục diễn ra kể cả khi bạn đã làm điều trên, hãy thẳng thắn với cấp dưới về những gì bạn muốn và đặt vấn đề với họ rằng bạn muốn họ có thể học hỏi từ đó. Nếu không gặp phải rắc rối gì, biện pháp này sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý cứng rắn hơn – bởi bạn đã và đang nỗ lực để cải thiện chất lượng công việc.

Kết luận: Quản lý nhân viên thiếu kinh nghiệm không hề dễ dàng, đôi khi khiến bạn cảm thấy như mình vừa “thua xổ số”. Nhưng chỉ cần một chút kiên nhẫn và sự tự giác, bạn sẽ phát hiện ra rằng, có rất nhiều cách để giúp đỡ những người gặp khó khăn trong đội ngũ bạn lãnh đạo một cách tốt hơn, thậm chí bạn sẽ đưa họ trở thành những doanh nhân thành công trong sự nghiệp.

Bình luận